Переговоры как метод управления коммуникациями

[править]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Типичные ошибки участников переговоров

• Иррациональная эскалация

Эскалация характерна для аукционов, забастовок, маркетинговых кампаний, ценовых войн и конкурентных приобретений. В процессе переговоров сторона/стороны ведут торг, стремясь добиться успеха, но иррационально не принимает во внимание возможную реакцию другой стороны/сторон.

• Постановка на якорь

Исходная позиция  сторон при начале переговоров выступает  как якорь, который будет тормозить  переговоры при изменении обстоятельств и мешать достижению соглашения.

• Референтное поведение

Форма предложения  часто определяет готовность сторон к достижению соглашения.

• Использование преимущественно легкодоступной информации

Переговорщики склонны опираться на более доступные данные, чем на действительно нужные для принятия решения. Требуется тщательный поиск соответствующей информации и анализ данных.

• Чрезмерная уверенность

Чрезмерная  уверенность в успехе выгодной для  вас позиции. Переоценка вероятности  доминирования, самонадеянность, недооценка роли другой стороны ведут к утрате гибкости, что препятствует достижению желаемого соглашения^[2].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Принципы общения с людьми.¹

1. Искренне интересуйтесь другими людьми.
2. Улыбайтесь.
3. Помните имя и фамилию человека.
4. Будьте хорошим слушателем. Поощряйте других говорить о себе.
5. Говорите о том, что интересует вашего собеседника.
6. Внушайте своему собеседнику сознание его значительности и делайте это искренне.

Критикуя, помните о достоинстве  человека

 

 

 

 

КОММУНИКАЦИЯ КАК ОБЪЕКТ ИЗУЧЕНИЯ

Коммуникация - это необходимое и всеобщие условие  жизнедеятельности человека и одна из фундаментальных основ существования  общества. Общество – не столько  совокупность индивидов, сколько те связи и отношения, в которых  данные индивиды находятся друг с другом. Во многом именно этим и объясняется столь пристальный интерес к коммуникации со стороны представителей самых разных научных направлений, и, в первую очередь, обществоведов. История общественной мысли свидетельствует, что философы и социологи, лингвисты и журналисты всегда, в той или иной мере, обращались к проблемам человеческого общения.

Одним из важных факторов интеграции управления является коммуникация, которая представляет собой общение людей в процессе их совместной деятельности: обмен идеями, мыслями, чувствами и информации. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Обмен информацией широко охватывает разные части организации и прямо пропорционально соотносится с ее эффективностью. Но обмен информацией в организациях не всегда так эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.

 

Коммуникационный  процесс – это процесс передачи информации от одного человека к другому  или между группами людей по разным каналам и при помощи различных коммуникативных средств (вербальных, невербальных и др.).

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение  понимания информации, являющейся предметом  общения, т. е. сообщений. Однако сам  факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1) Отправитель,  лицо, генерирующее идеи или собирающее  информацию и передающее ее.

2) Сообщение,  собственно информация, закодированная  с помощью символов.

3) Канал, средство  передачи информации.

4) Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией  отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение  и использовать канал для его  передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1)  Зарождение идеи.

2)  Кодирование и выбор канала.

3)  Передача.

4)  Декодирование.

Хотя весь процесс  коммуникаций часто завершается  за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, мы проанализируем эти этапы, чтобы показать какие  проблемы могут возникать в разных точках. Этот анализ подобен внимательному разглядыванию каждого кадра короткого эпизода на кинопленке.

Коммуникация  – это функция управления, позволяющая  при помощи правильно организованной передачи информации обеспечить надежное соединение всех звеньев предприятия  и их взаимодействие

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Коммуникативные барьеры

Каждому человеку знакома ситуация, когда слова, которые  он произносит, «не доходят» до его  собеседника или «доходят», но неправильно  им воспринимаются. Может даже сложиться  впечатление, что собеседник намеренно  защищает от чужих слов, мыслей, переживаний, ставя преграды на пути общения.

Данная ситуация наглядно демонстрирует одну из ключевых проблем коммуникативности –  проблему коммуникативных барьеров. Под коммуникативными барьерами  обычно понимается все то, что препятствует эффективной коммуникации и блокирует ее. Это проблема очень важна, поскольку неудачная коммуникация может быть чревата серьезными неприятностями для ее участников по той простой причине, что переданная информация была принята не полностью, в искаженном виде или не принята вовсе.

Одно из глубочайших  заблуждений состоит в том, что  люди думают, будто достаточно высказать  свою мысль, чтобы другие должным  образом ее восприняли. В основе такого заблуждения лежит предположение, согласно которому переданное сообщение достигает своего адресата без каких-либо изменений. В действительности часто получается не так: одни говорят одно, а другие их слушают и понимают совсем иное. Происходит это потому, что все сообщения подвергаются воздействию многочисленных шумов и помех, значительно снижающих результативность коммуникации.

Коммуникативный барьер - это совокупность препятствий на пути адекватной передачи информации между участниками коммуникационного процесса.

Так, В. Шепель выделяет шесть наиболее явных барьеров:

·  дискомфорт физической среды, в условиях которой воспринимается сообщение;

·  инерция включенности, т.е. озабоченность слушателя иными проблемами;

·  антипатия к чужым мыслям, стереотипизированность сознания амбициозность;

·  языковой барьер – существенное различие словарного запаса, лексикона коммуникатора и коммуниканта;

·  профессиональное неприятие – некомпетентное вторжение коммуникатора в профессиональную сферу коммуниканта;

·  неприятие имиджа коммуникатора

Таблица 1

Коммуникативные барьеры	Виды
Барьеры, обусловленные  факторами среды.	Характеристики  внешней физической среды.
Технические барьеры.	Шум.
«Человеческие»  барьеры коммуникации.	а) Психофизиологические барьеры. б) Социокультурные  барьеры.

Барьеры, обусловленные  факторами среды. К ним относятся характеристики внешней физической среды, создание дискомфортные условия передачи и восприятия информации:

·  акустические помехи – шум в помещение или за окном, ремонтные работы, хлопанье дверец, звонки телефона и т.д. Их негативное влияние усиливается, если в помещении плохая акустика, а собеседник говорит слишком тихо или шепотом;

·  отвлекающая окружающая обстановка – яркое солнце или, наоборот, тусклый свет, цвет стен в помещении, пейзаж за окном, картины, портреты, т.е. все то, что способно отвлечь внимание собеседников;

·  температурные условия – слишком холодно или слишком жарко в помещении;

·  погодные условия – дождь, ветер, высокое или низкое давление и т. п.

Данный перечень внешних условий коммуникаций можно продолжить. Каждый из перечисленных факторов может сказаться на результативности коммуникации в силу своего влияния на индивидуальные психофизиологические особенности коммуникантов.

Выводы

1.  Коммуникация – сложное и многогранное явление, представляющее собой необходимое условие и фундаментальную основу существования человеческого общества и природных сообществ.

2. Благодаря  моделям коммуникаций можно выделить  и охарактеризовать следующие  необходимые элементы любого  коммуникативного акта: зарождение идеи, кодирование и выбор канала, передача, декодирование, обратная связь.

3. Одна из  ключевых проблем коммуникации  – проблема адекватного восприятия  передаваемой информации и, следовательно,  результативности коммуникации. Сообщение,  передаваемое источником получателю, преодолевает многочисленные коммуникативные барьеры. В результате оно может быть принято не полностью, в искаженном виде или не принято вовсе. Факторами, ограничивающими эффективность коммуникации, являются среда (внешние условия) коммуникации, технические средства коммуникации и сам человек как главное действующее лицо коммуникативного акта. В целях повышения эффективности коммуникации следует уделять внимание проблеме коммуникативных барьеров и совершенствованию практических навыков их преодоления.

Управление коммуникаций в организации

Коммуникации  в организации – это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных инструкций

Организация - группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели. Каждая организация имеет внутреннюю и внешнюю среды, в которых осуществляется операциональная деятельность. Внутренняя среда организации – это то часть общей среды, которая находится в рамках организации.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с  помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок.

В организационных коммуникациях основным является совершенствование информационного потока. Существует несколько конкретных способов совершенствования информационного обмена в организациях, которые должен знать любой менеджер.

Регулирование информационных потоков - руководители всех уровней организации должны представить потребности в информации: собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Они должны научиться оценивать качественно и количественно свои информационные потребности, а также других потребителей информации в организации. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера оценки результатов его работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Системы обратной связи. Они составляют часть системы контрольно-управленческой информации системы организации. Один из вариантов системы обратной связи – перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения проблем. Например, организации часто направляют ведущих сотрудников на свои заводы для обсуждения вопросов, связанных с качеством продукции

Опрос сотрудников  – еще один вариант системы  обратной связи. Такие опросы можно  проводить с целью получения  информации по сотням вопросов, например:

·  четко ли доведены до них цели деятельности;

·  с какими проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;

·  получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую для их работы;

·  открыт ли их руководитель для предложений;

·  информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

Системы сбора  предложений. Система сбора предложений  разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все  работники получают при этом возможность  генерировать идеи, касающиеся совершенствования  любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем – снижение тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего система реализуется уполномоченными по сбору предложений или в виде ящиков для предложений. При этом следует создавать механизмы подтверждения факта рассмотрения предложения и стимулирования работников, в особенности тех, чьи предложения пошли организации на пользу. Другой вариант системы – создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.