Підготовка нарад

Приклад порядку денного, який використовується при підготовці наради відділом з питань енергоменеджменту та впровадження енергозберігаючих технологій виконкому Криворізької міської ради наведено у додатку А.

Наступним етапом є визначення дати і часу проведення, складу учасників. Дата і час проведення мають бути обрані з урахуванням доступності для учасників і можливості підготуватись. Тривалість нарад повинна бути оптимальною. Будь-яка оперативна нарада має займати не більше 20—30 хв., інші ділові наради повинні вкладатись в годину-півтори. За даними соціально-психологічних досліджень, найбільш ефективні наради з загальним регламентом розгляду одного, причому доволі складного рішення — в межах 30—40 хв. Найважливішим етапом у підготовці наради є визначення складу її учасників. Тому на засідання потрібно запрошувати мінімально необхідну кількість людей, а саме:

• тих, кого безпосередньо стосується рішення наради;

• тих, хто має відповідні спеціальні знання;

• виконавців рішень;

• тих, хто має досвід вирішення аналогічних проблем;

• відповідальних за виконання рішень. Ніколи не потрібно запрошувати людей лише для масовості наради (що дуже часто робиться в державних органах та муніципалітетах)! Є ще один критерій — компетентність працівника. Якщо компетентність недостатня для того, щоб внести, свою частку в роботу колективного розуму, якщо працівник лише сприймає інформацію, нехай краще він вивчить результати наради з письмових документів. Потрібно подумати також про спосіб повідомлення працівників, запрошених на нараду, і про ті матеріали, з якими потрібно попередньо ознайомитись. Особливо це важливо під час проведення значних і багатолюдних нарад. У цьому випадку корисно попередньо розмножити тези виступів основних доповідачів. Це дозволить кожному учаснику наперед продумати питання, що будуть обговорюватись, і мати вже свою думку. Якщо люди готові до наради, вони знають, про що говорити і що пропонувати. Слід, однак, пам'ятати, що надмірно заорганізована нарада, коли завчасно складено список доповідачів і тих, хто виступає, розподілено почерговість виступів, підготовлено тексти їхніх виступів, тобто все розподілено і розписано, як по нотах, проходить, як правило, гладко, але нудно і не приносить істотної користі. Прикладом можуть слугувати колишні конференції, що проводились під тиском “згори”.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Розміщення учасників  наради та підготовка приміщення

 

Хотілося б зробити акцент на розміщенні учасників наради. Як відомо, місцем проведення значної частини (більше ніж 70 %) нарад є кабінет керівника організації. Однак, засідання краще скликати в спеціально обладнаних для цієї мети приміщеннях. В основному запрошені на нараду сідають за стіл, що має прямокутну форму. Це вкрай незручно і керівникові, і учасникам наради. Відома інша, більш зручна форма столу — трапецієподібна (мал. 2).

Мал.2. Схема розміщення учасників наради

 

Крім того, за потреби необхідно підготувати документи для учасників наради з метою скорочення часу на виголошення доповіді; переконатися в тому, що всі ознайомлені з положеннями і фактами, які обговорюватимуться на нараді; зосередити увагу учасників на тих питаннях, які доповідач вважає основними.

Документи, які перед початком наради роздають учасникам, містять основні тези, висновки, пропозиції, а також описи, витяги з директивних і нормативних документів, статистичний матеріал, схеми тощо.

Запропоновані учасникам документи систематизують, скріплюють або кладуть у теку, неприпустимо вимагати повернення їх після наради.

Наступним етапом є підготовка приміщення. Приміщення обирають з врахуванням чисельності учасників, щоб кожен міг добре бачити і слухати доповідача. Воно може бути обладнане екраном, демонстраційною дошкою, засобами для демонстрування слайдів. Для учасників необхідно створити комфортні умови (зручні крісла або стільці, письмові приладдя, мінеральна вода та ін.).

Якщо нараду проводять у кабінеті керівника, то на час її проведення телефон перемикають на секретаря, припиняють приймати відвідувачів і співробітників.

Приміщення повинно бути світлим, з доброю вентиляцією і звукоізоляцією, забезпечувати вільний огляд ілюстративного матеріалу.

Крім того, необхідно підготувати учасників до наради: визначити між працівниками своєї ролі у вирішенні завдань, поставлених перед нарадою; з'ясування працівниками своєї позиції з питань, які передбачається обговорити; докладне ознайомлення з документами; чітке формулювання запитань до голови й учасників; підготовку матеріалів (даних, аргументів, фактів) до полеміки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3. Установлення регламенту наради

 

При організації нарад слід також звернути увагу на їх тривалість. Адже, оптимальна тривалість спільної розумової діяльності великої кількості людей складає всього 40—45 хвилин. Через 40—60 хвилин після початку наради в його учасників послаблюється увага: починається галас, зайві рухи, розмови. Якщо й далі продовжувати нараду без перерви, то в більшості учасників настає втома. Після 30—40-хвилинної перерви в присутніх поліпшується самопочуття, відновлюється їхній нормальний стан, і обговорення проблем можна продовжити. Після 90 хвилин роботи увага й інтерес до обговорюваних проблем зникають. Даний етап наради фахівці називають періодом негативної активності. У цей момент людина стає некерованою, до усього ставиться знервовано й недовірливо. Рішення, прийняті в такий час, зазвичай відрізняються екстремізмом. Якщо ж нарада продовжується без перерви 2 години, то більше 90 % її учасників згодні на будь-яке рішення, аби тільки все швидше закінчилося (мал. 3).

 

Мал. 3. Залежність стану учасників наради від її тривалості

Таким чином, оптимальна тривалість наради — не більш 1 години. Якщо обставини вимагають більш тривалої роботи, то після 40 хвилин засідання необхідно оголошувати 10—15-хвилинну перерву. 
Усі знають, що таке регламент, але не всі його дотримуються. Якщо до початку наради її регламент не встановлено, то виникають передумови для неділової обстановки проведення наради. Особлива роль у дотриманні регламенту належить голові зборів. Однак виявляти повагу до регламенту повинен кожен учасник наради незалежно від посади, яку він обіймає.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВИСНОВКИ

Серед різних видів діяльності керівника найбільшу кількість часу, причому з відривом від решти роботи, поглинають наради. Опитування показують, що менеджери залежно від рівня управління до 80% свого часу проводять на конференціях і нарадах. Навряд чи знайдеться інший такий вид діяльності, при якому б марнувати стільки часу стількох людей одночасно, як при проведенні нарад.

Причини, з яких на цих "мітинги" даремно витрачається стільки часу і коштів, складаються всього лише в тому, що багато наради бувають незадовільно підготовлені і організовані, невміло проведені і незадовільно підсумовані. У більшості випадків наради тривають занадто довго, часто вони бувають по суті навіть зовсім непотрібними.

Таким чином, можна зробити висновок, що нарада — це форма реалізації управлінських рішень, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників управлінської діяльності. Як зазначалось раніше, наради поглинають значну частину часу працівників. Тому, при прийнятті рішення про скликання наради необхідно зважити всі "за" та "проти", щоб нарада була дійсно дієвою.

Для ефективного результату наради необхідно її правильно підготувати, визначити порядок денний, час, дату проведення, регламент, список присутніх, підготувати приміщення. Крім того, необхідно визначити між працівниками свою роль у вирішенні завдань, поставлених перед нарадою; з'ясувати з працівниками своєї позиції з питань, які передбачається обговорити; докладно ознайомитися з документами.

 Керівник може скликати нараду з таких причин:

• він потребуєте інформації, яку може надати група;
• хоче, щоб команда взяла участь у прийнятті рішення або обговоренні проблеми;

 

 хоче поділитися інформацією або поставити всіх до відома про конкретну ситуацію;

• має справу з проблемою, яка вимагає розгляду з різних точок зору;
• вважає, що потрібно чітко пояснити обов'язки щодо вирішення проблеми або питання;

- вважає, що група відчуває необхідність у такій нараді. 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток А

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

засідання міської робочої групи з питань реалізації

Програми енергоефективності м. Кривого Рогу на 2010-2015роки,

 яке відбудеться 23.10.2013 року 

каб. 139  о 15:30

1. Вступне слово.

Заступник міського голови  Вербицький Г.П.                                      

до 5 хвилин

 

2. Обговорення питання  виконання заходів з енергозбереження промисловими, комунальними підприємствами та бюджетними закладами міста у ІІІ кварталі 2013 року.

 Доповідач:

Начальник відділу з питань енергоменеджменту та впровадження енергозберігаючих технологій виконкому міськради – Галочка І.М.

до 15 хвилин

 

3. Обговорення питання  створення заводу по переробці  твердих побутових та інших  відходів методом плазмової деструкції  та створення виробництва плазмових  деструкторів.

Доповідач:

Директор ТзОВ "Українська наукова інвестиційно-інноваційна компа-нія" – Мирошников Д.В.

Експерт ТзОВ "Українська наукова інвестиційно-інноваційна компанія" – Ахметгоров О.В.

до 15 хвилин

 

4. Обговорення питання внесення інформації до порталу "Криворізький ресурсний центр" в частині роботи з модулем для оперативного збору, систематизації, обробки та аналізу інформації щодо показників енергоспоживання в спорудах бюджетних установ.

 Доповідач:

Спеціаліст І категорії відділу з питань енергоменеджменту та впровадження енергозберігаючих технологій виконкому міськради – Буравльова Л.В.

 

до 10 хвилин

 

5. Обговорення питань  та надання пропозицій.

 

до 5 хвилин

 

Всього 50 хвилин

Начальник відділу з питань

енергоменеджменту та впровадження

енергозберігаючих технологій      І.Галочка

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Рішення Криворізької міської ради від 13.06.2012 №202 "Про затвердження Регламенту виконавчого комітету Криворізької міської ради", зі змінами.
2. Рішення виконавчого комітету Криворізької міської ради від 13.10.2010 №283 "Про створення міської робочої групи з питань реалізації Програми енергоефективності м. Кривого Рогу на 2010-2015 роки", зі змінами.
3. Атаманчук Г. В. Обеспечение рациональности государственного управления. — М.: Юрид. лит., 1990. — 352 с.
4. Блауберг И. В. и др. Системний подход: предпосылки, проблемы, трудности. — М.: Знание, 1969. — 48 с.
5. Державна служба: Підручник, Оболенський О.Ю., видав.:КНЕУ, 2006 р. - 472 стор.
6. Державна служба: організаційно-правові основи і шляхи розвитку / За заг. ред. проф. В. Б. Авер’янова. — К.: Вид. дім «Ін-Юре», 1999. — 272 с.
7. Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: Підручник.- Київ 2007
8. Оболенський О. Державна служба України: концептуальні аспекти розвитку // Зб. наук. праць Укр. Акад. держ. упр. при Президентові України. — К.: Вид-во УАДУ, 1999. — Вип. 2. — У 2 ч.
9. Райт Г. Державне управління / Пер. з англ. В. Івашка, О. Коваленко, С. Соколик. — К.: Основи, 1994. — 191 с.
10. Питерс Г. В поисках эффективного управления: Пер. с англ. — М.: Банки и биржа, 1989. — 320 с.
11. Проблемы эффективности работы управленческих органов / Под ред. докт. юрид. наук Ю. А. Тихомирова. — М.: Наука, 1973. — 438 с.
12. Теория государства и права: Курс лекций / Под ред. М. И. Матузова, О. В. Малько. — М.: Юристъ, 1997. — 672 с.
13. Эффективность государственного управления: Пер. с англ. / Общ. ред. С. А. Батчикова и С. Ю. Глазьева. — М: Фонд «За экономическую грамотность»; Рос. экон. журнал; Изд-во АО «Консалтбанкир», 1998. —848 с.