Отчет по практике в ООО «Созвездие»

- Отдел продаж. Руководство  осуществляет руководитель отдела  продаж, в подчинении у которого  находится менеджер по продажам  и супервайзер. Супервайзер осуществляет  непосредственное руководство 4 торговыми представителями.

- Финансовая служба. Руководство  данным подразделением осуществляет  финансовый директор, в непосредственном  подчинении у которого находится  2 финансиста и главный бухгалтер  компании, который в свою очередь осуществляет руководство 2 бухгалтерами и бухгалтером-кассиром.

Решения, принимаемые  генеральным директором, и задачи доводятся до них лично. В основном Генеральный директор ставит перед ними общие, долгосрочные задачи. Однако может доводить до них и какие-либо частные решения, обязательные к исполнению рядовыми сотрудниками компании. Еженедельно, правление компании собирается на плановом заседании, где корректирует цели и задачи организации, обсуждает направления движения компании на ближайшую перспективу. Ежемесячно происходит аналогичная планёрка по вопросам среднесрочного и долгосрочного планирования деятельности, но уже с привлечением непосредственных руководителей отделов компании.  Периодически по мере необходимости проходит встречи Правления компании с рядовыми сотрудниками компании.

Особенностью данной структуры управления является то, что в принципе, все оперативные  решения принимают менеджеры  самостоятельно, а руководители лишь корректируют их действия при необходимости. Указания поступают практически всегда, только от непосредственных руководителей.

Цели и задачи управления.

Цель управления в  ООО «Созвездие», совпадает с целью деятельности организации. То есть она призвана максимизировать прибыль компании в целом и каждого конкретного сотрудника в частности. А так как основным источником прибыли являются менеджеры, то вся система управления работает на то, чтобы не мешать менеджерам принимать решения, а помогать им. Другими словами, в процессе управления, от руководства, в большинстве случаев, не исходит каких-либо императивных указаний, а исходят в основном советы по тем или иным вопросам, базирующиеся в основном на опыте руководителей.

Задачей руководителя является подсказать сотруднику правильные пути решения возникшей проблемы и  посодействовать ему в организации работы других подразделений компании, если такая помощь необходима.

Информация  в системе управления.

Потоки информации в  виде указаний и решений к исполнению, были подробно рассмотрены автором  выше.

Потоки управленческой информации, необходимой для принятия решений, в основном можно проследить на представленной выше Схеме 2. Основные потоки управленческой информации направлены в противоположном стрелкам направлении. Иными словами, руководители отделов получают необходимую для принятия управленческих решений информацию от своих подчинённых. Однако, существует и информация, которые руководители получают напрямую из внешней, по отношению к самой компании, среде. Это разнообразные средства массовой информации и др. Информация, полученная из этих источников затем повторно проверяется подчинёнными руководителя, и лишь затем признаётся либо истинной либо ложной и доносится до непосредственных руководителей.

Огромный поток управленческой информации идёт из финансовой службы организации к финансовому директору а затем и к генеральному. Это информация о результатах деятельности самой фирмы. На её основании, генеральный директор постоянно принимает различные решения относительно отпускных цен и др. Другой большой поток информации идёт из отдела продаж. Этот поток состоит из данных о ценах на товары конкурентов, об их ассортиментной политике. А также о покупательской способности потребителей продаваемых товаров, о товарных предпочтениях покупателей.

Современные технические средства системы управления.

В компании, установлена  современная система управления «1С-Предприятие», включающая в себя, такие важные для принятия управленческих решений блоки как «1С-Бухгалтерия», «1С-Логистика» и др. Кроме того, широко используются шпионские программы, позволяющие отслеживать цены на товары, которые конкуренты предлагают к реализации в крупных гипермаркетах и супермаркетах, на основании электронных торгов.

Все расчёты, производимые финансистами в финансовой службе, также производятся с использованием компьютерных программ, позволяющих существенно ускорить процесс расчётов необходимых для принятия решения.

Технология  управления.

О применяемых технологиях  управления было описано ранее в  данной работе. Можно добавить только то, что технология управления компанией достаточно хорошо отлажена и эффективность такого управления за 10 лет существования компании, показала свою состоятельность.

Оптимизация и совершенствование системы  управления.

Структура системы управления была достаточно подробно изложена в  начале 2 главы данной работы. Для существующего в данный момент товарооборота, данная структура полностью сформирована. Однако, с выходом компании на региональный рынок, с ростом товарооборота компании, структура управления компании будет существенно меняться. Так в отделе продаж, сформируется отдел оптовых продаж, так как один менеджер по продажам будет не в состоянии надлежащим образом обеспечить товарооборот. Возможно менеджеры по продажам преобразуются в региональных менеджеров по продажам. Количество торговых агентов и мерчендайзеров также увеличиться вместе с увеличением количества маршрутов. Вместе с этим, скорее всего увеличиться численность отдела логистики (как грузчиков, так и водителей-экспедиторов). Кроме того, компанией планируется строительство собственного цеха по производству колбасных изделий. Соответственно, в организационной структуре появится производственное подразделение. 

Структура компании постоянно  претерпевает изменения, так как  в процессе управления нет заранее  известных выигрышных комбинаций.

 

 

 

 

 

3. Факторы внешнего воздействия на организацию.

Взаимосвязь среды прямого и косвенного воздействия.

Каждое предприятие  функционирует в определённой окружающей (внешней по отношению к предприятию) среде. В составе внешней среды  принято выделять следующие субсреды:

- Экономическая субсреда: ВНП, ВНД, уровень инфляции, соотношение  доходов и уровня заработной  платы, покупательская способность  населения, степень индустриализации  региона, уровень безработицы,  величина процентных ставок, стремление  к инвестированию, типы экономического роста, изменение цен на энергоносители, тип рынка, форма конкуренции, степень гос. влияния на экономику.

- Демографическая субсреда: Уровень рождаемости, старение  населения, уровень миграции из  других регионов, уровень образования,  структура населения.

- Природная субсреда: развитие инфраструктуры, система  снабжения, климат, исчерпание ресурсов, нормативы загрязнения окружающей  среды, запасы сырья и энергии,  экологические настроения в обществе.

- Научно-техническая  субсреда: уровень прогрессивности технологий, внедрение новых продуктов, переработка отходов, степень технологичности товаров, образование ТНК, устойчивость технологических связей между потоками товаров, величина средств направляемых на научные исследования, уровень развития системы коммуникаций.

- Социально-культурная  субсреда: отношение к работе, проведение  свободного времени, дифференциация  общества на социальные слои  и потребительские группы, социальные  нормы и правила, обычаи жизни,  мода.

- Политико-правовая субсреда: партийная жизнь, активность профсоюзов, налоговая система, законодательство о конкуренции, трудовое законодательство, тарифы и ограничения внешней торговли, правовая база, сертификация и лицензирование продукции, закон об охране окружающей среды, закон о защите прав потребителей, система государственных льгот и стимулов.

Некоторые из указанных выше факторов прямо влияют на организацию, а некоторые лишь косвенно.

 

4. Планирование работы организации.

Планирование деятельности, является одной из важнейших функций  руководства предприятия. ООО «Созвездие» осуществляет планирование всех сфер своей деятельности: коммерческой и финансовой.

На предприятии ведётся  как краткосрочное (от 1 дня до 1 месяца), так называемое оперативное планирование, так и долгосрочное (перспективное) планирование деятельности.

Процесс планирования, в  компании, осуществляется постоянно  всеми без исключения подразделениями  компании. За реализацию этой функции  управления, ответственны руководители всех подразделений компании. Именно они выдвигают предварительные планы деятельности, которые в последующем обсуждаются с коммерческим, финансовым и генеральным директором, утверждаются и приобретают окончательный вид.

Оперативное же планирование, может вестись руководителями отделов  самостоятельно. Однако правление компании постоянно отслеживает выполнения планов, и следит за тем, чтобы данные оперативные планы, соответствовали стратегическим планам компании.

 

5. Организация работы в компании.

Организация работы в компании, является ещё одной важнейшей функцией управления компании. В ООО «Созвездие», данная функция реализуется посредством делегирования полномочий руководителям отделов и сотрудникам компании. Некоторые решения, руководители отделов вправе принимать самостоятельно и несут за принятие данных решений ответственность. Кроме того, каждое звено системы компании, имеет чётко определённых круг обязанностей, осуществление которых в сущности и составляет процесс их труда. За результат выполнения данных обязанностей каждый сотрудник и несёт полную ответственность. Эффективность работы каждого сотрудника организации в конечном итоге и оценивается по выполненным им обязанностям.

 

6. Оперативное руководство деятельностью организации.

Сущность оперативного (ежедневного) руководства организацией, заключается в ежедневной постановке целей, промежуточном контролем за их исполнением и окончательном контроле выполнения поставленных задач.

Оперативные (краткосрочные) цели, как и другие цели организации, перед постановкой, должны быть отформатированы  по SMART-технологии. Они могут быть различными в зависимости от оперативной обстановки вокруг и внутри организации. Но в основном они способствуют достижению более высоких по рангу (среднесрочным, долгосрочным) целям компании.

Промежуточный контроль за выполнением поставленных целей, необходим для того, чтобы в процессе выполнения целей убедиться что цель будет достигнута. В случае, когда на пути к достижению цели, у сотрудника возникают какие-либо препятствия, промежуточных контроль призван уберечь всё подразделение компании от последствий невыполнения данной цели, и по возможности любыми путями выполнить данную задачу.

Окончательный контроль за выполнением поставленных целей, необходим для составления полной картины происходящего и формирования информационного потока для руководства, на основании которого руководители организации обычно формируют новые цели. Также данный вид контроля позволяет достаточно объективно оценить эффективность работы сотрудников организации, принять решение о мотивации либо демотивации сотрудника компании.

 

 

7. Функции руководителей и кадровых органов при взаимодействии с персоналом.

Как уже было сказано  ранее в данной работе, основными  звеньями организации, являются простые  менеджеры: по снабжению, по продажам, финансисты. Именно в процессе их деятельности, заключаются выгодные договора на поставку, на продажу, договора на оперативное и капитальное кредитование и т.д. Это требует от них высочайшего уровня профессионализма и преданности компании. Для достижения этой цели, руководство компании прикладывает немалые усилия. Постоянно проводятся тренинги для менеджеров компании, как самостоятельно руководителями подразделений в виде еженедельных тренингов по путям решения возникших за неделю проблемных ситуаций, так и с привлечением профессиональных тренинговых и консалтинговых компаний (TACK, Самарский Институт Дополнительного Образования, и др.).

Среди методов по «восстановлению  сил» сотрудников, можно выделить чётко-выстроенный  график отпусков сотрудников, а также  разнообразные корпоративные мероприятия, организуемые руководством компании для сотрудников компании. Также дополнительные отгулы могут предоставляться сотрудникам в качестве поощрения за хорошо выполненную работу, за перевыполнение принятых планов и т.д.

В компании кроме всего  прочего, введён денежный бонус за «здоровый образ жизни», выдаваемый за работу в течение определённого периода времени без пропусков по причине болезни. Занятия спортом и отсутствие вредных привычек, сильно увеличивают шансы сотрудников на данное поощрение. Занятие спортом, как известно, способствуют скорейшему восстановлению сил сотрудников.

Такая кадровая политика, как показала практика очень эффективна, а практически полное отсутствие текучки кадров внутри организации красноречиво об этом свидетельствует.

 

8. Составляющие в организации труда руководителей и их подготовка.

Директора компании - профессионалы  экстра-класса, профессиональные навыки которых позволяют им решать на первый взгляд недостижимые задачи. Это профессиональные руководители с огромным стажем управления и ведения переговоров за плечами.