Особенности внутренней среды предприятия книжного бизнеса

У малых предприятий, только начинающих свою коммерческую деятельность, организационная структура достаточно примитивна, но и в ней должны быть заложены основы для дальнейшего роста и дифференциации.

Конкуренция государственных и коммерческих издательств при выпуске одних и тех же видов литературы показывает, что более приспособлены к рыночным условиям небольшие структуры. Они более подвижны, гибки, быстрее реагируют на изменение конъюнктуры книжного рынка, легче переносят сезонные изменения в объеме реализации продукции, от которых зависит благополучие издательства. Непременным требованием рыночной структуры издательства является универсализм, который включает гибкость структуры, т.е. возможность ее быстрой и безболезненной перестройки, и многопрофильность подготовки сотрудников (наличие у одного специалиста знаний всех или нескольких сторон издательского процесса).

Ключевым параметром внутренней среды издательства является его организационная структура. Она представляет собой совокупность основных, вспомогательных, обсуживающих и управленческих процессов. В ходе основных процессов создается конечный продукт, а вспомогательные и обслуживающие процессы обеспечивают условия для нормального течения основных. Управленческие процессы служат нормализации хода самого производства и функционирования организации.

Организационная структура издательства должна соответствовать содержанию издательского процесса, способствовать выпуску книг высокого качества и по приемлемой для рынка цене. Делится она на взаимосвязанные части: редакционную, художественно-оформительскую, производственную, экономическую и маркетинговую.

Обычно издательство состоит из следующих основных отделов: 
-  редакция; 
-  производственный отдел; 
-  отдел художественного оформления.

Таким образом, вся деятельность издательства, связанная с созданием произведений, редакционной обработкой и художественно-технической подготовкой к изданию, сосредоточена в этих трех отделах. Наряду с основными отделами в издательствах действует ряд обслуживающих отделов: бухгалтерия; отдел материального снабжения; отдел маркетинга и рекламы; отдел реализации; отдел транспортных перевозок; административно-хозяйственный отдел).

Единой организационной структуры, пригодной для всех издательств, не существует, поэтому выбор ее для конкретной фирмы является сложным процессом. Структура формируется руководством издательства и управленческим персоналом в соответствии с общим предназначением, целями, задачами фирмы. Одновременно устанавливается соотношение иерархий и подсистем управления, чтобы издательство функционировало и развивалось как единое целое.

Организационные структуры издательств разнородны, но все же можно выделить несколько типовых, к которым в основном сводятся возможные варианты.

Функциональная структура подразумевает деление издательства на отдельные блоки, имеющие свои конкретные функции: редакционный, производственный, маркетинговый, финансово-экономический и др. Возглавляет такую структуру директор, а отдельные блоки возглавляют менеджеры (управляющие, начальники). Как правило, подобная структура наиболее приемлема для малых и средних издательств, при небольшом объеме выпуска и при однородном характере выпускаемой литературы. У крупных же издательств, с их значительным ассортиментом и широким спектром выпускаемой продукции, строго функциональная структура может привести к внутренним противоречиям, связанным с практическим обособлением отдельных видов деятельности и их относительно самостоятельным развитием в рамках организации. Кроме того, строго функциональная структура усложняет управленческие процессы, поскольку исполнители в функциональных подразделениях могут одновременно получать указания различных руководителей. Так что строго функциональная структура применяется обычно в сочетании с линейной структурой и образует линейно-функциональную организационную структуру. Таковой является, например, структура издательства, приведенная на рисунке 1. В подобных структурах соотношение между линейными и функциональными связями определяет меру сочетания управления, распределенного по функциям, и общего управления, охватывающего весь функционал организации. Линейно-функциональная структура является традиционной, и вряд ли какая организация миновала ее в своем развитии. Однако она не способна адекватно реагировать на динамично меняющуюся ситуацию во внутренней или внешней среде. Связано это со сложностью межфункциональной координации. К достоинствам такой структуры можно отнести понятную систему единоначалия, четкую систему соподчинения, взаимосвязей и ответственности, а также достаточно оперативную реакцию на управленческие команды. Однако при этом вполне могут возникать проблемы, связанные с обеспечением качества выпускаемой издательской продукции.

Рис. 1. Руководство издательства.                                                                                  

Фактическая разобщенность подразделений и избыточная нагрузка на управленческий персонал верхнего уровня в части решения текущих проблем в ущерб вопросам стратегического планирования, а также отсутствие единых для всех подразделений критериев эффективности работы не позволяют должным образом контролировать важнейшую в современных условиях составляющую деятельности - обеспечение качества.

При наличии товарной структуры, которая используется при широкой номенклатуре продукции, в издательстве создаются соответствующие отделения (например, справочной литературы, учебников и т.д.), а полномочия по издательской и маркетинговой деятельности передаются управляющему, который и отвечает за выпуск данного вида изданий. Руководители вспомогательных служб (маркетинговой, производственной и др.) отчитываются по этим изданиям перед таким управляющим. Организационная структура при этом позволяет в крупном издательстве уделять конкретным видам изданий столько же внимания, как и в специализирующихся на этих изданиях фирмах. К преимуществам подобной организации следует отнести возможность повседневного контроля затрат и исполнения графика прохождения издания в производстве. Недостатки связаны с неизбежным дублированием работ (по товарам и товарным группам и по организации в целом) и соответствующим увеличением затрат, а также с проблемой координации деятельности подразделений в рамках единой структуры.

Рыночная организационная структура целесообразна в тех издательствах, где широк спектр выпускаемых изданий, ориентированных на различные группы потребителей. Некоторые крупные издательства имеют специальные отделения по выпуску, например, детской, справочной, учебной или какой-либо иной литературы. Такие отделения действуют в составе издательства как фактически независимые компании, имеющие свою внутреннюю структуру с отделами и службами, в том числе финансовыми. Кроме того, рыночная структура используется при производстве однородной продукции, предназначенной для реализации на разных рынках, с разными требованиями и характеристиками.

Возможно и создание региональных организационных структур издательств, что в известной мере является развитием рыночной структуры. Здесь главной особенностью становится наличие большого ареала сбыта. Региональные структуры характерны главным образом для издательств общенационального масштаба, а также для транснациональных фирм и компаний, таких, например, как германский издательско-полиграфический концерн "Бертельсман". Подобная организация позволяет учитывать те или иные региональные условия (язык, традиции, законы, обычаи, особенности покупательского спроса) для успешного ведения бизнеса.

Но все же главным в организации работы любого издательства является учет специфики самого издательского процесса, его стадий, к числу которых следует отнести: планирование выпуска, работу с автором и рукописью, оформление издания и подготовку его к полиграфическому воспроизведению, размещение заказа на полиграфическом предприятии, контроль и приемку тиража; реализацию готового тиража.

Таким образом, можно выделить три основные структурные части издательства: редакционную, производственную и службу реализации (по сути, в тех организационных структурах, о которых мы говорили выше, эти части в обязательном порядке присутствуют, просто в разной соподчиненности). Наряду с ними во многих издательствах существуют вспомогательные (обслуживающие) отделы: бухгалтерия, юридическая служба, наборные участки, компьютерные службы, отделы художественного оформления и др.

Организационная структура издательств не стабильна, поскольку подвержена воздействию внутренних и внешних факторов, таких как изменение издательской политики или конъюнктуры книжного рынка. В частности, за последние годы существенно возросло значение уровня издательской специализации, ведь для большого числа издательств именно узкая специализация становится едва ли не единственным способом выживания в условиях доминирования на рынке ограниченного числа крупных универсальных издательств. Но и крупные издательства учитывают этот фактор, выстраивая свой бизнес по так называемому нишевому принципу, когда внутри издательства выделяются дивизионные направления (например, художественной литературы, профессиональной литературы, досуговой литературы), а внутри направлений создаются нишевые редакционные группы (например, женского романа, детектива, фантастики). Таким образом, за счет специализации фирмы в целом или ее редакционных подразделений издательства приближаются к потребителю, получают возможность полнее удовлетворять его потребности.

Очевидно, что структура издательства, особенно малого или среднего, формируется под воздействием таких факторов, как объем выпуска, специализация издательства, квалификация сотрудников. При этом всегда следует учитывать, что условия рынка определяют некоторые допустимые рамки в соотношении объема выпуска и числа занятых в издательстве работников. В литературе обычно приводится показатель соотношения "3-10", т.е. на каждого штатного сотрудника издательства должно приходиться от трех до десяти выпущенных в месяц книг. В этом случае экономические показатели работы издательства теоретически должны быть относительно стабильными. Кроме того, эмпирически установлено, что отношение числа руководителей высшего звена к общему числу работников в крупных издательствах должно быть меньше, чем в средних и малых издательствах. Однако поскольку книга является интеллектуальным товаром, а само книгоиздание - процессом творческим, опора на любые, даже самые выверенные, количественные показатели без оценки их качественного наполнения может оказаться ошибочной.

Рис.2 Примерная структура издательства

Организация - сложный процесс, требующий от менеджеров учета всех факторов производства и управления. Особенно это касается работы с персоналом, поскольку от правильной расстановки кадров и умелого руководства ими во многом зависит успех бизнеса.

Важную функцию организации работы издательства выполняет отдел маркетинга. Основная задача отдела – планирование. 
Планирование в маркетинге решает следующие основные задачи:

- определяет цели, основные принципы и критерии оценки самого процесса планирования (например, дифференциация изданий в зависимости от выбранных сегментов рынка, комплексное планирование рыночной стратегии, определение сроков финансирования в зависимости от маркетинговых целей);

- задает структуру и резервы планов, их взаимную связь (например, увязывает планы реализации товара по отдельным сегментам рынка, претворяет в жизнь комплексную рыночную стратегию, сбытовую и производственную деятельность региональных отделений и филиалов;

- устанавливает исходные данные для планирования (состояние и перспективы развития рынка, прогноз изменений товарной структуры и пр.);

-  определяет общую организацию процесса и рамки планирования (уровни компетенции и ответственности управляющих, права и обязанности организационных структур, подразделений предприятий и т.п.).

Управление маркетингом относится к основным подсистемам управления предпринимательской деятельностью в книжном бизнесе. Целью маркетинга является выявление конкурентных преимуществ предприятия и разработка мер по их усилению, активное воздействие на спрос и предложение в выбранном сегменте рынка («рыночной нише»). На основании маркетинговых исследований вырабатывается стратегия фирмы, обеспечивающая на заданный период эффективное достижение поставленных экономических целей, осуществляется трансакционная деятельность.

Команда управления является ключом к внедрению хорошей идеи в успешный книжный бизнес. По исследованиям, 98% неудач объясняются скверным управлением, в том числе:

- 45% - некомпетентность менеджера;

- 9% - отсутствие опыта  в производстве;

- 18% - недостаток управленческого  опыта;

- 20% - узкий профессионализм;

- 3% - невыполнение взятых  на себя обязательств;

- 2% - обман;

- 1% - стихийные бедствия, которые могли быть предугаданы.

И лишь 2% банкротств объясняются причинами, не зависящими от управления фирмой. 
Просмотрев эту статистику, делаем вывод, что важнейшим аспектом внутренней среды предприятия книжного бизнеса является работа персонала, поэтому необходимо учитывать следующие факторы:

-  человеческий потенциал - совокупность таких качеств, как интеллектуальный уровень, образование, физическое и душевное здоровье, творческие способности, умение адаптироваться в коллективе;

-  мотивация - побуждение человека к сознательной и плодотворной деятельности, исходя из его потребностей и целей организации;