Основы персонального менеджмента

• Внимательно ли Вы слушаете говорящего?

• Не пытаетесь ли часто  перебивать его?

• Всегда ли у Вас хватает  терпения внимательно выслушать  собеседника?

• Не теряете ли самообладание  во время неприятной для Вас информации?

• Готовитесь ли Вы заранее  к важным переговорам?

Ответы на эти вопросы  помогут руководителю сделать правильные выводы, после чего эффективность  переговоров, бесед, несомненно, возрастет.

Умение планировать свои дела. Планирование означает, прежде всего, умение думать с опережением и предполагает системность в работе. Приступая к планированию, составьте для себя обзор возможных условий и факторов, которые могут оказать на Ваш план то или иное влияние. Выявленные условия и воздействующие факторы следует скомбинировать и адаптировать таким образом, чтобы они в максимальной степени отвечали потребностям поставленной цели.

Планирование ничего не стоит, если отсутствует контроль за его выполнением. Оно теряет смысл, если план не выполняется или работа ведется, «спустя рукава».

Знание методов рационализации личного труда. Данное качество подразумевает наличие навыков по скорочтению, умению внимательно слушать собеседника, выработке приемов тренировки памяти, а также наличие удобных форм деловых записей и др.

Умение пользоваться записной книжкой. Пользуетесь ли Вы записной книжкой в своей повседневной практике? Существует несколько видов записных книжек. Например, карманная записная книжка. В нее заносят имя, отчество, фамилию владельца, паспортные данные, группу крови. Желательно, чтобы книжка имела алфавитный указатель. Это облегчает запись и поиск нужных адресов и телефонов деловых партнеров, друзей, а также различных справочных данных.

Другой вид записной книжки – ежедневник. Он может быть как  переносной – в него записывают распланированные на неделю важные дела, встречи, звонки, так и настольный – более объемный и детальный.

Наличие записной книжки позволяет  оперативно вести дела, быть в курсе  всех событий и не забывать о запланированных  встречах.

Умение менять род занятий. Загруженность современного руководителя может стать причиной серьезных нарушений состояния его здоровья. Основная причина этого – монотонность занятий, постоянное нервное напряжение, неумение «переключаться» с одного вида деятельность на другой. Это расслабляет нервную и иммунную систему, не позволяет набраться сил.

Знание технологии коммуникаций. Подразумевает: искусство убеждения собеседника, рациональную подготовку к публичному выступлению, знание правил проведения деловых переговоров, взаимодействие руководителя с секретарем и т.д.

Умение найти и получить работу. Предполагает наличие качеств и навыков, позволяющих определить свое профессиональное предназначение, а также умение «обойти» конкурентов на рынке труда и получить интересующую работу, с которой можно успешно справляться.

Умение адаптироваться в  коллективе. Данное качество предъявляет требования к знанию и соблюдению сформировавшихся традиций в коллективе, проявлению своих профессиональных и положительных личностных качеств.

Умение взаимодействовать  с секретарем. Для успешного взаимодействия руководителя и секретаря важно научиться правильно координировать совместную работу, учитывать регламент трудовых процессов. Необходимо учитывать специфические условия и факторы работы, специфические черты характера и руководителя, и секретаря.

Умение делегировать полномочия. Обладание данным качеством помогает руководителю в распределении среди работников организации задач, выполнение которых необходимо для достижения целей организации. Делегирование – это метод расширения управленческих возможностей руководителя путем передачи части прав и обязанностей подчиненным.

4. Эмоционально-волевой потенциал

Содержание критерия –  способность управлять своей  волей, воспитывать в себе оптимизм и жизнерадостность.

В условиях рыночной экономики  управление трудовым коллективом представляет сложный процесс, требующий ответственности  и большой творческой отдачи от руководителей. Поэтому особое значение приобретают  следующие качества руководителя.

Волевые качества менеджера. Выражают его сознательную саморегуляцию своей деятельности и поведения, обеспечивающую преодоление трудностей при достижении цели.

Трудолюбие. Подразумевает проявление большого интереса к своему делу. Без этого невозможен творческий подход к решаемым вопросам.

Упорство в работе. Быть настойчивым в достижении поставленных целей – составная часть эмоционально-волевого потенциала.

Целеустремленность. Каждый честолюбивый человек ставит перед собой те или иные цели или задачи, и целеустремленность подразумевает способность твердо идти к поставленной цели, постоянно думать о перспективах трудового коллектива.

Решительность. Подразумевает отсутствие страха при решении поставленных задач, новизну и оригинальность, новаторство в постановке проблем и предложенных путях их решения. Решительный человек не боится поставить себя перед возможной неприятностью.

Напористость. Это способность не останавливаться на половине достигнутого, преодолевать любые трудности, быстро и оперативно реагировать на те или иные ситуации.

Умение заинтересовать, мотивировать себя. Мотивация самого себя – это определение побудительных моментов, которые управляют нашими поступками. Личные побудительные мотивы присущи каждому. Для усиления эффективности работы менеджер должен понимать и сознательно усиливать мотивы. Различают два вида мотивации. Первая – интровертная, т.е. получаемая как бы изнутри, исходящая от нас самих и побуждающая к определенным действиям. Вторая – экстравертная, т.е. внешняя. Обуславливается поставленными целями, например вознаграждением. Можно говорить об оптимальных побудительных моментах в том случае, когда оба вида мотивации совпадают.

Оптимизм и жизнерадостность. О человеке, обладающем такими качествами, говорят, что он обладает мироощущением, проникнутым жизнерадостностью, верой в будущее. Судить же о мере чувства юмора можно по тому, как человек понимает шутки, улавливает ли он комизм ситуации, способен ли иронизировать не только над другими, но и над собой, если сам становится объектом шутки.

Увлеченность работой. Умение творчески относиться к своему труду, работать с самоотдачей позволяет добиться гораздо больших результатов, чем лишь при формальном отношении к своим обязанностям.

Преданность работе и коллективу. Из анализа мировой практики менеджмента известно, что работник относится к выполнению своих обязанностей куда более ответственно, если уверен в поддержке коллектива, в котором он трудится. В этом случае возникает как бы обратная связь – человек относится с большим пониманием к коллективным проблемам, что положительно сказывается на морально-психологическом климате в коллективе.

Семейное благополучие. Зачастую от того, насколько благополучна семейная жизнь, зависит и эмоциональный настрой человека, а следовательно, его настроение, внутреннее спокойствие и, как следствие, – производительность на рабочем месте. Именно поэтому умение строить семейные отношения существенно влияет на эмоционально-волевой настрой индивида.

Уверенность в самом себе. Если человек твердо уверен в себе (т.е. никогда не колеблющийся и не сомневающийся), тогда везде и всегда ему будет сопутствовать удача в бизнесе, и все будут желать иметь с ним дела. Следует всегда помнить, что нет ничего худшего, чем неверие в самого себя, которое будет оказывать подавляющее воздействие на Ваш дух.

Психологическая подготовка к работе. От того, как руководитель психологически настроен на выполнение той или иной работы, зачастую зависит и весь успех дела.

 

 

 

 

2.Тесты

2.1.Тест «Организованный ли Вы человек?»

 

После прочтения каждого  вопроса выберите вариант ответа. Затем по ключу, который помещен  в конце теста, найдите количественные оценки выбранных вариантов ответов. Сложите все оценки и сумму  соотнесите с оценками результатов, которые Вы найдете после ключа к тесту (табл. 3).

1. Имеются ли у Вас  главные цели в жизни, к достижению  которых Вы стремитесь?

A. У меня есть такие  цели.

Б. Разве можно иметь  какие-то цели, ведь жизнь так изменчива?

B. У меня есть главные  цели, и я подчиняю жизнь их  достижению.

Г. Цели у меня есть, но моя  деятельность мало способствует их достижению.

2. Составляете ли Вы  план работы на неделю, используя  для этого еженедельник, специальный  блокнот и т.д.?

A. Да.

Б. Нет.

B. Не могу сказать ни  «да», ни «нет», так как держу  главные дела в голове.

Г. Пробовал составлять план, используя для этого еженедельник, но потом понял, что мне это  ничего не дает.

Д. Составлять планы –  это «игра в организованность».

3. «Критикуете» ли Вы  себя за невыполнение намеченного  на неделю, на день?

A. «Критикую» в тех  случаях, когда вижу свою вину, лень или неповоротливость.

Б. «Критикую», несмотря ни на какие субъективные и объективные  причины.

B. Сейчас и так все  критикуют друг друга, зачем  же еще «отчитывать» самого  себя?

Г. Придерживаюсь такого принципа: что удалось сделать  сегодня – хорошо, а что не удалось – выполню, может быть, в другой раз.

4. Как Вы ведете свою  записную книжку с номерами  телефонов деловых людей, организаций,  знакомых и т.д.?

A. Веду записи телефонов,  фамилий, имен произвольно.

Б. Часто меняю записные книжки с записями телефонов, так  как нещадно их «эксплуатирую». При  переписывании телефонов стараюсь все сделать «по науке», однако потом вновь сбиваюсь на произвольную запись.

B. Записи телефонов, фамилий,  имен веду «почерком настроения».  Считаю, что были бы записаны  номер телефона, фамилия, имя,  отчество, а на какой странице  и как записано, это не имеет  особого значения.

Г. Используя общепринятую систему в соответствии с алфавитом, записываю фамилию, имя, отчество, номер  телефона, а если нужно, то и дополнительные сведения (адрес, место работы, должность).

5. Вас окружают вещи, которыми  Вы часто пользуетесь. Каковы  Ваши принципы расположения вещей?

A. Каждая вещь лежит,  где попало.

Б. Придерживаюсь принципа: каждой вещи – свое место.

B. Периодически навожу  порядок в расположении вещей,  предметов. Затем кладу их куда  придется. Спустя какое-то время  опять навожу порядок и т.д.

Г. Считаю, что данный вопрос не имеет никакого отношения к  самоорганизации.

6. Можете ли Вы по  истечении дня сказать: где,  сколько и по каким причинам  Вам пришлось напрасно терять  время?

A. Могу сказать, но не  с точностью 100 %.

Б. Могу сказать только о  тех ситуациях, в которых было напрасно потеряно время.

B. Если бы потерянное  время обращалось в деньги, тогда  бы я считал его.

Г. Не только хорошо представляю: где, сколько и почему было напрасно потеряно время, но и изыскиваю приемы сокращения потерь в тех же самых  ситуациях.

7. Каковы будут Ваши  действия, когда на собрании начинается  «переливание из пустого в порожнее»?

А. Предлагаю обратить внимание на существо вопроса. Б. На любом собрании бывает и что-то нужное, и что-то пустое. Ничего тут не поделаешь – приходится слушать.

8. Погружаюсь в «небытие».

Г. Начинаю заниматься теми делами, которые взял с собой в  расчете на «переливание из пустого в порожнее».

8. Предположим, Вам предстоит  выступить с докладом. Придаете  ли Вы значение не только  содержанию доклада, но и его  продолжительности?

А. Уделяю серьезное внимание содержанию доклада. Думаю, что продолжительность  нужно определять только приблизительно. Если доклад интересен, следует давать время, чтобы его закончить.

Б. Уделяю в равной степени  внимание содержанию и продолжительности  доклада, а также его вариантам  в зависимости от времени.

9. Стараетесь ли Вы  использовать буквально каждую  минуту для выполнения задуманного?

A. Стараюсь, но у меня  не всегда это получается в  силу личных причин (упадок сил,  плохое настроение и т.д.).

Б. Не стремлюсь к этому, так как считаю, что не нужно  быть мелочным в отношении времени.

B. Зачем стремиться, если  время все равно не обгонишь.

Г. Стараюсь, несмотря ни на что.

10. Какую систему фиксации  поручений, заданий и просьб  Вы используете?

A. Записываю в своем  еженедельнике, что выполнить  и к какому сроку.

Б. Фиксирую наиболее важные поручения, просьбы, задания в своем  еженедельнике.