Основные методы подготовки и оптимизации управленческих решений

Методы, применяемые  на этапе определения альтернатив

На этом этапе необходимо выявить все возможные варианты решения проблемы, сформировать так  называемое «поле альтернатив».

На уровне решения государственных  проблем так и поступают.

На более низких уровнях  практика показывает, что руководители не располагают достаточными знаниями или временем, чтобы сформулировать и оценить каждую альтернативу, поэтому  они, как правило, ограничивают число  вариантов сравнения несколькими  альтернативами, которые представляются наиболее подходящими.

С этой целью применяются  следующие методы генерации альтернатив:

Метод мозговой атаки при генерации альтернатив

В основе метода мозговой атаки  лежит психологический эффект интеллектуального  взрыва.

Группе в 5-8 человек предлагается каждому высказать идеи и предложения  по решению поставленной задачи. В  результате получается N идей. Если группа будет высказываться по поставленной задаче коллективно, то получится N * K идей. Во время сеанса мозговой атаки происходит цепная реакция, при которой одна идея порождает несколько других идей, что приводит к интеллектуальному  взрыву.

При мозговой атаке группа делится на генераторов и критиков. Генераторы высказывают как можно больше идей, а критики эти идеи оценивают. Все высказанные идеи записываются на бумагу или на аудионоситель.

Правила проведения мозговой атаки:

· Краткость изложения  идеи (менее 1 минуты)

· Отсутствие на 1 этапе критики  высказывания предложений

· Возможность развития идеи, высказанной ранее;

· Возможность записи идей на аудионоситель.

Морфологический анализ

Данный метод, разработанный  в 1942 г. американским астрофизиком Цвики, используется в целях расширения области поиска вариантов решения проблемы. Он предполагает углубленную классификацию объектов и позволяет на основе построения модели (двух- или трехмерной матрицы) получать новые решения, составляя комбинации элементов морфологической модели (матрицы). Основные этапы анализа:

1. определение характеристик  объекта или задач;

2. определение разновидностей  реализации задач;

3. формирование морфологической  модели в виде матрицы, где  по вертикали отражается совокупность  всех задач, которые необходимо  решить для достижения поставленной  цели. По горизонтали для каждой  задачи дается вариант (один  или несколько) решения;

4. получение комбинаций  элементов матрицы, причем каждое  новое решение представляет собой  сочетание элементов, взятых по  одному из каждой строки матрицы;

5. анализ на предмет  выявления совместимости элементов  друг с другом в полученной  комбинации. В случае несовместимости  комбинация исключается из рассмотрения

6. Оставшиеся варианты  оцениваются, сравниваются по  установленным критериям. Выбирается  наилучший вариант.

Методы ассоциаций и аналогий

Эти методы предполагают активизацию  ассоциативного мышления человека.

К этим методам относится  метод фокальных объектов и метод  генерирования случайных ассоциаций.

Метод фокальных объектов состоит в перенесении признаков  случайно выбранных объектов на совершенствуемый объект, который лежит в фокусе переноса.

В результате возникает ряд  неожиданных вариантов решения.

Метод генерирования случайных  ассоциаций предполагает наличие двух списков. Список объектов и список признаков. На основании этих списков формируется третий список - список связей объектов и признаков. Используются случайные комбинации объектов и признаков, в результате чего формируются случайные ассоциации.

Метод контрольных  вопросов

Данный метод применяется  для психологической активизации  творческого процесса. Суть метода состоит в том, чтобы с помощью  наводящих вопросов подвести к решению  задачи. Метод может применяться  как в индивидуальной работе, так  и при коллективном обсуждении проблемы, например при мозговой атаке.

Метод коллективного  блокнота

Метод позволяет сочетать независимое выдвижение идей каждым членом рабочей группы с коллективной их оценкой и процессом выработки  решения.

Каждый участок получает блокнот, в котором записывает в  общих чертах существо проблемы, а  также данные, позволяющие ориентироваться  в ней. В течении месяца каждый участник записывает в блокнот возникающие идеи, касающиеся рассматриваемой проблемы, оценивает их и определяет, какие из них могут обеспечить наилучшее решение проблемы. Одновременно формулируются наиболее целесообразные направления исследования. Кроме того, фиксируются идеи, не касающиеся данной проблемы, но развитие которых, может оказаться полезным для нахождения окончательного решения.

Метод матриц открытия

Этот метод получил  широкое распространение во Франции. Как и в морфологическом методе синтеза, здесь преследуется цель систематически исследовать все мыслимые варианты, вытекающие из закономерностей строения (морфологии) совершенствуемой системы, выбрать и изучить поле возможных  решений.

Метод матриц открытия, как  правило, не даёт законченных решений  и служит для систематизации имеющегося материала и определения отправных  пунктов дальнейшего исследования. Получаемые с помощью этого метода комбинации характеристик дают возможность  для плодотворных ассоциаций, постановки проблем, которые ранее оставались незамеченными.

Синектика

Это комплексный метод  стимулирования творческой деятельности, использующий приёмы и принципы, как  Мозговой атаки, так и метода аналогий и ассоциаций.

Само слово «Синектика» - неологизм, означающий объединение разнородных элементов.

В основе метода лежит поиск  нужного решения с помощью  преодоления психологической инерции, состоящей в стремлении решить проблему традиционным путём. Синектика позволяет выйти за рамки какого-то конкретного образа мыслей и значительно расширяет диапазон поиска новых идей за счет представления непривычного привычным.

Метод синектики широко использует личную аналогию (эмпатию). Человек мысленно вживается в образ рассматриваемой системы, стараясь отождествить себя с ней и проанализировать возникающие ощущения. Это помогает при синтезе новых вариантов систем.

Синектика успешно применяется при решении особо сложных проблем, а также для проверки осуществимости различных идей.

Метод инверсии.

При поиске идеи решение  проблемы часто можно найти, изменив направление поиска на противоположное, противоречащее сложившимся традиционным взглядам, продиктованным логикой и здравым смыслом. Нередко в ситуациях, в которых логические приемы, процедуры мышления оказываются бесплодными, оптимальна противоположная альтернатива решения. Классический пример инверсии — изобретение ракеты К. Циолковским. Он решил, что придумал пушку, но пушку летающую, с тонкими стенками и выпускающую вместо ядер газы. Метод и технология его исполнения базируются на принципе дуализма (двойственности), диалектического единства и оптимального использования противоположных (прямых и обратных) процедур творческого мышления, диалектического подхода к анализу объекта исследования.

Метод 635.

Группа из шести участников анализирует и формулирует заданную (проблемную) ситуацию. Каждый участник заносит в формуляр три предложения по решению задачи (в течение 5 мин) и передает формуляр соседу. Заполняющий формуляр принимает к сведению предложения своего предшественника, а под ними в трех полях вносит еще три собственных предложения. Эти предложения могут использоваться в дальнейшей разработке записанных решений, но могут выдвигаться новые. Процесс заканчивается, когда участники обработали все формуляры.

Метод Дельфи.

Он реализуется как многоуровневая процедура анкетирования с обработкой и сообщением результатов каждого тура экспертам, работающим изолированно друг от друга. Им предлагаются вопросы и формулировки ответов без аргументации. Например, в ответах могут быть числовые оценки параметров. Полученные оценки обрабатываются с целью получения средней и крайних оценок. Экспертам сообщаются результаты обработки первого тура опроса с указанием расположения оценок каждого. При отклонении оценки от среднего значения эксперт ее аргументирует.

В дальнейшем (во втором туре) эксперты изменяют свою оценку, объясняя причины корректировки. Результаты обрабатываются и сообщаются экспертам. При отклонениях оценок от среднего значения эксперты комментируют их. Туры повторяются, пока оценки не станут стабильными.

Итак, принятие решения –  это процесс выбора способа действий, направленный на разрешение проблемы или использование возможности.

Решение – это выбор  альтернативы. Необходимость принятия решений объясняется сознательным и целенаправленным характером человеческой деятельности, возникает на всех этапах процесса управления и составляет часть  любой функции менеджмента. Принятие управленческих решений  в организации  имеет ряд отличий от выбора отдельного человека. Это отличие, прежде всего  в том, что это решение является не индивидуальным, а групповым. И  от его результата, подчас, зависит  судьба организации и отдельных  сотрудников.

В целях оптимизации управленческих решений ис­пользуются методы математического моделирования, метод экспертных оценок, мозгового штурма, теория игр. Подготовка, принятие и организация выполнения управленческих решений требуют информационного обеспечения.

Выбирая окончательный вариант  решения, необходимо учитывать огромное множество различных влияний  и возможностей просчёта, объясняемого как субъективными данными самого работника, так и некоторыми объективными данными самого механизма точности расчётов.

 

Зарубежный опыт

В разработке стратегии американские корпорации перешли от методов экстраполяции (т.е. роста производства от достигнутого на основе тенденций прошлого периода) к моделированию. Их стратегия стала  разрабатываться на основе моделей  стратегического развития: финансовой, управления сбытом, производственной, распределения капиталовложений. Модели стратегического развития уже применяют  более 20 % фирм из 500 крупнейших американских компаний. Такие модели разрабатываются  с применением методов математического  программирования. Обычно модели стратегического  развития разрабатываются для каждого  производственного отделения или  стратегических хозяйственных центров, а затем объединяются в единую модель корпорации. В каждой из моделей  может рассчитываться до 30 уравнений. Модели используются в основном для  оценки стратегического развития производственных отделений на 5-10 лет вперед.

Сейчас в американских организациях работают менеджеры, которые принимают решения, используя и рациональный, и интуитивный подходы. Однако решения на уровне организации, как правило, принимаются не одним менеджером. Чаще к принятию решения подключаются несколько специалистов.

На процессы принятия управленческих решений в организации влияют многие факторы, в том числе - внутренняя структура самой организации, а  также степень стабильности или  нестабильности внешней среды. Исследование процесса принятия решений на уровне организации выявило четыре типа решений, обычно принимаемых в организациях: подход на основе теории управления, модель Карнеги, модель мусорного ящика.

Подход на основе теории управлении является аналогом рационального  подхода, используемого менеджерами  при принятии управленческих решений. Теория управления как отдельная наука возникла во время Второй мировой войны и имела поразительный успех при решении многих военных задач. Этот подход к принятию решений проник в корпорации и школы бизнеса, где изучались и разрабатывались необходимые методики. В настоящее время многие корпорации предписывают своим подразделениям применять именно эти методики. Компьютерное подразделение готовит количественную информацию для анализа. Отделы научного планирования используют математические модели для количественной оценки существенных переменных и последующего количественного представления вариантов решения, а также для того, чтобы установить вероятность успеха того или иного решения.

Например, генеральный директор страховой компании "Capital Mortgage" использовал методы теории управления для того, чтобы усовершенствовать практическую деятельность менеджеров, занимающихся "управлением потерями", в задачу которых входит решать, может ли компания предоставить "попечительские" займы своим клиентам, приостановившим платежи, или в таких случаях лучше рекомендовать лишить их права выкупа имущества по закладной. Ген. директор создал сложное программное обеспечение, названное "оптимизатором уменьшения потерь", целью которого было анализировать и измерять наиболее важные переменные. Таким образом, он улучшил показатели в целом на 30%, а в отдельных случаях даже более чем на 50% - к тому же, время обслуживания одного клиента в целом снизилось на 30%-50%. Экономия впечатляюще возросла почти до 8000 долларов в каждом случае и в результате за 18 месяцев компания получила 115 млн долларов чистого дохода.

Однако теория управления породила также и множество банкротств. Одна из проблем, связанная с теорией управления, - это недостаток количественной информации. В этих случаях роль теории управления заключается в том, чтобы дополнять процесс принятия решения менеджером. Количественные результаты могут быть переданы менеджерам для обсуждения и последующей интерпретации в соответствии с их неформальными мнениями, взглядами и интуицией. Окончательное решение наряду с количественными показателями может включать в себя также и качественные.