Основная цель должностной структуры

Управление персоналом – вид деятельности по руководству людьми (отдельными работниками, группами, коллективом), направленный на достижение целей фирмы, предприятия путем использования труда, опыта таланта этих людей и с учетом их удовлетворенности трудом. Основное внимание менеджера по персоналу связано с организацией этого труда и с удовлетворенностью.

Фундамент «классической» теории организаций был заложен Ф.Тейлором, М. Вебером, А. Файолем. По их мнению, эффективная организация - это система, построенная на строго формальных принципах. Социальная организация выступает наиболее сложным типом организационных систем. Это обусловлено ее двойственностью.

Что же понимается под социальной организацией в психологии управления?

Социальная организация - специфическая форма объединения группы индивидов (два и более), деятельность которых сознательно координируется субъектом управления для упорядочения совместной деятельности и для достижения общей цели или целей.

Объединение людей в социальную организацию предполагает наличие у них хотя бы одного общего интереса. Но чем больше интересов совпадает у сотрудников организации, тем выше уровень ее сплоченности, тем выше эффективность ее деятельности.  Исторически подтверждено, что организованное меньшинство, как правило, одержит победу над неорганизованным большинством.

В социальной организации ее сотрудники рассматриваются с функциональной точки зрения. Они не столько личности, сколько носител определенных социальных статусов и социальных ролей. По мнению М. Белбина, каждый сотрудник организации играет две основные роли.

Функциональная роль связана с социальным статусом, выполнением функциональных обязанностей и вытекает из формальной структуры организации.

Групповая - менее очевидная, однако существенно важная для успешной деятельности коллектива. Она связана с тем, как человек выполняет функциональную роль, и какой вклад он вносит в развитие группы, организации.

Важным показателем освоения той или иной профессионально-функциональной роли является состояние адаптированности личности к социально-производственным условиям труда. Адаптация основывается не только на пассивно-приспособительных, но и на активно-преобразующих связях личности с окружающей средой, представляя собой неразрывное единство тех и других форм связи. По мнению Е. А. Климова, в ходе адаптации складывается соответствующий индивидуальный стиль деятельности личности, что позволяет ей выполнять с определенным успехом свою профессионально-функциональную роль.

 

 

Должностная структура

 

Основная цель должностной структуры– определить основные функции по каждой из должностей.

 

Должностная инструкция– документ, который определяет организационно-правовое положение работника в структуре организации. Разрабатывается руководителем структурного подразделения на всех работников, утверждается руководителем, согласовывается с юристом, кадровой службой и делопроизводственной службой, также сам работник должен поставить визу ознакомления с инструкцией. Существуют «Общий классификатор профессий, должностей и тарифных разрядов» и «Квалификационный справочник профессий рабочих». Структура текста должностной инструкции: 

- Общие положения (порядок  назначения и освобождения от  должности, подчиненность, порядок  замещения работника в случае  его отсутствия, квалификационные  требования, перечень НПА, которыми работник руководствуется в своей деятельности);  

- Функции; 

- Должностные обязанности (из справочника: конкретные задачи);  

- Права; 

- Ответственность (обобщенно: устанавливается ответственность  за невыполнение должностных обязанностей, нарушение правил внутреннего трудового распорядка и т.д.);  

 

- Взаимодействие с другими  подразделениями и лицами. 

 

Штатная структура определяет состав подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов и фонд заработной платы.

В составе штатной структуры разрабатываются следующие документы:

• фонд заработной платы;
• расчет численности персонала;
• штатное расписание предприятия.

Исходными данными для формирования штатной структуры являются:

• плановые объемы производства;
• нормативы численности и заработной платы;
• схема организационной структуры управления;
• типовые (фактические) штатные расписания.

Фонд заработной платы позволяет обосновать расходы по зарплате как в абсолютной величине, так и в виде удельного веса заработной платы в стоимости продукции:

                               

• ФОТ — фонд заработной платы, тыс. руб.;
• Нфот — норматив фонда заработной платы в % от стоимости продукции;
• Vn — плановый объем выпуска продукции.

Существуют только рекомендации границ нормативов заработной платы для различных типов предприятий (15-50%).

Расчет численности персонала производится для определения общей численности работников по отраслевым нормативам численности работников на тыс. руб. продукции и в зависимости от ее объема выпуска:

 

Lo = Нч х Vф

• Lo — общая численность работников, чел.;
• Нч — норматив численности работников на 1 тыс. руб продукции, чел/тыс, руб.;
• Vф — объем выпуска продукции (выручка).

Численность управленческого персонала рассчитывается по формуле, аналогичной вышеприведенной формуле общей численности персонала:

 

Lyn = Hyn х Vф

• Нуn — численность управленческого персонала на 1 млн. руб. продукции.

Расчетные значения численности и фонда заработной платы предприятия необходимо разделить между аппаратом управления и производственными подразделениями с помощью коэффициента централизации (Ку). Коэффициенты централизации выводятся по группе однородных предприятий и зависят от числа производственных подразделений, уровня кооперирования, специализации производства и соотношения численности рабочих и служащих. Для расчета используют следующую формулу:

 

Lyn = Ку х Lo

ФОТуп = Ку х ФОТ

Численность значения (Ку) находится в диапазоне от 0,1 до 1,0 в зависимости от типа предприятия. Пример расчета для строительного предприятия:

• фонд заработной платы Ф = 540 млн. руб.
• коэффициент централизации К = 0,3

Тогда фонд заработной платы управленческого персонала составит: Ф = 0,3 х 540 = 162 млн. руб. / год

Штатное расписание определяет состав структурных подразделений, перечень должностей работников, месячные должностные оклады и персональные надбавки, а также общую численность и ФОТ (Фонд оплаты труда) по аппарату управления фирмы. Исходными данными для составления штатного расписания являются:

• ФОТ управленческого персонала, рассчитанный по нормативам на 1 тыс. продукции;
• численность управленческого персонала;
• штатное расписание фирмы за предыдущий год;
• гарантированные должностные оклады и персональные надбавки работников по контрактам.

 

Штатное расписание в организации необходимо для формирования штатного состава и общей численности компании. Содержание штатного расписания стандартно для всех фирм – перечень должностей, структурного состава, штатных единиц, сведения об окладах сотрудников, месячной заработной плате и имеющихся надбавках; определяется положением или Уставом компании. Форма штатного расписания - это документ, который изготавливается кадровым отделом предприятия или бухгалтером, если в кадровый отдел в структуре предприятия не предусмотрен. Это документ отражает штатный состав структур предприятия, полный перечень должностей, численность сотрудников, а также размеры окладов и фонд заработной платы. Штатное расписание утверждается росписями руководителя кадрового отделения и главбухом. Имеет унифицированную форму № Т-3. Очень эффективно отражать в форме Т-3 возможные совмещения должностей сотрудников с выплатой персональных надбавок (50-100% от размера зарплаты). Это сокращает издержки на содержание рабочих мест. Данные в штатном расписании корректируются один - два раза в год (индексируют оклады и тарифные ставки сотрудников). Обычно бланк штатного расписания Т-3 для сохранения коммерческой тайны дублируют и составляют в двух экземплярах (для главбуха и руководителя предприятия). Функции штатного расписания: позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения); закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии); позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений; устанавливает и закрепляет размеры надбавок; облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии. Должностная инструкция – это нормативный документ, регламентирующий деятельность работника в структуре организации, определяющий организационно-правовое положение, содержание и условия его эффективной работы. Включает следующие разделы: общие положения, функции, права и обязанности, ответственность сотрудника, взаимоотношения (связи по должности). Должностные инструкции, как правило, утверждаются руководителем организации; разрабатываются на основе существующих положений об организации и ее структурных подразделениях, а также нормах законов и подзаконных актов.

 

Образец штатного расписания:

 

 

Структура организации – это фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации. Ее можно понимать как установленную схему взаимодействия и координации технологических элементов и персонала. Схема любой организации показывает состав отделов, секторов и других линейных и функциональных единиц. 

На эффективность деятельности организации влияют: 

1) реальные взаимосвязи между  людьми и их работой, отражаемые  в схемах организационных структур  и должностных обязанностях; 

2) политика руководства и методы, воздействующие на поведение персонала; 

3) полномочия и функции работников  организации на различных уровнях  управления (низшем, среднем и высшем).

Рациональная структура организации предполагает комбинацию указанных трех факторов, обеспечивающую высокий уровень эффективности производства.

Структура управления определяется составляющими ее звеньями и иерархическими ступенями управления. Структура должна обеспечивать единство устойчивых связей между ее составляющими и надежное функционирование системы в целом.

              

 

 

 

Ролевая структура коллектива

 

Ролевая структура коллектива определяет состав и распределение творческих, коммуникативных и поведенческих ролей между отдельными работниками и является важным инструментом в системе работы с персоналом.  
 Творческие роли свойственны энтузиастам, изобретателям и организаторам и характеризуют активную позицию в решении проблемных ситуаций, поиске альтернативных решений и вариабельности мышления.  
 Коммуникационные роли определяют содержание и уровень участия в информационном процессе, взаимодействие в обмене информацией в процессе принятия решений.  
 Поведенческие роли характеризуют типовые модели поведения людей на производстве, в быту, на отдыхе, работе, в конфликтных ситуациях и играют важную роль в коллективе.  
 Конечно, каждому человеку приходится исполнять в той или иной степени все три вида ролей, и можно говорить лишь о степени проявления его личности в той или иной творческой, коммуникационной и поведенческой роли. Поведение человека имеет разнонаправленные тенденции как к лучшему, так и к худшему и зависит от внешней среды.  
 Основными методами для определения ролевой структуры являются социально- психологические методы, тестирование, наблюдение, анализ биографических и кадровых данных, материалы аттестации персонала, результаты проведения ролевых игр.  
 Умение руководителя правильно использовать ролевую структуру в управлении коллективом способствует повышению эффективности совместной деятельности коллектива, уменьшению деструктивных и психологических конфликтов, гибкому применению "мозгового штурма" при принятии сложных решений.

Пример ролевой структуры представлен в таблице ниже.

 

 

Название роли	Содержание роли
Творческие роли
Генератор идей	Выдвигает принципиальные идеи, определяет ключевые проблемы, предлагает альтернативы решения, определяет пути и средства реализации идей
Компилятор идей	Доводит фундаментальные идеи до прикладного решения, обладает способностями соединения разных идей, разрабатывает технологию использования выдвинутых идей на практике
Эрудит	Носитель энциклопедических сведений по широкому кругу проблем в прошлом и настоящем
Эксперт	Обладает способностями оценить целесообразность той или иной идеи и дать правильный совет по ходу обсуждения
Энтузиаст	Личным примером и обаянием заражает группу верой в успех общего дела, побуждает других работать добросовестно
Критик	Подвергает критическому анализу ход и результаты работы группы, дает критическую и часто негативную оценку выдвигаемых идей
Организатор	Организует работу группы, увязывает в процессе "мозгового штурма" работу отдельных членов группы с позиции дости-жения конечной цели
Коммуникационные роли
Лидер	Человек, обладающий в группе высоким личным и профессиональным авторитетом, оказывающий влияние на поведение группы в целом и отдельных ее членов
Делопроизводитель	Выполняет важную рутинную работу по фиксации идей, справок, мнений и составлению итогового отчета группы
Связной	Связывает на неформальной межличностной основе членов группы, иногда конфликтующих между собой, обеспечивает внешние взаимосвязи группы
"Сторож"	Распределяет и контролирует потоки информации, оценивая важность или второстепенность сообщений, и доводит их до лидера
Координатор	Осуществляет увязку действий отдельных членов группы с точки зрения достижения конечной цели в контакте с лидером
Проводник	Человек, хорошо знающий географию и историю района, структуру организации и обеспечивающий связи группы с внешней средой
Поведенческие роли
Оптимист	Всегда уверен в успехе общего дела, находит пути выхода из кризисных ситуаций, заражает своим позитивным поведением   членов группы
Нигилист	Всегда не уверен в успехе общего дела, имеет критическую точку зрения, чаще всего отличную от общепринятой, выглядит "черной вороной"
Конформист	Следует общепринятым нормам поведения, пассивно соглашается с решением группы, представляя "молчаливое большинство"
Догматик	Упорно держится известных норм, стоит до последнего в своем мнении, не соглашаясь с рациональным решением группы
Комментатор	Фиксирует и комментирует события, происходящие в жизни людей, в мире, на работе, в спорте и быту
Кляузник	Собирает и способствует распространению слухов, часто не проверенных и ложных. Во всем видит личную обиду и готов писать жалобы во все инстанции
Борец за правду	Является носителем и выразителем общественной морали, философии предприятия, прав человека. Может играть как прогрессивную, так и консервативную роль
Общественник	Увлечен общественной работой, нередко придумывает и выполняет "почины" и "мероприятия" в рабочее время. К своим обязанностям по службе относится посредственно
"Важная птица"	Напускает на себя загадочный важный вид, давая понять, что он многое знает и у него есть "рука"
"Казанская сирота"	Ищет сочувствия у окружающих, жалуясь на свое бедственное положение и непонимание в коллективе и среди руководства
"Ерш"	Обычно пребывает в раздраженном состоянии, отталкивая от себя друзей и наживая врагов, конфликтует с руководством и   коллегами
"Себе на уме"	Занимается преимущественно личными делами на работе (читает лекции, пишет диссертацию, обустраивает квартиры и дачи и пр.), при этом используя свое служебное положение
Лентяй	Не проявляет никакой активности в труде, занимается второстепенными делами (спит, читает газеты, курит, ходит по отделам), ведет пустые разговоры
Наполеон	Тщеславный человек обычно маленького роста с манией величия, гениальности, непризнанности, стремящийся занять руководящее кресло, любит рассказывать о своих успехах и   достижениях