Организация офис проекта

- временный характер, гибкость, возможность быстрого образования, развития, переструктурирования и расформирования в нужное время;

- сочетание децентрализации и централизации в управлении при преимущественном развитии децентрализованного (распределенного) управления, приоритет координационных связей;

- максимально широкое распределение и гибкое перераспределение полномочий власти, принятие решений на всех уровнях организационной иерархии, сочетание восходящего и нисходящего проектирования;

- организация группового взаимодействия специалистов с помощью ЭВМ, включая «встречу в сети» (meeting on the network) и согласованные потоки работы (workflow), обеспечение свободного обмена идеями внутри и между уровнями организационной иерархии;

- разработка неоднородных компьютерных сред и сетей, использование архитектуры клиент-сервер, применение программных средств обеспечения коллективной деятельности (groupware) различного класса.

Указанные принципы связаны с широким развитием  и использованием новых информационных и коммуникационных технологий для управления человеческими ресурсами и планирования деятельности команды проекта, моделирования и оптимизации процессов взаимодействия (кооперации и координации) между различными менеджерами команды. Благодаря современным телекоммуникациям, уже не принципиальны географическое положение и государственная принадлежность партнеров. Новые возможности информационного взаимодействия позволяют строить кооперацию в форме виртуального офиса проекта, действующего в течение жизненного цикла проекта, продукта.

Программно-коммуникационная среда виртуального офиса опирается на непрерывную информационную поддержку жизненного цикла проекта. В западной методологии такая поддержка называется CALS (Continuous Acquisition and Life Cycle Support). Сегодня CALS по своей сути -глобальная стратегия повышения эффективности бизнес-процессов, выполняемых в ходе жизненного цикла проекта, продукта за счет информационной интеграции и преемственности информации, порождаемой на всех этапах жизненного цикла. Средствами реализации данной стратегии являются CALS-технологии, в основе которых лежит набор интегрированных информационных моделей — самого жизненного цикла и выполняемых в его

ходе бизнес-процессов, продукта (изделия), производственной и эксплуатационной среды. Возможность совместного использования информации обеспечивается применением компьютерных сетей и стандартизацией форматов данных, обеспечивающей их корректную интерпретацию. Идеальная основа для решения поставленной задачи — использование единой интегрированной модели проекта и его жизненного цикла, описывающей объект настолько полно, что выступает в роли единого источника информации для любых выполняемых в ходе жизненного цикла процессов.

Ключевое понятие  для виртуального предприятия —  концепция многопользовательской  базы данных. Она обязана содержать всю необходимую информацию для компьютерной поддержки жизненного цикла проекта и должна быть доступна в оперативном режиме всем членам команды проекта. Стандарты CALS покрывают весь спектр потребностей пользователей, обеспечивая единое представление текста, графики, информационных структур и данных о проекте, сопровождении и производстве, включая звук, видео, мультимедийные средства, передачу данных, хранение данных, документацию и многое другое для всех приложений.

В основе виртуального офиса проекта должна лежать идеология  интегрированной Интранет-среды (Intranet), которая представляет собой технологию управления коммуникациями проекта, и в этом ее отличие от Интернет (Internet)— технологии глобальных коммуникаций.

В реализации коммуникаций проекта выделяют три уровня:

1. аппаратный;

2. программный;

3.информационный.

С точки зрения аппаратного и программного уровней  коммуникации— это организация  надежного канала соединения и передача информации без искажений, организация хранения информации и эффективный доступ к ней. В плане технической реализации этих уровней Intranet практически не отличается от Internet. Там такие же локальные и глобальные сети; те же программы: Internet-навигаторы, Web-серверы, электронная почта, телеконференции и даже те же производители программного обеспечения.

Главная отличительная  особенность Intranet кроется в информационном уровне коммуникаций, который в значительной степени определяется спецификой проекта и наиболее существенен для управления проектом. При этом аппаратный и программный уровни коммуникаций являются обеспечивающими. Информационное обеспечение может иметь разную базовую технологию передачи и хранения информации. Бумажные документы, письма и записки, доски объявлений, корпоративные газеты, телефоны-все это составляет традиционную технологию хранения и передачи информации. Технология Intranet превратила бумажные документы в электронные страницы и файлы; доску объявлений — в Web-сервер; записки и телефонные звонки — в сообщения электронной почты; газетные новости — в событийные сообщения сервера телеконференций. Intranet делает коммуникации проекта более надежными, быстрыми и интенсивными, а доступ к информации ускоряется и упрощается. С информационной точки зрения, коммуникации— это поиск и передача знаний. Можно выделить следующие три большие группы методов управления информационным обеспечением бизнес- процессов, в том числе:

-представлением деятельности офиса и команды проекта с точки зрения ресурсов (финансов, материальных запасов, кадров), при котором должно быть обеспечено управление ресурсами и контроль за ними;

- представление работы офиса и команды как системы бизнес-процессов. Центральными понятиями здесь выступают процесс, функция, данные, событие. Основная цель управления для этих методов- обеспечение координации событий и функций;

-представление офиса и команды как системы небольших коллективов сотрудников, решающих общую задачу, а в роли организующих факторов выступают знания и эффективные коммуникации.

Главным ресурсом управления становится база знаний проекта, в которой члены команды проекта могут быстро найти информацию для принятия правильного решения и понимания друг друга. Эта база концентрирует в себе коллективный опыт команды и создает контекст проектных коммуникаций. Основная цель управления — обеспечение координации, коммуникации и быстрого поиска информации для самостоятельного принятия решения. Использование Intranet-технологии особенно эффективно в управлении проектами, где коммуникации— критически важная составляющая стратегии деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ВИРТУАЛЬНОГО ПРОЕКТНОГО ОФИСА

 Виртуальный проектный офис состоит в предоставлении Заказчику необходимой виртуальной среды для выполнения проектов. Необходимость в виртуальной проектной среде, для доступа к которой необходимо всего лишь иметь доступ в Интернет и обычный браузер, возникает если:

1. Группа территориально распределена, необходимо обеспечить эффективную коммуникацию команды и актуальные версии документов
2. Вы хотите хранить актуальные результаты работы вашего подрядчика (или группы подрядчиков) по проекту в контролируемой Вами среде, при этом не допуская подрядчика в Вашу сеть (требования Вашей политики информационной безопасности)

Характерный пример использования  виртуального проектного офиса можно  привести на примере Заказчика, имеющего свыше тридцати объектов в разных городах. Помимо актуальной проектной документации и отчетов о ходе работ с объектов Заказчик еженедельно видел фотографии с мест работы по всем объектам, позволяющие визуально контролировать результаты. 
Грамотное применение проектной среды позволяет обеспечить:

- Своевременное получение заинтересованными лицами актуальной информации по проекту

- Уведомление исполнителей о поставленных им задачах и сроках исполнения

- Гарантия работы проектной группы с актуальными версиями документов

- Систему электронного согласования документов внутри проекта

- Электронный проектный архив.

Все эти затраты в  комплексе с организационными мерами значительно сокращают затраты  на проект. 
Использование виртуальной проектной среды крайне актуально для распределенных проектных групп, в случае, когда Заказчик имеет более одной площадки и подрядчики часть работ выполняют на своей территории. 
Система Project Office обеспечивает:

• Место хранения проектной и договорной документации
• Электронный архив
• Поддержку конференций и обмен новостями
• Календарь проекта
• Средства сетевого и ресурсного планирования
• Сбор отчетности по произвольным формам
• Обеспечение цепочки согласования документов
• Получение отчетов в MS Excel, интеграция с MS Project

Доступ к среде осуществляется посредством Интернет браузера, доступ регулируется по ролям в проектной группе, обеспечиваются необходимые условия безопасности. С требуемой периодичностью заказчик получает архив всей информации в требуемом виде.  
Система функционирует круглосуточно, 365 дней в году. Доступ к виртуальной среде возможен из любой точки мира. Если  не хватает ресурсов в проекте, компания может предложить Вам следующих специалистов:

• Планировщик проекта
• Проектный секретарь
• Технический писатель

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Идеология офиса проекта — новая в российской деловой практике, для которой устойчивая организационная структура и офис для сложившейся организационной структуры являются условиями ведения бизнеса. В практике развитых стран все большее внимание уделяется созданию гибких и адаптивных организационных структур и виртуальных инфраструктур для управления бизнесом и, в частности, для управления проектами. Виртуальная, территориально распределенная структура офиса проекта, базирующаяся на программно-коммуникационных средствах, единой информационной базе, адекватно отвечает идеологии управления проектом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Виртуализация как возможный путь развития управления/X.А. Вют-рих, А.Ф. Филлип (Университет бундесвера, г. Мюнхен (Германия)// Проблемы теории и практики управления. — № 1, 2000.
2. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. «Управление проектами»
3. Мильнер Б. Теория организации: Учебник. — М.: «ИНФРА-М», 1999.
4. Модульная программа для менеджеров «Управление проектами и программами». - М.: Издательство «Инфра-М», 2000.
5. Уткин Э.А., Кравченко В.П. Проект-менеджмент. М.: Издательство «ТЕИС», 2002.
6. Шапиро В.Д. и др. Управление проектами. – СПб.: Издательство «ДваТри», 1996.
7. Курс лекций по дисциплине «Управление проектами» / Составитель: д.т.н., профессор В.В. Трофимов, - СПб.: Санкт-Петербургский Государственный Университет Экономики и Финансов, 2003