Организация офис проекта

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОССУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«Рязанский государственный  университет имени С.А.Есенина»

РГУ имени С.А.Есенина

Факультет социологии и управления

Кафедра управления персоналом

Специальность 080505- «Управление  персоналом»

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

По дисциплине: «Менеджмент проектов»

на тему: «Организация офис проекта»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                            Выполнил:

            Студент 5 курса, группы 52

                                                                                          на базе с/о, ОЗО

                                                                                   Рыбин А.В.

                                                                                  Проверил:

                                                                                                 К.к.к. Анисина Е.А.

 

 

 

 

Рязань 2013

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….3

 

1.  ПОНЯТИЕ ОФИС ПРОЕКТА…………………………………………..4-7
2. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ И СОСТАВ     ОФИС ПРОЕКТА………………………………………………………..7-13
3. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ВИРТУАЛЬНОГО ОФИС ПРОЕКТА………………………………………………………14-21
4. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ВИРТУАЛЬНОГО ПРОЕКТНОГО ОФИСА…………………………………………………………………21-23

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………….24

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В мире много компаний, работающих по проектному принципу и среди них немало таких, в которых одновременно идет не один проект, а много. Управлять множеством проектов непросто. Появляется конкуренция по человеческим ресурсам, так как сотрудники вынуждены участвовать сразу в нескольких проектах и из-за этого возникают перегрузки. Часто бывает так, что каждый отдельный проект идет нормально, и проблемы могут быть выявлены только при изучении сразу всего пула. Для выявления и преодоления таких проблем нужны сотрудники, методики и инструменты. Организация Проектного офиса – один из способов решения этих задач.

Актуальность: проектный офис в настоящее время является горячей темой в дискуссиях по управлению проектами. Иногда эта тема меняет название, но по самым серьезным причинам до сих пор является весьма актуальной.

Проектный офис является действенным средством повышения  эффективности управления большими группами проектов, но решение о  применении общего проектного офиса  должно приниматься после тщательного  обоснования, в противном случае может случиться так, что преимущества проектного управления будут в значительной степени утеряны.

Объект исследования: офис-проект

Предмет исследования: организация офис проекта.

Цель исследования состоит в комплексном изучении проблемы организации работы офис проекта.

Задачи данной работы:

1.Раскрыть понятие  офис проекта

2. Рассмотреть основные  принципы проектирования офис  проекта

3. Изучить организацию  виртуального офис проекта

 

 

 

1. ПОНЯТИЕ ОФИС ПРОЕКТА

 

Офис проект - специфическая инфраструктура, обеспечивающая определенное территориально распределенное пространство для осуществления деятельности команды проекта. Вопросы последней затрагиваются в аспектах, касающихся ее работы в рамках офиса. Управление крупным проектом, как правило, требует достаточно представительной команды, состоящей из руководителя (менеджера) проекта, менеджеров и специалистов по направлениям деятельности, ряда функциональных работников, причем специфика их деятельности такова, что:

1. команда как организационная структура существует на время реализации проекта;
2. состав команды не является стабильной структурой, а изменяется по мере выполнения этапов проекта, то есть часть персонала привлекается на определенные периоды, например:

- члены команды могут работать над проектом не полный рабочий день, а определенное время наряду с иной, основной деятельностью;

- члены команды проекта могут работать одновременно в различных стабильных организациях, осуществляя функции по реализации проекта параллельно основной работе;

- члены команды проекта могут функционировать территориально распределено не только в пределах одного города, но и в пределах удаленных друг от друга городов, а также в различных странах.

Это накладывает  особые требования на организацию работы команды, главное из которых - необходимость организации инфраструктуры, которая позволила бы реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта и обеспечить конфиденциальность и

защиту коммерческой тайны проекта. Такой инфраструктурой  является офис команды проекта.

Идеология офиса, принятая в развитых странах, трактует его не только и не столько как отдельное, оборудованное компьютерной и оргтехникой помещение (помещения), в котором осуществляется управление проектом, а как инфраструктуру, обеспечивающую все процессы управления проектом.

Офис проекта - специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций.

Основное назначение офиса проекта в данной трактовке  — обеспечение эффективной коммуникации членов команды проекта в совместном выполнении работ, что возможно только при наличии развитых средств связи, компьютеров и специфического программного обеспечения, средств телекоммуникации, разнообразной оргтехники, современных информационных технологий. Офис проекта — это оптимальным образом организованная среда (в традиционном понимании место), где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления проектом, проводить совещания, вести переговоры с партнерами, хранить проектную документацию.

В российской практике управления проектами идеология  офиса проекта практически не используется. В западной системе управления проектами офис проекта в самом обобщенном виде понимается как:

1. определенный набор рабочих мест, привязанных к конкретным географическим координатам, в том числе:

- головной офис, где размещается менеджер проекта, хранится основная документация,проводятся важные совещания, установлены средства связи, компьютерное оборудование, оргтехника;

- набор территориально распределенных офисов (оборудованных рабочих мест, в том числе домашних, мобильных) отдельных групп или членов команды проекта, где установлены средства коммуникаций, компьютеры, оргтехника;

2. виртуальный офис, не привязанный к определенному месту, а представляющий собой программно-телекоммуникационную среду, обеспечивающую возможность работы и коммуникаций по единым стандартам.

В многопроектной системе офис проекта, как правило, представляет собой многоуровневую систему:

- на первом уровне этой системы рассматриваются конкретные проекты и принципы их мониторинга. На этом уровне работает одна или несколько команд менеджеров, обеспечивающих планирование проектов с учетом ограниченных ресурсов, оценки затрат и будущей стоимости проекта, а также контроль текущего состояния проекта и подготовку отчетов. Здесь используются традиционные инструменты и информационные технологии мониторинга проектов;

- на втором уровне рассматриваются вопросы формирования портфеля проектов организации, их взаимосвязи и рационального наполнения. Базовыми на этом уровне являются: инструменты тендеров стратегического менеджмента, управления общими ресурсами и управления качеством в проектах;

- на третьем уровне решаются задачи корпоративной политики развития проектной организации.

В однопроектной  системе офис ориентирован на управление конкретным проектом. Экспертная оценка показывает: такой подход определяет 30—40% экономии затрат на проекты и времени их реализации.

Основные требования к организации офиса проекта:

1. наличие реального управленческого офиса—   помещения;
2. единые внутрифирменные информационная технология управления проектами;
3. база данных и шаблонов типовых решений по проектам;
4. компьютерная сеть, сообщающаяся с Internet;
5. виртуальный офис на базе компьютерных сетей, обеспечивающий функционирование команды проекта в режиме реального времени, несмотря на территориальную распределенность членов команды;

Основа виртуального офиса — распределенная компьютерная система на базе телекоммуникационных сетей, позволяющая пользоваться едиными программными средствами, едиными базами данных и знаний, вести единый учет, контроль, мониторинг работ по проекту, проводить видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени.

Преимущества  виртуального офиса связаны с  возможностью организации эффективной распределенной системы управления проектами (с подключением домашних и мобильных офисов). Такой проектный офис содержит две группы программных средств в рамках технологии «клиент—

сервер» или  иной сетевой технологии. Первая группа программных средств размещается  на сервере и включает средства ведения баз данных, например Oracle, Informix, для взаимодействия проекта с менеджерами. Вторая группа размещается на рабочем месте клиента и на основе Internet (или другой системы обмена информацией) поддерживает функции виртуального офиса. Эти виртуальные функции первого уровня позволяют менеджеру проекта фиксировать текущее состояние проекта по ресурсам, выполнению работ и затрат не зависимо от реального нахождения членов команды проекта. При этом использование мобильной техники «Notebook + модем + мобильный телефон» делает виртуальную часть офиса мобильной.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ И СОСТАВ ОФИС ПРОЕКТА

 

 

Современное понятие  офиса включает в себя большое  количество технических и организационных решений:

1. Помещение:

- проектирование пространственно-планировочных решений-основных помещений головного офиса проекта;

- проработка вопросов интерьера и внутренней отделки помещений, обустройства мебелью;

2.Оргтехника  и вспомогательное оборудование:

- устройства для организации документооборота;

-организационные средства-доски для рисования, планшеты для календарных графиков, оборудование для проведения совещаний и пр.;

- организационная техника—проекторы, уничтожители бумаги;

- средства безопасности-сигнализация, регламентация доступов в помещение;

- хозяйственный инвентарь и оборудование;

3.Программно-компьютерные  комплексы, средства связи и  теле коммуникаций:

- компьютерная техника-сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры;

- программное обеспечение;

- средства связи — телефонные станции, телефонные аппараты, каналы связи, пейджеры, мобильные телефоны.

Все эти аспекты  взаимосвязаны и поэтому, говоря об офисе, следует иметь в виду, что речь идет о единой организационно-технической системе.

Конкретный  проект характеризуется спецификой бизнес-процессов его реализации. Под бизнес-процессами понимается совокупность действий, процедур, составляющих содержание одного завершенного цикла, акта бизнес-деятельности. Например, бизнес-процесс сбыта начинается с заполнения формы заказа менеджером отдела сбыта, продолжается планированием производства, подтверждением доставки от дистрибьюторов, формированием счета-фактуры в финансовой бухгалтерии, контролем за предоставленным товарным кредитом и зачислением денег на счет поставщика.

        Бизнес-процесс разбивается на  отдельные бизнес-операции (например, оформление счета или доставка продукции). Элементы бизнес-процесса: генерация идеи, определяющей общее направление процесса, формирование замысла, формулирование целей, установление содержания процесса, планирование операции — соотнесение поставленных задач и имеющихся ресурсов с целью минимизации издержек, составление бизнес-плана, заключение контракта, проработка ресурсного обеспечения, реализация процесса и его завершение.