Организация контроля в организации как важная функция менеджмента

Реализация  первых двух принципов направлена на приспособление процесса контроля под  менеджера, несущего установленную  руководством ответственность за достижение цели и реализуемость планов предприятия. Поэтому необходима определенная модификация контура устранения отклонений при традиционной обратной связи к контуру устранения отклонений, конкретизированного под менеджера. Это будет возможно, если менеджер будет наделен соответствующими полномочиями по осуществлению корректирующего воздействия.

Переход к более  эффективному контуру управления сокращает  не только количество этапов при устранении отклонения, но и потери во времени, возникающие, когда менеджер ждет указания от руководства относительно корректирующего  действия.

Модель организации контроля. Основными элементами модели системы контроля являются:

объекты контроля — планы и бюджеты предприятия  и его структурных подразделений;

предметы контроля — показатели поступлений и расходов, изменения статей баланса, системы  показателей, характеризующих деятельность предприятия в целом или по отдельным направлениям, и т. д.;

субъекты контроля — руководство предприятия и  его структурных подразделений, менеджмент предприятия, осуществляющий контроль за соблюдением бюджетов;

технология  контроля бюджетов — процедуры контроля и их порядок реализации, необходимые для выявления отклонений контролируемых показателей и величин от плановых.

На первом этапе  определяются объекты контроля и  совокупность контролируемых показателей  и величин, а также устанавливаются пределы их изменений. Структура контролируемых показателей и величин во многом определяется структурой операционных и финансовых планов и бюджетов, а также других планирующих и учетно-отчетных финансовых документов.

На втором этапе  осуществляется выявление отклонений контролируемых показателей и величин и сравнение их с плановыми. Круг лиц, контролирующих деятельность подразделений и исполнение статей финансовых планов и бюджетов, в основном определяется организационно-штатной структурой предприятия. На эту роль как нельзя лучше подходят сотрудники планово-экономических отделов, а за руководством предприятия и подразделений можно оставить лишь основные (интегральные) показатели и величины.

На третьем  этапе определяются финансово-хозяйственные результаты деятельности предприятия за текущий период, делаются выводы о сильных и слабых сторонах предприятия, динамике изменения основных показателей, а также о благоприятных и неблагоприятных тенденциях развития внешних условий, в которых предприятию приходится работать. Изменение условий внешней и внутренних сред предприятия влечет за собой пересмотр целевых параметров: необходимо проверить, насколько оптимальны (рациональны) поставленные цели в новых условиях, сможет ли предприятие ввиду произошедших изменений добиться поставленных целей.

На четвертом  этапе в случае изменения целевых  параметров, а также прогноза изменений  сильных и слабых сторон самого предприятия  осуществляется корректировка целевых  показателей и величин, а также  выбор корректирующих мероприятий по достижению целей из совокупности альтернативных. Выбор корректирующих и регулирующих мероприятий по достижению целей и пересмотренный план предлагаются руководству для воплощения в жизнь, тем самым цикл управления замыкается.

Данная модель контроля должна опираться на информационное обеспечение контрольной деятельности, включающее оперативную, плановую, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации (унифицированные и специальные). Трудоемкость сбора реальной информации о финансово-хозяйственной деятельности зависит от наличия автоматизированной бухгалтерии, развитости информационных технологий в целом.

При определении  контрольных величин следует  ответить на два важнейших вопроса: сколько и какие показатели и величины должны контролироваться.

Дело в том, что планы и бюджеты предприятия  включают в себя большое количество показателей, из которых складываются доходы и расходы, денежные потоки, активы и пассивы и т.д. На первый взгляд большое количество показателей не является фактором, ухудшающим качество управления предприятием в связи с тем, что желательно иметь больше информации о состоянии предприятия. В то же время осуществлять контроль по каждой бюджетной строке (например, с точностью до расходов на потребление отдельного вида вспомогательных материалов в конкретном подразделении) сложно, да и нецелесообразно. Большое количество проверяемых и оцениваемых показателей ведет к большим затратам времени на их оценку и в конце концов к той же потере информации или ее дублированию. Иначе говоря, затраты на контроль могут в конечном счет быть выше, чем основные затраты. Поэтому необходимо определить конечное число основных контрольных показателей и величин, по которым будет производиться анализ отклонений, а также пороговые значения отклонений, которые признаются допустимыми. Неэффективно тратить рабочее время менеджеров для поиска отклонений на незначительные величины

Поэтому менеджменту  следует попытаться найти приемлемый подход к определению рационального количества показателей, назначаемого персонально менеджеру для контроля. Несмотря на то, что выбор числа показателей во многом зависит от качественного анализа деятельности предприятия (подразделения), можно указать верхний предел их числа. Данная задача может решаться на основе типологических группировок. Расчеты показывают, что для интегральной оценки состояния предприятия (подразделения) можно обойтись не более чем 4—5 показателями.

Состав этих задач в зависимости от возникающих  ситуаций на предприятии может видоизменяться в зависимости от цели (целей) контроля, его форм, содержания, методики и возможностей информационных источников о контролируемых показателях.

Выработка корректирующих и регулирующих мероприятий при  реализации контроля достигнет наибольшего эффекта, если все виды стратегий разрабатываются и координируются из единого центра, например планово-экономического отдела. При этом решения, принимаемые в рамках каждой из стратегий, будут увязаны как по ресурсам, так и по времени и не будут противоречить друг другу.

                                         Заключение

Как правило, причины  отклонений скрыты в неопределенности окружающей среды предприятия, которая  объективно обусловлена отсутствием  необходимой информации об условиях деятельности, ограниченной способностью менеджмента предприятия воспринимать и перерабатывать поступающую информацию, а также «случайностью» поведения и противодействием участников рынка. Эта неопределенность проявляется в фактических ошибках, совершаемых при планировании и реализации плана и обусловленных недостаточностью информации, недостоверным прогнозом развития, недостатками в методологии планирования и т. д.

Подобные причины  должны выявляться в процессе постоянного  действующего контроля за исполнением  планов и бюджетов и на их основе разрабатываться соответствующие предложения и мероприятия по выводу предприятия на запланированные показатели или по корректировке самих показателей.

Таким образом система контроля организации, для того чтобы быть эффективной, должна соответствовать ряду требований.

1. Контроль должен быть всеобъемлющий
2. Контроль не может быть ни целенаправленным, ни нейтральным.
3. Контроль должен быть экономичным.
4. Система контроля должна быть простой.
5. Контроль должен быть беспрерывным.

Рассмотрев современную систему организации управления, внешнюю и внутренную среду организации и функции менеджмента, можно сделать вывод о том, что же представляет собой отличный менеджмент.

                                   Список литературы

1. Кузнецова Ю.В., Полесных В.И. Менеджмент: Учебн. пособие для ВУЗов. – Спб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2001.

2. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник.-3-е изд., перераб. и доп.-М.: ЮНИТИ, 2000.

3. Токаренко Г.С. Организация контроля результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4. Кабушкин Н.И. основы  менеджмента: Учебн. пособие.-2-е  изд., испр. и доп.-М.: ТОО «Остожье»;  Мн.: ООО «Новое знание», 1999.