Организация деловых совещаний. Задачи и виды деловых совещаний. Принципы проведения совещаний

     При подведении итогов обсуждения следует обобщать важнейшие  положения, при этом постоянно спрашивая, все ли вас правильно поняли. Даже если  вы  не требуете  формального  согласия,  в  конце  собрания  следует  обратиться  к присутствующим вот  с  такой  фразой:  "Мы  сейчас  договорились...  Все ли согласны с  этим?"  После  этого  нужно  убедиться  в  правильности  реакции

собрания. В заключение нельзя забывать определить, кто  и  что  будет  выполнять.

     Последняя  задача  -  проследить  за  тем,  чтобы  все   получили   протокол результатов собрания.

     Большое внимание в западных странах уделяется  умелому в психологическом отношении руководству, т.е. общению  менеджеров  с  остальными  сотрудниками предприятия.  Обратим  внимание  на  тринадцать  так  называемых   "смертных грехов", иными словами, ошибок в общении с сотрудниками,  которых  менеджеру следует избегать.

     1. "Отказ от личной ответственности".

Многие  менеджеры с трудом мирятся с  неудачами, а тем более преодолевают

их. Нередко  они винят во всем различные  обстоятельства,  и  что  еще  хуже,

перелагают  ответственность на подчиненных  им сотрудников.

     2. "Препятствовать дальнейшему  повышению уровня  квалификации  и  росту талантов сотрудников".

Люди,  труд  которых  недооценивается  и  которые  имеют  недостаточную

заинтересованность  в труде, работают хуже других. В  конечном  счете  именно

слабый  сотрудник определяет уровень всей рабочей группы.

     3. "Проверка результатов вместо  оказания влияния на мышление".

Как правило, менеджеры ожидают достижения поставленных целей и мыслят

лишь  об этом. Они редко  принимают  во  внимание,  что  любой  приказ  может

породить  у сотрудника определенные чувства  и длинные цепочки мыслей, а  это, как правило, имеет решающее значение для достижения успеха.

     4. "Становиться на неправильные позиции".

Кто требует  от сотрудников проявления лояльности, должен  и  сам  уметь

проявлять лояльность, уметь поддерживать сотрудников  в случае допущения  ими просчетов.

     5. "Забыть о важности прибыли".

Любой  менеджер  вносит  свой   вклад   в   дело   получения   прибыли.

Целесообразно иногда давать себе критический отчет  в этом.

     6. "Руководить всеми сотрудниками  одинаково".

Каждый  сотрудник обладает собственной  судьбой и  личностью,  У  каждого

свое  происхождение и образование,  свой  характер,  свои  сильные  и  слабые

стороны, представления о профессии. Тот  менеджер, который считает,  что  все

сотрудники  на фирме одинаковы, не может рассчитывать на достижение успехов.

     7. "Сосредоточиться не на целях,  а на проблемах"

Кто постоянно  разменивается на решение мелких проблем, не может надолго

задержаться в кресле руководителя.

     8. "Быть начальником, а не товарищем".

Менеджер  должен ощущать свою ответственность  перед сотрудниками,  а  не

за них.

     9. "Не придерживаться общих правил".

Точность  и  четкость  менеджера  в  осознании  расходов   и   доходов,

недостатков и потерь предприятия, его общих  направлений и путей развития  не

создают препятствий для его продвижения  по службе.

     10. "Наставлять сотрудников".

Менеджер  должен  достигать  намеченных  целей,  улучшая  условия  труда

сотрудников, стимулируя  его,  прилагая  необходимые  усилия  и  обеспечивая

тесное  сотрудничество.

     11. "Допускать невнимание".

Умелые  менеджеры в своей работе показывают  пример  своим  сотрудникам.

Они не требуют от них того, что сами не в состоянии сделать.

     12. "Высоко оценивать работу только  лучших сотрудников".

Умелым  менеджером является тот,  кто  может  дать  ощутить  большинству

сотрудников результаты своего собственного успеха.

     13. "Манипулировать людьми".

Угрозы, страх, паника - всегда означают неумелое  руководство.  Опытный

менеджер   надеется   на   понимание   и   готовность    всех    сотрудников

соответствовать принципу; "руководить - значит справиться с самим собой".

 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильное решение. Анализируя эффективность проведения делового совещания с психологической точки зрения, Е.Г. Молл считает, что чаще всего руководители допускают такие ошибки, как отсутствие системы в подготовке и проведении совещаний, излишняя централизация при принятии решения, превращающая низовые звенья управления в формальных исполнителей и лишающая их инициативы, отсутствие конкретной сущности в принятых решениях, которые проходят часто под рубрикой "разобраться", "просить" и т.п.

     Основной  же ошибкой руководителей становится забывание правила понимания информации, сформулированного специалистом в области управления П. Мицич: если принять задуманное за 100%, то высказанное составит 70% от задуманного, услышанное – 80% от высказанного, понятое – 70% от услышанного, а запомнится лишь 60% от понятого.

     Предприятие, его руководство и сотрудники представляют собой небольшую часть  экономики. Менеджеры, и, прежде всего, руководители высшего звена управления, постоянно имеют в виду, что  предприятие живет на рынке и зависит целиком от него, что существует только благодаря работе своих сотрудников. Существование предприятия оправдывается фактом удовлетворения жизненных потребностей не только клиентов, но и своих собственных сотрудников.  
 
 
 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ 

1. www.psyznaiyka.net
2. www.smartcat.ru
3. www.dl6.ru
4. www.psyhelpn.ru