Организация деловых совещаний. Задачи и виды деловых совещаний. Принципы проведения совещаний

Российская  международная академия туризма

Восточно-Сибирский  институт туризма – филиал РМАТ 
 
 
 
 

Факультет: Менеджмент международного туризма 

Кафедра: Спортивного туризма  и физического  воспитания 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 
 

По дисциплине: Основы менеджмента 

На тему: Организация деловых совещаний.

Задачи  и виды деловых совещаний.

Принципы  проведения совещаний 
 
 
 
 
 
 

      ВЫПОЛНИЛА:

Студентка Яринская А. А.

Курс 2 группа 21-1-01. 

ПРОВЕРИЛА:

Костина О.П. 
 
 
 
 
 
 

Красноярск 2011

     СОДЕРЖАНИЕ

   ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………..……

1. ДЕЛОВЫЕ СОВЕЩАНИЯ
1. Понятие совещаний
2. Типы совещаний
3. Классификация совещаний
4. Основные задачи организации делового совещания

2. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ

3. ДВА СТИЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ
4. РЕКОМЕНДАЦИИ ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       ВВЕДЕНИЕ

     Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской  практике широко распространены деловые  совещания, которые представляют собой  способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

     Деловые встречи и совещания имеют  важное значение. Они доказывают, без  скольких менеджеров ваша компания может обойтись. Совещания необходимы и то, как вы себя ведёте на важных совещаниях, достаточно говорит о вашем стиле и личности, а также о том, что касается вашего должностного поведения. Иными словами, честны ли вы, откровенны и достойны ли доверия? Проявляете ли вы ясность мышления и уравновешенность при принятии решений? Отсутствие этих составляющих во время совещания производит на людей скверное впечатление. Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

     Недостаточно  хорошо подготовленные и плохо проведенные  совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как  “пожирают” дорогостоящее время, отрывая  людей от основной работы.

     В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы.

     Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать диспутантов, т.е. достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения и их авторов. Присутствие последних следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.

     Определяя время начала совещания, следует  принять во внимание ритм работы. Чтобы  не заставлять людей в течение  дня без конца переключаться  с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени (не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу) начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось пустых отрезков времени: если оно закончится за 15 минут до обеденного перерыва, то эти минуты можно считать потерянными.

     Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.

     Начинать  совещание нужно вовремя и  сразу согласовывать с его  участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

     Эти и другие вопросы общей организации  деловых совещаний и заседаний  рассмотрим подробнее.

     Цель  данной работы - рассмотрение особенностей проведения деловых совещаний и переговоров. 
 
 

  

I. ДЕЛОВЫЕ СОВЕЩАНИЯ 

1.ПОНЯТИЕ СОВЕЩАНИЙ 
 

     Собрания, конференции и выставки - не столь  уж новые понятия.  Может они, и  назывались по-другому, но с древних  времен люди принимали участие в  такого ряда мероприятиях, проводившихся по случаю общественных, спортивных или религиозных событий. По мере того, как города становились центрами провинций и государств, масштаб и частота проведения этих мероприятий увеличивалась. Стали формироваться группы людей, организующих подобные мероприятия, которые постепенно становились все более регулярными.

     Совещание - это форма делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией  и принятия коллективного решения  по актуальным для данного коллектива проблемам, по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Коммуникантами в этой ситуации становятся: коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) и участники совещания, как правило, специалисты, в чьей компетенции находится данная проблема, или те, кому придется ее решать. Рассмотрим способы  проведения совещаний.

     Экспозиции (торгово-промышленные ярмарки, презентации, выставки) - это мероприятия, назначение которых состоит в том, чтобы свести вместе поставщиков товаров, оборудования и услуг в ситуации, в которой им удобно демонстрировать все это участникам данного мероприятия. Экспоненты (те, кто выставлен) обычно платят производителям за право выставить их продукцию. Они пытаются воздействовать на участников мероприятия, установить контакты, повысить сбыт и т.д.

     Конференции (съезды) - широкомасштабные совещания, обычно экспозициями.

     Тематические  курсы - мероприятия образовательной направленности, во время которого участники изучают какой-либо вопрос часто на практическом уровне, обсуждая его сначала в небольших группах, а затем все вместе.

     Дискуссия - обсуждение проблем, касающихся каждого  участника. Обычно после дискуссии  выявляются две противоположные точки зрения. Их формируют два эксперта, ведущие между собой спор, а остальные присутствующие высказывают свою точку зрения, поддерживая ту или иную сторону.

     Семинар - занятие в диалоговом режиме, позволяющее  участникам поделиться мнениями по какому-либо вопросу. Обычно в семинаре принимает участие до тридцати человек, а  руководит обсуждением опытный эксперт.

     Симпозиум - мероприятие, во время которого эксперты высказывают свое суждение по какой-либо проблеме, а затем их мнения обобщаются для последующего изучения.

     Рабочая группа (секция) - небольшая группа участников, руководимая экспертом. В процессе совместной работы участники приобретают  практические навыки и знания по какому-то частному вопросу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. ТИПЫ СОВЕЩАНИЙ 
 

     Можно различать типы совещаний в зависимости  от управленческих функций. Рассмотрим следующие типы совещаний.

     1.Совещания  по планированию. На таких совещаниях  обсуждаются вопросы целеполагания, стратегии и тактики деятельности фирмы (организации), ресурсы, необходимые для реализации планов.

2. Совещания по мотивации труда. Обсуждаются проблемы производительности и качества труда коллектива, отдельных работников. Рассматриваются проблемы удовлетворенности персонала, причин низкой мотивации, возможности ее изменения, моральное и материальное стимулирование. Кроме того, предметом обсуждения на таком совещании становятся вопросы дисциплины, повышения включенности людей в дело, развития у них приверженности фирме, корпоративной культуре.
3. Совещания по внутрифирменной организации. Предметом обсуждения на таком совещании становятся: вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений; проблемы делегирования полномочий, внесение корректив в структуру или направление деятельности фирмы (предприятия) из-за изменений во внешней среде; вопросы ответственности и др.
4. Совещания по контролю за деятельностью работников. Посвящены, как правило, обсуждению результатов той или иной деятельности, достижению поставленных целей, проблемам срывов, низкой производительности, причинам этих явлений. Обсуждаются вопросы коррекции планов и задач в соответствии со сложившимися обстоятельствами, дисциплинарной ответственности работников, способов контроля и пр.
5. Совещания, специфические для фирмы (предприятия). Обсуждаются оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в фирме, инновации и возможности их внедрения, проблемы выживаемости, конкурентоспособности, имиджа фирмы, ее стиля.
6. Деловые совещания могут классифицироваться по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче. Последние  подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские) проблемные.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. КЛАССИФИКАЦИЯ СОВЕЩАНИЙ 

     Деловые совещания представляют собой вид  организации труда, действующей очень короткие сроки и имеющий определенную целенаправленность. Совещания классифицируются по следующим признакам:

     По  назначению:

     - вырабатывающие и принимающие  решения;

     - разъясняющие и уточняющие задачи  по реализации ранее принятых  решений;

     - подводящие итоги и дающие  оценку принятым ранее решениям;

     - оперативные (диспетчерские).

     По  периодичности (частоте) проведения:

     - разовые;

     - регулярные;

     - периодические.

     По  количеству участников:

     -  узкий состав (до пяти человек);

     - расширенные (до двадцати человек);

     -  представительные (свыше двадцати  человек).

     По  степени стабильности состава участников совещания:

     -  с фиксированным составом;

     - с приглашаемыми по списку, составленному  для каждого совещания; 

     - комбинированные.

     По  принадлежности:

     - партийные (и других общественных организаций);

     - административные; - научные и научно-технические;  
 
 
 

4. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ 

    Одна из основных задач ведущего делового совещания – привлечь как  можно

больше  фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой  проблемы,  а также  вовлечь  присутствующих  в  процесс  решения  проблемы.  Конечно,   у ведущего  должна  быть  своя  точка  зрения  на  сложившуюся  ситуацию,   но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они  или  нет  в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения,  ведущий  совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы  или  упускают что-то  существенное,  он  может  сообщить  недостающие   факты.   Правильно поставленные вопросы –  прекрасный  инструмент  для  того,  чтобы  направить совещание в нужное русло.