Организация анализа требований к информационной системе

Рисунок 6 –  Форма для работы с входящими документами

 

По аналогии в системе регистрируются исходящие  документы. Форма регистрационной  карточки здесь содержит только реквизиты  документа.

Рисунок 7 –  Форма для работы с исходящими документами

 

Для возврата из формы работы с документами на главную форму необходимо нажать кнопку перехода в главное меню.

Раздел «Отчетность» предназначен для печати различных  отчетов на основе данных, хранящихся в базе. Отчеты, формируемые в системе, приведены в приложении Д.

 

Рисунок 8 –  Форма для работы с отчетностью

 

В разделе «Справочники»  хранится справочная информация о корреспондентах, структурных подразделениях и сотрудниках  организации. Каждый справочник может быть отредактирован с помощью соответствующих кнопок.

 

 

 

 

Рисунок 9 –  Форма для работы со справочниками

 

Рисунок 10 –  Справочник «Корреспонденты»

 

4 Реализация распределенной обработки  базы данных

 

Исходя из того, что целью данного проекта  является разработка автоматизированного  рабочего места администратора для  сети магазинов, необходимо использовать распределенную обработку данных. Существуют два подхода к организации обработки распределенных данных.

- технология распределенной базы данных;

- технология тиражирования.

В данном случае используется первый вариант.

Microsoft Office Access 2007 Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 позволяет организовывать общий доступ и управлять данными различными способами. Можно воспользоваться преимуществами средств для совместной работы узла SharePoint продолжая использовать возможности ввода и анализа данных Access. Например, можно записывать версии данных, подписаться на получение предупреждений, чтобы знать обо всех вносимых изменениях и управлять разрешениями на доступ к данным.

Используя Office Access 2007, можно обеспечивать общий доступ к данным, управлять и обновлять их с узлов SharePoint различными способами.

Передача данных на узел SharePoint.  При передаче базы данных из Access на узел SharePoint на узле SharePoint создаются списки, связанные также как и таблицы в базе данных. После передачи базы данных в Access создается новое интерфейсное приложение, имеющее все старые формы и отчеты, а также новые связанные таблицы, которые были только что экспортированы. Мастер переноса на узел SharePoint помогает осуществить перемещение данных из всех таблиц одновременно.

После создания списков SharePoint пользователи смогут работать с ними на узле SharePoint или в связанных таблицах в Access, используя при этом возможности узла SharePoint для управления данными и их обновления. Администратор может управлять разрешениями на доступ к данным и их версиям и может определить пользователей, изменивших их, или восстановить предыдущую версию данных

Публикация  данных на узел SharePoint. При совместной работе с другими пользователями можно хранить копию базы данных на сервере SharePoint и продолжать работу с базой данных с помощью форм и отчетов в Access. Списки можно связывать так же, как и таблицы. Это может быть полезно при отслеживании данных на узле SharePoint и последующем создании форм, запросов и отчетов для работы с данными. Например, можно создать приложение Access, которое будет содержать запросы и отчеты для списков SharePoint, отслеживающих проблемы и управляющих информацией о сотрудниках. При работе с этими списками на узле SharePoint можно открывать запросы и отчеты Access из меню Вид для списков SharePoint. Например, если необходимо просмотреть и распечатать отчет Access о задачах для собраний, это можно будет сделать из списка SharePoint.

Открытие форм и отчетов Access с узла SharePoint.   Пользователи могут открывать списки в расширенных режимах Access с узла SharePoint. Формы, отчеты и таблицы Access могут отображаться вместе с другими представлениями на узле SharePoint. При выборе режима Access, запускает и открывает запрошенную форму, отчет или таблицу. Это упрощает запуск расширенных отчетов Access на узле SharePoint без необходимости предварительного запуска Access  или поиска необходимого объекта.

Создание баз  данных из списков SharePoint  Списки SharePoint можно открывать в Access. Если база данных не существует, ее можно создать в Access, а затем создать набор форм и отчетов, основанный на списке.

Работа со списками SharePoint в автономном режиме с помощью Access.  При необходимости взять работу на дом, обеспечить работу списков SharePoint в автономном режиме в Access можно при помощи одного щелчка. Можно работать с данными в Access, а затем синхронизировать изменения или подключиться к узлу SharePoint позднее.

Импорт или  связь со списком SharePoint. Получить доступ к списку SharePoint в Access можно либо импортировав его, либо связав с Access. При импортировании списка SharePoint в базе данных Access создается его копия. Во время выполнения операции копирования можно указать списки, которые необходимо скопировать. Также для каждого выбранного списка можно указать, нужно ли импортировать весь список или только определенное его представление.

 

5 Современные методы  защиты информации в СУБД Microsoft Access

 

Access хранит информацию о защите в двух местах. Во время установки программа Setup создаст в папке \Program Files\Microsoft Ofice\0ffice стандартный файл рабочей группы (System.mdw), который впоследствии используется по умолчанию при запуске Access. Этот файл содержит информацию обо всех пользователях и группах. При создании базы данных Access сохраняет сведения о правах, предоставляемых конкретным пользователям и группам, в файле базы данных.

В данном случае произведено разделение пользователей  на группы: admin и users.

Рисунок 11 –  Распределение пользователей на группы

 

 

 

 

 

На рисунке 12 видно как распределены права для группы Admins.

Рисунок 12 –  Разрешения для Admins

Можно сказать, что группе Admin присвоены следующие права: чтение макета, изменение макета, чтение данных, обновление данных, вставка данных, удаление данных.

На следующем рисунке 13 содержится информация о правах и разрешениях предоставляемых группе Users. Очевидно, что эта группа обладает меньшими правами, чем группа Admins, и может только чтение, обновление, вставку и удаление данных, но не макета.

Рисунок 13 – Разрешения для группы Users

Учётные записи пользователей и групп хранятся в файле рабочей группы. Разрешение на доступ к конкретным объектам сохраняются  в файле базы данных.

Расположение  текущего файла рабочей группы хранится в реестре Windows. Можно использовать служебную программу Wrkadm.exe (администратор рабочих групп) для изменения текущего или определения нового файла рабочей группы.

 

Заключение

 

В результате выполнения контрольной работы было разработано автоматизированное рабочее место специалиста службы документационного обеспечения управления. Система позволяет выполнять такие операции, как организация работы с поступающей корреспонденцией, регистрацию ответных документов, работа со справочной информацией и печать отчетов на основании данных, хранимых в системе.

Для проведения анализа и реорганизации бизнес-процессов  было использовано CASE-средство верхнего уровня BPwin, поддерживающее методологии IDEFO (функциональная модель) и DFD. Были построены функциональная модель и диаграмма потоков данных описания существующих бизнес-процессов. Была спроектирована иерархическая система диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. Была описана система в целом и ее взаимодействия с окружающим миром (контекстная диаграмма), после чего проводилась функциональная декомпозиция - система разбивалась на подсистемы и каждая подсистема описывалась отдельно (диаграммы декомпозиции). Была также построена инфологическая модель данных. Для этого были определены сущности, атрибуты и связи между ними.

В ходе выполнения работы были рассмотрены:

• предметная область проектируемой системы;
• концепция системы управления базами данных MS Office Access (особенность системы, ее функционирование, объекты конфигурации, компонентная структура);
• реализация АРМ специалиста службы ДОУ;
• описание руководства пользователя.

 

Список используемых источников

 

1. Маклаков С. В. Моделирование бизнес-процессов/ С. В. Маклаков -  М., 2002. – 224 с.
2. Филимонова Е. В. Практическая работа в 1С:Предприятие 7.7/ Е. В. Филимонова – Ростов-на-Дону,2004. – 445 с.
3. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Степанова Екатерина Евгеньевна, Н. В. Хмелевская. - М.: Форум: Инфра-М, 2004.-160с.
4. Информационные технологии управления: учеб. пособие для вузов / под ред. Г.А. Титаренко. - 2-е изд.доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004.-440с.
5. Интернет-источник: Энциклопедия делопроизводства http://www.termika.ru/dou/
6. Интернет-источник: журнал «Секретарь-референт» http://www.profiz.ru/sr/11_2007/kontrol_ispolnenia

 

 

 

Приложение А  (обязательное)

Рисунок А.1 –  Модель AS-IS процесса «Документооборот в организации»

Рисунок А.2 – Декомпозиция процесса «Документооборот в организации» в нотации IDЕF0 модели AS-IS

 

Приложение  А (продолжение) (обязательное)

 

Рисунок А.3 – Декомпозиция процесса «Обработка документа» модели AS-IS

 

Рисунок А.4 - Декомпозиция процесса «Формирование отчетов» модели AS-IS

 

Приложение  А (продолжение) (обязательное)

 

Рисунок А.5 - Декомпозиция процесса «Исполнение документа» в  нотации IDEF3 модели AS-IS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение  Б  (обязательное)

 

Рисунок Б.1 Модель TO-BE процесса «АРМ “Делопроизводство”»

 

Рисунок Б.2 Декомпозиция процесса «АРМ “Делопроизводство”»  в нотации IDEF0 модели  TO-BE

Приложение  Б (продолжение) (обязательное)

 

 

Рисунок Б.3 - Декомпозиция процесса «АРМ “Делопроизводство: работа с документами”» модели  TO-BE

Рисунок Б.4 - Декомпозиция процесса «АРМ “Делопроизводство: отчетность”» модели  TO-BE

 

Приложение  Б (продолжение) (обязательное)

 

Рисунок Б.5 – Контекстная диаграмма потоков данных

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение  В (обязательное)

Рисунок В.1 –  Таблица «Входящие документы»

Рисунок В.2 –  Таблица «Исходящие документы»

Рисунок В.3 –  Таблица «Справочник видов документов» 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение  В (продолжение) (обязательное)

 

Рисунок В.4 –  Таблица «Сотрудники»

 

Рисунок В.5 –  Таблица «Справочник должностей»

 

Приложение  В (продолжение) (обязательное)

 

Рисунок В.6 –  Таблица «Справочник видов доставки»

 

Рисунок В.7 –  Таблица «Справочник подразделений»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение  В (продолжение) (обязательное)

 

Рисунок В.8 –  Таблица «Справочник корреспондентов»

 

 

 

Приложение Г (обязательное)  

 

Рисунок Г.1 –  Результат выполнения запроса «Входящие  документы на контроле»

 

Рисунок Г.2 –  Результат выполнения запроса «Просроченные задания»

 

Рисунок Г.3 –  Результат выполнения запроса «Количество  документов, исполненных в срок»

 

Приложение Д (обязательное)

 

Рисунок Д.1 –  Регистрационно-контрольная карточка входящего документа (отчет)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение  Д (продолжение) (обязательное)

 

Рисунок Д.2 –  Реестр документов, переданных на исполнение (отчет)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение  Д (продолжение) (обязательное)

Рисунок Д.3 –  Сводка об исполнении документов (отчет)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение  Д (продолжение) (обязательное)

Рисунок Д.4 –  Журнал зарегистрированной входящей корреспонденции (отчет)