Организация анализа требований к информационной системе

Гайдукевич Т.Л.

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ   РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ   ФЕДЕРАЛЬНОЕ Государственное БЮДЖЕТНОЕ образовательное учреждение высшего профессионального образования «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)»	Минский филиал

 

Кафедра Математики и информатики

 

 

Контрольная работа

по дисциплине «Информационный менеджмент»

Тема: Организация анализа требований к информационной системе

 

 

Студент _________________________ ___________ ________

(Ф.И.О., номер  зачетной книжки) (подпись) (дата)

 

Руководитель _______________________ ___________ ________

(Ф.И.О.) (подпись) (дата)

 

Зарегистрировано

на кафедре _______________________ ___________ ________

(Ф.И.О.) (подпись) (дата)

 

 

 

 

 

 

Минск 2012

 

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении. Весь процесс  управления организацией пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых эта информация фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления в любой организации, учреждении, предприятии рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Документооборот — это движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в  дело. В любой, даже хорошо организованной, структуре делопроизводства всегда имеется ряд недостатков: документы теряются, тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа, сложность получения информации о прохождении документа и др.

Целью данной контрольной работы является создание автоматизированного рабочего места специалиста службы ДОУ. Это позволит свести к минимуму все недостатки, свойственные бумажному документообороту. Данные о документах, вводимые в проектируемую информационную систему, позволят более оперативно отслеживать и находить поступающие и отправляемые документы. Также на основании хранимых системой данных делопроизводитель получит возможность автоматизации процесса формирования отчетности, входящего в обязанности данного специалиста.

 

 

1. Анализ предметной области

1.1 Описание функциональных процессов,  входной и выходной информации

 

Документы, поступающие  в организацию, проходят несколько  этапов: первичную обработку, предварительное  рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством,  передачу на исполнение.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения  поступивших документов на направляемые на рассмотрение руководителю организации  и на направляемые непосредственно  в структурные подразделения  или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие оперативную  информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем  документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму  переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими  подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами  начинается с подготовки ответственным  исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается  с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, то есть учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки  мер по совершенствованию работы с документами и определения  штатной численности службы ДОУ.

В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих и исходящих документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, поэтому необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на регистрационно-контрольных карточках.

Установлен следующий  обязательный состав реквизитов для  регистрации документов:

• автор (корреспондент);
• название документа;
• дата документа;
• индекс документа;
• дата поступления документа (для входящих);
• индекс поступления документа (для входящих);
• заголовок документа или его краткое содержание;
• резолюция (исполнитель, содержание поручения);
• срок исполнения;
• отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, то есть порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой  ДОУ предприятия.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения —  обеспечение своевременного и качественного  исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные  исполнители.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

• формирование картотеки контролируемых документов;
• направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
• выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
• напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
• получение информации о ходе и результатах исполнения;
• запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
• снятие документов с контроля по указанию руководителей;
• формирование картотеки исполненных документов.

Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Результаты  работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.

Итак, входными данными для делопроизводителя  будет являться любой правильно оформленный входящий документ: письмо, договор, счет и т.д. В случае если входящий документ предполагает необходимость отправки ответного документа, выходной информацией будет исходящий документ-ответ. Кроме того, выходной информацией будут служить различного рода отчеты, необходимые, как уже было сказано выше, для определения объема документооборота в организации – Реестр или журнал зарегистрированных входящих/исходящих документов, для облегчения контроля за переданными на исполнение входящими документами – Реестр документов, переданных на исполнение, а также отчет, отражающий исполнительскую дисциплину подразделений – Сводка об исполнении документов. Промежуточной выходной информацией на этапе обработки документа также служит регистрационно-контрольная карточка входящего документа, поставленного на контроль службой ДОУ по поручению руководства и передаваемая  ответственному исполнителю.

1.2 Отражение бизнес-процессов в  BPwin

 

Отразим действующие процессы документооборота в организации с использованием средств  BPwin. Для отражениея этих процессов используем модель AS-IS (Приложение А).

 

ПРОЦЕСС: Регистрация документа.

ВХОД: Входящий документ.

ВЫХОД: Зарегистрированный входящий документ.

АЛГОРИТМ: Зарегистрировать поступивший входящий документ, присвоив ему уникальный номер, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и внутренним Порядком документооборота.

 

ПРОЦЕСС: Обработка документа.

ВХОД: Зарегистрированный входящий документ.

ВЫХОД: Исполненный входящий документ, исходящий  ответный документ.

АЛГОРИТМ: Исполнить поступивший документ и, если требуется, подготовить и  отправить ответный исходящий документ.

ПОДПРОЦЕССЫ:

Вынесение резолюций.

Постановка  на контроль.

Исполнение  документа.

Снятие  с контроля.

 

ПРОЦЕСС: Списание в дело.

ВХОД: Исполненный входящий документ.

ВЫХОД: Списанный документ.

АЛГОРИТМ: Подшить обработанный документ в  дело с соответствующей номенклатурой.

 

ПРОЦЕСС: Формирование отчетов.

ВХОД: Списанный документ, исходящий ответный документ.

ВЫХОД: Реестр зарегистрированных входящих/ исходящих документов, Реестр документов, переданных на исполнение, Сводка об исполнении документов.

АЛГОРИТМ: Ручное формирование необходимых отчетов.

ПОДПРОЦЕССЫ:

Поиск форм отчетов.

Ручное  заполнение форм отчетов.

Печать  отчетов.

Эта модель показывает, как функционирует документооборот в организации, когда процессы не автоматизированы.

После внедрения проектируемой информационной системы, организация документооборота будет представлена в виде модели TO-BE (Приложение Б).

ПРОЦЕСС: Автоматизированное рабочее место «Делопроизводство».

ВХОД: Входящие документы.

ВЫХОД: Автоматизированные отчеты.

ПОДПРОЦЕССЫ:

АРМ «Делопроизводство: работа с документами».

АРМ «Делопроизводство: отчетность».

 

ПРОЦЕСС: АРМ «Делопроизводство: работа с  документами».

ВХОД: Входящие документы.

ВЫХОД: Исполненные документы, исходящие  ответные документы.

АЛГОРИТМ: Автоматизированный учет документов и  контроль за их исполнением.