Организационные изменения

Ключевые вопросы, на которые необходимо получить ответы на этом этапе:

1. Каковы главные процессы  в деятельности организации?

2. Как эти процессы  соотносятся с интересами потребителей и поставщиков?

3. Каковы стратегические  процессы организации?

4. Какие процессы должны  быть реорганизованы в течение  квартала, одного года, свыше одного года?

Принципиально важно  тщательно выявить и учесть запросы  и пожелания потребителей, запланировать мероприятия, необходимые для выполнения их требований. И главное — обосновать целесообразность конкретных организационных изменений, непосредственно ориентированных на удовлетворение потребительского спроса.

Это касается не только внутренней структуры предприятия, но и обеспечения эффективных и безотказных каналов связи и взаимодействия с поставщиками и потребителями.

Решается также задача моделирования каждого процесса и выявления последствий изменений, определения факторов, способных помешать успешной работе, а также затрат и ожидаемых результатов. Речь идет о том, чтобы ориентировать группу по организационным изменениям на то, чтобы она уделяла внимание в равной мере как намечаемым процессам, так и выполняемым функциям. Должны определяться расходы по каждому виду деятельности, объемы и периодичность операций. Полученная информация используется для ориентировочных расчетов годовых затрат по всем операциям в отдельности и процессу в целом, удельные издержки.

Необходимо взвесить каждый процесс с позиций его воздействия на поставленную цель. Выявляются приоритеты и рассчитывается необходимость в потребляемых ресурсах. Для установления приоритетов используется многосторонний подход, учитывающий время, затраты, трудности и риски в ходе реорганизационных процессов. Когда приоритеты установлены, планируются этапы реализации каждого организационного решения.

 

Этап третий: выработка общего и полного понимания  решаемых проблем.

Цель этого этапа — разработать  такое видение проблем, которое способно привести к скорейшему достижению цели. Этот этап позволяет выявить организационные проблемы текущего процесса, информационные потоки. Планируются мероприятия текущего процесса, задачи и возможности по его улучшению, согласовываются намечаемые изменения.

На этом этапе необходимо дать ответы на следующие ключевые вопросы:

1. Каковы основные  и вспомогательные виды деятельности, охватываемые процессом организационных изменений? В каком порядке они исполняются?

2. Как совершается  движение ресурсов, информации и операционного потока по всему ходу процесса?

3. Почему дело ведется  именно так, как в настоящее  время? Какие могут быть намечены  изменения в методах выполняемой  работы?

4. Есть ли способы  для достижения разработанных  бизнес-планов и выполнения требований потребителя, которые кажутся невыполнимыми сегодня, но если бы они были удовлетворены, могли бы фундаментально изменить деятельность организации?

5. Каковы границы взаимодействия  с деловыми партнерами, потребителями, поставщиками, стратегическими союзниками? Как можно пересмотреть эти границы для того, чтобы улучшить весь ход работы?

6. Каковы основные  сильные и слабые стороны каждого  отдельного процесса?

7. Как другие компании  того же класса ведут эти  процессы и решают связанные с ними сложности?

8. Какие должны быть  проведены мероприятия, учитывая  результаты сравнения данного уровня работы с другими более преуспевающими компаниями того же класса?

9. Что вызывает отставание  в работе по сравнению с  другими более успешными компаниями? Чему можно научиться у этих компаний?

10. Как можно использовать  результаты данного этапа при  проектировании намечаемых процессов?

11. Каковы специфические  задачи по улучшению новых  процессов.

12. Как донести концепцию  и стратегию изменений до всех  работников?

В ходе выполнения этих задач  должно быть расширено понимание статических аспектов процессов. Речь идет об охвате всех видов деятельности и этапов процессов, круга вовлеченных организаций и функционирующих подразделений. Наряду с этим подготавливается матрица операций, отражающих всю деятельность компании. И именно на этой основе подготавливаются предложения по организационным формам и технологии управления.

Этап  четвертый: организационно-техническое  проектирование.

Цель этого этапа  — дать техническую характеристику процесса организационных изменений. Дается описание технологии, стандартов, процедур, систем и видов контроля, используемых в процессе организационных изменений. Одновременно с социальным конструированием создаются модели взаимодействия социальных и технических элементов. На данном этапе составляются предварительные планы систем и процедур развития, программного обеспечения и обслуживания, перевооружения производственных мощностей.

Основные вопросы, на которые необходимо получить ответы на этом этапе:

1. Какие технические  ресурсы и технологии будут  необходимы в период организационных  изменений?

2. Как наилучшим образом  приобрести эти ресурсы и технологии?

3. Как будут взаимодействовать  технические и социальные элементы системы?

С этой целью пересматриваются установившиеся связи и распределение обязанностей внутри организации, определяются случаи, когда должна быть усилена координация различных видов деятельности. Важно также определить информацию, необходимую для измерения и управления процессом, а также места для ее хранения. Проводится устранение дублирующих информационных потоков и операций по их согласованию.

Этап пятый: социальное проектирование.

Целью данного этапа  является выявление социальных аспектов процесса организационных изменений. На этапе социального проектирования производится описание компании, кадрового состава, характера работ, карьеры, стимулов, используемых в период организационных изменений, создается план взаимодействия социальных и технических элементов. Наряду с этим составляются предварительные планы по найму работников, по обучению и образованию, новой расстановке персонала.

Ключевые вопросы, на которые необходимо получить ответы на этом этапе:

1. Какие технические  и трудовые ресурсы необходимы  в период проведения организационных изменений?

2. Какие существуют  возможности для срочной реализации  всей программы? Что можно выполнить в течение квартала? Одного года? За срок свыше одного года?

3. Какие цели должны  быть поставлены и какие мероприятия  проведены в социальной сфере?

4. Как изменятся обязанности?  Какие программы по обучению  будут необходимы?

5. Кто, наиболее вероятно, будет  сопротивляться проводимым изменениям? Какие еще существуют препятствия?

6. Как будет выглядеть новая  организация? Этап социального проектирования осуществляется одновременно с техническим проектированием.

Для повышения ответственности  персонала за улучшение качества услуг, предоставляемых потребителям, все необходимые полномочия передаются персоналу, имеющему непосредственный выход на потребителя. Намечаются необходимые изменения в распределении обязанностей, полномочий, знаний, квалификаций и используемого инструментария для того, чтобы дать возможность персоналу улучшить свою работу. Затем, приняв по внимание, что персонал, выходящий на потребителя, сам является потребителем у другого персонала и т.д., эта задача уточняет все изменения, необходимые для всех составов персонала, которые совершенствуют услуги, предоставляемые заказчику.

При этом разрабатывается набор характеристик навыков, знаний и ориентации, относящихся к текущему и реорганизуемому процессам. Готовятся матрицы текущих и измененных видов работ по квалификации, опыту и набору ориентации. Каждая ячейка матрицы дает уровень (отсутствие, низкий, средний, высокий) квалификации, опыта и ориентации, необходимых для работы. Используя эти матрицы, можно определять характеристики работ по их разновидностям.

На данном этапе рассматривается  вопрос согласованности характеристик текущих видов работ и тех, которые необходимо будет выполнять, выявляются новые виды работ и новые группы исполнителей. Если отдельные виды работ не отвечают требованиям обновленного процесса, должны формироваться новые группы исполнителей.

В проектных документах этого этапа предлагается уровень квалификаций, необходимый для каждого вида новых работ, схема взаимоотношений между группами работников, выясняется количественный состав персонала для текущих и проектируемых объемов работ.

В рамках данного этапа  необходимо ответить на вопрос, как основные компоненты управления (управление производством, руководящее звено и развитие персонала) будут согласовываться в период организационных изменений. Важно определить объемы ответственности по управлению производством и развитию персонала, выявить руководителей групп первого и второго уровней. В связи с этим решается вопрос о создании полной организационной структуры и анализируются возможные варианты.

 

 

Этап шестой: преобразования.

Цель данного этапа — разработка экспериментальной версии и законченного производственного реорганизационного проекта. Некоторые задачи этого этапа могут повторяться.

Ключевые вопросы, на которые дает ответы этот этап:

1. Когда надо начинать  контролировать процесс? Как узнать, насколько правильно выбран курс действий?

2. Какие механизмы  необходимо разработать для решения  неожиданно возникающих проблем?

3. Как можно гарантировать,  что период перехода пройдет  безболезненно?

4. Как обеспечить и  сохранить непрерывный процесс  перемен?

5. Какие средства могут быть использованы для перестраивания организации в целом?

Задачи данного этапа  охватывают завершение модели деятельности организации, окончательную разработку технического проекта. Дается оценка имеющегося персонала с точки зрения квалификации людей, знаний и их ориентации, степени их заинтересованности в переменах и возможности использовать их в новых структурах организации.

Оценка профессиональной пригодности очень важна, потому что решение о назначении каждого работника должно быть принято исходя из его возможностей, а не должности, которую он будет занимать. Оценки, полученные по каждому работнику, затем сравниваются с требованиями, предъявляемыми к каждой должности и кадровому уровню. Полученные данные о необходимости переподготовки используются далее для выработки программы обучения и распределения людей по специальным курсам. Ставится также задача проведения инструктажей после того, как все приступили к новой работе.

Кроме того, проводится проверка базы данных, разработка и проверка систем и технологического процесса, всей документации. Для того чтобы происходил процесс постоянного совершенствования организации, необходимо выполнять следующие требования.

1. Перед участвующим  в организационных изменениях  персоналом необходимо поставить ясные цели, довести до них мероприятия по их достижению и информацию о значении и смысле текущих и прошлых мероприятий.

2. Персоналу необходимо  предоставить средства для эффективного выполнения необходимых преобразований.

3. На персонал следует возложить вполне определенные обязанности и полномочия, также установить стимулы для эффективной работы.

 

 

 

1.2. Организационная характеристика  предприятия 
ГУП “Аэропорт Сочи”.

 

Государственное предприятие  Аэропорт Сочи учреждено в соответствии с приказом ГУГВФ N 236 от 23 ноября 1945 года.

Аэропорт Сочи по своей  организационно - правовой форме является государственным унитарным предприятием (ГУП) и является правоприемником по всем правам и обязанностям ранее зарегистрированного Аэропорта Сочи.

Предприятие производит продукцию, выполняет работы, оказывает услуги с целью извлечения прибыли и удовлетворения общественных потребностей.

Основными целями деятельности Предприятия является обеспечение  воздушных перевозок на внутренних и международных авиалиниях для чего предприятие осуществляет:

1. Прием-выпуск ВС (воздушных  судов).

2. Аэронавигационное  обслуживание ВС.

3. Техническое обслуживание  ВС.

4. Коммерческое обслуживание  пассажиров и обработку грузов  с учетом требований Постановлений  Правительства РФ N 897 от

30.07.94 и N 168 ОТ 20.02.95.

5. Хранение грузов, в  том числе таможенных.

6. Организация бронирования  и продажи авиабилетов ( через  Территориальное агентство воздушных сообщений).

7. Дополнительные услуги  пассажирам, связанные с продажей  и бронированием авиабилетов ( прием заказов, доставка авиабилетов).