Организационная структура управления

Голякова Вера Геннадьевна, Мен  – 06С

Оглавление

 

 

Введение

 

Организационная  структура  управления  –  одно  из  ключевых   понятий менеджмента, тесно связанное  с  целями,  функциями,  процессом  управления, работой менеджеров и распределением между ними  полномочий.  В  рамках  этой структуры  протекает   весь   управленческий   процесс   (движение   потоков информации  и  принятие  управленческих  решений),   в   котором   участвуют менеджеры  всех  уровней,  категорий   и   профессиональной   специализации. Структуру можно сравнить  с каркасом   здания   управленческой   системы, построенным для того, чтобы все протекающие в  ней  процессы  осуществлялись своевременно и качественно.

Организационные структуры  управления, используемые для выполнения функций и задач управления многообразны. Это зависит от самих организаций, условий их функционирования, решаемых ими задач. В зависимости от характера связей выделяются несколько основных типов организационных структур управления:

• Линейная
• Функциональная
• Линейно – функциональная или линейно- штабная
• Матричная
• Дивизионная
• Комбинированная

Я хочу рассмотреть организационную  структуру управления на примере  фирмы ООО «Крафт», в которой  я работаю главным бухгалтером, почти со дня ее основания.

 

Описание организации

 

Фирма «Крафт» образована 9 февраля 2005 года. Организационно-правовая форма – общество с ограниченной ответственностью, с частной формой собственностью. Данная организация зарегистрирована по адресу: 614068, Россия, Пермская область, г. Пермь, ул. Ленина, д. 96.

Данная фирма организована единственным учредителем, который является директором этой компании. Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом Общества – директором Общества. Директор общества избирается учредителем.

ООО «Крафт» имеет право заниматься следующей деятельностью:

• Оптовая и розничная торговля деревообрабатывающим инструментом, оборудованием, станками, запасными частями к ним;
• Сервисное обслуживание и ремонт деревообрабатывающего оборудования и станков;
• Осуществлять электромонтажные работы;
• Заниматься посреднической деятельностью;
• Оптовая торговля транспортными средствами и оборудованием;
• Предоставление услуг по монтажу, ремонту и техническому обслуживанию станков;
• Оптовая торговля ручными инструментами;
• Специализированная розничная торговля непродовольственными товарами, не включенными в другие группировки;
• Розничная торговля лесоматериалами;
• Оптовая торговля эксплуатационными материалами и принадлежностями машин и оборудования.

Основным видом деятельности данной организации является продажа станков и дереворежущего инструмента, также оказание услуг по сварке и заточке дереворежущего инструмента. Данная организация является субъектом малого предпринимательства.

 

Организационная структура

 

Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом Общества – директором Общества. Директор общества:

• Без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки в порядке, установленном уставом и законодательством;
• Организует бухгалтерский учет и отчетность;
• Издает приказы о назначении на должности работников Общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;
• Разрабатывает положения о поощрении работников Общества, и наложении на них взыскания, осуществляет  премирование работников и наложение на них взысканий.

В состав сотрудников ООО «Крафт» входят: директор, главный бухгалтер, менеджер по продажам станков, менеджер по продажам дереворежущего инструмента, заточник дисковых пил, сварщик ленточных пил.

В организации применяется  линейная структура управления. Все  функции по управлению сосредоточены  в руках одного руководителя –  директора. Это обеспечивает принцип  единоначалия и однозначной ответственности руководителя за процесс и результаты деятельности фирмы.

Схема организации  управления ОО «Крафт»

 

 

 

 

 

 

Каждый сотрудник подчиняется  директору, у каждого есть свои формы отчета о проделанной работе. Главный бухгалтер предоставляет оборотно - сальдовую ведомость за месяц, ежедневно подает сведения о движении денежных средств. Ежеквартально представляет бухгалтерскую и налоговую отчетность.  Менеджеры представляют отчет в произвольной форме, в котором содержатся, итоговые суммы за месяц по реализованному товару. Заточник дисковых пил предоставляет ежемесячную таблицу о заточенных дисковых пилах, сварщик ленточных пил о количестве швов новых пил и ремонтных швов.

Преимущества, использования такой системы управления организации:

• Четкое разграничение ответственности;
• Простой контроль;  
• Быстрые и экономичные формы принятия решения;
• Персонифицированная ответственность.

   

 

Распределение работ в  организации

 

Распределение работ по штатным  единицам:

Работы                                       исполнители	директор	Главный бухгалтер	Менеджер по продаже станков	Менеджер по продаже  дереворежущего инструмента	Заточник дисковых пил	Сварщик ленточных пил
Реализация продукции			х	х
Участие  от имени  предприятия  в ярмарках,  торгах,  на выставках	х		х	х
Контроль за  соблюдением  дисциплины при выполнении  заданий и   обязательств   по   поставкам  продукции   и   их   соответствие хозяйственным договорам	х
Составление хозяйственных  договоров		х
Организация бухгалтерского учета		х
Составление договоров гражданско – правового характера		х
Составление коммерческих предложений			х	х
Работа с клиентами			х	х
Контроль за сбытом	х
Подбор поставщиков			х	х
Поиск новых клиентов			х	х
Участие в инвентаризации основных средств и ТМЦ	х	х		х
Обслуживание клиентов на кассе и ведение кассовых документов		х
Помощь покупателям  при выборе товара			х	х
Кадровая работа		х
Ведение переговоров в офисе клиента	х		х	х
Контроль за  своевременным погашением дебиторской задолженности клиентов		х		х
Контроль, за выполнением  обязанностей сотрудников	х
Проверка качества и  сертификация продаваемых товаров			х	х
Контроль за своевременным закрытием всех внутренних помещений предприятия	х
Контроль за выходом работников на работу, присутствие работников на рабочем месте в течение рабочего дня	х
Контроль за соблюдением работниками трудовой и производственной дисциплины	х
Контроль за размещением, обновлением и состоянием рекламы			х	х
Контроль за отсутствием нарушений правил торговли		х
Исследования рынка			х	х
Утверждение источников закупок товара	х
Проведение осмотра товара для определения ценности и повреждений			х	х
Организация внутренних праздничных мероприятий		х
Организация доставки товара			х	х
Сварка ленточных пил						х
Заточка дисковых пил					х

 

Соответствия целей, задач  и ответственности менеджера  по продажам дереворежущего  инструмента

 

Цели	Задачи	Форма или показатели контроля	Ответственность
Реализация дереворежущего инструмента для получения прибыли	Поиск клиентов Составление коммерческого предложения Подбор надежных поставщиков с низкими ценами Помощь покупателям при выборе товара Составление заявок на закупку товаров Составление отчетности за период по проделанной работе Ведение переговоров в офисе клиентов	Отчет в произвольной форме, как правило, в виде распечатанной  таблицы, в которой расписаны итоговые суммы по реализованному товару, отдельно указывается количество:  реализованных ленточных пил, ремонтных швов и заточенных зубов у дисковых пил. Данный отчет представляется еженедельно	Менеджер по продаже  дереворежущего инструмента несет  ответственность за: Несоблюдение трудовой дисциплины За нарушение коммерческой тайны

 

Характеристика клиентов, потребителей товаров

 

  ООО «Крафт» реализует свою продукцию путем оптовой и розничной продажи станков и дереворежущего инструмента. Как правило, покупатель сам забирает товар, намного реже ООО «Крафт» доставляет клиенту. Способ перевозки зависит от того, в какой район, область РФ нужно доставить товар.

     Покупателями нашей  продукции чаще всего являются  крупные лесозаготовительные и лесоперерабатывающие предприятия. Кроме этого «наши» станки используют мебельные предприятия. Также наш инструмент приобретают физические лица, производящие лесозаготовки и пиломатериал для хозяйственных нужд.

 

Организация работы с  клиентами

 

Работа с клиентами  протекает в ООО «Крафт» в  двух направлениях:

• Клиенты сами находят нас;
• Менеджеры по продажам занимаются поиском клиентов.

           Для того чтобы клиенты могли нас найти во многих газетах, справочниках, специальных журналах размещены сведения о предприятии, контактные телефоны, дозвонившись по  которым можно узнать интересующую информацию.

            На телефонный звонок отвечает один из менеджеров, который может сориентировать клиента по ассортименту и цене продукции, а также сообщить об особенностях доставки продукции. Если и та, и другая сторона пришли к согласию, то специалист обсуждает объем заказа, вид инструмента, размеры, вопросы, связанные с погрузкой, отгрузкой, а также договариваются о встрече для заключения договора.

           Переговоры и заключение договора - конечный этап «подготовительной» работы с клиентом. Этим занимается лично директор.

          Во втором случае, поиском клиентов  занимаются сами менеджеры по продажам. Они осуществляют поиск клиентов путем исследования СМИ и специальных справочников, обзванивают потенциальных клиентов и оставляют  коммерческое предложение. Иногда менеджеры выезжают в область и сами оставляют наши координаты и прайсы. Бывает очень сложно склонить на свою сторону крупных покупателей, но уж если удалось, то ни те, ни другие не пожалеют.

 

План мероприятий по улучшению работы с клиентами

 

 

1. Кроме размещения информации в газетах, журналах и справочниках, было бы не лишним создать свой сайт в Internet, куда можно было бы скидывать все происходящие изменения, постоянно обновлять сведения.
2. Необходимо организовать выставочный склад по наиболее спрашиваемым станкам и демонстрировать их работу.

В перспективе фирма  планирует организовать свои филиалы  в Куеде и Соликамске, для того чтобы клиентам с области не приходилось  ездить так далеко за расходными материалами.

 

Анкета для клиентов (покупателей)

 

1. Полное название организации _______________________________________.
2. Организационно-правовая форма____________________________________
3. Вид деятельности_________________________________________________

___________________________________________________________________

4. ИНН __________________, КПП ______________, ОКПО ________________,

ОГРН ____________.

5. Юридический адрес _______________________________________________.
6. Почтовый адрес ___________________________________________________
7. Банк организации (наименование) ___________________________________
8. Расчетный счет _________________, БИК ________, к/с__________________
9. Контактный телефон ______________________, факс ___________________,

     E-mail____________________________________________________________