Обеспечение непрерывности бизнеса

На сегодняшний день особо распространена практика внедрения и разработки решений по восстановлению работоспособности компании после различных аварий и катастроф, а также других нештатных ситуаций.

Большинством организаций данные решения сводятся регулярному резервному копированию данных, которые имеют особую важность для осуществления операционной деятельности компании. Наряду с этим серверные помещения современных организаций снабжаются не оснащенные системами пожаротушения с возможным переключением на резервные источники питания. Однако обеспечение сохранности информационных систем не всегда является залогом стабильной работы организации.

Примером подобной ситуации может  быть организация, которая использует систему промежуточных складов, для хранения ресурсов и  незавершенной продукции. При возникновении проблем с информационными системами, работа организации не будет остановлена, поскольку большая часть учета осуществляется на бумаге.

Причиной остановки работы такой  организации может стать пожар, поскольку компания понесет убытки из-за потери склада и продукции, которая в нем находится. Есть и другие риски, например недоступность сотрудников, работающих на складе (их болезнь или даже забастовки), это также может стать препятствием для нормального осуществления бизнес-процессов, которые связаны  со складом, и являются угрозой простоя в работе предприятия.

Эффективность процесса обеспечения непрерывности бизнеса определяет его устойчивость к различным видам внешнего и внутреннего негативного воздействия.

2. Методологические основы планирования обеспечения непрерывности бизнеса

1. Основы планирования обеспечения непрерывности бизнеса

Планирование обеспечения бесперебойной деятельности компании в случае внештатных ситуация представляет собой не только технический план, но и совокупность определенных организационных мероприятий. Поэтому основу планирование должны составлять сведения о структуре и функциях компании, а также средствах, которые нужна для поддержания ее деятельности. Здесь определяется величина ущерба от перебоев в нормальном функционировании компании, лица, которые будет управлять в кризисных ситуациях, и процедуры, которые они будут использовать.

Структурировать процесс разработки плана помогает использованием соответствующей методологии (Рис. 7.

Рисунок 7- Методология планирования бесперебойной деятельности организации в случае внештатных ситуаций

 

Методология состоит нескольких этапов, которые в совокупности составляют жизненный цикл проекта разработки плана обеспечения непрерывности деятельности компании.

Планирование непрерывности бизнес-процессов основывается на следующих основных факторах: качестве услуг, эффективности работы, а также возможности развития организации. Немаловажное значение имеет технология, принятая в организации. Следовательно, необходимо учитывать зависимость критических переменных организации от технологии.

Если раньше при планирование непрерывности  бизнес-процессов учитывалась только информационная составляющая (технические  средства, вычислительные системы), то сегодня необходимо учитывать весь спектр факторов, в том числе и  ручные методики обработки информации.

Наиболее важными факторами, которые успех планирования непрерывности бизнес-процессов, являются учет всех мелочей, а также поэтапная разработка каждого из элементов плана. Должно быть определено, на события какого масштаба рассчитан план. Например, если организация размещена в районе, где могут возникнуть различные природные бедствия, в плане нужно предусмотреть возможность отключения подачи электроэнергии, воды, а также других коммунальных услуг. В противоположных случаях, можно учитывать только бедствия, возможные в рамках здания.

Необходимо также определить «широту охвата» плана, которая зависит от множества факторов, например, от организационный структуры, количества зданий, а также меры допустимых затрат.

В основе методологии планирования бесперебойной деятельности организации в случае внештатных ситуаций лежит прагматический подход, который предусматривает поддержание критически важных процессов. Стоит заметить, что попытка защитить организацию в полной мере от всех последствий и бедствий, может обернуться большими затратами для организации, что не всегда выгодно.

Цели проекта по составлению плана, который направлен на обеспечение бесперебойности и восстановление деятельности компании в случае внештатных ситуаций представлен на рис. 8:

Рисунок 8- Цели проекта по разработке плана обеспечения непрерывности  бизнес-процессов

Эффективный план обеспечения непрерывности бизнес-процессов – это относительно недорогая форма страхования организации от возможных последствий внештатных ситуаций, затраты на него разработку входят в состав издержек на поддержание нормального функционирования компании.

Существует несколько способов разработки плана обеспечения непрерывности  бизнес-процессов организации:

• собственными силами;
• при помощи коммерческого программного обеспечения, которое предназначено для разработки планов обеспечения непрерывной деятельности;
• при помощи внешних консультантов.

Эти способы могут различаться  по стоимости, но каждый из них требует  участия персонала в исследованиях  и реализации этого плана.

Для разработки плана собственными силами необходимо наличие квалификации в данной сфере. Эта квалификация может быть приобретена только путем всестороннего обучения, а также практической деятельности. Не у всех организаций есть такая возможность.

Как уже было сказано выше, наиболее приемлемой формой разработки плана обеспечения непрерывной деятельности организации является проект, который позволяет управлять задачами, сроками, а также конечными результатами.

Основные этапы типичного проекта представлены на рис.9:

Рисунок 9- Этапы проекта по планирование бесперебойной деятельности организации

Организация выполнения проекта предполагает административное управление проектом, а также определение допущений, организацию совещаний и разработку политики в отношении персонала и поведения организации.

На этапе оценки рисков выявляются типы ситуаций, которые могут произойти для конкретной организации. Исследуется физическая инфраструктура здания, в котором расположена организация и его окружения. Оценивается возможная продолжительность каждого конкретного бедствия, а также вероятность его возникновения.

После оценки риска анализируют последствия бедствий для деятельности компании, в ходе чего определяют потери из-за перерывов в нормальной деятельности. Потери могут носить как материальный, так и абстрактный характер. На данном этапе важно выявить факторы, которые наиболее сильно влияют на деятельность организации

После определения требований можно  принимать решение о том, как  обеспечивать восстановление деятельности. Есть несколько вариантов технических решений:

• использование "горячего" резервного помещения. Заключается в том, что компании предоставляется подготовленное рабочее помещение, оснащенное оборудованием, средствами телекоммуникации, а также персоналом по технической поддержке, и т.д.. Для этого организация заключает с поставщиком помещения годовой контракт.
• использование "холодного" резервного помещения. Организация осуществляется работу в пустующем или арендуемом офисе, который подготовлен к использованию. В случае возникновения бедствия в помещении развертывается необходимое оборудование (возможно, закупаемое у поставщиков), ПО и службы обеспечения.
• внутренние резервы. При возникновении чрезвычайных обстоятельств используется оборудование организации, которое расположено в другом месте.

Зачастую используют комбинацию этих вариантов. Крупные многонациональные организации чаще всего применяют для локальных вычислительных сетей внутреннее резервирование.

Правильно разработанный план обеспечивает организацию пошаговыми инструкциями, которые будут соответствовать типу и тяжести бедствий. Он содержит перечень функциональных групп специалистов компании, подготовленных для реализации плана. Хорошо проработанный план гарантирует, что в чрезвычайной ситуации не будут упущены наиболее важные факторы.

План может документироваться  разными способами. Большинством компаний все еще применяются традиционные текстовые редакторы, хотя сейчас популярность набирает коммерческое ПО. Наиболее важное знание имеет обеспечение строгого выполнения процедур управления внесением изменений для поддержания плана в состоянии, которое соответствует реальной текущей ситуации.

Важную роль играет также и обучение группы восстановления, которое должно быть направлено на обеспечение информированности сотрудников о их функциях и обязанностях в случае возникновения непредвиденных обстоятельств.

Большинством компаний проводятся испытания планов минимум раз в полгода. Такие проверки позволяют выявить слабые места в плане, обработать взаимодействие работников организации. После выявления недостатков план необходимо скорректировать.

Далее рассмотрим типовое содержание плана по обеспечению бесперебойной  деятельности организации.

2. Типовое содержание плана по обеспечению бесперебойной деятельности организации

Основным условием быстрого восстановления деятельности компании после бедствий является предварительная разработка плана обеспечения бесперебойной работы организации, а также его регулярное обновление.

Данный план может различаться  в зависимости от организации, специфики  ее деятельности и отношения руководства  к подобной деятельности, он может  иметь различные формы.

План обеспечения непрерывности  деятельности организации состоит  из нескольких разделов, которые отражают основные направления работы (рис.10).

Рисунок 10- Структура плана обеспечения  непрерывности деятельности организации

План можно детализировать по категориям, а также продолжительности чрезвычайных обстоятельств.

Рассмотрим основные разделы подобного  плана:

1. Основные положения плана.

В данном разделе производится оценка чрезвычайных ситуаций:

• выявляются уязвимые места компании;
• классифицируются возможные опасные события, и оценивается вероятность их возникновения;
• прорабатывается сценарий чрезвычайной ситуации;
• выявляются потенциальные источники отрицательных последствий для каждой чрезвычайной ситуации, оценивается величина ущерба;
• устанавливаются критерии, на основании которых определяется чрезвычайная ситуация.

2. Деятельность компании в чрезвычайной ситуации:

В данном разделе определяются:

• реакция на чрезвычайную ситуацию (каким образом будет оцениваться опасное событие, как осуществляется объявление чрезвычайной ситуации, оповещается необходимый круг лиц, вводится в действие чрезвычайный план);
• мероприятия, которые будут обеспечивать бесперебойность деятельности организации в чрезвычайной ситуации, а также мероприятия по восстановлению ее нормального функционирования.

3. Информационное обеспечение:

В данном разделе рассматриваются:

• приоритетные для компании функции;
• внутренние и внешние ресурсы — технические средства, программное обеспечение, средства связи, документы, офисное оборудование и персонал;
• учетная информация по техническому, программному и другому обеспечению, необходимому для восстановления деятельности компании в случае чрезвычайной ситуации;
• ответственные лица, которые должны быть оповещены о чрезвычайной ситуации, их адреса и телефоны;
• различная вспомогательная информация — организационные планы и схемы , а также маршруты перевозок, адреса и т.п.;
• пошаговые процедуры, обеспечивающие четкое выполнение всех предусмотренных мероприятий;
• функции и обязанности персонал в случае возникновения внештатной ситуации;
• сроки восстановления деятельности организации согласно типу возникшей чрезвычайной ситуации;
• расходы и источники финансирования.