Назначение, задачи и функции службы делопроизводсва

Группа контроля (может  называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:

- контроль за сроками исполнения документов;

- контроль за сроками исполнения устных распоряжений, руководителя;

- анализ исполнительской  дисциплины;

- информирование руководства  о ходе выполнения документов  и поручений.

Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и  т.п.) ведет:

- прием и учет предложений,  заявлений и жалоб граждан;

- подготовку обращений  к рассмотрению руководством;

- контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

- извещение заявителей  о результатах рассмотрения их  обращений;

- формирование и хранение  дел с документами по обращениям;

- анализ и обобщение  результатов рассмотрения документов  в организации и причин обращения;

- организацию приема граждан  по личным вопросам руководством  организации.

Машинописное бюро (Центр  подготовки документов) выполняет:

- перепечатку документов  с черновиков;

- считку и правку текстов  документов;

- учет выполняемой работы.

Копнровально-множнтельное бюро выполняет:

- копирование текстов;

- тиражирование текстов  документов;

- подготовку рекламной  продукции, буклетов, брошюр и  т.п

Архив осуществляет:

- прием от структурных  подразделений обработанных и  подготовленных к хранению дел,  оказание им методической помощи;

- учет, систематизацию, хранение  и организацию использования  документов;

- контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

- подготовку дел к передаче  на государственное хранение

Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ  по информационно-документационному  обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами службой  делопроизводства закреплены традиционные технологические функции.

По мнению специалистов - документоведов и практических работников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе процесса к перечисленным функциям добавляются новые, свойственные делопроизводственной службе - внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление - самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации). Функция «совершенствование» применяемых форм и методов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов». В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмотрены специализированные, предназначенные для выполнения новых функций, структурные подразделения (в частности, связанные ей технических средств). Можно предположить, что в они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалификации сотрудников. Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заменили традиционные делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизводства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопроизводства в аппарате управления, но и не сформулированы.

 Должностной и численный состав службы делопроизводства

 

Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом - Единой номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих. Наряду с этой номенклатурой наименования дел, костей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении заработной платы в различных отраслях народного хозяйства. В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. Категория  включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего  канцелярией, заведующего общим  отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего  архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно устанавливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2: 1. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, и, учету, доставке и хранению информации.

Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть  работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих  отнесены только операторы копировальных  бюро.

Известны две методики расчета численности работников службы делопроизводства.

Первая построена на учете  объема документооборота, численности  работников организации и постоянного  коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства.

Численность = 0,00016 . Д (в степени 0,98) * Р (в степени 0,1),

где 0,00016 - постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда (рассчитан НИИ труда опытным путем);

Д - объем документооборота;

Р - численность работников аппарата управления.

Вторая методика предусматривает  расчет численности делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных  операций.

При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами  по нормированию труда, так и отраслевыми  нормативами. Межотраслевые нормативные документы по формированию нормированию труда разработаны на делопроизводстве операции (регистрация, контроль, составление номенклатуры дел и др.), на стенографические работы, на работы по копированию документов, на машинописные работы, на перфорационных и клавишных вычислительных, на архивные работы.

В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата  делопроизводственных работников в  организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного  персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой - необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов. Согласно одной из разработок НИИ труда оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств: 12 - 15%, для промышленных предприятий: 0,5% общего числа работающих.

Условия труда

 

Условия труда работников службы делопроизводства - это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.

Трудовые факторы - регламентация режима работы: чередование периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня. При разработке внутреннего трудового распорядка необходимо учитывать уплотненность рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническую обстановку. Исходя из этого надо устанавливать начало и конец рабочего дня„ перерыв на обед, дополнительные перерывы. Режим труда и отдыха должен строиться с учетом физиологические закономерностей приспосабливаемости организма человека к условиям трудовой деятельности, особенностям конкретного производственного процесса и условий труда.

Работоспособность человека в течение дня не остается одиниковой. С утра необходим какой-то период врабатываемости, который переходит в период максимальной устойчивой работоспособности. Через три часа наступает спад, утомление. После обеденного перерыва опять необходим период врабатываемости, а ближе к концу рабочего дня появляется более глубокое утомление, чем перед обедом. Для большинства работников службы делопроизводства характерны ограничение двигательной деятельности, работа в сидячем положении. Часть персонала испытывает физические перегрузки (работники экспедиций, архива), на работников машинописных бюро влияют повышенный уровень шума, в копировальных службах - пыль, химические вещества, на тех, кто работает за компьютером - электромагнитное излучение. Поэтому для каждой отдельной категории необходимо предусматривать свой собственный режим работы, но с учетом выполнения общей задачи функционирования службы. К санитарно-гигиеническим факторам относят световой режим, который включает освещенность помещения и освещенности рабочего места. Создание оптимальных акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, предусматривает технические мероприятия (звукоизоляцию средств механизации), а также организационные мероприятия (перепланировку помещения с целью отделить рабочие комнаты от приемных помещений, исключить разговоры в служебных помещениях, ограничить селекторную связь). На производительность труда воздействует оформление интерьера. Благоприятным фактором является озеленение помещений, так как растения не только улучшают воздух, но и выполняют декоративную функцию. Температурный режим, влажность воздуха, его состав - также важнейшие факторы, влияющие на работоспособность человека.

Значительное влияние  на работоспособность человека оборудование рабочих мест. Оно включает мебель и оргтехнику. Конкретный набор мебели выбирается с учетом вышеизложенных на работника функций и возможности (его размеров, площади и конфигурации). В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными  и вспомогательными материалами, канцелярскими  принадлежностями, а также организация  ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.

Размещение службы делопроизводства в здании, которое занимает организация, должно отвечать нескольким условиям. Рабочие комнаты и кабинеты основного  назначения должны располагаться на одинаковом расстоянии от других структурных  под разделений, так как в эту службу ходят все сотрудники организации. Вспомогательные службы (экспедиция, копировальное бюро, архив, складские помещения) можно располагать в цокольных этажах здания, в подвалах. Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и оборудование и сократить затраты времени на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряженности и утомляемости.

Заключение

 

Структура службы ДОУ и  задачи соответствуют технологической  цепочке операций, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в  архив организации).

Цели службы ДОУ:

- организация работы;

- руководство документационным  потоком;

- координация видов работ  с документами;

- контроль за последовательностью работы с документами;

- организация работ по  документационному обеспечению  управления.

Задачи службы ДОУ:

- совершенствование форм  и методов работы с документами;

- обеспечение единого  порядка документирования;

- обеспечение единого  порядка работы с документами;

- контроль за исполнением документов;

- хранение документов;

- унификация форм документов;

- сокращение по возможности  документооборота;

- методическая работа  по совершенствованию документационного  обеспечения в организации;

- внедрение прогрессивных  технологий на базе применения  вычислительной и организационной  техники.

Функции службы ДОУ:

- разработка, внедрение альбома  унифицированных форм документов  организации, внесение в них  изменений;

- обработка, регистрация  документов, учетно-справочная работа;

- доклад руководству о  документах, контроль правильности  оформления документов, представленных  на подпись руководству;

- контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;

- изготовление и размножение  документов; разработка номенклатуры  дел, хранение дел;

- контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

- организация работы архива;