Назначение, задачи и функции службы делопроизводсва

Вариантом смешанной формы  является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других - децентрализовано (в структурных подразделениях). Разделение масссивов документов в случае использования традиционных (ручных методов работы проводится по критерию адресования - если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения - в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы -- по месту их создания. Например, в бухгалтерии -- бухгалтерские документы, в отделе кадров -- документы по личному составу и т. д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях. В создании и организации службы делопроизводства ввод выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Типовые организационные  структуры службы делопроизводства

 

Структура в системе органов  управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как  схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия. Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения. Основные положения ГСДОУ частично регламентирован» названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

Управление делами создается  в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется  работа с документами и как  орган контроля и координации  делопроизводства в центральном  аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой  состав структурных подразделений:

- секретари (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

- инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра; канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

Это типовой набор структурных  подразделений. На практике министерствах  и ведомствах в составе управления делами в дополнение к перечисленному группу приказов, удел (отдел защиты информации) и другие отделы.

Канцелярия создается  на государственных предприятиях, в  исследовательских, проектно-конструкторских  организациях, учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются  подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации  документов, по контролю за сроками исполнения, по работе с обращениями граждан, по созданию в (машбюро, компьютерный центр), копировальное бюро, архив.

Общий отдел - это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших  учреждениях и организациях, не имеющих  внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуру  делопроизводственной службы государственных  учреждений и предприятий. Решение  о создании службы, ее названии и  внутренней структуре негосударственных  организаций принимает руководство  организации. В совместных предприятиях этот вопрос: решает правление; в акционерных  обществах -- учредительная конференция кооперативах -- общее собрание членов кооператива Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

Задачи и функции службы делопроизводства

 

Основной целью службы делопроизводства, независимо от е  названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает  решение следующих задач:

- постоянное совершенствование  форм и методов работы с  документами;

- обеспечение единого  порядка документирования, организации  работы с документами, информационно-поисковых  систем, контроля исполнения и  подготовки документов к передаче  в ведомственный архив в соответствии  с действующими государственными  нормативно-методическими документами;

- сокращение документооборота;

- разработка и внедрение  нормативных и методических документов  по совершенствованию документационного  обеспечения в организации и  в подведомственной системе, прогрессивных  технологий делопроизводства Государственная  система документационного обеспечения  управления. Основные положения.  Общие требования к документам  и службам документационного  обеспечения.

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой  состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение  и ведение табеля и альбома  унифицированных форм документов  организации; внесение в них  изменений.

2. Разработка и проектирование  бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной  обработки поступающих и отправляемых  документов.

4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов  и выполнение информационно-справочной  работы по документам.

5. Организация своевременного  рассмотрения и подготовки к  докладу руководству поступающих  документов.

6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

7. Регулирование хода  исполнения документов, контроль  прохождения, оформления и исполнения  документов в условленный срок.

8. Организация машинописного  (компьютерного) изготовления текстов  документов, их копирования и  оперативного размножения.

9. Разработка номенклатуры  дел организации, обеспечение  хранения дел и оперативного  использования документной информации.

10. Организация и ведение  делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

11. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

12. Разработка (совместно  с соответствующими структурными  подразделениями организации) мероприятий  по совершенствованию форм и  методов работы с документами,  а не по повышению исполнительской дисциплины.

13. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

14. Организация работы  архива учреждения (ведомственного  архива) в соответствии с действующими  нормативно-методическими рекомендациями  Росархива.

15. Повышение квалификации  работников службы делопроизводства  и архива, проведение совещаний  и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы  делопроизводства.

16. Организация рабочих  мест, АРМ, условий труда сотрудников  службы делопроизводства Государственная  система документационного обеспечения  управления. Основные положения.  Общие требования к документам  и службам документационного  обеспечения.

Этот набор функций  относится к типовым, так как регламентирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности -- от секретаря до управления делами.

Функции структурных подразделений  службы делопроизводства

 

Секретариат - структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

- предварительное рассмотрение  и подготовка к докладу руководителю  поступающих на его имя документов;

- подготовка по указанию  руководителя проектов отдельных  документов и их согласование  с функциональными структурными  подразделениями организации;

- организация и документационное  обслуживание совещаний, проводимых  руководителем. Обычно в секретариатах  сосредоточено и документирование  деятельности коллегиальных органов  управления (составление проектов  планов заседаний, подготовка  материалов к заседанию, ведение  и оформление протоколов, подготовка  проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

- бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).

Протокольная группа создается  в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих  в своей структуры постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

- подготовка проектов  нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного  управления, писем, справок, их  согласование со структурными  подразделениями;

- анализ справок и докладов  структурных подразделений подготовка  заключений по ним;

- организация и проведение  заседаний органа управления, документирование  их деятельности;

- прием, регистрация, организация  хранения и справочно-информационной  работы, рассылка принятых документов  и нх доведение до управляемых объектов.

Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования  документации (ДОУ), бюро (центр) НОТ  или НОУТ, методический сектор и  др. Его функции:

- разработка и внедрение  мероприятий по совершенствованию  технологии делопроизводства;

- разработка нормативно-методического  обеспечения делопроизводства (положений,  инструкций, правил, регламентов, альбома  унифицированных форм, памяток и  др.);

- разработка сборников  типовых (трафаретных) текстов;  работка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками  хранения и др.);

- организация и проведение  мероприятий по совершенствованию  квалификации работников службы  делопроизводства и специалистов  аппарата управления.

Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

- прием поступающих документов, их сортировку и распределение  по структурным подразделениям;

- доставку документов  в структурные подразделения;

- обработку, упаковку  и отправку отправляемых документов;

- количественный учет  поступающих и отправляемых документов.

Подразделение по учету и  регистрации документов выполняет:

- входящих, исходящий и внутренних документов;

- формирование и ведение  справочно-информационного массива;

- контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).