Міжособові комунікації в менеджменті

Знаючи зміст чуток, менеджер може вчасно виправити ситуацію, як через канали формальних комунікацій, так і звикористанням неформальних комунікаційних мереж.

 

2. Значення та функції комунікацій в менеджменті

Комунікації є невід'ємним  атрибутом процесу управління. Вони зв'язують окремі елементи організації у єдине ціле, даючи можливість координувати їх дії, аналізувати успіхи та невдачі, виправляти допущені помилки, доручати нові завдання тощо; з'єднують її із зовнішнім середовищем – дозволяють отримувати інформацію про стан ринку та поведінку на ньому суб'єктів господарювання, повідомляти партнерів по бізнесу і споживачів про свої наміри та впливати на їх поведінку. Отже, організаційні комунікації мають відбуватися у різних напрямках – всередину організації і назовні, в межах одного управлінського рівня (горизонтальні) і між рівнями (вертикальні), здійснюватися по діагоналі, якщо у обговорення шляхів усунення проблеми включаються суміжні підрозділи, а також бути вільними від усяких обмежень і відбуватися неформальним чином (через поширення чуток). Різке ускладнення системи виробництва і збуту (по наявних підрахунках, складність господарських зв’язків зросла за останні 30 років у 150-200 разів), інформаційний вибух (кількість інформації, необхідної для вирішення об’єктивно виникаючих завдань, зростає по експоненті з періодом подвоєння біля 5 років), — вимагають вирішення проблеми переходу до нових технологій управління, буз яких неможливо забезпечити реалізацію іноваційних процесів, підвищення конкурентоздатності.

Функції комунікацій в менеджменті:

• Інформаційно – комунікативна – передбачає передання та приймання не лише готової інформації, а й такої, що формується, розвивається, а також передавання та приймання значень;
• Регулятивно – комунікативна – коли спілкування регулює поведінку людей та їхню спільну діяльність, а також способи впливу один на одного: переконання, навіювання, наслідування та ін.
• Афективно – комунікативна – йдеться про те, що розмаїття людських емоцій виникає й виявляється саме під час спілкування.

Якщо спілкування розглядається  як діяльність, то виокремлюють такі його функції:

• Організація спільної діяльності;
• Пізнання людьми один одного;
• Формування та розвиток міжособистісних взаємин.

Використання цієї класифікації допомагає зрозуміти, що особистості психологічної природи спілкування безпосередньо впливають на його перебіг та формування його культури. Всі функції спілкування спостерігаються у житті й виявляються, як правило, в єдності, доповнюючи одна одну.

 

3. Механізм здійснення комунікацій

Комунікаційним називають  процес, у ході якого дві чи більше особи обмінюються і осмислюють отриману інформацію, мета якої полягає  в мотивуванні певної поведінки  чи впливу на неї. Отже, елементами комунікаційного  процесу в першу чергу є особи, що обмінюються інформацією – відправник та отримувач. При цьому ставиться мета забезпечити розуміння отримувачем йнформації, яка є предметом обміну.

У сучасній теорії менеджменту  виділяють таку елементи процесу обміну інформацією:

1. Відправник ( особа, яка генерує ідею або здирає інформацію та передає її );
2. Повідомлення ( інформація, закодована певним чином за допомогою символів );
3. Канал ( засіб передачі інформації );
4. Отримувач ( адресат, особа, чкій призначена інформація і яка певним чином інтерпритує її );
5. Зворотній зв'язок ( реакція ). Цей елемент часто залишається поза увагою, а одностороннє спілкування є, як правило, малоефективним, хоча загальновизнано, що будь – яка система функціонує ефективно за умови існування налагодженого зворотнього зв'язку.

Для пояснення механізму  здійснення крмунікацій пропонувалося  багато моделей. На жаль, значна кількість  теоретиків та практиків менедженту недооцінили значення етапів розуміння, сприйняттч повідомлення в комунікаційному процесі, поділяючи, таким чином, підхід так званої «конвеєрної» теорії комунікацій. При цьому не беруть до уваги, чи зрозумів отримувач суть повідомлення, тобто, з поля зору випадає надзвичайно важливий аспект комунікаційного процесу, а саме: деформація інформації у процесі передачі. Практика звідчить, що такий однобічний тип комунікації є неефективним.

Найпростіші теорії комунікації  передбачають взаємодію трьох елементів (складників): відправника (того, хто надсилає повідомленя), самого повідомлення та адресата (того, хто сприймає). Один з найперших теоретиків у галузі комунікацій С. Е. Осгуд доповнив модель концепцію зворотнього зв'язку. Він довів, що повідомлення ніколи не сприймається в чистій формі, а завжди по – різному інтерпритується його отримувачами.

Однією з найбільш простих, доступних і розповсюджених моделей комунікаційного механізму  є модель, запропонована теоретиком комунікацій Раймондом Россом. Вона ілюструє цей процес за допомогою вичерпного та зрозумілого набору термінів і охоплює основні елементи комунікаційного механізму.

Обмінюючись інформацією, відправник та адресат здійснюють свої дії реалізацією кількох взаємопов'язаних етапів, що є складним процесом: кожний з етапів є точкою, в якій суть повідомлення може бути викревлена або повністю втрачена. Ці етапи в теорії менеджменту формуються так:

• Зародження ідеї;
• Кодування та вибір каналу;
• Передача інформації;
• Декодування (переведення символів відправника у думки отримувача).

Отже, при проектуванні та експлуатації комунікаційних систем необхідно враховувати наявність  багатьох джерел деформації інформаційних  потоків (мова, сприйняття, статус керівника  та підлеглого тощо). У теорії передачі інформації це явище називається шумами, до яких належать все те, що спотворює суть повідомлення. Менеджери повинні пам'ятати, що шуми присутні завжди, і на кожному етапі процесу обміну інформацією відбувається певне викревлення суті повідомлення. Тому необхідно умовою ефективних комунікацій в організації є забезпечення надійного зворотнього зв'язку, адже будь – яка система, в тому числі і комунікаційна. Може ефективно функціонувати лише за умови наявності ефективного зворотнього зв'язку. При цьому відправник та адресат муняються ролями, і відправник має можливість впевнитись у правильності інтерпритації свого повідомлення.

 

4. Напрями налагодження комунікацій у менеджменті

При налагодженні міжособових  комунікацій слід урахувати роль комунікативних бар'єрів - психологічних  перешкод на шляху поширення і прийняття інформації, які виникають з різних причин: упередженість, соціальні, політичні, моральні, професійні та інші відмінності між людьми і, зокрема, між джерелом інформації та її адресатом (одержувачем).

Існуючі міжособові бар'єри ефективної комунікації пов'язані із сприйняттям; систематичними бар'єрами; невербальними перешкодами; неякісним зворотнім зв'язком і невмінням слухати. Чималі труднощі в налагодженні ефективної комунікації виникають через сематичні бар'єри: різне розуміння і тлумачення слів, текстів, інотацій.

Часто причиною комунiкацiйних бар'єрiв є недооцiнка важливостi комунiкацiї i неправильнi психологiчнi установки окремих працiвникiв.

Недолiки психологічної  установки проявляються у стереотипi мислення - надмiрно спрощеному поглядi окремих категорiй людей або спецiальних груп при розглядi явищ чи процесiв, упереджених міркувань, неправильному вiдношеннi до чогось, недостатнiй увазi i втраті інтересу.

Обмiн iнформацією вiдбуваеться належним чином через погану структуру повiдомлень (неправильний вибiр слiв, помилка в органiзацii повiдомлення, неправильна оцiнка спроможного одержувача зрозумiти повiдомлення та ін.), а також недостатню увагу до невербальних комунiкaцiй.

Грiфiн вважае, що комунiкативний процес можуть перервати або ж стати його бар' єрами такі чинники: iндивiдуальнi та органiзацiйнi.

 

Таблиця 3.1

Бар'єри ефективних комунікацій.

Індивідуальні бар'єри	Організаційні бар'єри
Суперечливість або  невідповідність жестів	Сементика – слова  мають різне значення для різних людей
Довіра або джерела  інформації	Статус або владні відмінності
Змушування до комунікацій	Різне сприйняття
Погане вміння слухати	Перешкоди
Упередженість до чогось	Перевантаження

 

Щоб досягти успiху в  мiжособових комунiкацiях, менеджер повинен мати чiтке уявлення про перешкоди на шляху обмiну iнформацiею в органiзацiї i про методи удосконалення такого обмiну.

Найпростiшою перешкодою в органiзацiйних комунiкацiях є перекручення повідомлень:

1. Ненавмисно, в силу  труднощiв у мiжособових вiдносинах;

2. Свiдоме перекручення iнформацii, коли хто-не6удь не згоден iз повiдомленням i змiнюе його  в cвоїх iнтересах;

3. Внаслiдок фiльтрацii, передачi iнформацii з одного рiвня  на iнший тiльки тих повiдомлень,  якi його стосуються.

У комунiкацiйному процесi часто мають мiсце iнформацiйнi перевантаження. Керiвник, зайнятий переробкою iнформацiї, що надiйшла, та необхiднiстю пiдтримувати iнформацiйнi обмiни, не в змозi ефективно реагувати на всю iнформацiю.

Труднощi в налагодженнi комунiкацii iнодi виникають через недосконалу структуру управлiння: зайва кiлькiсть iерархiчних ступенiв, нечiткий розподiл обов' язкiв, прав i вiдповiдальностi управлiнського персоналу тощо.

Оскiльки комунiкацii можуть бути перерванi дуже 6агатьма чинниками, то менеджери повинні за допомогою різних методів підвищувати ефективнiсть комунiкацiй. Цьому сприяють три органiзацiйнi навички домагання мети (перевiрка того, чи повiдомлення одержали та зрозумiли), регулювання iнформацiйних потокiв( одержувач перевiряе чи немае перевантаження iнформацiею) та розумiння цiнностей рiзних зас06iв комунiкацiй(наприклад, коли менеджер готуcrься звiльнити пiдлеmого, про це потрiбно повiдомити його персонально).

Для удосконалення комунiкацiй  в органiзацiях слiд чiтко визначити  проблему iнформацii: кожного структурного пiдроздiлу i кожного робочого мiсця, регулювати iнформацiйнi потоки вiдповiдно до вирiшуваних задач. Управлiнська дiяльнiсть має набувати бiльш органiзованого характеру: повиннi чiтко плануватись масові органiзацiйнi заходи (збори, наради), зустрiчi з пiдлеглими, ветеранами працi, керiвниками iнших пiдприємств i органiзацiй. Слiд вiдновити подекуди забуту практику встановлення скриньок для пропозицiй, ведення внутрiшнього друкованого органу: багатотиражних газет, iнформацiйних бюлетенiв та iн. Наприклад, американськi компанii: розробляють i впроваджують рiзнi системи збору пропозицiй, створюють спецiальнi групи для апеляцii:, органiзовують опитування, слiдкують за вiдносинами мiж спiвробiтниками тощо.

На сьогоднiшнiй день знаходять застосування нові комунiкацiйнi технологii, оскiльки аудiовiзуальнi засоби вступили в стадiю кардинальних змiн. Це пов'язане iз успiхами в галузях телекомунiкацiй, кабельного телебачення, супутникових систем зв' язку тощо.

Великi комунiкативнi можливостi для пiдпри€мства i менеджменту вiдкриваються за умов приєднання пiдприємства та органiзацiї до системи Internet - самої глобальної iнформацiйної сiтки у cвіті, якою нинi користується бiльша половина людства. За допомогою Internet можна приймати та вiдправляти пошту, брати участь у телеконференцiях, обмiнюватись файлами, вести одночасно розмову з декiлькома сотнями людей, здiйснювати пошук iнформацii:, використовувати обчислювальнi потужностi суперкомп'ютерiв та iн.

 

Висновок

Комунікація – це процес передавання інформації від однієї особи до іншої (інших). Комунікаціями (спілкуванням) пронизана вся система управління організацією. Метою комунікації є розуміння, осмислення переданої інформації.

Комунікаційним називають  процес, у ході якого дві чи більше особи обмінюються і осмислюють отриману інформацію, мета якої полягає в мотивуванні певної поведінки чи впливу на неї. Отже, елементами комунікаційного процесу в першу чергу є особи, що обмінюються інформацією – відправник та отримувач.