Модель влияния непредвиденных обстоятельств на организацию

Модель влияния непредвиденных обстоятельств на организацию

 

Рассмотренные выше внутренние переменные организации были основным объектом изучения различных школ управления до 50х гг. XX века. Каждая школа уделяла внимание, прежде всего, тем аспектам организации, на которые, по ее мнению, руководство должно было бы обращать большее внимание для успешного функционирования и достижения целей организации.

 

Школа научного управления акцентировала свое внимание на задачах и технологии управления работой, школа административного управления — на создании структуры и реализации универсальных функций управления, которые должны были бы обеспечить достижение целей организации, школа человеческих отношений и школа поведенческих наук — естественно на людях, на их взаимоотношениях и поведении в ответ на мотивацию и стимулы.

 

Вклад каждой школы оценивался с позиций повышения эффективности достижения целей организации за счет направленного изменения внутренних переменных организации. Факторам вне организации практически не уделялось внимания. Однако современным организациям в большей мере приходится приспосабливаться к изменениям именно во внешнем окружении организации и соответствующим образом осуществлять изменения внутренних переменных.

 

Для иллюстрации этого положения рассмотрим модель влияния непредвиденных обстоятельств на организацию.

 

Основные составляющие модели включают:

 

1)            внутренние переменные организации (цели, задачи, структура, технология, люди);

 

2)            ресурсы, вводимые в организацию  из внешней среды;

 

3)            результаты деятельности организации, воспринимаемые средой;

 

4)            воздействие на организацию экономики  и конкуренции (факторы экономики  и конкуренты);

 

5)            воздействие законодательного пространства  и политической ситуации (политические  и законодательные факторы);

 

6)            социальные и культурные факторы.

 

Представление о необходимости учитывать внешние по отношению к организации факторы (внешние силы воздействия на деятельность организации) появилось в конце 50х годов XX века в связи с развитием системного подхода к организации, которую стали рассматривать как открытую систему, действующую во внешней среде. Ситуационный подход к менеджменту позволил расширить теорию организационных систем за счет разработки концепции, согласно которой наиболее подходящий в данной ситуации вариант поведения (взаимодействия) организации с внешним миром определяется конкретными внутренними и внешними факторами, соответствующим образом влияющими на него. Системный и ситуационный подходы стали своего рода реакцией на изменения внешних факторов, которые в возрастающей степени стали оказывать влияние на успешность деятельности организации.

 

Сегодняшние изменения во внешнем мире заставили обращать более пристальное внимание на внешнюю среду, чем когда-либо. Внешнее окружение организации все больше становится источником проблем для руководителей. Им приходится учитывать среду в силу того, что организация, как открытая система, зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов (сырья, энергии, кадров), а также от потребителей и других условий ее функционирования. Так как от менеджера зависит выживание организации, то он должен уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые влияют на его организацию, и предлагать подходящие способы реагирования на эти воздействия.

Определение и основные характеристики внешней среды

 

Первой проблемой, стоящей перед руководителем при рассмотрении организации как открытой системы, стало определение внешней среды.

 

Окружающая организацию среда имеет множество факторов, учесть которые в полном объеме практически невозможно. Кроме того, не все факторы внешней среды в равной степени оказывают влияние на результаты деятельности организации. Поэтому естественно, что необходимо ограничить понятие внешней среды для организации только теми факторами, которые существенно влияют на ее успех.

 

В этом случае внешнюю среду организации можно определить следующим образом:

 

- Внешняя среда организации  определяется как факторы ее  внешнего окружения, которые имеют  непосредственное отношение к  функционированию организации.

 

- Влияние внешней среды  проявляется через воздействие  ее факторов на результаты  деятельности организации. Одним  из способов определения факторов  внешней среды для облегчения  их учета является разделение  этих факторов на две основные  группы: среда прямого воздействия  и среда косвенного воздействия.

 

- Среда прямого воздействия  включает факторы, которые непосредственно  влияют на хозяйственную деятельность  организации и испытывают на  себя прямое влияние организации. К таким факторам относят: поставщиков, профсоюзы — поставщики трудовых  ресурсов, законы и учреждения  государственного регулирования, потребителей  и конкурентов.

 

- Среда косвенного воздействия  включает факторы, которые могут  не оказывать непосредственного (прямого) воздействия на деятельность  организации, но сказываются на  ее результатах. К этим факторам  относят: состояние экономики, научно-технический  прогресс, социальные, культурные и  политические изменения, влияние  групповых интересов и существенные  для организации события в  других странах.

 

- Основные характеристики  внешней среды. В менеджменте  принято учитывать следующие  характеристики внешней среды: взаимосвязь  факторов внешней среды, сложность  внешней среды, подвижность внешней  среды, неопределенность внешней  среды.

 

Взаимосвязь факторов внешней среды определяет уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Известно, что изменение одной внутренней переменной может влиять на другие переменные, так и изменение одного фактора внешней среды может обуславливать изменение других.

 

В качестве примера взаимосвязи факторов внешней среди можно привести снижение поставок нефти в 70-е годы, что привело к росту цен на продукты нефтепереработки. Это, в свою очередь, привело к росту цен почти на все виды продукции, и в конечном итоге привело к мировому кризису экономики рыночно ориентированных стран (в том числе США, Японии, Западной Европы и других стран).

 

Характеристика взаимосвязи факторов внешней среды особенно важна и значима для мирового рынка. Руководители организации не могут больше рассматривать внешние факторы изолированно. Изменения внешней среды в конце XX — начале XXI веков характеризуются большой динамичностью и сильной взаимосвязью ее факторов. Выживание организации в современном мире все более зависит от уровня знаний о всей внешней среде.

 

Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариантности каждого учитываемого фактора.

 

Примеры: фирма Л. Б. В фирме А учитываемыми факторами служат; государственное регулирование, частое перезаключение договоров с профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты, ускоренные технологические изменения. В фирме такими факторами являются действия некоторых поставщиков, ограниченное число конкурентов при отсутствии профсоюзов и замедленном  в изменении технологии. Сложность внешней среды для обеих фирм различна и очевидна.

 

Подвижность среды характеризует скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследования указывают, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. В условиях, когда эта тенденция является общей, есть организации, вокруг которых среда особенно подвижна (например, фармацевтическая, химическая, электронная промышленности). Быстрые изменения происходят в биотехнологии, информационных технологиях и других отраслях. В рамках одной организации подвижность внешнего окружения также может быть выше для одних подразделений и ниже для других. В этих условиях организация и ее подразделения должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения относительно своих внутренних переменных.

 

Неопределенность внешней среды характеризуется количеством информации, которой располагает организация или конкретное лицо по поводу конкретного фактора, а также степенью уверенности в достоверности этой информации.

 

В ситуации, когда информации мало или существуют сомнения в ее точности (достоверности), среда становится более неопределенной по сравнению с ситуацией, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее высоконадежной. Современная тенденция развития бизнеса требует все больше различной информации для достижения успеха организации, при этом наблюдается снижение уверенности в ее точности. И чем неопределеннее внешнее окружение, тем все труднее становится принимать эффективные решения.

Среда прямого воздействия

 

Конкретные значения характеристик среды прямого и косвенного воздействия отличны, но в то же время одинаково связаны с ее факторами. Приведенные выше характеристики взаимо-связности, сложности, подвижности и неопределенности внешней среды описывают как факторы прямого, так и факторы косвенного воздействия.

 

Основными факторами среды прямого воздействия являются: поставщики, законы и государственные органы, потребители, конкуренты, профсоюзы.

 

Поставщики оказывают непосредственное влияние на деятельность любой организации. С позиций системного подхода организация представляет механизм преобразования входов в выходы. Основными разновидностями входов организации являются поступления всех видов ресурсов для обеспечения ее производственной (операционной) деятельности. Зависимость организации от поставщиков, обеспечивающих поступление указанных ресурсов из внешней среды для обеспечения деятельности организации, один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операционную деятельность организации и успешность этой деятельности.

 

Наиболее очевидно это в отношении материалов, капитала и трудовых ресурсов. Поиск путей (способов) ослабления влияния поставок этих средств на эффективную деятельность организаций связан с ресурсосберегающими технологиями, совершенствованием организации обеспечения производства материальными ресурсами.

 

В части трудовых ресурсов высокая конкуренция на рынке в ряде отраслей вынуждает искать способы снижения затрат на привлечение высококвалифицированной рабочей силы в странах, где она более дешевая. Примерами могут служить привлечение специалистов из стран СНГ для работы в развитых рыночных странах в области информационных технологий и производства программного продукта. В целом в сфере трудовых ресурсов выше других оцениваются два фактора: привлечение высококвалифицированных менеджеров высшего звена управления и обучение способных руководителей внутри организации.

 

Законы и государственные органы. Трудовое законодательство непосредственно отражается на деятельности организации и должно учитываться при управлении. Многие законы и государственные учреждения также влияют на организации. Наибольшее влияние оказывают налоговое законодательство, регулирование внешней торговли (экспорта, импорта), таможенное регулирование, обеспечение экологической безопасности и др. Число и сложность законов, имеющих отношение к бизнесу, в 20м веке резко возросло. Состояние законодательства в целом характеризуется его сложностью, подвижностью и в ряде случаев неопределенностью. Особенно это имеет место в переходной (трансформирующейся) экономике. При этом государственные органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции (Министерство финансов. Министерство внешних экономических связей. Таможенный комитет. Национальный банк и др.), а также принимают свои требования, имеющие силу закона (лицензии, надзор за качеством продуктов в медикаментов, охрана труда, экология и др.).

 

Потребители являются вторым главным фактором, определяющим успешную деятельность организации. Удовлетворение требований и конкретного спроса покупателей определяет цель и содержание бизнеса. Выживание и результативная деятельность организации зависит от ее способности находить своего потребителя и удовлетворять его запросы. Потребители, решая, какие товары и услуги для них желательны и по какой цене, определяют для организации ее главную цель и политику.

 

Для бизнеса это очевидно. Однако это справедливо и для некоммерческих организаций, которые также имеют потребителей. В том числе Правительство и его аппарат существуют для обслуживания потребностей граждан своей страны.

 

Конкуренты являются внешним фактором, влияние которого невозможно оспаривать. Если не удовлетворять нужды потребителей также эффективно, как это делают конкуренты, предприятию невозможно долго продержаться на рынке. Во многих случаях именно конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену запросить. Они также могут вести конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, материалы, капитал (инвестиции) и право использовать определенные технические нововведения. Конкуренция влияет также на условия работы и оплату труда внутри организации, на характер отношений руководителей с подчиненными.

 

Влиятельность и рост профсоюзов заставляет сегодня крупные компании вести переговоры с ними, а также рассматривать трудовые ресурсы как сложную переменную организации. Отечественным предприятиям эту проблему также придется решать, но возможно несколько позже.

Среда косвенного воздействия

 

Факторы косвенного воздействия обычно не влияют непосредственно на хозяйственную деятельность организаций, как факторы прямого воздействия. Тем не менее, их приходится учитывать при управлении организацией. Влияние факторов среды косвенного воздействия обычно сложнее, чем среды прямого воздействия.

 

Пример. Авария на Чернобыльской АЭС в 1986 году коренным образом повлияла на изменение общественного мнения по отношению к АЭС и соответственно повлияла на развитие атомной энергетики в ряде регионов. Кроме того, последствия аварии оказали и оказывают существенное влияние на экономику страны в целом, в том числе это отражается на деятельности практически всех отечественных предприятий через соответствующие отчисления в бюджет для ликвидации этих последствий.

 

К основным факторам среды косвенного воздействия относят: технологию (уровень технологии с учетом достижений научно-технического прогресса), состояние экономики, социокультурные и политические факторы, а также взаимоотношения с местными органами самоуправления.