Менеджер и заседания: практические советы и рекомендации

Содержание

Введение 3

1.Тайный смысл совещаний и порядок их проведения. 5

1.1 Ваша личная повестка дня. 5

1.2 Основные задачи деловых совещаний. 7

1.3 Основные правила ведения делового совещания. 9

2. Два стиля проведения деловых совещаний. 12

2.1 Стиль руководства. 12

3. Менеджер и заседания: практические советы и рекомендации. 16

Заключение 20

Список использованной литературы 21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Кроме деловых бесед и  коммерческих переговоров в предпринимательской  практике широко распространены деловые  совещания, которые представляют собой  способ открытого коллективного  обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются  узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию  и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Деловые встречи и совещания  имеют важное значение. Они доказывают, без скольких менеджеров ваша компания может обойтись. Совещания необходимы и то, как вы себя ведёте на важных совещаниях, достаточно говорит о  вашем стиле и личности, а также  о том, что касается вашего должностного поведения. Иными словами, честны ли вы, откровенны и достойны ли доверия? Проявляете ли вы ясность мышления и уравновешенность при принятии решений? Отсутствие этих составляющих во время совещания производит на людей скверное впечатление. Чаще всего  деловые совещания проводятся: при  необходимости принятия коллективного  решения на основе равного права  каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса  затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений  организации или фирмы  
если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников. 

Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят  большой вред, так как «пожирают» дорогостоящее время, отрывая людей  от основной работы.

В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение  тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и  его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы.

Поскольку деловое совещание  предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать  диспутантов, т.е. достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно  реагировать на противоположные  точки зрения и их авторов. Присутствие  последних следует рассматривать  в качестве безусловно позитивного  элемента дискуссии. Ведь групповое  единомыслие губительно сказывается  на эффективности принимаемых коллективом  решений.

Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей  в течение дня без конца  переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно  проводить в начале или в конце  рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени (не только непосредственно  для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение  в работу) начало и конец совещания  нужно планировать так, чтобы  не оставалось пустых отрезков времени: если оно закончится за 15 минут до обеденного перерыва, то эти минуты можно считать потерянными. 

Требуется заблаговременно  оповещать участников совещания  о его проведении и знакомить  с повесткой дня, со всеми нужными  материалами, чтобы их выступления  были продуманы заранее.

Начинать совещание нужно  вовремя и сразу согласовывать  с его участниками правила  совместной работы, например ограничение  времени выступлений или порядок  принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение  протокола. 

Эти и другие вопросы общей  организации деловых совещаний  и заседаний рассмотрим подробнее.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Тайный смысл совещаний  и порядок их проведения.

Согласно данным Уинстона Флетчера в его работе «Совещания и собрание», руководитель среднего уровня проводит 3,5 часа в неделю на официальных встречах и консультациях. Британские же исследования отмечают, что наши английские собратья тратят половину рабочего времени на всякого рода официальные и неофициальные дискуссии. Неудивительно, что выше ваше служебное положение, тем больше вероятность присутствия на очередном совещании. Мало того, по оценкам исследователей, лишь одно из десяти совещаний является продуктивным. Важные совещания не должны быть тренировочной площадкой. Необходимо позаботится о том, чтобы знать, что и как делать, прежде, чем обратиться к начальнику, клиентам или сотрудникам. Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению её эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. Именно на эту работу руководитель тратит до 50% своего рабочего времени. 

Деловое совещание - один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего  коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и  опытом, для более быстрого доведения  конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания  и, как следствие, на весь коллектив.

Хотя большинство руководителей  организаций осознают всю необходимость  и эффективность данного метода работы, далеко не все в полной мере владеют психологией проведения совещаний, методами делового общения. Практически каждый из членов управленческого  аппарата может привести пример совещания, на котором он присутствовал, где  неправильная подача информации, монотонный голос и вся окружающая обстановка вызывали мысли о мягком одеяле или  подушке.

Какие же правила необходимо использовать для избежания подобного явления? Рассмотрим этот момент подробнее.

 

 

 

 

1.1 Ваша личная повестка  дня.

 
При стремлении произвести сильное  впечатление вы должны иметь ясное  представление о том, чего хотите добиться. 
 
Необходимо помнить о том, что у каждого присутствующего на совещании имеется своя повестка дня, и от того, насколько хорошо вы подготовлены – это касается одежды, манеры поведения, информированности, выразительной жестикуляции,- будет зависеть, возобладает ли именно ваша схема проведения этого мероприятия. Чтобы выглядеть хорошо и произвести положительное впечатление на совещании необходимо:  
 
^ Знать предмет. Одна из причин того, что большинство собраний непродуктивно, состоит в том, что не достигается концентрации внимания на главной теме. Ответственность за это частично несут те, кто не знаком с предметом обсуждения и отклоняется от темы. Поэтому нужно получить повестку дня (использовать все возможности и достать её окончательный вариант) и поработать над ней дома. Отыскать другие доклады на эту тему и сопутствующие сведения, и заранее их просмотреть. Это может иметь смысл, когда например, на основе текущей информации потребуется доказать справедливость стратегии компании, внедряющей малозначимые, на ваш взгляд, для основного производства нововведения. Однако успеха можно не достичь, если не будем при этом знать, что десять лет назад некая компания уже попыталась пойти по похожему пути и в результате едва не обанкротилась. 
 
^ Знать игроков. Накануне игры футбольные тренеры просматривают видеозаписи, запечатлевшие их противников. Необходимо сделать тоже самое, но мысленно. Узнать, кто будет присутствовать на совещании, и построить своё поведение в соответствии с их индивидуальным стилем и взглядами. Попробовать разузнать, кто станет вашим союзником, а кто- оппонентом. Затем вычислить нейтральную сторону и постараться переговорить с её представителем до проведения мероприятия с целью перетягивания на свою сторону. 
 
^ Избегайте речей. Плохое совещание сродни сессии Конгресса, когда несвязные речи, которые никто не слушает, сменяют одна другую. Оставьте импровизированную трибуну, никогда не разглагольствуйте и не произносите бессвязных речей. 
 
^ Быстро переходите к сути дела и динамично развивайте свою мысль. Обычно слушатели начинают вникать в смысл сказанного через десять секунд после начала выступления. Чтобы привлечь внимание людей и возбудить интерес, сразу же следует очертить суть вопроса, и потом развить свои мысли. Не следует начинать со слов типа: « Утром, по пути сюда, я размышлял…» и тому подобных ненужных пассажей. Лучше сказать: « Полагаю, мы должны рассмотреть возможность разделиться на два отдела. И вот почему…». 
 
Болтовня. Придя на пару минут пораньше, поболтай те о том о сём, для установления доброжелательного и благоприятного фона предстоящего обсуждения. Нет ничего хуже, чем опоздать,- с тем же успехом можно повесить себе на грудь табличку с надписью « не готов». 
 
^ Допустимые вольности. Некоторые уместные проявления юмора и вдохновения пойдут на пользу: «Всякий, кто находчив и вообще быстро всё схватывает, чаще одерживает верх над другими участниками совещания, которые попросту дремлют»- говорит Флетчер. 
 
^ Играйте по правилам. Всё больше компаний используют необычный формат совещаний по совету внештатных консультантом, специализирующихся на творческих подходах к их проведению. Некоторые из этих методов очень остроумны. Не следует противиться новым подходам, даже если они побуждают к совершению каких-то несуразностей. Руководство покоробит отрицательная реакция на это, в особенности, если он потратился на внештатного консультанта. На публике всегда поддерживайте новее методы, а если считаете происходящее абсурдом, признавайте это после мероприятия и один на один. 
 
^ Больше позитива при минимуме негатива. Порой легче всего поступить так: отвергнуть чьи-то идеи, найти в планах изъяны и задаться вопросам, кто же это такое придумал. Это начинаешь понимать по аналогии со строительством дома: разрушить легче, чем построить. Однако люди, обладающие стилем, знают, что гораздо выгоднее и приятнее представлять собой позитивную силу во имя перемен. Если же вам не по нраву, то хотя бы не занимайтесь критиканством и предлагайте альтернативные и более удачные решения. 
 
^ Харизма вам к лицу. Все мы имеем дело с людьми, которые отличаются бестолковостью и чванством, это вредит их имиджу и не идёт на пользу вам. При общении с ними, старайтесь выказать симпатию, сочувствие, вежливость и вызвать энтузиазм- излучить свою харизму. 
 
Это не значит , Что вы должны быть чем-то вроде перекати-поля. Просто ведите себя соответственно обстановке и высказывайте свою внутреннюю сущность деликатно, только когда это необходимо. 
 
 
^

1.2 Основные задачи деловых  совещаний.

 
 
Одна из основных задач ведущего делового совещания – привлечь как  можно больше фактов, чтобы более  полно оценить сложность обсуждаемой  проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у ведущего должна быть своя точка  зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они  или нет в своем понимании  проблемы. Если верна чужая точка  зрения, ведущий совещания может  изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы – прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание  в нужное русло. 
 
В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует: 
 
1. Оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих. 
 
2. Постоянно поддерживать разговор. 
 
3. Немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения. 
 
4. Выслушивать мнения всех оппонентов. 
 
5. Нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы. 
 
6. При необходимости уточнять сообщения отдельных участников: «Что именно вы имеете в виду?». 
 
7. Чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели.  
 
Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить группе опровергать утверждения спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов необходимо тактично прерывать, не выслушивая их речи до конца, – как правило, пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом (т.е. с человеком, который любит противоречить), нужно признать и оценить его знания и опыт. Застенчивым участникам рекомендуется ставить несложные вопросы, укрепить их уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы следует адресовать группе. Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующий должен владеть техникой проведения дискуссий. Прежде всего, надо стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и, следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения, как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Нужно особенно внимательно следить, чтобы деловой спор между участниками был определенным и имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим. При подготовке к дискуссии следует составить хотя бы самый общий план борьбы за истину, подобрать наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.  
 
Принятие решения складывается из пяти этапов:  
а) установление контактов  
б) определение проблемы  
в) определение целей  
г) изложение мыслей  
д) готовность к действию. 
 
 
^

1.3 Основные правила ведения  делового совещания.

 
 
Прежде всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить основные цели, которые он собирается достичь с помощью этого метода работы. Совещания могут проводиться  для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости интенсивной работы (о  чем могут свидетельствовать  частые совещания), проявления руководителем  собственных качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности и т.д.). Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания. 
 
Во-вторых, руководитель должен определить вид совещания, которое он планирует проводить. Это может быть информационное или инструктивное, оперативное, проблемное совещание. 
Информационное или инструктивное совещание служит для передачи служебной информации. Их целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух. Целью оперативных совещаний является получение руководством информации о текущем состоянии дел, принятие оперативных решений и контроль их использования.  
 
Проблемные совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. 
 
Следующим шагом в проведении совещания является выбор времени. 
Психологами было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее указанной датой и часом, являются более продуктивными. При этом рекомендуется планировать совещания на первую половину рабочего дня. 
 
Внеплановые совещания рекомендуется проводить как можно реже. Они отрывают сотрудников от основной работы, резко снижают культуру служебных отношений, часто ведут к нарушению плановых сроков. 
 
Независимо от плановости проведения совещания руководителем должно быть выполнено основное правило по подготовке мероприятий такого типа: ознакомить заранее всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых вопросов, списком выступающих. Невыполнение этого правила ведет к снижению эффективности совещания, нарушению взаимоотношений в коллективе. 
 
Одним из самых сложных и важных вопросов в подготовке совещания является планирование собственного выступления руководителя. Делая наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно пересказать не более одной страницы машинописного текста. Очень осторожно необходимо использовать цифровую информацию. Как правило, хорошо воспринимается и анализируется не более 20 цифр за 40 минут выступления. Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и графиках. 
 
От оратора требуется, чтобы суть дела излагалась по памяти или с частичной опорой на текст, а не читалась. Усвоение при свободном изложении достигает 95%, а при чтении всего 35%. Выступающий должен исключить излишнюю растянутость или чрезмерную поспешность речи, контролируя ее ритм. Приемлемым считается темп 240 слогов в минуту. Особое внимание поэтому необходимо уделять паузам. Они в речи занимают 10-20%. По своему назначению паузы бывают разных видов и продолжительности. Так, существуют эмоциональные паузы, необходимые выступающему, когда он сильно взволнован, для того, чтобы успокоиться, дырявые - если не знает, что сказать, люфтпаузы - для выдоха и вдоха, драматические - подчеркнуть молчанием трагичность положения, грамматические - делаются на знаках препинания, мобилизационные - придают вес сообщению, педагогические - для лучшего усвоения материала. 
 
Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное условие любого служебного контакта. Нужно следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударением (договор, эксперт, обеспечение, одновременно, созвонимся, валовой, оптовый и др.). Не рекомендуется использовать обороты, содержащие лишние слова: "абсолютно новый" вместо "новый", "предварительное планирование" вместо "планирование", "сотрудничать вместе" вместо "сотрудничать", "каждый в отдельности" вместо "каждый" и т.п. Большую осторожность необходимо соблюдать при употреблении иностранных слов. Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным повторениям. Так, например, "промышленная индустрия" - слово "индустрия" и заключает в себе понятие промышленной; "форсировать строительство ускоренными темпами" - "форсировать" и означает "вести ускоренными темпами". Необходимо также помнить, что безличные конструкции часто прикрывают нежелание выступающего брать на себя ответственность, самостоятельно думать ("представляется целесообразным" - "я считаю целесообразным", "думается, что..." - "я думаю, что...), а употребление словесных "красивостей", преувеличение говорит о стремлении к перестраховке и показушничеству ("высказывать критику" - "высказывать пожелания", "что-то сделать" - "достигнуть целей, рубежей, горизонтов"). 
 
Большое значение при проведении делового совещания играет тон разговора. Психологические исследования показывают, что люди часто ориентируются не на содержание высказывания, а на тон выступающего. Эмоциональное возбуждение оратора передается и слушателям. Психолог П. Вацлавек определил, что в процессе решения любой проблемы межличностные отношения играют доминирующую роль. Если отношения между людьми нарушены, то даже наилучшие аргументы не приводят к положительному результату. Этот феномен принято называть "моделью айсберга". Если все параметры, влияющие на решение проблемы, принять за "большую льдину" - 100%, то "часть над водой" (10-20%) - занимает предметная область, а "в воде" (80-90%) - область взаимоотношений. Во избежание действия данного феномена, а также просто для его снижения одним из правил в учебных материалах Образовательного института компании "Фольксваген" является ориентация на цель переговоров, беседы, совещания, а не на проблему, на распознавание и выработку общих интересов, терпение и искренность. 
 
Проанализировав не эффективно проведенные деловые беседы, совещания, заседания, переговоры, психологи, в качестве основных причин, мешающих продуктивному общению, выделяют следующие:  
 
а) использование обидных, некорректных слов, различных колкостей; 
 
б) попытки интерпретировать слова другого человека (например: "Ты молчишь, потому что тебе нечего сказать");  
 
в) использование различного рода метафор (например: "Ты краснеешь, как помидор", а в ответ: "А ты ни с чем лучше не мог меня сравнить");  
 
г) использование слов "всегда", "никогда";  
 
д) приписывание другому невысказанных им мыслей (например: "Ты думаешь...");  
 
е) использование прямых указаний. 
 
Систематизировав весь материал, необходимый для проведения совещания, проанализировав все нюансы эффективности своего выступления, руководитель должен определить стиль предстоящего мероприятия. 
^