Матрица своевременности дел – основа тайм-менеджмента

 

 

Эйзенхауэр выделил  4 категории дел:

- I - важные и срочные;

- II - несрочные и  важные;

- III - срочные и неважные;

- IV - несрочные и неважные.

 

Квадрант 1: важное и срочное

 К первому квадранту  принято относить самые важные  дела, выполнение которых не терпит  отлагательств.

Квадрант 2: важное, но не срочное

 Ко второму квадранту  следует относить важные дела, не требующие мгновенного выполнения.

Квадрант 3: не важное, но срочное

 К третьему квадранту  относятся маловажные дела, выполнить  которые необходимо как можно  быстрей.

Квадрант 4: не важное и не срочное

 К последнему, четвертому, квадранту относят дела, от выполнения  которых можно отказаться, так  как они не принесут должной  отдачи. Рассмотрим каждый квадрант матрицы более детально.

I (А): Важное и срочное

В идеале этот квадрант должен быть пуст, так как дела, которые  нужно срочно сделать прямо сейчас, – это, фактически, ситуация аврала. Причем чаще всего важные дела становятся срочными из-за нашей лени и нерасторопности. Конечно, в реальной жизни каждый человек хотя бы иногда сталкивается с ситуацией аврала, но нельзя жить в таком режиме каждый день! В противном случае жизнь превращается в непрерывный стресс и кризис. По словам О. Азаровой, "постоянный стресс убивает вначале способности мыслить и анализировать, затем возникают проблемы со здоровьем. Надежда, что дела из квадранта I будут закончены и потом начнется новая, наполненная смыслом и более размеренная жизнь, не что иное, как пустой звук. Стресс и кризис это образ жизни, они переходят в привычку, человек становится зависимым от них и чувствует себя ненужным, если постоянное давление этих двух факторов вдруг по каким-то причинам заканчивается на какое-то время".

Поэтому следует всячески избегать появления дел в квадранте A. Для этого следует своевременно выполнять дела из других квадрантов. Как известно, неприятности легче  предотвратить, чем потом с ними бороться.

Какого  типа дела можно отнести к квадранту A:

• дела, немедленное невыполнение которых приведет к неприятностям;
• дела, связанные с нашим здоровьем;
• дела, невыполнение которых отдаляет нас от поставленной ранее цели.

Например, это может быть:

• выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит;
• внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту;
• срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту;
• вынужденный отдых из-за накопившейся усталости;
• вызов мастера для ремонта прорвавшей канализации и т. д.

Кстати, задачи из данного  квадранта, не требующие нашего непосредственного участия, можно и нужно делегировать.

II (B): Важное, но не срочное

К задачам этого квадранта  стоит присмотреться внимательней. Именно эти задачи принесут наибольшую отдачу в будущем. Люди, которые посвящают  большую часть времени выполнению дел из этой группы, добиваются успеха чаще остальных. Кроме того, решение  задач данного квадранта позволяет  проявить себя в полной мере: отсутствие спешки дает возможность самостоятельно выбирать методы решения задач и  назначать приемлемые сроки.

Г.Архангельский пишет о них как о самых обиженных, наиболее ущемляемых делах, связанных с собственным развитием, обучением сотрудников, и т.п. Часто дела типа I появляются из-за пренебрежения делами типа II, из-за чего человек вынужден иметь дело со следствиями, вместо того, чтобы воздействовать на причины. Поскольку активности квадранта I требуют немедленного принятия решений и незамедлительных действий, они отводят человеку роль пассивного исполнителя поставленной срочной и важной задачи. В квадранте II ситуация меняется на диаметрально противоположную: человек может сам влиять на способ решения задачи, выбор метода, установление листа приоритетов, определение команды исполнителей.

Однако помните, что дела из данного квадранта, невыполненные своевременно, могут автоматически перейти в квадрант A. Наша задача -  не допустить такого развития событий.

Примеры дел, которые следует записывать в квадрант B:

• текущая (плановая) работа по вашим проектам;
• планирование новых проектов;
• оценка полученных результатов по проектам;
• посещение спортивного зала для поддержания физической формы;
• изучение иностранных языков;
• соблюдение режима питания, поддержание здоровья.

III (C): Срочное, но не важное

Выполнение дел, собранных  в квадранте C, редко приближает нас  к поставленной цели. Чаще всего  срочные дела лишь отвлекают от рабочего процесса и мешают сосредоточиться  на действительно важных вещах.

Очень важно не путать срочные  дела из квадранта C с важными делами из квадранта A. Например, руководство  поручило нам задачу со сроком «вчера», которая не имеет непосредственного отношения ни к нашим основным должностным обязанностям, ни к нашим проектам. Такая задача, хоть и должна быть выполнена срочно (всё-таки задача от руководства), не может относиться к квадранту A, так как ни на шаг не приближает нас к нашим  целям.

Человеку свойственно  путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает  важным. В основном именно дела из ячейки III создают в фирмах атмосферу  непрерывного кризис-менеджмента, аврала, суматохи, что часто относят к признакам эффективной организации.

Надо помнить о первоначальных целях и, по возможности, стараться не отвлекаться на второстепенные задачи.

В квадрант C можно записать следующие задачи:

• срочные, но не запланированные заранее переговоры (совещания, встречи), которые нам навязаны и от которых мы не можем отказаться;
• хлопоты, возникшие внезапно (например, к нам нежданно нагрянули гости, и значит, нам нужно срочно придумать, как их развлекать и чем угощать);
• непредвиденная уборка или устранение последствий какой-либо оплошности (например, мы случайно разбили вазу, и требуется немедленно избавиться от осколков);
• прочие занятия, не приближающие нас к достижению цели.

 

 

IV.(D): Не срочно и не важно

Как правило, задачи данной группы не приносят практически никакой  пользы. В большинстве случаев  их невыполнение пойдет только на пользу. Однако, зачастую такие задачи интересны  и легки для выполнения, а потому полностью отказаться от их выполнения сложно. Если не удается полностью  вычеркнуть из списка задачи группы D, то желательно хотя бы приступать к  их выполнению в последнюю очередь  и выделять на них ограниченное время.

Причин, по которым дела этой группы становятся пожирателями времени, две:

• Они часто приятны и интересны (просмотр личной почты, новостей в Интернет, чтение газет и журналов), поэтому с них начинают рабочий день, убивая ими лучшие рабочие часы.
• Они связаны с социальными обязательствами.

По мнению Эйзенхауэра, от их выполнения нужно воздерживаться. Алан Лакейн на этот счет пишет, что дела этой группы также могут стать источником кризиса, если их откладывать на неопределенно долгое время. Поэтому их все же рекомендуется иметь в виду, соблюдая при этом следующие правила:

Дела этой группы редко  достигают кризисной стадии без  предупреждения. Они постепенно меняются в степени важности. Поэтому самым  правильным отношением к ним является не исполнение их на всякий случай, а  ожидание дополнительного сигнала, который может подсказать опасность  его перерастания в кризис. После  этого сигнала нужно быстро предотвратить  его развитие, разом решив простую  проблему.

К задачам  квадранта D относят:

• различные хронофаги, или «убийцы» времени;
• пустые телефонные разговоры;
• всевозможные развлечения: чтение развлекательных журналов, просмотр телепрограмм, компьютерные игры и др.

 

Вывод: Мы должны запомнить, что существует 4 квадрата Эйзенхауэра (А, В, С,D) – в них заложены все дела, которые необходимо реализовать.

А - критерием важности выступает выполнение задач, необходимых для реализации ключевых целей (т.е. без этого дела мы не сдвинемся дальше).

Критерия сложности –  если задача не будет выполнена, она  потеряет всякий смысл. В этом квадрате нет возможности контролировать процесс, нет возможности исправлять ошибки, нет возможности проанализировать ситуацию.

В - Рабочий квадрат. Критерий важности - необходимая задача, которую нужно сделать для реализации общей единой цели. Критерий несрочности - есть запас времени. У хорошего управленца все дела находятся в квадрате В.  Он делает только важные дела и те, которые «не горят», потому что он успевает расставлять приоритеты.

 С - Неважно, но срочно. Пример: поменять паспорт – это неважно, но срочно в силу того, что скоро истекает срок замены паспорта, а он нам нужен для определенных дел по оформлению документов. Оставляем все на потом и в итоге делаем плохо, быстро с большими финансовыми потерями. В ущерб важным делам мы бросаем конференцию, мы бросаем партнера и бежим менять паспорт – этого необходимо избежать.

D – Неважно и не срочно. Увы, наши  многие управленцы делают его рабочим – это нерабочий квадрат. Не важные  дела должны делать ваши подчиненные, мы должны делегировать их им, а несрочные дела мы должны выписывать в отдельной список.

Нехитрая система: 1-красный, 2- зеленый (норм. рабочий цвет), 3 – синий, 4 – белый.  И нам с вами необходимо записывать дела по этим квадратам. Записывая дела в эти квадраты, мы поймем, где у нас неправильно расставлены приоритеты, мы не должны заниматься неважными делами, мы должны их заблаговременно делегировать.

4. Матрица своевременности  дел – основа тайм-менеджмента

 

Все люди в равном положении  перед неумолимым течением времени. Наши уникальные способности, профессиональная компетентность, стремление достичь  большего часто сталкиваются с хронической  его нехваткой. Это единственный ресурс, которого не хватает всем, вне  зависимости от возраста, психологического типа, социального и материального  положения. Времени у каждого  из нас очень немного. В области  времени нет миллионеров. И самое  главное — время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть. «Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем — одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей… Тайм-менеджмент — это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время нашей жизни в соответствии с нашими целями и ценностями.

Как социальная практика и  одно из важнейших направлений бизнес-консультирования, тайм-менеджмент гораздо больше развит на Западе, чем в России. Существуют не только отдельные консультанты, но и целые консалтинговые организации, специализирующиеся на ТМ, включая некоторые его весьма экзотические разновидности.  В качестве примера использования тайм-менеджмента в современном западном бизнес-консультировании можно привести вышедший в 1990 году бестселлер Стивена Кови «7 привычек высокоэффективных людей». Кови предлагает в своей книге целостную концепцию достижения личностной зрелости (maturity), которая достигается как бы в два этапа: от зависимости к независимости («личная победа»), от независимости – к сознательной взаимозависимости («общественная победа»). Привычка (habit) определяется как единство знаний, навыков и стремлений, способствующее достижению личностной зрелости и высокой эффективности человека.

Рассматривая «матрицу Эйзенхауэра», стандартный инструмент для выделения  приоритетов,  Кови считает, что главной индивидуальной задачей тайм-менеджмента должна стать «борьба за второй квадрат» матрицы (второй квадрат: «дела важные, но не срочные»). Именно характерные для «второго квадрата» виды активности «делают человека человеком», раскрывая его внутренний потенциал, позволяя устанавливать прочные отношения и достигать важнейших целей своей жизни («результаты»).

Активность, локализованная в других квадратах, приводит либо к  тому, что человек вечно занят  «чужими делами», либо к серьезным  психологическим проблемам (постоянным стрессам, «выгоранию» и др.). Постоянное давление срочности и / или «мелочная  суета» (постоянная занятость неважными  делами) также лишают человека возможности  полноценного и глубокого общения  с другими людьми.