Матрица своевременности дел – основа тайм-менеджмента

Оглавление

Введение 2

1. Сущность поведения и деятельности человека 4

2. Управление временем 6

3. Оптимизация поведения с помощью матрицы Эйзенхауэра 9

4. Матрица своевременности дел – основа тайм-менеджмента 16

Заключение 19

Список литературы 21

 

 

«Берегите время: это ткань, из которой сделана  жизнь».

С. Ричардсон

Введение

Довольно часто мы тратим бесценное время на рутинные второстепенные дела, тогда как по-настоящему важные и значительные откладываем на потом. Существует римская поговорка “Завтра, завтра... всегда завтра. Так проходит жизнь”. Над этой проблемой люди стали задумываться очень давно. Так еще в 40 году до нашей эры  Марк Туллий Цицерон писал о данной проблеме как о довольно распространенном явлении.

С тех пор прошли века, а проблема осталась актуальной и  по сей день. Современные психологи  назвали это явление прокрастинация. Прокрастинация – это привычка откладывать сложные и важные дела на последний момент; боязнь делать что-то новое, выходящее за рамки обыденного. Как показывает опыт для искоренения негатива его необходимо, прежде всего, осознать.

В своей работе я хочу рассмотреть вопрос организации  своевременности выполнения дел  с помощью управления временем. И в этом неоценимую помощь оказывает матрица Эйзенхауэра, которая названа так в честь ее создателя.

Актуальность данной темы подтверждается исследованиями: по данным фирмы «Esselte Leitz», опросившей 2500 руководителей высшего звена Европы и США, немецкие менеджеры проводят на работе 70 часов в неделю, английские – 60 часов, американские – 58, французские – 56, шведские – 54 часа.  Из опрошенных немецких менеджеров 23% работают по 80 часов в неделю, 24% – по 100 часов. Для 75%  опрошенных рабочая неделя превратилась в семидневку. Самым страшным «киллером» времени стали заседания, конференции, совещания, планерки и пр., занимающие до 65% рабочего времени. При этом 80% менеджеров выражают недовольство организацией подобных мероприятий и считают, что теряют на этом до 30% своего времени. Исследования международной консультационной компании «Chipin&Partner» показывают, что 36% (78 дней в году) рабочего времени тратится впустую. Главными причинами эксперты называют недостаточное планирование и недостаточный контроль. 43% своего времени руководители высшего звена тратят не на руководство, а на администрирование и бумажную работу.

В настоящее время справляться с проблемами управления временем и минимизацией его потерь помогают школы тайм-менеджмента. Этот вопрос я тоже хочу затронуть в своей работе.

 

1. Сущность  поведения и деятельности человека

Для раскрытия проблемы оптимизации  поведения по средствам управления временем рассмотрим определение поведения и его взаимосвязь с трудовой деятельностью, т.к. в данной работе мы будем рассматривать вопрос оптимизации поведения в аспекте рабочего процесса.

В самом общем виде под поведением понимают извне наблюдаемую двигательную активность живых существ, вызванную необходимостью адаптироваться во имя выживания и продолжения вида. В то же время, когда говорят о поведении человека, всегда подчеркивают его общественный характер и социальную обусловленность. Таким образом, поведение человека приобретает характеристики сознательной, коллективной, целеполагающей, произвольной и созидательной деятельности.

Человек как продукт природы  и общества — явление сложное  и многогранное. Его деятельность и общение с другими людьми объединяются единым понятием "поведение".

Поведение человека, его  поступки и действия зависят от:

• биологических и психологических особенностей его организма;
• условий жизни и от различных воздействий на него, от того, как организовано взаимодействие человека с миром материальной и духовной культуры, а также с окружающими людьми.

Для оптимизации поведения людей необходимо:

• знать их психическую жизнь;
• понимать взаимодействие окружающей среды и сознания;
• уметь наблюдать внешние проявления психики человека;
• уметь правильно их истолковывать.

Состояние и поведение  человека всегда определяется его мыслями  и чувствами, отражающими действительность, и волей, направляющей его поведение.

Ощущения, представления, мысли  индивида создают у него субъективные образы и модели внешнего мира, которые, преобразуясь в мозгу, переходят в различные формы деятельности и поведения. Человек, изучая функции мозга и свою психику, познает тем самым механизмы собственной деятельности, познает себя.

Психическая жизнь человека, его внутренний мир не могут быть поняты вне зависимости от его  деятельности. И наоборот, человек всегда выражает отношение к тому, что он познает или делает. Состояние психики человека (уверенность, бодрость, надежда или, наоборот, беспокойство, раздражение, заботы) оказывают сильное влияние на его поведение и на результаты его труда.

Различают два вида направленности человеческого поведения:

• реактивное;
• активное.

Реактивное поведение  представляет собой в основном реакции  на различные внутренние и внешние  стимулы.

Активное поведение связано  со способностями человека к сознательному  выбору целей и форм поведения  для достижения выбранных целей.

Для управления поведением человека нужны адекватные средства навигации: идеи, вера, методы и т.п. Невозможно управлять поведением людей, не зная и не учитывая их психические  особенности.

Решающая роль в развитии психики человека принадлежит труду - наиболее характерному именно для человека способу взаимодействия его с окружающей средой. Человек, как и животные, приспосабливает себя к окружающей среде. Но в отличие от них он подчиняет себе внешнюю среду, то есть осуществляет целенаправленное, сознательное преобразование природной, производственной и социальной среды. Именно эта способность человека обусловливает главную особенность его поведения - возможность предвидения событий, планирования действий и стремление к достижению определенных целей.

В поведении человека есть две реально и функционально  взаимосвязанные стороны:

1. Побудительная, которая  обеспечивает (стимулирует) направленность  и активность поведения. Стимуляция  поведения связана с понятием  мотивации, включающем представление об интересах, потребностях, целях, побуждениях, намерениях и стремлениях, имеющихся у человека;

2. Регуляционная, которая отвечает за то, как поведение складывается от начала до конца (до достижения поставленной цели) при тех или иных условиях. Регуляцию поведения обеспечивают в основном различного рода процессы и состояния.

Оптимизировать деятельность можно с помощью воздействия на каждую составляющую поведения, но мы остановимся на вопросе оптимизации с помощью управления временем.

 

Кто выиграл  время, тот выиграл все.

Жан Батист Мольер

2. Управление  временем

Важной составляющей оптимизации  деятельности, в т.ч. трудовой, является умение управлять временем. Управление временем, организация времени (англ. time management) — это технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем —  это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством  времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и  продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий  спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков  и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу  или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в  развитии любого проекта, поскольку  определяет время завершения проекта  и масштаб.

20-е годы ХХ века — период  развития научной организации  труда (НОТ). А. К. Гастев — директор центрального института труда (ЦИТ) развивает идеи о том, что эффективность организации начинается с личной эффективности, в частности эффективного использования времени. Общественное движение борьбы за время привело к созданию Лиги «Время», руководителем которой был П. М. Керженцев. В газетах стали появляться постоянные рубрики «Борьба за время». Лига была закрыта с окончанием НЭПа.

В начале 1970-х годов после издания  книги Д. Гранина «Эта странная жизнь» получил известность метод биолога А. А. Любищева — хронометраж как основа системы управления личным временем и бюджетирование расходов времени. Основная идея — эффективное мышление как основа личной эффективности, хронометраж — инструмент выработки этого мышления.

В 2007 году в Московском финансово-промышленном университете «Синергия» (до 2010 г. — МФПА) была открыта первая в стране кафедра тайм-менеджмента.

В управлении временем можно  выделить следующие процессы:

• анализ;

• моделирование стратегий с учётом проведённого анализа;

• целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей);

• планирование и расстановка приоритетов: разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения;

• реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели;

• контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам. Также в случае, если лицо или группа лиц, которые практикуют управление временем, планируют и далее осуществлять проекты, то целесообразно вести хронометраж и фиксировать результаты анализа хронометража в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем является определение  целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.

Цели не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает сознательное осуществление своих действий. Целеполагание  действует как движущая сила, энергия  которой исчезает лишь тогда, когда  цель достигнута.

Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать  цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное решение задачи выделения  степеней важности оказывает сильное  влияние на рост эффективности работы. При разработке плана каждого  периода надо ответить на следующие  вопросы:

* Какова основная цель  данного периода?

* Каким количеством времени  он располагает?

* В какой очередности  должны быть выполнены основные  задачи периода?

* Какие подготовительные  мероприятия должны быть выполнены?

И в этом неоценимую помощь оказывает матрица Эйзенхауэра, которая названа так в честь  ее создателя.     

 

3. Оптимизация поведения с помощью матрицы Эйзенхауэра

Умение классифицировать дела по степени их срочности и  важности является одним из важнейших  навыков правильного планирования работы, повышения личной результативности, экономии времени и других ресурсов.

Распространенной ошибкой  многих людей, терпящих неудачи в  планировании, является именно нехватка умения расставить приоритеты в задачах, требующих решения. Люди склонны  заниматься, прежде всего, тем, что им нравится, а затем переживать периоды  цейтнотов, вгоняющие человека в  стресс и приводящие к синдрому эмоционального выгорания.

Матрица Эйзенхауэра –  это техника расстановки приоритетов,  которая позволяет выделить основные важные  дела и решить, что же делать с остальными.

Главная идея матрицы Эйзенхауэра  заключается в том, чтобы научиться  отличать срочные дела от важных, а  также отбросить занятия, выполнение которых не приносит в последствие  никакой пользы.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр родился в Америке в штате Техас в 1890 году. В 1944 году был назначен генералом американской армии. Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 годы. Он постоянно работал над оптимизацией планирования и правильной организацией своего времени. Безусловно, опыт, полученный президентом в его работе над собой, вполне можем применить и мы – простые смертные. Тем более что и дел у каждого из нас немало – не только на работе, но и в других сферах жизни.

Согласно предложенной им матрицы приоритеты устанавливаются по двум критериям - срочности и важности. Сочетание этих параметров дает матрицу, состоящую из двух строк и двух столбцов: