Контрольная работа по теории менеджмента: теории организации

В управлении организацией принятие решений осуществляется

менеджерами различных  уровней и носит достаточно формализованный  характер, так как решение касается не только одной личности, а чаще всего оно относится к подразделению  или к организации в целом.

 

 

 Выделяют два уровня решений в  организации:

 

индивидуальный                                                     организационный

 

Что же отличает управленческие (организационные) решения?

• цели — субъект управления принимает решение исходя не из своих собственных потребностей, а в целом решения проблем конкретной организации;
• последствия — частный выбор индивида сказывается на его собственной жизни и может повлиять на немногих близких ему людей. Менеджер, особенно высокого ранга, выбирает направление действий не только для себя, но и для организации в целом и ее работников, и его решения могут существенно повлиять на жизнь многих людей;
• разделение труда — если в частной жизни человек, принимая решение, сам его и выполняет, то в организации существует определенное разделение труда: одни работники заняты решением возникающих проблем и принятием решений, а другие — реализацией уже принятых решений;
• профессионализм — в частной жизни каждый человек самостоятельно принимает решения в силу своего интеллекта и опыта. В управлении организацией принятие решений — гораздо более сложный, ответственный процесс, требующий профессиональной подготовки.

     Управленческое решение — это выбор альтернативы, осуществленный руководителем в рамках его должностных полномочий и компетенции и направленный на достижение целей организации.

   Под методами принятия решений следует понимать состав и последовательность процедур, приводящих к решению проблем организации, в комплексе с методами разработки и оптимизации альтернатив.

Для руководителя принятие решений не является самоцелью. Главное,

что должно заботить менеджера, - не сам выбор альтернативы, а разрешение определенной управленческой проблемы. Для этого очень часто требуется не единичное решение, а определенная последовательность решений и, главное, их осуществление.  Поэтому решение — это не одномоментный акт, а результат процесса, развивающегося во времени и имеющего определенную структуру.  Процесс принятия решений — это циклическая последовательность действий субъекта управления, направленных на разрешение проблем организации и заключающихся в анализе ситуации, принятия решения и организации его выполнения.           

Предназначение  фирмы в условиях постоянно меняющейся внешней среды является миссией, которая определяется руководством организации и реализуется через ее стратегию.

 

 

 

 

 

 

3. Факторы, цели и требования,                                                           предъявляемые к управлению организаций

 

На формирование миссии влияют:

• собственники фирмы, развивающие организацию для того, чтобы за счет прибыли решать свои жизненные проблемы и интересы;
• сотрудники фирмы, непосредственно создающие продукт, организующие получение необходимых ресурсов, обеспечивающие реализацию продукции и решающие таки образом свои жизненные проблемы и интересы;
• покупатели продукции, за счет своих финансовых ресурсов приобретающие продукцию для удовлетворения своих потребностей и интересов;
• деловые партнеры фирмы, оказывающие определенные коммерческие услуги фирме в своих интересах;
• внешняя среда организации, требующая от фирмы поддержки для формирования социальной и экологической среды обитания формы.

При формировании миссии фирмы необходимо учитывать интересы всех пяти указанных субъектов, каждый из которых в разных решениях оказывает  разное влияние. Четко сформулированная миссия показывает отличие фирмы  от других, подобных ей. Для этого  должны быть сформулированы следующие  характеристики фирмы:

• философия фирмы, выбранная администрацией компании для организации работы;
• сфера деятельности фирмы, учет которой необходим для выбора ресурсов и продукта;
• система целей фирмы, показывающая, к чему стремится организация;
• технологические возможности фирмы.

Таким образом, миссия — это не конкретное указание о том, что и в какие сроки сделать. Она формирует лишь направление движения организации с учетом ее внешних и внутренних условий.

При разработке миссии, то есть совокупности стратегий, исследуются  не только внешняя среда (геополитические, экономические и социальные условия), но и системные характеристики фирмы, совокупность ресурсов, производственных либо организационных процессов, продукции. При рассмотрении всех этих характеристик  важное значение приобретают разработка и определение долгосрочных и краткосрочных целей организации.

Любая система управления — это, прежде всего целенаправленная система, имеющая иерархическое строение и организованная для достижения целей фирмы, которые принято называть целями функционирования.

Цели, стоящие перед  системой управления, являются отправной  точкой планирования. В сущности, планирование — это разработка целей и задач фирмы, нашедших конкретное выражение в перспективных и текущих планах.

В зависимости от сроков достижения целей различают:

• перспективное                             
• текущее планирование

 

Значение целей  функционирования велико. Во-первых, потому, что в организации должны приниматься  только такие решения, которые реализуют  ее цели функционирования. Во-вторых, во избежание такой деятельности, которая  мешает достижению целей функционирования, глобальная цель должна быть доведена до каждого руководителя и исполнителя. Для этого необходимы постоянный контроль за реальным состоянием системы и сравнение его с целями и задачами, стоящими перед фирмой.

Отсюда следует, что любая деятельность в системе  оправдана только в том случае, если она способствует достижению ее конечной цели функционирования. Иначе  говоря, любая организация должна быть спроектирована таким образом, чтобы вся деятельность в системе  реализовала только те цели функционирования, для которых она создавалась.

Поскольку задачей  менеджера является достижение цели, важно правильно ее определить.

Определение целей  функционирования — один из наиболее важных этапов в деятельности фирмы. От того, насколько правильно выбрана  цель функционирования, насколько четко  она сформулирована, зависит спех деятельности.

Задача руководителя организации любого уровня — суметь учесть все многообразие факторов, влияющих на функционирование организации, правильно оценить ситуацию и  выбрать оптимальные решения.

Без четкого формулирования целей функционирования нельзя комплексно решить ни одной проблемы, связанной  с построением фирмы, с планированием  ее деятельности, оценкой эффективности, разработкой ее стратегии.

Когда цель функционирования сформулирована нечетко, требовать  четкой организации работ практически  бесполезно, так как невозможно правильно  выбрать средства достижения цели.

Выбор средств достижения цели зависит от многих факторов, которые  по-разному влияют на конечные результаты функционирования фирмы. Так, выбор  технических средств автоматизации  управленческого труда представляется целесообразным проводить с учетом технических, экономических и организационных факторов. Если цель функционирования не выбрана точно, нет критерия, по которому можно судить о ее достижении, невозможно измерить эффективность текущей работы фирмы, скоординировать деятельность структурных подразделений, практически нельзя четко организовать работу аппарата управления и оценить ее эффективность.

Вследствие нечеткого  формулирования целей невозможно рационально  распределять обязанности между  сотрудниками аппарата управления и  оценивать деятельность каждого  из них.

Цели, стоящие перед  фирмой, подразделяются на:

• качественные;
• количественные

Если количественные цели могут быть оценены в едином эквиваленте, например, в денежном выражении, в годах, в тоннах и т. д., то оценка качественных целей в количественных показателях весьма затруднительна и требует применения метода экспертных оценок, который позволяет выбрать цель функционирования, определить приоритет целей и их важность.

Метод экспертных оценок определяется как «процедура», учитывающая  субъективное мнение с целью определения  количественных соотношений между  переменными, когда эти соотношения  нельзя установить из теоретических  соображений или на основании  накопленных статистических данных. Задача формулирования целей функционирования организации с помощью экспертных оценок — это задача получения  объективного результата на основании  индивидуальных субъективных мнений группы экспертов.

Создание условий  для плодотворной деятельности экспертов, производящих выбор целей функционирования, означает необходимость организации  максимально эффективной системы  контактов между ними, позволяющей:

• создавать условия, при которых специалист может активно взаимодействовать с другими экспертами;
• иметь свободный доступ к относящейся к делу информации;
• исключить возможность неправильной интерпретации мнения.

Такой метод наиболее прост, но имеет ряд недостатков, вызванных чрезмерным влиянием психологических  факторов. В последнее время разработаны  методы, с помощью которых удается  преодолеть эти трудности путем  устранения непосредственного общения  специалистов друг с другом путем  учета квалификации экспертов, взвешиванием их мнений.

 

Каждая организация  фиксирует свое состояние в будущем  в виде долгосрочных и краткосрочных целей, которые служат исходной точкой планирования.

Краткосрочные цели более конкретны и определяются долгосрочными целями. Процесс управления организацией по целям или, как принято  говорить, целевое управление осуществляется в несколько этапов:

1. разработка долгосрочных целей фирмы (стратегическое

планирование): это  разработка обоснованных планов для  представления их совету директоров, а также высшему руководителю.

Перспективное планирование — крайне важный этап успешной работы фирмы потому, что оно осуществляется в условиях недостаточной информации.

Для определения  долгосрочных целей необходимы знание ситуаций и мнение компетентных людей  относительно этих ситуаций.

2) оценка действующей  организационной структуры управления. Следует помнить, что любая  организация не будет работать  эффективно, если в ней нет  четкого распределения обязанностей  и персональной ответственности.

3) разработка целей  структурных подразделений. От  правильности этих целей зависит  успех выполнения всего долгосрочного  плана фирмы. Осуществление этих  целей ориентировано скорее на развитие, чем на достижение результатов.

4) доведение выбранных  целей подразделений — обоснование  построения дерева целей. Сущность  этого этапа заключается в  выявлении взаимозависимых целей,  реализуемых на каждом уровне  управления.

5) доведение целей  до каждого конкретного исполнителя.  Выясняется возможность реализации  сформулированной ранее цели  конкретным исполнителем.

6) реализация целей.  Этот этап включает:

• закрепление целей за каждым исполнителем;
• выявление наличия всех ресурсов, необходимых для реализации целей;
• установление графика выполнения работ;
• контроль выполнения целей во всей системе управления сверху до низу;
• своевременность вмешательства в процесс управления на любом уровне управления.

7) оценка достигнутых  результатов — должна производиться  снизу вверх с выходом на  глобальные цели.

8) корректировка  целей. Цели корректируются после  выявления степени прогресса  в реализации поставленных целей,  то есть с учетом достижения  целей выбранные ранее цели корректируются.

 

Требования, предъявляемые  к целям:

• согласование и совместимость целей;
• реалистичность (достижимость);
• понятность для исполнителя;
• гибкость (обратная связь)