Контрольная работа по "Менеджменту"

Вопрос 1

Роль и значение временного фактора в работе менеджера.

    Трудно воспитать делового человека, если он не научится ценить время. Человек, остро чувствующий ценность даже самого

крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Замечено, что людям, умеющим работать, времени хватает, его у них больше, чем у других. Вспомним шутливый тезис А. Чехова: «Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, ничего не делай».

    Власть над временем дается только тому, кто обрел власть над

собой, овладел умением управлять собой, с уважением относится

ко времени.

    Первый директор Центрального института труда Алексей Капитонович Гастев отмечал: «Мы проводим на работе лучшую часть своей жизни. Важно же научиться так работать, чтобы работа была легка. И чтобы она была постоянной жизненной школой».

    Вместе с тем каждый человек постоянно своей жизнью подтверждает величайший парадокс времени: сколько бы его ни было отпущено, почти всем его не хватает.

    Известный эксперт по рационализации труда А. Маккензи опросил

в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам.

    Из каждых ста менеджеров:

-лишь один имеет достаточно времени;

-десятерым требуется на 10% больше времени;

-сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;

-остальным не хватает 50% времени.

    Парадокс времени гласит: «Мало кто имеет достаточно времени,

и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть».

    Именно в деловом мире наиболее часто употребляют поговорку

«Время — деньги», однако:

-время — это не только деньги;

-время дороже денег;

-время — это сама жизнь.

    О значении времени можно сказать и следующее:

-время необратимо;

-время нельзя умножить;

-время нельзя накопить;

-время нельзя передать;

-время проходит безвозвратно.

    Удачливые руководители обладают различными чертами характера

и качествами, но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое время и высвобождают себя для выполнения истинно управленческих функций и для досуга.

    Временем как ресурсом каждый человек располагает изначально

в равном количестве. Но результаты его использования у разных людей различны.

    Постоянный недостаток времени при напряженном трудовом ритме — явление, наблюдаемое у большинства руководителей во всем мире. Поэтому перед каждой страной стоит сегодня вопрос: как научиться экономить время деловых людей и прежде всего руководителей?

    Руководитель должен уметь ценить фактор времени. К сожалению, в любой сфере труда можно увидеть, что немало рабочего и нерабочего времени расходуется непродуктивно.

    Можно сказать, что нередко еще мы попросту растрачиваем

время.

    Работа в учреждениях часто начинается лишь после 30-минутной

раскачки, много времени уходит на перекуры, личные телефонные

разговоры. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с опозданием.

    Видный теоретик управления Платон Михайлович Керженцев

подчеркивал, что время для нас является ценностью особого рода. Его нельзя скапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Время неиспользованное погибает безвозвратно. 

 

Типичные ошибки руководителей

    Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может осуществить это желание.

    Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации

своего труда. Ведь даже самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, часто допускают ошибки в организации личного труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок.

1. Перенос принятия решения проблемы на завтра

    Эта ошибка — самая распространенная. Главная причина такой ситуации наша несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо решать сразу, не откладывая ее на потом. Самое трудное тут — начать, преодолеть свои сомнения, страх перед безотлагательным решением. Как правило, мы прибегаем к оттягиванию решения в том случае, когда стоящие перед нами задачи, проблемы или цели довольно туманны, если у нас нет ясного представления о том, чего же мы, собственно, хотим добиться. Почти всегда в такой ситуации помогает:

а) письменная формулировка ближайших задач, определение

сути проблемы. Письменное изложение помогает сформулировать

свои мысли и более отчетливо увидеть проблему;

б) построение «дерева целей».

2. Выполнение работы не до конца

    Быть до предела занятым и работать хорошо, наверное, не одно и то же. Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую часть их. С точки зрения повседневной производительности, результативности труда и охраны собственной

нервной системы куда полезнее окончательно решить только нескольких проблем, чем одновременно начинать множество дел,

которые все равно не удастся довести до конца. К тому же нерешенные

проблемы тяжелым грузом ложатся на нашу психику. А вот каждое законченное дело дает чувство морального удовлетворения и душевной свободы.

3. Стремление сделать все сразу

    Одновременное решение нескольких проблем — это самый верный путь к стрессам и неврозам.

    Многие из нас привыкли громоздить на своем столе целую груду

папок с бумагами. Эти папки постоянно у нас перед глазами, а в результате мысли наши все время скачут с одной проблемы на другую.

    Глаз наш — это наш гид. Чтобы мысли не прыгали между делами, как туристы между памятниками старины, нужно прежде всего убрать все папки. На столе должно находиться лишь то, что непосредственно относится к рассматриваемому вопросу. Если мы имеем дело с трудной, многогранной проблемой, то очень полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой мы стремимся. Такая карточка должна постоянно стоять на нашем столе на самом видном месте. Это позволит «не потерять за деревьями леса» и сконцентрировать свои усилия на решении главного.

4. Стремление сделать все самому

    Очень часто руководящие работники тратят свое время и силы

на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить

своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение тех проблем, которые требуют компетентности и участия самого руководителя.

    Руководство — это деятельность руководителя, которую никоим

образом нельзя совместить со стремлением сделать все лично. Задача

руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других, обеспечить на этой основе решение главных задач. Мы обязаны создать такие условия,чтобы в нашем подразделении, отделе, фирме сотрудники работали эффективно, должны направлять и контролировать ход запланированных работ.

    Считается, что руководителям платят деньги за то, что они эффективно координируют деятельность своих подчиненных, а не работают вместо них.

5. Неумение правильно разграничить функции между

подчиненными

    Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления часто подкашивают организацию. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает ненужное личное соперничество.

    Самым эффективным средством борьбы с дублированием функций является наличие четких и детализированных должностных инструкций, увязанных со структурной схемой организации и меняющимися целями ее деятельности.

    Такие инструкции должны однозначно определять права, обязанности и ответственность каждой службы и каждого работника

в организации.

6. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных

    К сожалению, многие руководители имеют привычку во всех

проблемах винить своих подчиненных, тем самым занимаясь делом

совершенно бесполезным. Типичный пример — перекладывание вины на других в случае неудачи. Ценная энергия в этом случае направляется в прошлое, хотя исправить уже практически ничего нельзя. Куда полезнее вместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее — на то, что необходимо сделать незамедлительно.

    Задача руководителя — установить объективные причины неудачи,

а не искать козла отпущения.

7. Полное пренебрежение вопросами организации

и планирования личной работы

    Эта ошибка, возможно, самая основная.

    Руководители часто и справедливо жалуются на все возрастающую

в последние годы лавину бумаг. Как справиться с ней?

    Выход может быть:

-во-первых, в том, чтобы как можно больше полномочий передавать

подчиненным, брать на себя решение только самых важных вопросов;

-во-вторых, в наш век, когда все жалуются на бумажный поток,

единственный способ уменьшить его — это всерьез заняться

бумагами.

    Мы говорим о тех полезных бумагах, без которых немыслимо

сегодня руководить: речь идет о технике планирования, учета, о

должностных инструкциях, протоколах, ведении архива и пр. Без

поддержания в порядке этих документов хаотический поток других

бумаг вырастает в десятки раз.

8. Руководитель считает, что эффективная организация

его личного времени в принципе невозможна

    Это мотивируется тем, что он, руководитель, зависит не от себя,

а от других людей и обстоятельств.

    Л. Зайверт называет 30 причин потерь (поглотителей) времени

[38, с. 31—32]. 

30 «ПОГЛОТИТЕЛЕЙ» ВРЕМЕНИ

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

5. Плохое планирование трудового дня.

6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

7. Чрезмерное чтение корреспонденции.

8. Скверная система досье.

9. Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).

10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

11. Недостатки кооперации или разделения труда.

12. Отрывающие от дела телефонные звонки.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать «Нет».

15. Неполная, запоздалая информация.

16. Отсутствие самодисциплины.

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечения (шум и др.).

19. Затяжные совещания.

20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

22. Болтовня на частные темы.

23. Излишняя коммуникабельность.

24. Чрезмерность деловых записей.

25. Синдром «откладывания».

26. Желание знать все факты.

27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).

28. Спешка, нетерпение.

29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Вопрос 2

Планирование личной работы менеджера

   Наука управления временем основана на умелом его планировании и привычке исполнять запланированное.

    Работать рационально, а следовательно, и результативно гораздо

выгоднее. Но работать рационально может только тот, кто этому научился. Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет времени. Планирование личного труда представляет собой проект размещения процессов труда во времени на предстоящий период. Руководитель планирует не только свои профессиональные и личные цели, но и текущую, связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с принятием и реализацией решений.

    Хорошее планирование призвано обеспечить практичное, выгодное, рациональное использование самого ценного нашего достояния — времени.

    Практический опыт многих руководителей свидетельствует о

том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к

сокращению времени на реализацию и в конечном счете к экономии времени в целом.

    Поэтому руководитель обязан уметь анализировать свое рабочее

время, составлять планы личной работы. При этом необходимо

учитывать все выполняемые работы, уметь расположить их в порядке важности.

    Планируя, мы отвечаем на три вопроса:

а) чего я достиг? — оценка ситуации;

б) чего я хочу достичь? — постановка целей;

в) как я этого добьюсь? — план действий по времени.

    Чтобы избежать излишних затрат времени, можно начать с

составления ежедневного временнно2го плана, который поможет

отслеживать, на что вы тратите свое время. Проанализировав свой временной план, можно будет определить те дела, на которые

следует потратить меньше времени, и те, заниматься которыми просто не стоит. Лучше составлять временной план на весь день, а не только на рабочее время. Составив такой список, вы начнете

пересматривать и по-новому планировать очередность дел.

    Нерационально спланированный рабочий день имеет следующие

признаки:

-неизвестно, на что расходуется время;

-неизвестно, сколько времени требуется для выполнения тех или иных дел;

-неизвестно, какие факторы влияют на работоспособность

руководителя или ограничивают ее.

    Как говорится, «то, как мы используем наше время, говорит о

том, кто мы», и те же факторы, которые снижают эффективность

использования времени, подрывают общую эффективность нашей

деятельности.

    Управлять своим временем может каждый. Научившись этому,

человек сможет к лучшему изменить не только собственную карьеру, но и жизнь.

    Систему планирования личного труда руководителя можно

представить как закрытую систему, в которой отчетливо видны

взаимосвязи между отдельными видами планов — долгосрочные

планы конкретизируются в соответствующих средне- и кратко-