Контроль в системе менеджмента

                                                

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                 Содержание

Сущность контроля………………………………………………………… 4

 

Типы контроля……………………………………………………………...  5

 

Этапы контроля…………………………………………………………….  8

 

Характеристики эффективного контроля………………………………… 10

 

Список использованной литературы……………………………………… 12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Сущность контроля

     Контроль является одной из основных функций менедж­мента. Контроль есть базовый элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля.

 

Контроль, как термин интерпретируется по-разному, в зависимости от понимания  автором его основных черт. Так  зарубежные специалисты определяют контроль как процесс обеспечения  достижения организацией своих целей [3; 395].

 

Отечественные исследователи  называют контроль одной из общих (основных) функций управления. В ходе контроля осуществляется систематическое наблюдение деятельностью отдельных работников и коллективов, целена­правленное воздействие на исполнителей, сравнение фактических результатов деятельности с заданными параметрами для выработки корректирующих воздействий на управляемые факторы [4; 135].

 

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и  задачи и создали организацию. Контроль очень важен, чтобы организация  функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. В результате контроль позволяет избежать в будущем неудовлетворительных результатов деятельности и создать не­обходимые предпосылки для стимулирования персонала. Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация безусловно обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации. Один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей.

 

Таким образом, система контроля в организации решает следующие  задачи.

 

1. С помощью контроля  можно заранее обнаружить во  внутренней или внешней среде  организации факторы, кото­рые могут оказать существенное влияние на ее функциони­рование и развитие и, подготовившись необходимым обра­зом, своевременно на них отреагировать.

 

2. Контроль помогает своевременно  обнаружить неиз­бежные в деятельности любой организации нарушения, изъя­ны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения.

 

3. Результаты контроля  служат основой оценки работы  организации и ее персонала  за определенный период, эф­фективности и надежности системы управления ею.

 

Цели контроля будут достигнуты только в том случае, если он осуществляется в соответствии с определенными  принци­пами.

 

1. Контроль должен быть  всеохватывающим, т.е. охватывать  основные сферы деятельности  организации - вне­шнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней.

 

2. Система контроля должна  иметь стратегическую направ­ленность, заданную основными приоритетами развития организации.

 

3. Система контроля в  организации должна быть гибкой, своевременно реагировать на  изменения в структуре органи­зации и системе управления организацией.

 

4. Система контроля должна  быть экономичной, чтобы вы­годы,  приносимые контролем, превышали  затраты на его проведение.

 

5. Эффективный контроль  требует индивидуализированности, нацеленной на конкретные процессы, результаты, лю­дей без учета их личных качеств, должностного положения, связей в коллективе.

 

6. Ориентированность на  человеческий фактор требует  от контроля доброжелательности, исключения какой бы то ни  было слежки за членами организации.  Чрезмерного контроля над людьми  следует избегать, с другой стороны,  и продолжи­тельное отсутствие  контроля также является неблагоприят­ным признаком, свидетельствующим о безразличном отно­шении руководства к людям и делам организации.

 

7. Контроль должен быть  ориентирован на результаты, конечная  цель контроля состоит в решении  задач, стоящих перед организацией.

 

Таким образом, контроль - это  процесс, обеспечивающий достижение целей  организации. Он необходим для обнаружения  и разрешения возникающих проблем  раньше, чем они станут слишком  серьезными, и может также использоваться для стимулиро­вания успешной деятельности.

Типы контроля

 

Существует три основных вида управленческого контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме  осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и  ту же цель: способствовать тому, чтобы  фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

 

Предварительный контроль осуществляется перед началом работы. Он предшествует активной деятельности организации, задача данного вида контроля состоит в  проверке готовности орга­низации, ее персонала, производственного аппарата, систе­мы управления к работе. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении.

 

Можно выделить следующие  на­правления предварительного контроля.

 

1. Проверка управленческой  системы на соответствие существующей  структуре организации, подготовленных  до­кументов, их соответствие существующим требованиям, пра­вильность оформления, степень ознакомления с ними ис­полнителей, усвоения ими стоящих задач.

 

2. Предварительный контроль  в области человеческих ре­сурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и про­фессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифици­рованных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить мини­мально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и про­верить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно по­высить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетент­ных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочис­ленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих органи­зациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма, в ходе курса обучения. Курс предварительного обучения повышает вероят­ность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

 

3. Предварительный контроль  материальных ресур­сов осуществляется путем выработки стандартов минимально допусти­мых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступаю­щих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избе­жать дефицита.

 

4. Важнейшим средством  предварительного контроля финансовых  ресурсов является текущий финансовый  план, который позволяет осуществить  функцию планирования. Бюджет яв­ляется механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверен­ность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Финансовый план устанавливает также предельные значения затрат и не позволяют исчерпать свои наличные сред­ства до конца. Также проверяется надежность источников финансирования и обоснованность предстоящих расходов.

 

Текущий контроль проводится в ходе производственного процесса и позволяет, как можно раньше определить отклонения от задан­ных параметров и внести корректирующие воздействия. Он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение поставленных целей.

 

Можно выделить две формы  текущего контроля: оперативный и стратегический[5; 151].

 

Оперативный контроль ори­ентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность, контроль эффектив­ности использования материальных, финансовых, трудовых и инфо­рмационных ресурсов.

 

Контроль материальных ресурсов включает: их закупки и заго­товку на месте путем проверки их качества, цены, времени и объе­мов поставок; их инвентаризацию - сопоставление фактического уровня запасов с учетным и требуемым; контроль за оборудованием – обеспечение необходимыми инструментами, машинами, подде­ржание их в исправном состоянии.

 

Контроль финансовых ресурсов осуществляется в целях своевре­менного их поступления от покупателей и заказчиков, а также оп­ределения направлений их эффективного использования в интересах ­организации. Контролю финансовых ресурсов, как правило, уделяется особое внимание, так как от их наличия, поступления и правильного распределения зависит использование всех других ре­сурсов: покупка материалов, создание благоприятных условий тру­да, сбор и обработка информации.

 

Контроль за использованием трудовых ресурсов включает пра­вильный  отбор, расстановку, обучение, оценку и  оплату труда пер­сонала в организации в соответствии с их трудовым потенциалом вкладом.

 

Контроль информационных ресурсов направлен на обеспечение  достоверной, своевременной и точной информацией о процессах всех заинтересованных пользователей, что  значительно облегчает ­принятие  всех управленческих решений.

 

Стратегический контроль позволяет отследить положение  орга­низации во внешней окружающей среды - это отношения с по­ставщиками, конкурентами, наличие и возможности внедрения но­вых технологий, сложившаяся социально-экономическая и полити­ческая обстановка. Эти косвенные факторы не оказывают прямо воздействия на внутреннюю среду предприятия, тем не менее, если их не учитывать, деятельность в перспективе не будет соответство­вать запросам рынка. Т.е. стратегичес­кий контроль имеет в качестве основного объекта эффектив­ность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей.

 

Заключительный контроль  позволяет, после завершения производствен­ного процесса, оценить эффективность организационно деятельности, вскрыть факторы, отрицательно влияющие на резуль­таты работы, и наметить пути их устранения в будущем. Результаты заключительного контроля являются основной информационной базой для изменения текущих планов и разработки стратегии предпр­иятия.

 

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы  отреаги­ровать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая факти­чески полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта проце­дура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформули­ровать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

 

Следовательно, предварительный  контроль обычно реализуется в форме  определенной политики, процедур и  правил. Прежде всего, он применяется  по отношению к трудовым, ма­териальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

Этапы контроля

 

Процесс контроля проходит в четыре этапа: определения параметр­ов, подлежащих контролю, и источников информации; наблюде­ния и измерения; сопоставления результатов и целей; регулиро­вания. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

 

1 этап заключается в  определении параметров функцио­нирования и развития организации, которые необходимо впоследствии контролировать, и источников информации о них. Эти параметры представляют собой различного рода стандарты и нормативы (нормативы расходования матери­альных ресурсов на единицу продукции, нормы денежных затрат, сроки выполнения или продолжительности тех или иных работ и т. п.).

 

Нормативы должны соответствовать  следующим требова­ниям:

 

Ø                 научная обоснованность;

 

Ø                 гибкость, способность изменяться в  соответствии с но­выми условиями;