Контроль в системе менеджмента: виды, особенности и трудности проведения, эффективность и значимость

Особенности контроля

1. Контроль может  осуществляться  для себя и  для кого-либо. Контроль  не может оставаться исключительно  прерогативой менеджера, назначенного «контролером», и его помощником. Каждый руководитель независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

2. Контроль должен  проводиться  на основе знания  динамики. Контроль  организации  исполнения управленческих решений  - это система наблюдения, проверки, оценки и коррекции положения дел на основе разработанных критериев (показателей). Руководителю важно знать динамику ситуационных изменений, что бы вовремя включиться в управление рабочим процессом сверху при повторяющихся сбоях или предупредить подчиненных о надвигающейся угрозе срыва. В то же время управленческий контроль предполагает совместное устранение случайных негативных ситуаций, которые постоянно возникают в работе.

Контролируя организацию  и исполнение работ, руководитель отслеживает прежде всего повторяемость сбойных ситуаций, интенсивность их проявления, их способность увести в сторону рабочий процесс, их нарастающую угрозу. Он выжидает, когда ему лучше всего вмешаться, чтобы рабочий процесс совсем не вышел из-под контроля. Поэтому руководитель каждый раз определяет для себя определенную критическую точку: или-или. В тоже время он дает шанс специалисту или менеджеру самому справиться с ситуацией, помогая советами. Анализ повторяющихся сбойных ситуаций показывает, какие ошибки допускает работник. Разбор этих ошибок становится главным в оценке этого направления работ. Важно только, чтобы потери времени, ресурсов и прибыли в дальнейшем были компенсированы: тот, кто допускает ошибки, но анализирует их, становится осторожнее и изворотливее.

3. Одна из важнейших  особенностей  контроля, которую  следует учитывать  в первую  очередь, состоит в  том,  что контроль должен быть  всеобъемлющим.  Это означает не контроль над каждым движением подчиненным, а всесторонняя осведомленность о текущих делах.

4. Для целесообразности  внедрения  системы контроля  он должен  обладать следующими  характеристиками:

• стратегическая направленность;
• ориентация на результаты;
• своевременность;
• гибкость;
• экономичность и простота.

5. Для повышения  эффективности  деятельности  организации, многие компании  стремятся внедрить систему опережающего  контроля, что подразумевает проведение  контрольных мероприятий на промежуточных  фазах. Однако это увеличивает  объем контроля, негативные последствия  которого были отмечены выше. Поэтому в реальной деятельности  организации нередко проводят  контроль не промежуточных, а  итоговых значений. Это становится  особенно целесообразно, если  цель контроля не корректировка  процесса выполнения решения  какого-либо вопроса, а оценка  объема и качества проделанных  работ.

6. Контроль в  непроизводственных  организациях.  В отличие от предприятий производственной  сферы, для непроизводственных  организаций характерно то, что  результаты деятельности работников  фирмы сложно поддаются экономической  оценке, а порой даже не могут  быть выражены в виде материальных  носителей информации (отчеты, прогнозы). То есть для организаций непроизводственной  сферы результаты могут быть  оценены лишь качественными признаками. Кроме этого практически все  процессы, происходящие в организации,  являются взаимосвязанными (взаимодополняющими  или взаимозаменяемыми), так как  деятельность таких организаций,  как правило, представляет собой  строго ограниченный круг интересов  и даже несколько проектов  одновременно ведутся в немногих  компаниях. [3, c. 12-14]

Таким образом, результат  деятельности работника находится  в тесной зависимости от множества  факторов, как внутриорганизационных, так и внешних. С этим связана  сложность оценки (контроля) работников по результатам.

Анализ функций контроля

Анализируя  функции  контроля, многие авторы исходят  из определений, данных в классических теориях управления, например, определения, данного А. Месконом: «Контроль - это процесс достижения организацией своих целей».

В связи с таким  подходом в функции  контроля включают все средства и  методы, дающие возможность  организации добиться своих целей. На мой взгляд этого делать нельзя, так как каждая функция хозяйственной деятельности должна оперировать со строго определенными переменными и не вмешиваться в чужую область знаний. Доводом может служить следующее. За каждым подразделением организации закреплены свои функции. Дублирование этих функций означает, что разные люди делают одну и ту же работу, что естественно нерационально в нормальной ситуации. Но для полноценной работы эти подразделения взаимодействуют друг с другом, обмениваются информацией, совместно решают общие вопросы. Данный принцип необходимо учитывать и при теоретическом рассмотрении какого либо материала - не имеет смысл утверждать, что в функции контроля входит анализ хозяйственной деятельности или подготовка стандартной системы отчетности, это обособленные самостоятельные объекты хозяйственной деятельности.

Но  все же остановимся на некоторых  взглядах на функции контроля:

Так, И.Н. Герчикова к функциям контроля относит:

• сбор, обработка и анализ информации;
• сравнение фактических показателей хозяйственной деятельности с плановыми;
• выявление отклонений и анализ причин этих отклонений;
• разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. [5,c.56-57]

В связи с этим контроль рассматривается  не только как фиксирование отклонений, но и  как анализ причин отклонений и выявление  возможных тенденций  развития.

Еще одной важной функцией управленческого  контроля является разработка стандартной системы  отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам  хозяйственной деятельности фирмы  в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление  функции контроля опирается в  первую очередь на организацию системы  учета и отчетности, включающей финансовые и производственное показатели деятельности и проведения их анализа.

Качество  управленческих решений зависит  от того, насколько  они устойчивы к "сбойным" ситуациям, в какой мере они оказались  деформированы ошибками исполнителей, как стали проявляться те дефекты, которые были спонтанно заложены в управленческое решение при  его принятии, когда было трудно предвидеть все его последствия.

Процесс контроля. Эффективность и значимость

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов  и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется  комплекс различных мер.

Установление стандартов. Первый этап процедуры контроля  демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования. «Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается изменению». Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Цели, которые  могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они  характеризуются наличием  временных  рамок, в которых должна быть выполнена  работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно  оценить степень выполнения работы. Относительно легко установить показатели результативности для таких величин  как прибыль, объем продаж, стоимость  материалов потому, что они поддаются  количественному измерению. Но некоторые  важные цели и задачи организаций  выразить в числах невозможно. Например, повышение материального уровня, рассматриваемое в качестве цели, выразить в числовых показателях  очень трудно или зачастую вообще невозможно. Невозможно точно приписать тому или иному уровню морали численное значение или выразить его через эквивалентную сумму долларов. Но организации, работающие эффективно, стремятся обойти трудности, связанные с выражением целей в количественном виде, и им это удается. Так, например, информацию о духовном уровне и состоянии работников можно получить посредством различного рода обследований и опросов. Малое количество увольнений, например, обычно является проявлением удовлетворенности работой. Таким образом, количество увольнений может использоваться как показатель результативности при выработке стандартов в области удовлетворенности работой. Например, руководители высшего звена могут установить в качестве цели на следующий год уменьшение количества увольнений с 10 до 6%.

Сопоставление достигнутых  результатов  с  установленными стандартами. Второй  этап процесса контроля состоит в  сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе Менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом он или она принимают и еще одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой, второй стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке. [6,c. 284]

Руководство высшего  звена устанавливает  масштаб  допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов  от намеченных не должно вызывать тревоги.

Определение масштаба допустимых отклонений - вопрос кардинально  важный. Если взят слишком большой  масштаб, то возникающие проблемы могут  приобрести грозные очертания. Но, если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать  на очень небольшие отклонения, что  весьма разорительно, и требует много  времени.

Измерение результатов. Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты - это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Вначале необходимо выбрать единицу измерения, причем такую, которую можно преобразить в те единицы, в которых выражен стандарт.

Передача  и распространение  информации. Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того, чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принимать необходимые решения и действия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто должен их выполнять.

Оценка  информации о результатах. Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Менеджер должен решить, та ли, что нужно, информация получена, и важна ли она. Важная информация - это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

Действия. После вынесения оценки процесс  контроля переходит на третий  этап. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения:

• ничего не предпринимать,
• устранить отклонение,
• пересмотреть стандарт.

1. Ничего  не предпринимать. Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом. К счастью, дела не всегда идут плохо. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. В управлении нельзя, однако, рассчитывать на то, что случившееся один раз, повторится снова. Даже наиболее совершенные методы должны подвергаться изменениям. Так, например, если система контроля показала, что в каком-то элементе организации все идет хорошо, необходимо продолжать измерять результаты, повторяя циклы контроля.

2. Устранить отклонения. Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Естественно, что проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. В идеале стадия измерений должна показывать масштаб отклонения от стандарта и точно указывать его причину. Это сопряжено с необходимостью эффективной процедуры принятия решений. Поскольку, однако, большая часть работы в организации является результатом объединенных усилий групп людей, то абсолютно точно определить корни той или иной проблемы не всегда представляется возможным. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

3. Пересмотр стандартов. Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы - это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. [6,c. 290]

Поведенческие  аспекты контроля

Отрицательные последствия  контроля часто являются побочными результатами его влияния на поведение персонала организации.

Поведение, ориентированное на контроль, формируется в связи с тем, что сотрудники организации знают, что их ошибки и успехи в тех областях, где руководство установило стандарты и последовательно выполняет процедуру контроля, служат основанием для распределения вознаграждений и наказаний. Поэтому подчиненные обычно делают то, что начальство хочет видеть при проверке. Они всячески заостряют внимание на работе в тех областях, где проводится контроль, и пренебрегают своими обязанностями там, где измерения не проводятся.