Контроль в системе менеджмента: виды, особенности и трудности проведения, эффективность и значимость

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение                                                                                                                 3

Понятие «контроль»                                                                                             5

Виды контроля                                                                                                       6

Особенности контроля                                                                                        10

Анализ функций  контроля                                                                                 12

Процесс контроля. Эффективность и значимость                                            13

Поведенческие аспекты  контроля                                                                     17

Заключение                                                                                                           20

Список литературы                                                                                             22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Какой бы ни была организация, какая бы организационная  культура в ней не присутствовала, какого бы уровня развития коллектив  не был, важно знать, что без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможным.

Цель данной контрольной работы - как освещение отдельных вопросов контроля, так и формирование представления о нем как об одной из сторон системы управления.

Для достижения этой цели поставлены следующие  задачи:

• дать понятие «контроль»;
• выделить особенности контроля;
• описать процесс контроля и их значимость;
• описать поведенческие аспекты контроля.

Контроль - это  процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Как и планирование, он представляет собой не разовое действие, а бесконечный, непрерывный процесс, совпадающий в своем развитии с движением производственного цикла, внутри которого он как бы проходит три ступени. На первой ступени устанавливаются те стандарты деятельности фирмы, которые в последующем необходимо контролировать; на второй ступени происходит измерение и анализ тех результатов, которые достигнуты к обусловленному сроку; на третьей ступени в работу компании, если это необходимо, вносятся соответствующие коррективы. [1,c 79]

   Актуальность  данной темы заключается в  том, что  эффективное управление  в современных  условиях рынка  - необходимое условие  повышения  эффективности бизнеса, создания, развития и реализации конкурентных  преимуществ предприятия.

   Перед  современным руководителем встают  стратегические вопросы выбора  направления  развития бизнеса  и определения  ключевых конкурентных  преимуществ компании.

 Необходимость существования  контроля вызвана рядом причин:

• недостатки планирования;
• недостатки организации и организационной культуры;
• недостатки руководства (руководителю не всегда удается найти общий язык с сотрудниками по вопросам определения задачи и путей ее решения из-за того, что в его руках имеется ограниченный круг информации или он просто некомпетентен в этой области);
• недостатки мотивации;

Управленческий  контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы  в полной мере все другие функции  управления: планирование, организация, руководство и мотивация

В функцию контроля входят: сбор, обработка  и анализ информации о фактических  результатах  хозяйственной деятельности всех подразделений  фирмы, сравнение  их с плановыми  показателями, выявление  отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. Важной  функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы  отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам  хозяйственной деятельности фирмы  в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление  функции контроля опирается в  первую очередь на организацию системы  учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

 

 

 

 

 

Понятие «контроль»

 

Термин  «контроль» не является однозначным. В переводе с французского слово «контроль» означает проверочный документ, оформленный в двух экземплярах или в двух записях. В течение длительного времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью главным образом бухгалтеров, кассиров, финансовых работников. В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица.

Как видно из вышесказанного, исторически  первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости и достоверности  документов. Следующим этапом стало  представление о контроле как  проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил в контроль и  анализ отклонений, раскрытие их причин.

Классики  науки  управления (Ф.У.Тейлор, А. Файоль, Г. Эмерсон, Г.Черч) подчеркивали, что без контроля невозможно управлять любым процессом. Так, А. Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами. Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия.

Таким образом, по А. Файолю контроль соотносится со всеми основными функциями управления и реально сам становится особой функцией.

В настоящее время  под термином «контроль» подразумевают:

• органическую функцию управления;
• набор средств регулирования поведения личности или организации в целом;
• функцию системы, выполняющую задачу обратной связи и обеспечивающую наблюдение за состоянием системы. [2,c. 210]

Реализация  контроля выступает как процесс, который  позволяет определить качество работы, выяснить, как организация  продвигается к намеченной цели, установить степень  отклонений и выбрать соответствующие  действия или альтернативный курс.

 

Виды контроля

 

Существует  три  вида контроля: предварительный, текущий  и заключительный.

 

1. Предварительный контроль

Контроль  напоминает айсберг, большая часть которого, как известно, скрыта под водой. Некоторые  наиболее важные виды контроля данной организации могут быть замаскированы  среди других функций управления. Так например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку  правила и линии  поведения  вырабатываются для обеспечения  выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные  инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в  административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Человеческие  ресурсы. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того, чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Материальные  ресурсы. Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Финансовые  ресурсы. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

 

2. Текущий контроль

Как это собственно следует из его  названия, текущий  контроль осуществляется непосредственно  в ходе проведения работ. Чаще всего  его объектом являются подчиненные  сотрудники, а сам он традиционно  является прерогативой их непосредственного  начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих  проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям  развиться, они могут перерасти  в серьезные трудности для  всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических  результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Системы обратной связи. Обратная связь - это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

 

3. Заключительный контроль

При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей  и решить возникающие проблемы прежде, чем это 'потребует слишком больших  затрат. В рамках заключительного  контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного  заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с  требуемыми.

Хотя  заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что  заключительный контроль дает руководству  организации информацию, необходимую  для планирования. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность  лучше оценить, насколько реалистично  были составлены им планы. Эта процедура  позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция  заключительного контроля состоит  в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает  мотивационные вознаграждения с  достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что  фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. «Измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо «для того, чтобы сформулировать будущие  ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением».[4,c. 89-90]