Контроль в менеджменте

СОДЕРЖАНИЕ

Стр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В условиях развития рыночных отношений, на многих промышленных предприятиях всё большую необходимость приобретает вопрос организации контроля.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и  задачи и создали организацию. Контроль очень важен, чтобы организация  функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится просто невозможным.

Актуальность данной темы обусловлена  тем, что в настоящее время  контроль является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Так, к примеру, одной из важнейших причин необходимости осуществления контроля является то, что любая организация безусловно обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Также управленческий контроль предполагает совместное устранение и сверху и снизу случайных негативных ситуаций, которые постоянно возникают в работе.

Основная цель работы заключается  в исследовании теоретических и практических аспектов контроля в менеджменте.

Исходя из поставленной цели, нами были сформулированы следующие задачи исследования:

1. раскрыть понятие, сущность и назначение функции контроля;
2. рассмотреть виды и принципы контроля;
3. исследовать организацию и осуществление процесса контроля.

По структуре реферат состоит  из введения, трёх разделов основной части, заключения и списка использованной литературы.

1. Сущность, понятие и назначение функции контроля

 

 Предприятие осуществляет свою деятельность, при этом менеджеры затрачивают довольно много усилий для того, чтобы добиться чего-то в рамках окружающей их среды. Они предпринимают попытки планировать деятельность предприятия, организовывать совместный труд, вести учет полученных результатов и принимать множество решений. Однако затраченный труд может оказаться пустой тратой времени, а предприятие будет "плыть по воле волн", если руководством не будет осуществляться эффективный контроль над многими процессами, создающими предприятию условия устойчивости.

Толковые словари дают такие  объяснения слова «контроль»: регулировать, контролировать, держать в границах, проявлять власть.

По своей сущности понятие «контроль» многогранно. Специалисты менеджмент сходятся во мнении, что понятие  «контроль» охватывает три его значения:

1. контроль как одна из общих функций управления;
2. контроль как деятельность или процесс выполнения управленческой работа;
3. контроль как способ соблюдения людьми или организациями установленных стандартов.

Исходя из этих предпосылок, можно  дать следующее определение понятию  «контроль».

Контроль - это процесс менеджмента, с помощью которого лицо или организация осознанно устанавливают фактические результаты, и сопоставляют с тем, что другое лицо, группа или организация в целом должны делать для достижения запланированных целей [1].

В первую очередь, контроль необходим для того, чтобы быть уверенным в эффективности деятельности предприятия.

Однако сама функция контроля - понятие отнюдь не однозначное. Виды деятельности, включаемые по функциональному  признаку разделения управленческого  труда в контроль, так широки, что для того, чтобы увидеть их в процессе управления, необходимо рассмотреть их на широком фоне определенных понятий и влияний, прежде чем обсуждать основные принципы и цели.

Теперь, когда есть общее представление  о том, что такое контроль, рассмотрим его основное назначение в рамках организации.

Для менеджеров, занимающихся управлением  какими-либо процессами, насущной необходимостью является умение объективно оценивать  факты.

Факты - это информация, характеризующая истинное положение дел, результатов деятельности, подготовки и реализации управленческих решений.

Для установления уровня результативности зафиксированных фактов служит функция  контроля. Без оценки полученного  результата организация не может  определить, насколько хорошо она  функционирует и обеспечивает достижение поставленных целей. В необходимый момент времени система управления должна иметь сравнительные сведения о фактическом состоянии организации и о том состоянии, где она должна находиться в соответствии с разработанным планом.

Из определения общего понятия управления следует, что управление существует как процесс только тогда, когда можно установить факт достижения цели. Следовательно, контроль - это процесс человеческой деятельности, направленной на установление полезности свершившегося факта, его направленность на достижение цели или степень отклонения от плана достижения цели, допущенного отдельным лицом, группой лиц и организацией в целом. В этом смысле функция контроля - это такой вид управленческой деятельности, который позволяет организации вовремя воспринимать факт достижения результата или устанавливать ошибки, которые вредят достижению целей организации.

Следовательно, функция контроля направлена на установление ошибок и ограничение их накопления в деятельности менеджмента организации.

Неопределенность является основным условием, в котором менеджерам приходится принимать управленческие решения. Люди, принимающие участие в подготовке решения (сбор, анализ, обработка информации, выработка вариантов решения) и его реализации (исполнении), являются мощным источником неопределенности. Их поведение трудно прогнозируемо и зависит от многих личностных характеристик и условий работы. Менеджеру важно понимать, что достичь каких-либо результатов можно, работая совместно с людьми. В данном процессе функция контроля, позволяет менеджеру убедиться, что люди, участвующие в процессе принятия и исполнения решения, действуют так, как нужно. Кроме того, в процессе контроля менеджер может своевременно выявить проблемы и не позволить им перерасти в кризис [2].

Следовательно, функция контроля обеспечивает своевременное

преодоление сложных проблем в организации совместного труда в производстве и управлении.

Общение с людьми является основным методом в деятельности менеджеров. Коммуникации в работе менеджера  строятся на умении «говорить на языке» того лица, с которым ведется работа. В организации эффективных коммуникационных связей функция контроля исполняет роль обратной связи.

Следовательно, контроль, используемый в процессах коммуникаций в форме  обратной связи, позволяет руководителю убеждаться в том, что подчиненный правильно понял и воспринял поставленную перед ним задачу.

Процесс контроля заключается в  выявлении отклонений от планируемых  параметров. Процессы управления протекают  в условиях определенных норм - стандартов.

Эти стандарты характеризуются наличием определенных ограничений, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Все стандарты, используемые для контроля, отражают системы целей и стратегий организации. Поскольку цели и стратегии постоянно корректируются вследствие действия на систему принципа динамического равновесия, то и стандарты подлежат изменению [3].

Следовательно, правильно организованный контроль направлен на отслеживание появления ситуаций, приводящих к изменению стандартов.

Поскольку организации вынуждены  работать в условиях стандартов, то в организациях и в обществе в  целом слово «контроль» порождает, прежде всего, отрицательные эмоции. Контроль часто трактуется как принуждение, ограничение, подчинение чему-то.

Обычно исполнители сопротивляются контролю над своей деятельностью, особенно если они ощущают неоправданность, чрезмерность контроля или его неправильную направленность. Все это правильно. Однако сущность и смысл контроля заключается не столько в ограничениях деятельности отдельных лиц или организаций, сколько в возможности обеспечения достижения организацией своих целей путем своевременной корректировки деятельности организации до того, как возникающие проблемы не превращаются в кризис. Контроль позволяет сопоставлять реально достигнутые результаты с запланированными показателями, т.е. ответить на вопрос: насколько мы продвинулись к поставленным целям? Руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Важнейший смысл контроля заключается в определении именно тех направлений деятельности менеджеров и подчиненных, которые наиболее эффективно способствовали достижению общих целей организации. Уровень участия в достижении целей организации должен быть понятным менеджерам и подчиненным, а не только руководителям. В этом случае им будет понятен смысл контроля над их деятельностью.

Следовательно, создание эффективной  организации контроля обеспечивает снижение системы сопротивления контроля со стороны работников организации.

Контрольная функция - это деятельность не только по выявлению отклонений фактического результата от плановых показателей, но в то же самое время  и проверка эффективности, правильности, обоснованности ранее принятых решений. Постоянная проверка принятых решений и их корректировка приводит к снижению затрат, предупреждению неэффективного использования ресурсов организации. Следовательно, функция контроля направлена на минимизацию затрат и стимулирование производства.

Выживаемость организации в  значительной мере зависит от оценки изменений, происходящих во внешней  среде, и своевременном приспособлении своей деятельности к этим изменениям. Правильно спроектированная система  контроля направлена на обеспечение работы менеджеров по мониторингу и выработке реакции на изменение внешней среды. Тем самым, контроль как бы создает организационно-экономическую систему открытого типа, т.е. взаимодействующую с внешней средой.

Итак, определив сущность, понятие и назначение контроля в менеджменте, перейдём к рассмотрению основных его видов и принципов [4].

 

 

 

 

 

 

2. Виды и принципы контроля

 

Контроль над поведением объекта  имеет свое назначение и временной  интервал его осуществления. Поэтому  контроль как вид деятельности может быть классифицирован по двум признакам - назначению и времени осуществления. Итак, рассмотрим подробнее данную классификацию.

По назначению можно выделить следующие  виды контроля:

• линейный;
• функциональный;
• операционный.

Линейный контроль. Значительная доля задач контроля выражена отношением «подчиненный-начальник». Устанавливается обратная связь после того, как принято управленческое решение, и наступил этап его выполнения. Оценка результата принятого руководством решения выполняется, прежде всего, с помощью задач контроля. Контролю также подлежат действия исполнителя решения не только с точки зрения эффективности его действий, но и осуществления этих действий. Исполнители очень часто под действием личных мотивов могут вообще не выполнять принятые решение. Поэтому руководитель должен помнить, что «реальная ценность решения становится очевидной только после его осуществления». Каждое принимаемое руководителем решение требует соответствующего ему контроля над исполнением его подчиненными. А для этого руководитель должен наладить линейный контроль.

Функциональный контроль. Организации широко используют различные виды функционального контроля: производственный, финансовый, маркетинговый, нормоконтроль, кадровый, экспедиторский.

Объектами функционального контроля являются конкретные функции, по которым контролируются важнейшие экономические показатели. Например, в финансовом контроле в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, затраты производства и их отношения к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние.

Процесс решения задач функционального  контроля заключается в сравнении  определенных показателей результативности со стандартами (нормами). Результат их решения выражается в установлении величины отклонения результирующего показателя относительно планового стандарта. Распространение результирующей информации происходит как по вертикали (снизу вверх), так и по горизонтали (объект-контролер).

Операционный контроль. Основной целью операционного контроля является обеспечение движения продукта на предприятии в соответствии с календарной производственной программой и доставка продукта потребителю в назначенный срок.

Задачи операционного контроля в основном обеспечивают два главных направления в производственном процессе:

• контроль осуществления производственного процесса изготовления продукции в соответствии с календарными производственными программами и технологическими параметрами;
• контроль качества выпускаемой продукции на всех стадиях производственного процесса, начиная с контроля качества используемого сырья и материалов и заканчивая определением соответствия произведенного продукта техническим характеристикам и параметрам в ходе испытаний, эксплуатации и послепродажного обслуживания.

Объектом операционного контроля являются отдельные операции какого-либо процесса, протекающего в рамках организации.

По признаку времени решения  задач контроль можно разделить  на три основных вида:

• предварительный контроль, осуществляемый до фактического начала работ;
• текущий контроль, осуществляемый непосредственно в ходе проведения работ;
• заключительный контроль, осуществляемый либо сразу по завершении контролируемой работы, либо по истечении периода времени, определенного заранее.

Эти виды контроля схожи, но различаются  только временем осуществления.

Предварительный контроль тесно переплетается с другими функциями (планированием, анализом) и порой бывает очень трудно определить состав задач, отнесенных к данному виду контроля. Сложность выявления задач объясняется спецификой процесса предварительного контроля.

На предприятиях предварительный  контроль используется в следующих  видах деятельности: