Контроль в менеджменте. Виды контроля

в) Заключительный контроль. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после  того, как работа выполнена. Либо сразу  по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определённого  заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с  требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы  отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль даёт руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

Далее хотелось бы остановиться на самом процессе контроля.

Процесс контроля состоит из:

1) установления стандартов;

2) сопоставления со стандартами  реальных результатов;

3) проведения необходимых  корректирующих действий, если достигнутые  результаты существенно отличаются  от установленных стандартов. Общая  схема процесса контроля показана  на рисунке 1.

Рис. 1 - Общая схема процесса контроля.

Первый этап процесса контроля – установление стандартов. Стандарты  – это конкретные показатели, движение к которым поддается измерению. Все стандарты, используемые для  контроля, выбираются из целей организации.

Цели, используемые в качестве стандартов для контроля, характеризуются, во-первых, наличием временных рамок, в пределах которых должна быть выполнена  работа; во-вторых, конкретным критерием, по отношению к которому можно  оценить степень выполнения работы. Например, рабочий-каменщик за смену (8 часов) по норме должен уложить два  кубометра кирпичной кладки. Временные  рамки – 8 часов, конкретный критерий – два кубометра кладки. Конкретный критерий и определенный период времени называются показателем результативности, который точно определяет то, что должно быть сделано для достижения поставленных целей. Он позволяет сопоставить реально выполненную работу с запланированной и выяснить, что требуется сделать для того, чтобы достичь плановых показателей.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально  достигнутых результатов с установленными стандартами. При этом необходимо учитывать, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов, то есть требуется установить масштабы отклонений. Масштаб допустимых отклонений – это показатель, в пределах которого отклонения полученных результатов от намеченных не вызывают тревоги. Например, если универмаг планирует в течение года реализовать товары на сумму 365 млн. рублей, то есть по 7 млн. рублей в неделю, а в течение истекшей недели он реализовал их на 6,9 млн. руб., то это не должно вызывать тревоги, так как в следующую неделю объем продаж может составить 7,1 млн. руб. Суть дела в том, что объем продаж планируется по 7 млн. руб. в неделю в среднем за год, а не каждую неделю. Система контроля должна реагировать лишь на заметные отклонения от стандартов и не реагировать на несущественные отклонения.

Третий этап процесса контроля – заключительный контроль. Он состоит  в выборе одной из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить  отклонения или пересмотреть стандарты.

Если фактические результаты деятельности организации свидетельствуют  об ее успешной работе и достижении поставленных целей, то ничего не следует  предпринимать, но требуется продолжать измерение результатов, так как  возможно появление отклонений.

При обнаружении отклонений от стандартов необходимо установить их причину и произвести корректировку, чтобы вернуть организацию к  правильным действиям. Корректировка  может состоять в улучшении структуры  организации, усовершенствовании функций  управления, технологических процессов и других переменных. При этом следует убедиться в том, что корректирующее действие не приведет к осложнению деятельности других звеньев организации, поскольку все они тесно взаимосвязаны.

Пересмотр стандартов требуется  тогда, когда обнаруживается, что  они стали нереальными, устарели, перестали соответствовать новым  условиям, то есть не все отклонения от стандартов нужно устранять. Иногда следует пересматривать и сами стандарты.

Система контроля организации, для того чтобы быть эффективной, должна соответствовать ряду требований.

Основные характеристики эффективного контроля:

1. Стратегическая направленность  контроля, означающая, что контроль  должен служить достижению целей  организации, отражать и поддерживать  ее общие приоритеты. Деятельность  во второстепенных областях, не  имеющих стратегического значения, не должна измеряться слишком  часто, если отклонения в них  не стали слишком большими.

2. Ориентация на результаты  означает, что конечная цель контроля  заключается в решении задач,  стоящих перед организацией, а  не в сборе информации и  установлении стандартов. Поэтому  информация об отклонениях от  намеченной цели должна сообщаться  субъекту управления и использоваться  им для проведения необходимых  корректирующих действий.

3. Соответствие делу, то  есть контролируемому виду деятельности. Контроль должен объективно измерять  и оценивать то, что действительно  важно для деятельности организации  и достижения ее целей.

4. Своевременность контроля  заключается не в частоте и  высокой скорости контроля, а  во временном интервале между  проведением измерений функционирования  тех или иных составляющих  деятельности организации. Одни  из них необходимо контролировать  чаще, например, еженедельно, другие  – раз в квартал.

5. Гибкость контроля означает  его способность приспосабливаться  к происходящим изменениям во  внутренней и внешней средах организации.

6. Простота контроля заключается  в том, что он должен быть  наименее сложным с точки зрения  тех целей, для которых он  предназначен, и требовать наименьших  усилий для проведения, разумеется не за счет снижения его качества.

7. Экономичность контроля  предполагает, что суммарные затраты  на систему контроля не должны  превышать выгоды от его проведения. В противном случае лучше от  него отказаться или провести  менее тщательный контроль.

2. Организация и осуществление процесса контроля

Эффективно действующий  контроль на предприятии не является стихийно сложившимся процессом. Как  и любую человеческую деятельность, процесс контроля необходимо разрабатывать  и организовывать. Проектирование процесса контроля ведется совместно с  разработкой организационной структуры  управления (как ее составная часть). Если же предприятие имеет возможность  создать автоматизированную компьютерно-информационную сеть, то процесс контроля должен вписываться в эту сеть. Кроме того, руководитель для целей контроля широко использует неформальные источники информации. Поэтому при разработке схемы контроля необходимо, по возможности, учесть потоки информации, протекающие в неформальной структуре.

Разработка процесса контроля. Должно быть очевидно, что информационная система, обеспечивающая коммуникации, система принятия решений и система контроля сильно связаны между собой и представляют лишь условно выделенные части того, что мы называем организационной структурой управления. Эти три части не следует рассматривать, и тем более проектировать по отдельности. К сожалению, на практике это часто делается. В результате эти три части не стыкуются между собой, что приводит к ухудшению качества системы управления.

В процедуре проектирования контроля существует четыре четко различимых этапа:

• Выбор контролируемой подсистемы;
• Определение параметров подсистемы, которые подлежат контролю;
• Установление источников информации, необходимой для контроля;
• Установление потребителей (контролеров) контролируемой информации.

На каждом этапе реализуется  комплекс различных мер. Поскольку  организация использует избирательный  контроль (иначе он будет экономически неоправдан), то первый этап состоит  в определении тех объектов или  процессов, которые необходимо контролировать.

В каждом случае подсистемы представляют собой ключевые направления  деятельности (конкретные функции) организации. Выделению подлежат те подсистемы, по которым при планировании определены стандарты и конкретные критерии. Если этого нет, то контроль практически осуществить невозможно. Контролю также подлежат все решения, вне зависимости от того, были они приняты при планировании ига по ходу работы менеджера (текущие).

Объектом обязательного  контроля на предприятии являются:

• Входные активы: сырье, материалы, узлы, детали, расчетно-кассовые операции и др.;
• Производственный процесс изготовления продукции или оказания услуг;
• Выходные результаты: качество готовой продукции, сроки отгрузки продукции потребителю, продаж;
• Установленные нормативы: техника безопасности, нормы времени, санитарные нормы, пожарные нормы, экологические нормы и т. п.;
• Правила, требования, ограничения на выполнение определенных видов работ;
• Результаты работы исполнителей управленческих решений;
• Обратная связь в процессе коммуникаций.

Каждый из объектов должен, по возможности, быть описан с позиций  конкретных задач управления. Последние  два вида объектов трудно поддаются  описанию. Это не относится к программируемым  управленческим решениям, а лишь к  тем решениям, которые принимает  руководитель по текущим ситуациям.

Таким образом, по каждому  объекту необходимо определить состав задач контроля.

Описание параметров контролируемых объектов. Задача будет понятна исполнителю только в том случае, если в ее содержание будут включены конкретные параметры. Например, формулировка задачи «Контроль денежных средств» (объект контроля) не позволяет осуществить контроль, поскольку нет указания на конкретные показатели, которые нужно сравнить со стандартом.

Результатом данного этапа  является наполнение задач контроля конкретным содержанием, т. е. по каждой задаче необходимо указать объект контроля, контролируемые показатели, время контроля. Например, ежедневный контроль (время) поступления денежных средств (показатель контроля) от потребителей продукции (объект контроля).

Сравнение параметров со стандартами. Как мы уже упоминали, стандарты устанавливаются в процессе планирования. Но плановики часто могут не учитывать возможности контроля, осуществляемого другими людьми. Поэтому при описании задачи контроля необходимо выявить установленные стандарты по каждому контролируемому параметру. Если параметр объекта не может соответствовать стандарту или значение параметра нельзя оценить, то необходимо внести изменения или в задачи планирования (установление стандарта) или изменить содержание задачи контроля. Таким образом, происходит взаимное согласование задач планирования и контроля.

Установление  источников информации. Технология решения задач контроля представляет собой получение информации о состоянии объекта и ее сравнение со стандартами. Состояние объекта определяется источником информации и фиксируется функцией учета. Значительную часть информации, несмотря на широкое использование компьютеров, приходится обрабатывать человеку. Для удобства обработки человек изобрел различные носители информации: документы, средства отображения (мониторы, табло и т. п.). Человека, создающего эти носители информации и передающего их контролеру, мы будем называть источником информации. К таким источникам информации относятся:

• Лица, призванные реализовывать управленческие решения;
• Лица, которые выполняют какую-либо работу и результат оформляют в виде отчетного документа;
• Технические средства, способные измерять количественное значение параметров и результаты измерения передавать контролеру.

Всегда нужно помнить, что значение контролируемого параметра  является результатом решения задачи учета или данными, снятыми техническими средствами непосредственно с контролируемого  объекта.

На данной стадии необходимо установить место (должность) конкретного  лица, ответственного за сбор и передачу информации для решения задачи контроля. Отсутствие этих данных не позволяет  адресно увязать информационные связи между задачами и делает невозможным осуществление контроля. Данные об источниках информации фиксируются в картах технологии решения задач управления. Установление контролеров.