Контроль как фунукция управлени

Содержание

Введение…………………………………………………………………………3

1. Сущность и определение контроля…………………………………………5
2. Виды контроля …………………………………..…………………………..8
3. Процесс контроля ……………………………………………………….….11

Заключение…………………………………………………………………..….13

Список используемых источников………………………………………....…14

 

Введение

В наше время планы не всегла выполняются так, как задумано по определению. Люди не всегда принимают и выполняют данные им права и обязанности. Руководство не всегда умеет должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия в ходе выполнения поставленных задач, и организация должна уметь к ним адаптироваться. Как же тогда руководству организации удается, в конце концов, определить, достигло ли оно своих целей, как люди обнаруживают собственные ошибки и ошибки персонала и когда именно организации должна начинать процесс адаптации. Всё это достигается с помощью контроля. Контроль, попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли принятые решения и не нуждаются ли они корректировке.

В рыночных условиях, которым свойственна высокая неопределённость и нестабильность внешней среды, эффективное управление организацией предполагает больший спектр планов и объём  именно контрольной и плановой работы, чем при плановой экономике. Усиление конкурентных отношений, стремительное развитие и смена технологий, усложнения проектов и другие факторы определяют новые требования к системе внутреннего контроля коммерческой организации. В нынешних условиях внутренний контроль в организациях, существующих в России должен присутствовать на всех уровнях управления. В широком смысле в конкурентной среде рыночных отношений система внутреннего контроля при прочих равных условиях – это и есть та гарантия успешной деятельности коммерческой организации.

В процессе контроля есть 3 четко различимых этапа: выработка стандартов и определенных критериев, сравнение с ними реальных результатов и принятие корректирующих действий если необходимо. На каждом этапе можно принять комплекс различных мер. Первый этап процесса контроля -  установка стандартов, то есть конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих ограничения по времени. Для управления необходимы стандарты в форме показателей определяющих результат объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании. На втором этапе сравнения показателей работы с заданными стандартами определяется норма допустимых отклонений. Принимая во внимание принцип исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой. Следующий этап - измерение результатов - является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать. Такими действиями могут быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

Таким образом, основными причинами необходимости контроля являются:

- неопределенность, сложность и динамичность среды;

- предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред;

- поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.

 

1. Сущность и определение контроля

В процессе управления предприятием или организацией возникает множество ситуаций и неопределённостей, которые не предусмотренны системой управления. Для устранения любых отклонений от определеных целей, а также для достижения поставленных по плану показателей реализуется функция контроля. Соответственно возникает потребность в осуществлении контроля.

Контроль – это часть управленческой деятельности, то есть одна из основных функций менеджера, предполагающая оценку соответствия и обнаружения несоответствия требованиям путем наблюдения и заключения, на основании соответствующих измерений, испытаний или проверок.

Не стоит забывать, что любой руководитель должен рассматривать контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Функции планирования, организации, мотивации нельзя осуществлять без функции контроля. Все они являются частью общей системы управления, ведущей организацию к получению результата эффективной деятельности. Деятельность организации должна обеспечить получение необходимого результата, она всегда протекает как управляемый процесс. Следовательно, существует необходимость осуществления предварительного, а также заключительного видов контроля.

В самом общем виде контроль можно рассматривать как процесс измерения (сравнения) фактически достигнутых результатов по отношению к запланированным показателям или результатам.

Иногда контроль называют обратной связью, так как воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимают новые решения и осуществляют определяют дальнейшие действия. Соответственно, под обратной связью понимают передачу данных о полученных результатах.

Некоторые организации создают целые системы контроля, задачей которых является обеспечение достижения плановых показателей в деятельности. То есть, система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации на выходе. Для наглядности приводим вашему внимаю рисунок 1 Основные концепции контроля.

Рис. 1 Основные концепции контроля

Таким образом, контроль – это часть управленческой деятельности, то есть прямая функция менеджера, задачей которой является количественная и качественная оценка и учёт результатов работы организации.  Функцию контроля выполняет каждый руководитель так как она является неотъемлемой частью его должностных обязанностей. Воздействуя на объект управления (которым являяется сама организация), получают информацию о новом состоянии. После этой информации принимают новые решения и осуществляют новые действия. Внутри организации контролю подвергаются проходящие в ней процессы и отдельные элементы этой системы. Например, предметом контроля производства является количество и качество продукции, сроки выполнения работ. Менеджеры, отвечающие за финансы фирмы, контролируют ее доходы и расходы, сравнивают величину полученной прибыли с ожидаемой. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: нет ли опозданий, прогулов и других нарушений дисциплины, довольны ли сотрудники своим положением в фирме. Таким образом, субъектами контроля в организациях являются менеджеры, однако субъектами контроля могут выступать и государственные органы.

 

2. Виды контроля

На практике используются различные виды контроля. В основном их можно разделить на четыре группы:

1. по времени осуществления (рисунок 2);
2. по степени охвата;
3. по срокам проведения;
4. по форме осуществления.

Рассмотрим группу номер 1, к которой относятся виды контроля, различаемые по времени осуществления. В неё входят: предварительный контроль, текущий контроль, заключительный контроль.

Предварительный контроль выполняется до начала фактических работ по всем видам ресурсов. Основным средством предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. 
 

 
Рис.2 Виды контроля 

 
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего объектом контроля является сама деятельность подчинённых. Его цель – исключить отклонения от намеченных планов.

Заключительный контроль осуществляется после выполнения работ. Он, во-первых, дает руководителю информацию для планирования на; во-вторых, за счет оценки качества выполненной работы способствует изменению в лучшую сторону мотивации эффективности деятельности персонала.

В группе номер 2 – по степени охвата наблюдаемых явлений и процессов контроль делится на общий и выборочный.

Общий контроль предполагает сплошное изучение производственно-хозяйственной деятельности, социально-экономического процесса. 

Выборочный контроль получил наиболее широкое развитие в проверке соблюдения технологических процессов, прежде всего в массовом производстве. При его организации активно используются методы статистического контроля качества. Суть данного метода заключается в том, что проверке подвергаются особым образом отобранные из партии образцы продукции, а выводы делаются по всей партии.

В группе номер 3, выделяющейся по установлению рациональных сроков проведения, различают следующие виды контроля: систематический, периодический, разовый.

Систематический контроль организуется в отношении наиболее важных, ответственных объектов производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Он проводится в заранее установленном режиме.

В обычной, повседневной производственно-хозяйственной деятельности используются преимущественно периодические формы контроля: проверка хода выпуска продукции, наличие материалов на складе, выход рабочих на работу. К этой же группе относится статистическая отчетность.

Особое место в управлении принадлежит разовому контролю. Он, как правило, проводится специальными органами и направлен на всестороннюю проверку какого-либо отдельного аспекта или всей производственно-хозяйственной деятельности.

Группа номер 4 – это группа контроля, отличающаяся по форме осуществления. В ней выделяют следующие виды контроля: финансовый контроль, административный контроль, технический контроль.

Финансовый контроль проводится путем получения от каждого подразделения отчетности по важнейшим экономическим показателям. В центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др.

Административный контроль осуществляется за соответствием результатов показателям, запланированным в текущем бюджете:

• производится сравнение объема фактических и планируемых продаж;
• анализируются изменение доли фирмы на рынке – как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов.

 В то же время  административный контроль направлен  на решение стратегических задач  и достижение намеченных целей  путем наиболее эффективного  использования имеющихся ресурсов  и тесно связан с перспективным  планированием.

Технический контроль используется для проверки производственных параметров. Он необходим для своевременного устранения технических неполадок, проверки состояния оборудования.

 

3. Процесс контроля

В процессе контроля есть три четко различимых этапа:

1. выработка стандартов и критериев,
2. сопоставление с ними реальных результатов
3. принятие необходимых корректирующих действий.

На каждом этапе выполняется комплекс специализированных работ.

1 этап процедуры контроля демонстрирует, насколько тесно взаимосвязаны функции контроля и планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей, установленных в процессе планирования.

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием ограничения по времени, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, с помощью которого можно оценить результат выполненной работы. Конкретный критерий и определенный период времени называются показателями результативности. Показатели результативности точно определяют то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов, то eсть для таких, которые поддаются количественному измерению.

2 этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе руководство определяет, насколько достигнутые результаты соответствуют планируемым.

Определение масштаба допустимых отклонений - вопрос кардинально важный. Если взять слишком большой масштаб - то возникающие проблемы могут приобрести неприятные очертания. Но если взять слишком маленький масштаб, то организация будет реагировать на мелкие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным. 

Основная цель контроля состоит в досижении такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом.

После оценки полученных результатов процесс контроля переходит на 3 этап, на котором менеджер должен принять какое-либо решение: устранить отклонение, пересмотреть стандарт или ничего не предпринимать.