Контроль как функция управления

за отклонениями от намеченных целей, корректируют отклонения

для достижения этих целей.

      Текущий контроль имеет две основные разновидности — стратегический

 и оперативный контроль. Цель стратегического контроля  состоит в проверке деятельности  организации на соответствие  ее стратегическим целям.            Напомним, что стратегические цели отражают наиболее важные результаты, которые стремится достичь организация за определенный срок.

    Стратегический контроль может быть как количественным, так

и качественным. В последнем случае контролироваться могут такие аспекты деятельности предприятия, как внедрение научных разработок, новых технологий, улучшение условий труда и т. д.

     Цель оперативного контроля - определить соответствие текущей деятельности определенным критериям, нормативам и параметрам. В силу этого оперативный контроль в большей степени связан с производством, чем стратегический контроль.

     Как правило, объектами текущего оперативного контроля являются соблюдение норм и нормативов, действующих на производстве, соблюдение распорядка работы, движение изделий в рамках технологического процесса, уровень текущих затрат денежных средств, наличие запасов сырья, материалов, неизготовленной и готовой продукции, качество продукции.

Оперативный контроль, фактически, сливается с оперативным управлением, поскольку направлен на решение текущих, актуальных задач. Дело в том, что результаты, полученные при помощи оперативного контроля, требуют моментального принятия решений: получение информации об отклонении, например, в производственном процессе должно сразу же вылиться

в решение, связанное со способом устранения этого нарушения.

     Кроме того, оперативное управление обычно не допускает приостановки производственного процесса, все изменения в соответствии с решениями должны вноситься без приостановки процесса производства.

    3. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Фактически полученные результаты сравниваются

с предусмотренными. Цель такого контроля - помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля,  обратная связь используется после того, как работа выполнена (при текущем - в процессе ее выполнения).

  На операционном уровне он играет три основные роли:

- обеспечение операционных  менеджеров информацией, необходимой, чтобы оценить эффективность  организационной деятельности, за  которую они несут ответственность;

- этот вид контроля  часто используется как база  для оценки и вознаграждения  служащих;

- нацеливание менеджеров, ответственных за обеспечение  или проведение производственного  процесса, на то, чтобы они наладили  сою деятельность должным образом;

   Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичны работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистично были составлены им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

    Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

       Хотя  заключительный контроль осуществляется  слишком поздно, чтобы отреагировать  на проблемы и момент их  возникновения, он, во-первых, дает руководству  информацию для планирования  в случае, если аналогичные работы  предполагается проводить в будущем, во-вторых, способствует мотивации.

Схема № 2.1. Виды контроля

  

Так как мы уже знаем, что контроль — это система наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования управляемого объекта принятым управленческим решениям, определение результатов управленческих воздействий на управляемый объект и отклонений, допущенных в ходе выполнения этих решений.

    В стране действуют более 260 федеральных законов, указов, постановлений, в которых регулируется контрольная и надзорная деятельность. Переход к рыночной экономике требует новых подходов к управлению. Предприятиям и фирмам предоставлены права самостоятельно действовать в соответствии с принятой учетной политикой и международными стандартами бухгалтерского учета и отчетности.

     С точки зрения степени охвата, различают сплошной (полный) и выборочный контроль. При сплошном контроле проверяется весь объем выполненной работы, то есть каждая единица выполненной продукции.       Сущность выборочного контроля состоит в том, что проверяется не весь объем работы, а некоторая случайно выбранная ее часть.

     К выборочному контролю прибегают в том случае, когда нет возможности проверить каждую единицу контроля.

    Все мы знаем, что руководители контролируют работу подчиненных тем или иным образом. При этом эффективность метода контроля сильно зависит

от самой организации и стоящих перед ней задач. В разных ситуациях один

и тот же метод даст совершенно разный результат. Далее описаны 4 самых известных вида контроля, применяемых менеджерами.

    1. Тотальный контроль. Каждое утро подчиненный пишет план работы

 на день, а каждый  вечер – отчет о работе. Иногда  это делается на бумаге 

на специальных бланках, чаще по электронной почте или аське. Метод крайне эффективен в двух случаях. В критических ситуациях, когда решения нужно принимать каждый день. И в ситуациях, когда начальник

не разбирается в работе подчиненного или не уверен в его эффективности.    Стоит отметить, что этот метод контроля плохо сочетается с широтой русской души. Ну не любим мы, когда нас контролируют!

    2. Периодические оперативки. Проводятся обычно раз в неделю. Регламент простейший – каждый отчитывается за прошедший период и озвучивает планы на будущий. Потом принимаются совместные решения, планы корректируются и утверждаются. Этот метод контроля применяется в любом масштабе управления от маленького кафе до федерального правительства. Очень большой плюс – это доступность управленческой информации для всех руководителей. Одновременно средствами «поругать-похвалить» решаются попутные задачи – мотивация персонала и внутренний PR.

    3. Постоянный контроль поручений. В этом случае ведется реестр поручений (или целей) и контролируется их выполнение. Решения принимаются узким кругом лиц. Цели обычно привязаны к вознаграждению. По сравнению с предыдущим методом более гибкий и дешевый. Недостаток – риски потери информации и принятия менее качественного решения.

    4. Автоматический контроль

  При этом методе руководитель не вмешивается в работу подчиненных, если показатели в пределах нормы. Подобные виды контроля идеальны для стабильного бизнеса, затраты на мониторинг минимальны. Недостаток – качество работы можно измерить не для всех участков.

Стратегическая направленность контроля.

  Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, то есть отражать общие приоритеты организации

и поддерживать их.

- Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит  не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить  проблемы, а в том, чтобы решить  задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение  об их результатах важно только  как средство достижения этой  цели. Если вы хотите сделать  контроль эффективным, вы должны  тщательно следить за тем, чтобы  эти самоочевидные средства контроля  не заняли более важного места, чем подлинные цели организации.

  -  Соответствие делу. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

-  Своевременность контроля. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не

 в исключительно высокой  скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между  проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует  контролируемому явлению. Значение  наиболее подходящего временного  интервала такого рода определяется  с учетом временных рамок основного  плана, скоростью измерений и  затрат на проведение измерений  и распространение полученных  результатов.

-  Гибкость контроля. Если нечто непредвиденное можно  спрогнозировать,

то контроль становится не нужным. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе контроля.

- Простота контроля. Как правило, наиболее эффективный контроль - это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых

от предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий

и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что, если система контроля слишком сложна и люди,  взаимодействующие с ней не понимают

и не поддерживают ее, - такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

- Экономичность контроля. Очень редко стремятся достичь при помощи контроля полного совершенства в работе организации, поскольку прогрессирующим усовершенствованием и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств.

   Новые технологии контроля - единственный способ осуществить централизацию управления крупной компанией, не увеличивая «административную вертикаль».

   Но хочется сказать, что контроль как функция управления  не может существовать сам  по себе, без связи с другими  функциями, которые отображены в  таблице № 2.1

 

Таблица № 2.1 Функции управления

Название	Определение	Содержание
Планирование	Деятельность по составлению плана	Формирование стратегий, разработка программы деятельности, доведение показателей до исполнителей
Организовывание	Разработка структуры организации и создание условий нормальной работы	Деление организации на части, распределение ответственности, установление взаимосвязи меду видами работ
Мотивация	Деятельность по активизации людей для побуждения эффективной работы	Определение неудовлетворенных потребностей, разработка программ по мотивации
Координация	Обеспечение бесперебойности и непрерывности процесса управления	Согласованность в работе аппарата управления
Коммерческие функции
Снабжение	Деятельность по обеспечению ресурсами	Доставка. Переработка ресурсов
Сбыт	Деятельность по сбыту	Продажа готовой продукции, сервис

 

  Четыре функции управления - планирование, организация, мотивация и контроль имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами.

  Таким образом, контроль как функция управления, позволяет оценить

и исправить результаты работы организации, найти эффективные способы функционирования. И выявляет «грехи» самого управления: насколько правильно и точно сформулирована цель, правильно ли выбраны средства для её достижения.

                   3.ХАРАКТЕРИСТИКА ЭФФЕКТИВНОГО КОНТРОЛЯ

ООО«ЛУКОЙЛ – Транс» - крупнейший в России оператор железнодорожных перевозок наливных грузов в международном и внутрироссийском сообщениях. Общество экспедирует и предоставляет железнодорожные вагоны для перевозки нефти, нефтепродуктов, сжиженных углеводородных газов, продукции химических предприятий во все страны СНГ, Болгарию, Румынию, Финляндию, Германию, Польшу, Китай. Грузооборот в 2010 году составил свыше 31 млн. тонн.

   В 2010 году Общество  начало оказывать транспортно-экспедиционные  услуги, связанные с перевозкой  железнодорожным транспортом битума  жидкого производства Волгоградского  НПЗ в танк-контейнерах.

   Общество осуществляет  транспортное обслуживание крупнейших  Российских предприятий ООО «ЛУКОЙЛ-Пермнефтеоргсинтез»,

ООО «Пермнефтегазпереработка», ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь»,

ООО «ЛУКОЙЛ-Нижегороднефтеоргсинтез», ООО «Ставролен»,

ООО «Саратоворгсинтез».

   Для обеспечения  транспортного обслуживания ООО  «ЛУКОЙЛ-Транс» располагает 21 маневровым  локомотивом.

  Основными направлениями  деятельности ООО «ЛУКОЙЛ-Транс является перевалка, транспортировка и хранение углеводородного сырья

и нефтепродуктов, транспортировка нефтепродуктов трубопроводным, железнодорожным и морским транспортом.

  Политика ООО «ЛУКОЙЛ–Транс» базируется на основных Положениях Политики ОАО «ЛУКОЙЛ» в области промышленной безопасности, охраны труда и окружающей среды в ХХI веке и направлена на сохранение благоприятной окружающей среды, охраны здоровья и безопасности персонала ООО «ЛУКОЙЛ–Транс» и населения, проживающего