Контроль как функция управления

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

«ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Институт Менеджмента и Бизнеса

 

 

Кафедра Менеджмента в отраслях ТЭК

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Основы теории управления»

на тему: «Контроль как функция управления»

 

 

 

 

 

                                                                                Выполнил:

                                                                                ст. гр.  УПб – 12- 1

                                                                                Колесникова А.А.

                                                                                Руководитель:

                                                                                к. э. н. доцент кафедры МТЭК,

                                                                                Чистякова Г. А.

 

 

 

г. Тюмень, 2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение                                                                                                                  3

1. Значение функции контроля в системе управления                                        4

2. Виды контроля и области его применения                                                       7

3. Основные характеристики эффективного контроля                                      16

Заключение                                                                                                             21

Список литературы                                                                                                23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

    Актуальность данной темы обусловлена тем, что в условиях современного производства контроль является одной из самых необходимых функций менеджмента на предприятии, его совершенствование приводит

к снижению издержек обращения предприятия.

     На деятельность организации оказывают влияние многочисленные факторы внешней и внутренней среды, действие которых предвидеть

с достаточной степенью вероятности не всегда удается. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды и организация должна к ним адаптироваться.

      У руководства появляется возможность обнаружить собственные ошибки

и ошибки персонала, а также определить, достигнуты ли поставленные цели благодаря выполнению одной из функций менеджмента - функции контроля.

     Важной функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ

как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом,

так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета

и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

     Предмет исследования: контроль и регулирование как функции управления.

      Цель данной курсовой работы: рассмотреть и сделать рекомендации

по совершенствованию контроля в организации.

Задачи данной работы:

- Раскрыть понятие и сущность контроля как функции менеджмента, виды

и этапы проведения.

 - Провести анализ системы регулирования и контроля в организации.

- Разработать основные направления по совершенствованию регулирования и контроля на предприятии.

 

1.ЗНАЧЕНИЕ ФУНКЦИИ КОНТРОЛЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

    Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться. Как же руководству организации удается, в конце концов, определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации. Ответ прост. Всё это достигается с помощью контроля. Контроль, попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке.

      Контроль - процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей и состоящий из трех основных элементов:

установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;

измерение достигнутых результатов с ожидаемыми результатами;

корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

      Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются

от установленных стандартов.

    Классики науки управления (Ф.У. Тейлор, А. Файоль, Г. Эмерсон, Г.Черч) подчеркивали, что без контроля невозможно управлять любым процессом. Так, А. Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит

в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами. Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия.

    Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют её направление деятельности, распределяя её усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ.                 Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

 

Схема № 1.1 Контроль в организации

 

 

    Что касается сферы управления, то ни одна организация не сможет полноценно существовать без надлежащего контроля. Сущность функции контроля в управлении заключается в выполнении ряда задач:

- Контроль обнаруживает факторы, которые могут оказать негативное влияние на деятельность организации, позволяет подготовиться к ним

и своевременно на них отреагировать.

- Помогает выявить ошибки и промахи в деятельности организации,

и оперативно принять меры для их устранения.

- По результатам контроля оценивается деятельность организации, работы персонала и эффективности системы управления.

- Результат контроля позволяет скорректировать текущее положение дел

в организации и создать новые условия для мотивации.

      Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

    Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

   Равно важной является и другая сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными,

т. е. отвечая на вопрос «насколько мы продвинулись к поставленным целям?», руководство организации получает возможность определить,

где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению её общих целей. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения

к основополагающим целям организации.

    Контроль помогает выявить ошибки и промахи в деятельности организации, и оперативно принять меры для их устранения.

    По результатам контроля оценивается деятельность организации, работы персонала и эффективности системы управления.

    Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост

и экономичен.

    Результат контроля позволяет скорректировать текущее положение дел

в организации и создать новые условия для мотивации.

    Таким образом, объектом контроля являются как результаты деятельности, (отклонения между плановыми и фактическими показателями по различным причинам), так и сами методики осуществления планирования и контроля, которые должны давать максимально реалистичное отражение деятельности организации в прошлом и будущем.

   Контроль как функция управления – это деятельность не одного или нескольких людей. Он должен соблюдаться всем персоналом организации, поскольку самоконтроль – лучшее средство для стимуляции деятельности

и достижения её положительных результатов.

 

2. ВИДЫ КОНТРОЛЯ И ОБЛАСТИ  ЕГО ПРИМЕНЕНИЯ

   Перечислим виды контроля в менеджменте. Различают следующие виды контроля:

1. Предварительный контроль.

  Предварительным контроль называется потому, что он осуществляется

до фактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация  определенных  правил, процедур и линий поведения.

       В организациях  предварительный контроль используется  в отношении человеческих, материальных  и финансовых ресурсах. В области  человеческих ресурсов контроль  достигается за счет анализа  тех деловых 

и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации, в области материальных ресурсов это  - контроль за качеством сырья и товаров. В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет, т.к. он дает ответ  на вопрос, когда, сколько и каких средств (наличных, безналичных) потребуется организации.

       В процессе  предварительного контроля можно  выявить и предвидеть отклонения  от стандартов в различные  моменты. Он имеет две разновидности: диагностический терапевтический.

Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п., указывающие на то, что

в организации что-то не в порядке.

Терапевтический контроль позволяет не только выявить отклонения

от нормативов, но и принять исправительные меры.

       Предварительный контрль предусматривает предупреждение нарушений установленных правил работ. Кроме того он направлен на предупреждение нарушения законности, нецелесообразного, неэффективного   использования хозяйственных средств и принятия необоснованных решений. Наиболее высокую эффективность предварительный контроль имеет при заключении договоров, планировании, составлении смет. Благодаря ему устраняются диспропорции в планировании и финансироании.

2. Текущий  контроль.

         Он осуществляется в ходе проведения  работ. Чаще всего его объект - сотрудники, а сам он  проводится  их непосредственным начальником.

Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

       Для  того чтобы осуществить текущий  контроль, аппарату управления необходима  обратная связь. Все системы с  обратной связью имеют цели, используют  внешние ресурсы для внутреннего  применения, следят