Министерство образования и
науки Российской Федерации
Федеральное государственное
бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Пензенский государственный
университет архитектуры и строительства»
Институт Экономики и Менеджмента
Кафедра «Менеджмент»
Организация контроля
за исполнением управленческих
решений
Выполнил: студентка
группы Мо -31 Андина К.С.
Проверил: к.э.н., доцент Левина С.Ш.
Пенза - 2014 год
Оглавление
Введение
Управленческие решения, принимаемые
в организации, влияют на жизнь не только
работников организации, но и многих других
людей. Если организация достаточно влиятельная,
её решения могут изменять не только среду,
в которой эта организация действует,
но и даже ход истории человечества. Решения,
принимаемые в организациях, отличаются
значительной сложностью, так как при
этом необходимо учитывать огромное количество
разнообразных факторов: будущее состояние
рынка, конкурентоспособность продукции
или услуг, объёмы капиталовложений и.т.д.
Именно от качества
управленческих решений зависит эффективность
деятельности предприятий. Определяющее
место в составе причин неэффективных
решений занимает незнание либо несоблюдение
технологии их разработки и организации
выполнения.
Необходимость контроля за
реализацией принятых решений достаточно
очевидна. Хозяйственная практика свидетельствует,
что нередко и качественно разработанные
решения оказываются невыполненными из-за
отсутствия хорошо налаженной системы
контроля. Причинами отклонений в реализации
решений могут быть безответственное
отношение исполнителей, появление новых
обстоятельств, которые невозможно было
учесть на стадии разработки решения,
но необходимо на завершающем этапе его
реализации.
Правильно организованный контроль
ориентирует коллектив на качественную
работу, мотивирует труд, позволяет выявить
резервы, улучшить действующую систему
принятия решений, способствует повышению
эффективности управления и деятельности
предприятия в целом.
1. Контроль за
исполнением управленческих решений:
сущность, функции, виды
Процесс контроля - это деятельность
субъектов контроля, направленная на выполнение
принятых решений путем реализации определенных
задач, принципов, методов, применения
технических средств и технологии контроля.
Цель контроля - обеспечение
единства решения и исполнения, предупреждение
возможных ошибок и недоработок, своевременное
выявление отклонений от заданной программы,
поставленных задач и установленных сроков.
Контроль исполнения решений
- завершающая стадия разработки и реализации
решений. Необходимость его достаточно
очевидна. Подтверждается это тем, что
нередко даже качественно разработанные
решения оказываются не выполненными
из-за отсутствия надежно налаженной системы
контроля. Правильно же организованный
контроль ориентирует коллектив на качественную
работу, мотивирует труд, позволяет изыскивать
резервы и способствует повышению эффективности
управления и деятельности организации
в целом. Основная задача контроля - своевременно
выявить и спрогнозировать ожидаемые
отклонения от заданной программы реализации
управленческих решений. С помощью контроля
не только выявляются отклонения от заданий,
сформулированных в решениях, но и определяются
их причины.
Содержание контроля проявляется
в выполняемых им функциях:
1) Диагностическая - главная,
ведущая функция контроля. Кто бы не проверял,
какие бы задачи не ставились, в любом
случае нужно четко представлять себе
подлинное состояние дел, т.е. поставить
"диагноз" на основе анализа фактического
состояния дел по выполнению принятого
решения.
2) Ориентирующая функция контроля
проявляется в том, что те вопросы, которые
чаще контролируются органом управления,
как бы сами собой приобретают особое
значение в сознании исполнителей, направляют
их усилия в первую очередь на объект повышенного
внимания руководителя. Проблемы, которые
выпадают из поля зрения контроля, трудно
решаются исполнителями. Ориентирующая
функция, таким образом, направлена на
указание тех задач, которые в данный момент
заслуживают наибольшего внимания.
3) Стимулирующая функция нацелена
на вовлечение в процесс исполнения решений
всех имеющихся в распоряжении организации
ресурсов и активизацию деятельности
персонала.
4) Корректирующая функция связана
с теми уточнениями, которые вносятся
в решения на основе материалов контроля.
5) Функция по распространению
передового опыта обусловлена тем, что
в ходе контроля предоставляется возможность
не только проверять, но и рекомендовать
более рациональные методы труда, т.е.
распространять высокопроизводительные
способы выполнения работ.
6) Педагогическая функция проявляется
в том, что умелая организация контроля
исполнения решений побуждает личность
(коллектив) к необходимым действиям.
7) Правоохранительная функция
реализуется путем соблюдения и защиты
органом управления существующих норм
права и техники безопасности в процессе
реализации решений.
Контроль подразделяется на
предварительный, текущий и заключительный.
- Предварительный контроль осуществляется
до начала работ для установления того,
правильно ли сформулированы цели и определены
качественные, количественные и структурные
характеристики оптимального варианта
принятого решения. В частности, предварительный
контроль в области трудовых ресурсов
достигается за счет тщательного анализа
тех деловых и профессиональных знаний
и навыков, которые необходимы для исполнения конкретных заданий.
Предварительный контроль материальных
ресурсов осуществляется путем выработки
стандартов минимально допустимых уровней
качества и проведения физических проверок
соответствия поступающих материалов
заданным требованиям.
- Текущий контроль необходим
для текущей оценки деятельности. Осуществляется
непосредственно в ходе выполнения работ
организацией в соответствии с принятым
решением; основан на измерении фактических результатов деятельности организации. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь. Главным инструментом данного вида контроля служит обратная связь, которая позволяет своевременно установить намечающиеся отклонения в процессе исполнения решений и предпринять корректирующие меры.
- Заключительный контроль ставит
целью, прежде всего, предотвращение ошибок
в будущем. При текущем контроле используется
обратная связь в ходе проведения самих
работ для того, чтобы достичь требуемых
целей и решить возникающие проблемы прежде,
чем это потребует слишком больших затрат.
В рамках заключительного контроля обратная
связь используется после того, как работа
выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой
деятельности, либо по истечении определенного
заранее периода времени фактически полученные
результата сравниваются с требуемыми. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству
организации информацию, необходимую
для планирования в случае, если аналогичны
работы предполагается проводить в будущем.
Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся
результаты, руководство имеет возможность
лучше оценить, насколько реалистично
были составлены им планы. Эта процедура
позволяет также получить информацию
о возникших проблемах и сформулировать
новые планы так, чтобы избежать этих проблем
в будущем. Вторая функция заключительного
контроля состоит в том, чтобы способствовать
мотивации. Мотивация осуществляется
по результатам заключительного контроля.
Процесс контроля включает в себя четыре
стадии: выработка стандартов, критериев
и норм деятельности; сбор данных о фактическом
состоянии дел; сравнение и оценка полученного
и ожидаемого результатов исполнения
решений; разработка и реализация корректирующих
действий.
При организации контроля необходимо
учитывать следующее:
- Выполнение контрольных функций должно
поручаться лицам, достаточно компетентным
в вопросах, подлежащих контролю, чтобы
оценить причины и следствия возможных
отклонений, а также рассмотреть предложения
по их устранению;
- Работники, осуществляющие контроль,
не должны быть связаны едиными материальными
интересами с подконтрольными подразделениями,
чтобы обеспечить объективность и принципиальность
оценок.
2.Методы контроля
и механизм его осуществления.
В зависимости от выполняемых
функций и особенностей проведения выделяют
контроль предварительный, направляющий,
фильтрующий и последующий.
Методы предварительного контроля
используются до начала исполнения решения,
что позволяет определить качественные,
количественные и структурные характеристики
оптимального варианта его реализации.
Задача предварительного контроля – установить,
верно ли сформулированы цели и определены
предпосылки и стратегия.
Направляющий контроль применяется
от начала практического осуществления
решения до завершающего этапа. Он включает
в себя: измерение, сравнение, оценку объекта,
выработку и исполнение корректирующего
действия, направленного на достижение
конечных результатов.
Метод фильтрующего контроля
применяется в разовом порядке в ходе
реализации решения. В его содержание
входит приостановление выполнения решения
на каком-либо участке при резких отклонениях
фактических результатов от запланированных.
Метод контроля по результатам
(последующий контроль) применяется по
исполнению решения и полезен для учета
нюансов работы на будущее. Материалы
последующего контроля должны рассматриваться
на совещаниях
( собраниях) независимо от степени
достижения цели решения. При этом анализируются
все этапы подготовки, принятия и выполнения
решения, оцениваются успехи и недостатки
исполнителей, с учетом обсуждения нацеливаются
на решение новых проблем. На предприятиях
может осуществляться непрерывный контроль
за реализацией принятых решений в условиях
применения соответствующей электронно-вычислительной
техники и математического обеспечения.
Это становится возможным при наличии
постоянной взаимодействия на базе автоматизированной
системы связи между контролирующими
органами и исполнителями. Информационное
обеспечение такой системы содержит в
банке данных сведения о состоянии деятельности
объекта, о решениях, принимаемых руководством,
а также о результатах их исполнения. Сравнения
могут проводиться за значительные отрезки
времени и способствовать повышению объективности
контроля. Кроме этого автоматизированная
система контроля может обеспечивать
его внезапность, комплексность, оперативность
выявления отклонений и внесения корректировок,
не нарушая ритма работы предприятия и
отдельных подразделений.
Процесс контроля включает
четыре стадии:
1. Установление норм деятельности
(функционирования);
2. Сбор данных о фактических
результатах;
3. Сравнение и оценка фактического
и ожидаемого итогов выполнения решения;
4. Разработка и реализация корректирующих
действий.
Нормы функционирования устанавливаются
в ходе составления плана. На этапе организации
контроля выделяются точки наблюдения
– индикаторы отклонения поведения объекта
контроля от нормы функционирования. Эффективный
контроль основан на прогнозировании
результатов, он должен быть ориентирован
на перспективу, иначе контроль может
стать формальным и даже бесполезным.
Сбор данных о фактическом исполнении
решений – обеспечивающий этап контроля,
наилучшая его форма – использование
современных технических средств снабжения
оперативной информацией. Органами управления
устанавливаются ключевые точки, сбор
информации от которых позволяет принимать
опережающие решения, до наступления нежелательных
событий.
Сравнение и оценка фактического
и ожидаемого результатов должны осуществляться
на основе качественной информации ( точной
и достаточной). Материалы анализа немедленно
направляются руководителю, чей участок
работы контролировался.
Разработка корректирующих
действий осуществляется на основе сигнальной
(индикаторной) информации. При этом вскрываются
причины отклонений, предлагаются альтернативные
варианты их преодоления.
Причинами корректировок могут
быть:
- Ошибки, допущенные при разработке
решений;
- Изменения, произошедшие под
влиянием внешних и внутренних факторов;
- Недостатки в организации исполнения
решений;
- Появление дополнительных возможностей для повышения эффективности решений.
По существу задача внесения
корректив является безальтернативной,
поскольку в изменившихся условиях выполнение
ранее принятого решения может быть неэффективным,
либо дезорганизованным. Коррективы вносятся
при сохраняющейся целевой ориентации
решения. Но возможна ситуация, когда по
материалам контроля принимается новое
решение сообразно сложившейся обстановке.
Для руководителей внесение изменений
в реализацию решений нередко сопряжено
с разного рода трудностями. Однако это
лучше, чем отказ от них, так как последствиями
могут стать ухудшение морально-психологического
климата, создание видимости работы, нервозность
в коллективе, халатность и бесконтрольность.
Учитывая нежелательные последствия,
руководитель должен предусматривать
возможность внесения корректировок в
решение, особенно если оно принимается
в условиях неполной информационной определенности.
Следует добавить, что правильное
решение может быть принято только при
наличии достаточной, достоверной и своевременной
информации, которая играет существенную
роль при разработке и принятии управленческого
решения.
3. Социально-психологические
аспекты контроля и оценки исполнения
решений.
Контроль занимает особое место
среди факторов, обеспечивающих выполнение
принятых решений, в том числе по силе
своего социально-психологического воздействия.
Психологию поведения необходимо учитывать
как в отношении проверяемого, так и в
отношении исполнителя. В ходе проведения
контроля нередко обнаруживаются трудности.
Например, бывает сложно добраться до
истины, избежать предвзятости и субъективных
толкований, кроме того, нельзя умалять
влияние обычных человеческих слабостей,
простительных в других случаях, но не
в случае контроля исполнения принятого
решения. В качестве таких слабостей могут
выступать излишняя доверчивость, поверхностные
наблюдения, боязнь обидеть слишком глубоким
изучением уважаемого лица, желание оправдать
ожидания старшего начальника. Затруднить
контроль могут и недостаток компетентности,
ограниченность времени для более глубокого
анализа, отсутствие гражданского мужества
сказать правду.
Отдав распоряжение
о выполнении принятого решения,
руководитель далее ориентируется
на обратную связь – поступающую
информацию о ходе реализации решения.
Но это не решает всей проблемы.
Во-первых, потому что
непосредственный участник событий
оценивает их с элементами
субъективизма. Мы оцениваем себя
чаще всего не по фактическим
результатам труда, а по напряжению
усилий, которые для этого потребовались.
Для руководителя же важна
объективная оценка фактического
состояния дел.
Во-вторых, руководителя интересует
не столько объективная информация отдельных
участков, сколько сравнительные данные
о степени выполнения его решений в разных
коллективах (подразделениях).
В-третьих, исполнительная и
контрольная деятельности по своим целям,
способам действий, мотивам, результатам
и условиям принципиально отличаются
и требуют различной профессиональной
подготовки и опыта.
В-четвертых, руководителю в
разное время требуется различная информация,
для этого подчиненные должны обеспечить
непрерывное и своевременное представление
различной информации, что отрывает их
от выполнения прямых обязанностей по
выполнению решений.
В-пятых, руководителю необходимы
личные впечатления, живая связь с исполнителем,
кроме информации, какой бы объективной
она не была.
Возникает вопрос, а что дает
контроль подчиненным? Он призван информировать
исполнителей о ходе работы, ее соответствии
замыслам руководителя. Исполнитель заинтересован
в том, чтобы его усилия были замечены
окружающими и оценены по достоинству.
Признание служит дополнительным стимулом
к дальнейшим усилиям в работе, тем более
уважаемых людей, признанных авторитетов.
Сам факт контроля (в деликатной форме)
служит аргументом, повышающим престиж
выполняемой исполнителем задачи, прибавляет
самоуважения, уверенности в своих делах.