Конференции, семинары, выставки, приемы как фирменные PR- акции

НОУ ВПО Гуманитарный университет

Факультет социальной психологии

Кафедра управления персоналом

 

 

 

 

Доклад 

по дисциплине: Связи с  общественностью

на тему: Конференции, семинары, выставки, приемы как 

фирменные PR- акции

 

 

 

 

 

Исполнитель:

Студенка 5 курса специальности

 «Управление персоналом»

Гуренкова М.Э.

 

Научный руководитель:

кандидат философских  наук, доцент

Корчемкин С.Е.

 

 

Конференции, семинары, выставки, приемы как фирменные PR- акции.

Слово пиар означает, дословно, "связи с общественностью" и  является инструментом для рекламы, того или иного события, товара, услуги в жизни. История возникновения  пиара началась в США, а именно в конце 17 века. Именно тогда пиар занимает одну из главных ступеней в развитии социальных отношений  не только корпораций, но и жизни  всего общества. Спустя некоторое  время, люди стали понимать, что пиар имеет разностороннее развитие и  имеет отношение не только к политике, но и к бизнесу. Как известно, выделяют несколько видов пиара. Основные - это черный и белый, черный пиар, кстати, тоже используется довольно широко для устранения конкурентов. И все же речь пойдет о белом.

Представительские акции  в ПР-технологиях: функции, формы, этапы  подготовки

Эта форма работы применима  к самым различным адресатам  ПР. Образ фирмы как хорошего члена  общества обязательно включает в  себя и проявление гостеприимства. Представительские ФОРМЫ АКЦИЙ

>    Презентация (демонстрация товара, фирмы, проекта, сопровождающаяся театрализованным представлением, показом мод и фуршетом).

>    Пресс-конференция.

>   Конференция (семинар).

>   Аукцион (в том числе как форма рекламного мероприятия с символическими стартовыми ценами на товар).

>  Выставка — демонстрация имеющихся в распоряжении (фирмы, отрасли, государства, человечества) ресурсов и средств.

>   Конгресс (лат. — сходиться вместе) — международный съезд.

>    Парад — смотр в честь какого-либо торжества, торжественная церемония, шествие (например, парад по городам США в честь 35-летия Диснейленда). Разновидностью парада является шествие, в том числе театрализованное.

> Ярмарка — форма массовой демонстрации образцов товаров или средств производства. Экспонентам разрешается представлять образцы своей продукции для заключения торговых сделок.

 

ПОСЕЩЕНИЕ ОБЪЕКТОВ отличается от пресс-конференции выведением на первый план изобразительного ряда и наглядности, когда журналисты и представители общественности приглашаются непосредственно на объекты, являющиеся предметом и темой обсуждения (новое здание или помещение, новое производство, памятник истории и культуры, природоохранный объект и т.п.), где и дается исчерпывающая информация.

Такие посещения с широким  кругом приглашенных (не только журналистов) могут быть регулярными. Так, некоторые  фирмы проводят ДНИ ОТКРЫТЫХ ДВЕРЕЙ, позволяющие всем желающим ознакомиться с деятельностью фирмы, ее планами, ее руководством, задать интересующие их вопросы. За рубежом достаточно распространены регулярные (обычно еженедельные) ЭКСКУРСИИ  по фирме. В этот день все желающие проводятся специальным маршрутом  со специальным сопровождающим, знакомящим их с историей и нынешней деятельностью  фирмы.

ПРЕЗЕНТАЦИИ отличаются от пресс-конференций также более  широким кругом приглашенных представителей общественности, большим акцентом на культурную программу, а главное  — тематикой. Если пресс-конференции  посвящены обычно проблемным темам, то презентации связаны обычно с  началом, или окончанием, или каким-то результативным этапом реализации конкретного  проекта, программы. Иначе говоря, их тема — какой-то серьезный результат  деятельности фирмы, к которому необходимо привлечь внимание СМИ и общественности.

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЙ ПРИЕМ  носит эпизодический характер и  обычно приурочен к знаменательным событиям, посещениям фирмы делегациями, высокими гостями — в порядке  оказания особого внимания и почести  отдельному лицу или делегации, но приемы могут проводиться иногда и независимо от событий и посещений. Существуют различные виды приемов. Наиболее формальный прием — КОНФЕРЕНЦИЯ. В этом случае речь идет, фактически, о расширенном  совещании (собрании), посвященном какой-то проблеме или теме. Большей степенью неформальности обладают виды приемов, ориентированных преимущественно на организацию свободного общения.

 

СЕМИНАРЫ - Отличительной особенностью семинара является то, что это мероприятие ориентировано на аудитории, с которыми компания часто контактирует в ходе рабочего процесса. Это представители партнеров  клиентов. Проведение семинаров имеет много общего с проведением пресс-конференций, однако организационную подготовку лучше начинать не позднее чем за один месяц до даты мероприятия.

Если компания достигла значительных (общепризнанных) успехов в бизнесе, она может укреплять положительную  репутацию, проводя семинары по своему профилю, организуя встречи топ-менеджеров компаний-партнеров и т. п. Специалисты компании могут выступать на таких встречах с докладами или читать лекции в учебных заведениях. Деятельность в этом направлении способствует формированию мнения о компании как о ведущей в своей отрасли. Кроме того, часто таким образом удается привлечь новых клиентов и партнеров.

 

ПРЕСС- конференция- это основное мероприятия для СМИ. Оно проводится с целью сделать анонс или презентацию важного события в жизни компании. Характер данного мероприятия подразумевает продуманную и тщательную подготовку. В пресс-конференции, как правило, учавствует несколько спикеров с различными программными заявлениями в рамках одной темы. Продолжительность не превышает 1 часа. 30-40 минут отводится на программные доклады и еще около 15 минут на вопросы и ответы. Количество приглашаемых СМИ ограничено лишь степенью их заинтересованности в заявленной теме. Специально для представителей массмедиа предварительно готовится пресс-папка, которая вручается каждому журналисту непосредственно перед самим мероприятием во время регистрации. ( Пресс-папка- набор PR текстов, состоит из: бэкграундер или история компании; биографии руководителей; корпоративный буклет, годовой отчет, описание продукции/ услуг, кейс стори, факт-лист, пресс-релизы за последние 2-3 месяца, фотографии или CD-диск с фотографиями продукции компании.

ПРЕСС- конференция- Организованная встреча журналистов с представителями госучреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставление СМИ проблемной и комментирующей информации, и характеризующаяся возможностью получения информации из первых рук, проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов. Обычно в ходепресс-конференции её участники отвечают на вопросы журналистов, прямо или косвенно связанные с темой пресс-конференции.

Технология проведения пресс-конференции.

Примерно за неделю до ожидаемой пресс-конференции необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо на пресс-конференции, в зависимости от её темы. Как правило, это делается путём рассылки пресс-релизов (по уже заранее заготовленной медиа-карте) — по электронной почте или по факсу.

После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону.

Накануне перепроверяется количество принявших приглашение, тех, кто  посетит пресс-конференцию.

Важно присутствие «узнаваемых  персонажей».Поэтому нужно заранее наладить с ними контакт и пригласить, заинтересовав их.

Для того, чтобы заинтересовать как  можно большее количество важных(и нужных)людей, необходимо поставить во главе обсуждения тему, общую и актуальную для всех приглашаемых(так, чтобы в названии не фигурировало название компании или организации).Пригласить следует представителей различных общественных слоев.

Наиболее оптимальное время  проведения пресс-конференции — с 11.00 до 16.00.

Время проведения пресс-конференции обычно от 30 минут до 3 часов в зависимости от темы и количества журналистов.

Организация пресс-конференций включает следующее:  - составление и рассылка пресс-релиза; – приглашение представителей СМИ на коммерческой основе; – составление медиаплана публикаций по итогам пресс-конференции; – оповещение широкого круга СМИ и информационных агентств; – подготовка площадки для проведения пресс-конференции; – организация фуршета; – изготовление раздаточных материалов и сувенирной продукции; – составление полной сметы расходов на проведение пресс-конференции.

2) Брифинг- аналог пресс-конференции. Основное отличие: отсутствует  презентационная часть.То есть практически сразу идут ответы на вопросы журналистов. Обычно проводится для пост  PR мероприятий. Например: доматчевая пресс-конференция и послематчевый брифинг для журналистов. В брифингепринимают участие 1-2 спикера с короткими(10-15 минут) программными заявлениями, после которых журналисты могут задать свои вопросы.

ГЛАВНЫЕ ЦЕЛИ брифинга связаны с удовлетворением информационных потребностей аудитории сообщением сведений, фактов от лица официальных властей, высшего руководства. При этом четко сопоставляются разные подходы участников событий к оценке одного и того же вопроса, заявляется официальная точка

3) Сходства и различия

Применительно к работе со СМИ слово брифинг означает – сообщение для прессы. Брифингустраивают по оперативным поводам, когда есть необходимость срочно проинформировать журналистов по общественно значимому вопросу. Правила проведения брифинга таковы, что организаторы могут ограничиться сообщением и не вступать в диалог с журналистами. Это главное отличие брифинга от пресс-конф.

Брифинг – это короткое оперативное выступление перед прессой по свежим следам важных событий. Сообщение на брифинге носит односторонний оповещательный характер с иллюстрацией конкретных фактов.

Разница между пресс-конференцией и брифингом – во временных отрезках, которые на них отводятся. Брифинг не может быть более 20 – 30 мин. Такой короткий временной отрезок предполагает, что ведущий   брифинга может держать ситуацию в  руках. 10 мин., как правило, отводится выступающему, 10-20 мин. на блиц-ответы на вопросы журналистов. Брифинг можно провести стоя, не рассаживая журналистов и выступающих за столы.

Брифинги организуются в случаях чрезвычайных происшествий, общественных скандалов (массовых отравлений, срывов в работе транспорта, связи и т.д.), чтобы дать объяснения происшедшему, его причинам, предотвратить возможные ошибки и преувеличения по этому поводу немедленно в СМИ.

 

 

Участие в специализированных выставках. Для некоторых интернет-компаний клиентами являются обычные компании, которые ведут бизнес вне сети, но часть их клиентуры является пользователями Интернета. Примером могут служить туристические Интернет-каталоги, которые продают туристическим фирмам услуги по размещению в каталоге информации об их турах. Для таких каталогов важно привлечь к себе внимание не только физических лиц, покупающих путевки, но и турфирмы, от которых каталог получает основной доход. Участие в выставках, посвященных туризму, может оказаться полезным для таких каталогов.

 

Выставочно-ярмарочная деятельность является синтетическим элементом системы маркетинговых коммуникаций. 
По сути, выставка – это интегрированное коммуникативное средство, объединяющее в себе сложный комплекс приемов основных элементов комплекса маркетинговых коммуникаций: рекламу, ПИАР, стимулирование сбыта, личные продажи, использование фирменного стиля.

Например: 
Реклама: 
Реклама на выставке может использовать как средства массовой информации (газеты, журналы, радио, телевидение, Интернет и т.д.) так и прямое обращение к потребителю с помощью почтовых отправлений, телефонных сообщений. 
ПИАР:  
реализуется как политика, направленная на упрочение взаимопонимания  между организацией и внешним миром. Посредством ПИАР на выставке фирма информирует о себе как всю общественность, так и отдельные целевые группы и, отслеживает общественную реакцию на свои действия. 
Стимулирование сбыта: 
Деятельность, направленная на стимулирование действий потребителя на незамедлительную покупку. На практике эта деятельность конкретизируется в виде ярмарок, выставок, а также скидок и вспомогательных средств. 
Личные продажи: 
на выставке есть возможность установления личного контакта с потенциальными покупателями с целью продажи товара/услуги. 
Фирменный стиль: 
обеспечивает, с одной стороны единство всех изделий фирмы, а с другой – противопоставляет фирму и ее изделия конкурентам и их товарам.  

 

Преимущества  выставочного мероприятия как средства маркетинговых коммуникаций:

• в рамках выставочного мероприятия может быть достигнута высокая интенсивность личных контактов между экспонентами и посетителями;
• выставки способствуют интенсивному обмену информацией, обеспечивают необходимые коммуникации между производителем и потребителем;
• на выставке товар может быть продемонстрирован в действии;
• на выставке появляется возможность  наблюдения за конкурентами.
• используя во время проведения выставки различные методы и формы PR-воздействия, появляется возможность укрепления доверия к фирме, ее отстройки от конкурентов.

Поэтому участие  в выставках должно рассматриваться  организациями как средство комплексного продвижения товаров и услуг.

Участие в выставке – процесс достаточно сложный, поэтому  его необходимо правильно организовать. То есть организовать свой стенд так,  чтобы у посетителей создалось позитивное представление о деятельности фирмы. 
В соответствии с целями участия выбираются площадь и стиль оформления стенда.  
Стенд – это площадь, которую устроитель выставки предоставляет в аренду заинтересованному участнику (экспоненту). 
Наиболее часто в выставочной практике используются следующие виды стендов:

• линейный стенд – открыт с одной стороны;
• угловой стенд – имеет две открытые стороны;
• стенд «Полуостров» – имеет три открытые стороны, требует использования большей территории, но привлекает дополнительное количество посетителей;
• стенд «Остров» – информация и экспонаты представлены на всех четырех сторонах, что дает возможность еще больше увеличить полезное для фирмы пространство, создать дополнительные ресурсы для концентрации внимания посетителей;
• «сквозной» стенд – открытое с двух параллельных сторон место. Устанавливается между основными проходами на выставке. Такой стенд способен обеспечить большую «пропускаемость» через себя посетителей.