Коммуникационные процессы в современных орагнизациях

ФГБОУ ВПО «НГУ ИМ. П.Ф. ЛЕСГАФТА, САНКТ-ПЕТЕРБУРГ»

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И  СОЦИАЛЬНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

ФАКУЛЬТЕТ ЭКОНОМИКИ, УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА

Кафедра менеджмента

 

 

РЕФЕРАТ

 

Дисциплина                            ТЕОРИЯ МЕНЕДЖМЕНТА

 

Тема                       КОММУНИКАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ В   

        СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

 

 

 

                                                                                        Выполнила:

                                                                                        Студентка 2 курса, д/о

                                                 

                                                                                        Проверила:

                                                                                        Вольская В.В.

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2013

СОДЕРЖАНИЕ:

ВВЕДЕНИЕ……….…………………………………………………………….. 3

1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА В ОРГАНИЗАЦИИ……………………….…………………………………..........4

1.1 Функции коммуникаций…………………………………………..…..........4

1.2 Виды коммуникаций………………………………………………..……….5

2.КОММУНИКАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ  В ОРГАНИЗАЦИИ……………7

2.1 Коммуникационный процесс …………………………………………..…..7

2.2 Преграды в организационных коммуникациях ………….…………..…...8

3. ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЭФФЕКТИВНОЙ КОММУНИКАЦИИ..10

3.1 Принципы организации…………………………………………………….10

3.2 Принципы коммуникабельности………………………………………….11

3.3 Способы совершенствования информационного обмена в организации..12

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….14СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………….……………………………………...15

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что  делают руководители, чтобы облегчить  организации достижение ее целей, требует  эффективного обмена информацией. Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать  свои роли в межличностных отношениях, информационном потоке и процессах  принятия решений, не говоря уж об управленческих функциях планирования, организации, мотивации  и контроля. Именно потому, что обмен  информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации читаются связующим звеном в деятельности организации.

В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных  доступных источников - вышестоящих  руководителей, подчиненных, руководителей  того же уровня, заказчиков, поставщиков, средств массовой информации и т.д.

Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий  из взаимозависимых шагов.

В силу своей исключительной роли в обеспечении эффективного функционирования всех организационных  процессов коммуникация сама по себе является важнейшим процессом и  требует специальною изучения и  особых методов управления. Отсюда актуальность рассматриваемой темы.

 

1 .ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА В ОРГАНИЗАЦИИ

                       1.1 ФУНКЦИИ КОММУНИКАЦИЙ

Коммуникация - это общение  людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой  организованной группы людей.

Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.  Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. 
В самом широком смысле цель коммуникаций на предприятии - осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия.

Существует две основные функции коммуникации: информационная и личностная. Первая осуществляет процесс движения информации, вторая - взаимодействие личностей. Эти две  функции теснейшим образом связаны  друг с другом. Взаимодействие личностей  в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам  не сводится, потому что коммуникация строится не только по факту передачи и получения информации, но и по личностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям.

 

1.2 ВИДЫ КОММУНИКАЦИЙ

Организационные коммуникации - это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.

Межличностные коммуникации - устное общение людей в одном из перечисленных видов. Эффективная межличностная коммуникация очень важна для успеха в управлении, так как, с одной стороны, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей - начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом - в рамках различных событий, а с другой, межличностная коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Внешние коммуникации - это коммуникации между организацией и средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации.

Внутренние коммуникации - это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями.

Формальные коммуникации - это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно  назвать каналом распространения  слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для  запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами".

Вертикальные коммуникации. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях

Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами организации. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.

 

2.КОММУНИКАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ  В ОРГАНИЗАЦИИ 2.1 КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между 2 людьми и более, который является важнейшей составляющей деятельности руководителя. Это сложный процесс. Коммуникативный процесс имеет следующие элементы и проходит следующие этапы:

Элементы	Этапы
Что должно быть	Что необходимо делать
1. Отправитель сообщения  (человек, у которого есть идея, формирование и формулирование  знания)	1. Зарождение идеи
2. Кодирование информации (идея, изложенная на каком-либо  носителе)	2. Сообщение, выбор канала (выбор способа отображения идеи  на каком – либо носителе).
3. Передача информации (какой  канал)	3. Передача сообщения
4. Получатель (лицо, которому  адресовано сообщение)	4. Декодирование сообщения,  расшифровка (коммуникация прошла  успешно, если мысли отправлены  и восприняты получателем с  одним смыслом)

 

2.2 ПРЕГРАДЫ В ОРГАНИЗАЦИОННЫХ КОММУНИКАЦИЯХ

Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Такое искажение может быть обусловлено  рядом причин. Сообщения могут  искажаться непреднамеренно в силу затруднений в межличностных  контактах. Сознательное искажение  информации может иметь место, когда  какой-либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий  модифицирует сообщение так, чтобы  изменение смысла происходило в  его интересах. 
Сообщения, отправляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Это может приводить к тому, что подчиненный не информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме, поскольку «не хочет сообщать начальнику плохие новости». Далее, поскольку подчиненные часто хотят получить одобрение от руководителя, они могут говорить ему только то, что он хочет услышать.

 Информационные перегрузки. Преграды на путях обмена информацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же относится и к обмену информацией. К сожалению, понимание руководителем важности информации может отличаться от понимания таковой другими работниками организации.

К другим аспектам, которые  могут вызывать проблемы в коммуникациях, можно отнести неудовлетворительный состав рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. Наконец, создавать проблемы при обмене информацией могут конфликты между различными группами или отделами организации. Ясно, что плохо проработанная информационная система может снижать эффективность обмена информацией и принятия решений в организации.

 

3. ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЭФФЕКТИВНОЙ КОММУНИКАЦИИ

3.1 ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ

 
           Следующие принципы являются полезными для организации эффективной коммуникации, так как они концентрируют внимание на четырех решающих областях: качество сообщения, условия приема, поддержание целостности организованных усилий и использование преимуществ неформальной организации.

Принцип ясности. Хотя о коммуникации часто думают просто как о сообщении для того, чтобы она обладала какой-то ценностью, она должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.

Принцип целостности. Управленческие сообщения скорее являются средствами, чем конечными целями. Принцип целостности состоит в следующем: цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия.

Принцип стратегического  использования информационной  
организации. Характер этого принципа заключается в следующем: наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию в дополнение к коммуникации формальной организации.

 

3.2 ПРИНЦИПЫ КОММУНИКАБЕЛЬНОСТИ

Существует несколько  простых принципов, соблюдение которых  поможет руководителю стать более  коммуникабельным.

Умение слушать. Эффективное  общение невозможно без умения слушать.

Ясность идей. Прояснение идей перед их передачей означает, что  необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы и идеи, которые хотите сделать  объектами передачи.

Язык жестов и интонаций. Необходимо следить за языком жестов, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Посылая гармоничные  знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей  ясности и понимания ваших  слов.

Эмпатия и открытость. Эмпатия - это внимание к чувствам других людей, сопереживание. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить  возможность неверного понимания  при декодировании сообщения  принимающей стороной. Эмпатия при  обмене информацией подразумевает  также поддержание открытости в  разговоре.

Установление обратной связи. Обратная связь важна, поскольку  дает возможность установить, действительно  ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который  вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них - задавать вопросы. Еще один способ установления обратной связи заключается в оценке языка  поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают  на замешательство или непонимание. 
Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит вам оценить, в какой мере воплощается то, что вы намеревались сообщить.