Коммуникационная структура организации

ВВЕДЕНИЕ

 

 

            Актуальность. Одним из самых важных факторов процесса управления является коммуникация. Коммуникация – это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией.

          Коммуникация – это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели. Другими словами коммуникация – это главное средство осуществления процесса управления.

          Хотя коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции руководства и лидерства. Руководитель занимается управлением коммуникациями, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Но нужно помнить, что для успеха индивида и организации необходимы эффективные коммуникации. Способствовать возникновению неэффективных коммуникаций могут слухи и мифы. В данной работе рассмотрено, каким образом слухи могут повлиять на процесс управления коммуникациями.

           Объектом изучения является теоретическая и практическая коммуникационная структура.

           Предметом изучения выступают виды коммуникационных структур и практическое применение коммуникационных связей. Слухи и их роль в коммуникационной организации.

           Гипотезой данной темы является значительное влияние слухов на коммуникационный процесс.

         Целью данной работы является описание коммуникационной структуры организации, а также выявление возможных мер противодействия слухам в организации

         В соответствии с поставленной целью  выдвинутой гипотезой определены следующие задачи:

- дать понятие коммуникационной структуры организации и определить её важность для организации;

- определить важность слухов для организации;

- наметить возможные меры борьбы со слухами.

           Степень научной разработанности. Понятие «коммуникация» стало активно применяться и разрабатываться в системе социально-гуманитарного знания только с середины XX века. До этого времени велись исследования общения, изучалась его структура, функции, то есть закладывались предпосылки современной теории коммуникации. Изучение коммуникации раскрывается в трудах таких философов как К. Ясперс, М. Бубер, Ю. Хабер-мас, К.О. Аппель, Г. Лассуэлл, П. Лазарсфельд и др. Значительную роль в исследовании коммуникации играют труды отечественных и зарубежных психологов (А.А. Леонтьева, Л.С. Выготского, С.Л. Рубинштейна, Г. Тарда, Д. Уотсона, Д. Мида). Подробное рассмотрение различных теорий коммуникации даётся в публикациях Г.Г. Почепцова, Ф.И. Шаркова, МЛ. Василика, М.С. Вершинина, А.В. Соколова и др.

        Изучением слухов и их влияния занимались многие ученые. Ольшанский Д.В. изучал слухи и сплетни как массовые социально-психологические явления.[1] Латынов В.В. в своей работе «Слухи: социальные функции и условия появления», и Шерковин Ю.А. в работе «Слухи: их возникновение и разоблачение», изучали механизмы распространения слухов и контроля над ними. Шерковин Ю.А. также рассматривал целенаправленное создание слухов для достижения определенных целей. В своих работах они разработали классификации слухов по различным основаниям.[2] Также изучением слухов, как эффективного средства управления персоналом, занимались Грачев Г.В. и Мельник И.К.[3]

 

 

 

 

КОММУНИКАЦИОННАЯ СТРУКТУРА  ОРГАНИЗАЦИИ. СЛУХИ В ОРГАНИЗАЦИИ  И МЕРЫ ПРОТИВОДЕЙСТВИЯ ИМ

 

1. КОММУНИКАЦИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ. СУЩНОСТЬ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА

 

       Коммуникации   являются   важнейшей   составляющей   в    деятельности руководителя, поскольку коммуникации -  это обмен информацией между  людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи  и решать их.

      Коммуникации  – важнейший элемент обеспечения эффективности управления. Руководитель тратить от 50 до 90% своего времени именно на коммуникации.  Не только слово, цифра и другая информация,  которая  может  быть  представлена письменно или графически, занимает основное место  и  является  важнейшим  в коммуникационном процессе, но  и  другие  элементы  (жесты,  мимика,  паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.

      В связи  с этим высокопрофессиональный  менеджер должен понимать,  каким образом среда влияет на обмен информацией, и владеть  искусством  устного  и письменного общения.

 

1.1. КОММУНИКАЦИИ И  ЭФФЕКТИВНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ

 

 

Для нормальной, эффективной  организации деятельности, для управления этой деятельностью большое значение имеет все, связанное с приемом, передачей и переработкой информации, то есть коммуникационными связями  в организации. Главная цель коммуникации в организации — достижение социальной общности при сохранении индивидуальности каждого ее элемента. Коммуникационные потоки пронизывают все пространство организации. Именно благодаря им и существует организация как система. Поэтому коммуникационные потоки образно называют кровеносными сосудами организации.

Коммуникацию обычно понимают в широком и в узком  смыслах. Коммуникация в широком  смысле — это передача информации от одного индивида к другому, обмен  мыслями или информацией для  обеспечения взаимопонимания. В узком смысле коммуникация рассматривается, прежде всего, в психологии управления. Она представляет собой сеть каналов и путей, по которым в организации происходит обмен информацией и мнениями.

Коммуникация в организации  выполняет четыре основных функции:

* управленческую (осуществляется  при помощи побудительных сообщений);

* информативную (осуществляется  при помощи информативных сообщений);

* эмотивную (осуществляется  при помощи экспрессивных сообщений,  передающих возбуждение, эмоциональные  переживания);

* фактическую, нацеленную  на установление и поддержание  контактов.

Существует несколько подходов к классификации коммуникаций. В коммуникационной структуре организации, прежде всего, выделяют горизонтальную (между равными по статусу работниками) и вертикальную (между работниками, находящимися на разных уровнях организационной иерархии) коммуникации. Какова же при этом эффективность, точность, полнота и правильность понимания передаваемой информации? При горизонтальной коммуникации она может достигать 90 %. Что касается вертикальной коммуникации, то многое зависит от того, с какими ее разновидностями мы имеем дело. Так, при восходящей вертикальной коммуникации (от рядовых работников к руководству) эффективность не превышает 10 %. При нисходящей же коммуникации ее эффективность несколько больше (20— 25 %), но все равно проигрывает по сравнению с горизонтальной коммуникацией. Основные пути повышения эффективности восходящей коммуникации следующие:

* работники должны знать, что  будет сделано с их работой,  сообщением;

* работники должны использовать  общие с руководителями исходные  материалы и данные;

* руководитель должен быть доступен  для своих подчиненных.

Кроме указанных выше, выделяются еще формальные и неформальные каналы связи. Формальные каналы установлены административно в соответствии с должностной организационной структурой и связывают людей по вертикали и горизонтали внутри организации.

Ясно, что формальные каналы никогда  не удовлетворяют потребности участников совместной деятельности, ибо социальные контакты не ограничиваются сугубо официальными рамками. Вот почему, наряду с формальными каналами, в любой организации обязательно существуют и неформальные каналы информации. Неформальная информация опережает формальную по времени, но проигрывает по достоверности. Иногда она бывает на уровне слухов. Однако в нормально функционирующих организациях всегда существует некий баланс формальных и неформальных информационных потоков с превалированием первого.

Неудовлетворительная коммуникация чревата неблагоприятными последствиями как для рядовых работников, так и для руководства. Во-первых, рядовые работники при этом чувствуют себя сторонними наблюдателями, непричастными к делам организации. Это формирует неудовлетворенность работой в данной организации. Во-вторых, плохое информирование порождает слухи и сплетни, которые обостряют взаимоотношения и микроклимат в организации. Наконец, в-третьих, плохое информирование усиливает текучесть кадров, отражается на производительности труда, на отдаче работника. По расчетам А.Л. Свенцицкого (1986), информирование работника о текущих результатах его труда и об оценке со стороны руководства позволяет на протяжении одной только смены повысить производительность труда на 10—30 %.

Плохая коммуникация неблагоприятным  образом отражается и на деятельности руководителя. По мнению Р.Л. Кричевского (1996), «принятие решений, инновационная политика, создание благоприятного психологического климата, стимулирование людей — все это требует детальной информации. И когда ее нет, когда воцаряется информационный хаос, организации грозит крах».

К основным причинам плохих коммуникаций в организации относят следующие:

1. Недостаточное понимание руководителями  важности коммуникаций, отсутствие  обратной связи. Опрос руководителей  и рядовых работников о рейтинге десяти важнейших моральных факторов успешной работы показал, что осведомленность о состоянии дел в организации руководители поставили на десятое место, а рядовые работники — на второе-третье.

2. Неблагоприятный психологический  климат в организации. Напряженные отношения ведут к умышленному искажению информации, излишней подозрительности.

3. Личностные моменты. К сожалению,  у ряда работников существует  предвзятость в отношении к  мнению окружающих, выражающаяся  в высокомерии, чванстве и др. Наши оценки событий и людей могут искажаться всевозможными стереотипами. Кроме того, отсутствие у рядового работника интереса к сообщаемой информации вызвана зачастую ее формализмом, монотонностью, тривиальностью, однообразием. На качестве коммуникации сказывается плохая структура сообщений, когда подбор слов, оборотов, форм сообщения оставляет желать лучшего. «Виновата» и слабая память работников. По расчетам специалистов, в организации рядовые работники сохраняют в памяти всего лишь 50 % информации, а руководители — 60%.

4. Неполнота воспринимаемой и  передаваемой информации. В этом  чаще всего повинен отправитель  информации. Дело в том, что  на каждом уровне иерархии  действуют своеобразные фильтры.  Верхние уровни управления не  желают терять монополию на  информацию и преждевременно раскрывать свои планы, справедливо опасаясь как потери рычагов управления («кто владеет информацией, тот владеет миром»), так и утечки сведений. Вот почему руководители опускают часть информации, действуя в соответствии с тремя стереотипами: «Это знают все», «Это не должны знать все» и «Это рано знать всем». В результате рядовые работники домысливают, достраивают картину. Небезгрешны и нижние уровни. Действуя по необходимости методом проб и ошибок, они не хотят, чтобы начальство знало обо всех промахах и неудачах, которые они легко могут исправить сами.

         Организационные коммуникации - это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.

Межличностные коммуникации - это устное общение людей в одном из перечисленных видов. Природа межличностных отношений существенно отличается от природы общественных отношений, так как их важнейшая специфическая черта - эмоциональная основа, что означает , что они возникают и складываются на основе определенных чувств, рождающихся у людей по отношению друг к другу.

Внешние коммуникации существуют между  организацией и средой. Факторы внешней  среды очень сильно влияют на деятельность организации. От этих факторов зависят  коммуникационные потребности организации.

Внутренние коммуникации возникают внутри организации между  различными уровнями и подразделениями.

Г.Г. Почепцов предлагает деление коммуникации на иерархическую (с приоритетностью прямой связи) и демократическую (с приоритетностью обратной связи). Для иерархической схемы важен приказ, для демократической - убеждение. Для иерархической схемы наиболее важна чистота канала связи, поскольку в ней сообщение, если достигнет получателя, всегда будет выполнено. При демократической схеме получатель имеет право выбора: выполнять или нет поступившее сообщение. Это связано с еще одним отличием: в рамках иерархической коммуникации перед нами сцепка «начальник — подчиненный», у подчиненного нет иного выбора кроме послушания. В демократической схеме мы имеем дело со свободным человеком. [20]

 

1.2. КОММУНИКАЦИОННЫЙ  ПРОЦЕСС

 

 

1.2 Коммуникационный  процесс: элементы и этапы

 

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей.

В процессе обмена информацией М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури выделяют четыре базовых элемента:

1. Отправитель/коммуникатор — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее. [14] В.Г. Королько называет отправителя «источник» и определяет его как центральный субъект, инициирующий коммуникационный процесс. [11]

2. Сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов. Смыслом и значением сообщения являются принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства. [14] Анализируя мнения специалистов о том, что такое сообщение, В.Г. Королько приводит три наиболее распространенных точки зрения:

3.  Канал — средство передачи информации. Каналом передачи может быть сама среда, а также технические устройства и приспособления. Выбор канала должен быть совместим с типом символов, используемых при кодировании.