Коммуникации, их роль в управлении фирмой

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

 

 

по дисциплине «Менеджмент»

 

на тему «Коммуникации, их роль в управлении фирмой»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ

 

2012

 

Содержание

                                                                                                                                 С.

 

 

 

Введение

Для того чтобы достичь стоящие перед ней цели, организация (согласно ст. 48 ГК РФ, наиболее широкое определение всех видов юридических лиц (1, с. 34)) использует ресурсы – труд менеджеров и специалистов, денежные средства и т.д. При всем многообразии, используемые ресурсы традиционно подразделяются на три основные группы:

• натуральные, или природные;
• материальные;
• человеческие.

Для процветания организации необходимо постоянное внимание к решению пяти ключевых задач:

1. выбрать (корректировать) сферу(ы) деятельности;
2. подобрать необходимых специалистов;
3. организовать их работу с максимальной эффективностью;
4. правильно определить цели организации;
5. выбрать эффективную программу развития персонала.

Управление трудовыми отношениями в организации должно быть поставлено таким образом, чтобы достичь всех запланированных целей. То есть организации нужен не просто персонал, а работники, способные достигать поставленных целей. Для этого, в частности, необходимо, чтобы сотрудники организации представляли стратегию бизнеса, каковы его возможности и результаты, по каким каналам организовано деловое взаимодействие «по вертикали» и «горизонтали», как используется творческий коллективный потенциал, считали  корпоративный бренд привлекательным. Для  достижения этих целей организация должна иметь эффективный инструмент координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяющий получать необходимую информацию и  обеспечивать формирование (поддержание) деловых отношений хозяйствующего субъекта.

Перечисленные обстоятельства определяют актуальность проведения исследования, посвященного коммуникациям, их роли в управлении фирмой.

Цель настоящего курсового проекта – продемонстрировать навыки анализа, систематизации и изложения материалов о деятельности конкретных предприятий, самостоятельного формулирования выводов, применения методов и приемов для поиска вариантов решения проблем в системах управления и оценки их эффективности.

Задачи курсового проекта:

• оценить роль коммуникаций в деятельности организаций;
• рассмотреть сущность, этапы, элементы коммуникационного процесса;
• рассмотреть виды коммуникаций;
• сформировать пути совершенствования межличностных и организационных коммуникаций;
• проанализировать коммуникации в ООО «ОП «Охрана-Техника», дать краткие рекомендации по их совершенствованию.

Объект исследования – ООО «Охранное предприятие «Охрана-Техника», занимающееся охраной объектов физическими постами.

Предмет исследовании – процесс и система коммуникаций в ООО «ОП «Охрана-Техника», а также пути повышения их эффективности.

Методы исследования – теоретический анализ, наблюдение, анализ официальных и личных документов, метод экспертных оценок, групповые и индивидуальные беседы, моделирование.

1. При написании данной работы использовалась информация об ООО «ОП «Охрана-Техника», полученная как в самом ООО, так и из открытых источников. Также использовались литературные источники отечественных и зарубежных авторов, учебники и учебные пособия. 
   Роль коммуникаций в деятельности организаций

Для определения роли коммуникаций в деятельности организаций рассмотрим, прежде всего, какие определения дают коммуникациям авторы ряда работ в области управления.

Коммуникация – способность выразить идеи в ясной и убедительной форме, умение выслушать, найти объяснение другой точки зрения (6, с. 236). 

Коммуникация – способ общения и передачи информации от человека к человеку в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи (7, с. 690).

Коммуникация – специфическая форма взаимодействия людей по передаче информации от человека к человеку при помощи языка и других знаковых систем (2, с.5).

Коммуникация – это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми. Прочность и качество отношений между людьми – будь это друзья, члены семьи или коллеги – в основном представляют собой функцию того, насколько четкими и честными являются их межличностные отношения. Поскольку организация представляет собой структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения ее эффективного функционирования (8, с. 52).

Коммуникация – это процесс передачи информации от человека, группы или организации другому человеку, группе или организации (12, с.245).

По мнению автора, наиболее подходящим для данного дипломного проекта является определение, данное С.В.Шекшней, согласно которому коммуникацией является процесс передачи информации от человека, группы или организации другому человеку, группе или организации.

Коммуникациями в группе или в организации  выполняются следующие функции:

• информативная функция – передаются сведения, предоставляется необходимая информация для принятия решений;
• мотивационная функция – сотрудники побуждаются к лучшему исполнению поставленных задач, для этого используются внушение, приказы, просьбы, убеждение и т.д.;
• контрольная функция – поведение сотрудников отслеживается различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;
• экспрессивная функция способствует эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и позволяет удовлетворять социальные потребности.

Коммуникации, таким образом, отражают не только процесс получения и передачи информации, но  также и ее восприятие, понимание и усвоение.

Основные функции коммуникаций. Наиболее очевидная функция коммуникаций – это передача каких-либо сведений, какого-либо содержания и смысла. Это – смысловая сторона. В конце концов, эта передача влияет на действия и поступки человека, его поведение, на состояние и организованность его внутреннего мира. Коммуникациями выполняются три основные функции:

• информационно-коммуникативная;
• регулятивно-коммуникативная;
• эмоционально-коммуникативная.

Информационно – коммуникативная функция раскрывается в процессах передачи и приема информации партнерами по общению. Не просто передается – принимается, но и формируется, что является важным моментом для творческого продуктивного общения. Может быть представлена как возможность:

• выразить свое согласие или несогласие;
• выровнять различия в исходной информированности партнеров;
• понять взгляды и установки партнеров, сопоставить их;
• прийти к определенным согласованным или новым результатам.

Регулятивно – управляющая функция проявляется в воздействии на поведение партнеров в процессе их общения. Данную функцию можно представить как возможность:

• взаимной «подстройки» действий;
• оказывать управляющее воздействие на человека, глубина которого зависит от индивидуальных свойств партнеров общения.
• регулировать не только собственное поведение, но и поведение других людей;

Эмоционально – коммуникативная функция оказывает большое воздействие на эмоциональное состояние человека. Необходимость изменения своего эмоционального состояния часто влечет за собой возникновение потребности в общении. В процессе общения людей может измениться интенсивность эмоциональных состояний партнеров: происходит либо сближение этих состояний, либо их поляризация, взаимное усиление или ослабление. Человек в общении может эмоционально разрядиться или, наоборот, усилить эмоциональную напряженность.

Информация необходима всем: коллективам предприятий, общественным организациям, управляющим структурам и т.д. В настоящее время опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт невозможно. Необходимо получение и освоение все расширяющейся информации, которая помогала бы решать возникающие вопросы.

Коммуникации лежат в основе функционирования любого предприятия и пронизывают все его системы. Хотя коммуникации широко применяются во всех областях управления, особенно важными они являются при осуществлении функции лидерства и руководства. Современный руководитель тратит 48 минут каждого часа своего рабочего времени на общение с подчиненными, коллегами, начальством. Таким образом, 80% его рабочего времени уходит на коммуникации и от того, насколько они эффективны, во многом зависит эффективность работы всей организации. Качество внутренних деловых коммуникаций оказывает непосредственное влияние на производственное поведение сотрудников, а также на функционирование других процессов системы управления организации.

Осуществление неэффективных коммуникаций является одной из причин возникновения проблем руководителя. Эффективные менеджеры эффективны в коммуникациях. Эти руководители четко представляют суть коммуникационного процесса, хорошо общаются как в устной, так и в письменной форме, осознают влияние среды на обмен информацией.

 

2. Коммуникации: процесс, виды коммуникаций

1. Коммуникационный процесс: сущность, этапы, элементы

Внутренние деловые коммуникации предполагают определенную последовательность действий их участников для достижения конкретной цели, что требует их рассмотрения  и выстраивания как процесса.

Процесс коммуникаций (коммуникационный процесс) – обмен информацией между двумя и более субъектами. Основа процесса коммуникации – взаимодействие элементов управленческой структуры: подразделений, должностных лиц, которое осуществляется посредством их соединяющих каналов коммуникаций (3, с.448).

Такое взаимодействие по содержанию может быть:

• административным;
• информационным;
• техническим.

При административном взаимодействии происходит передача вышестоящими звеньями управленческой структуры  нижестоящим звеньям  управленческих полномочий и ответственности, различных распоряжений, инструкций, рекомендаций, получение от них отчетов, осуществление процесса контроля. Административное взаимодействие по назначению может быть интеграционным и координационным.

При информационном взаимодействии между субъектами управленческой деятельности происходит обмен сведениями, которые необходимы для принятия решения. Данные сведения могут быть как официальные (закрепленные юридически), так и неофициальные, не обладающие никаким правовым статусом, но помогающие ориентироваться в ситуации.

Реализация технического взаимодействия между субъектами управленческой структуры происходит в процессе их участия в практической деятельности, такого как:

• подготовка и проведение совещаний;
• обмен опытом;
• ведение делопроизводства (сбор, фиксация, хранение, выдача различного рода документов) и пр.

Напомним, что основная цель коммуникационного процесса – обеспечить понимание информации, которая представляет собой предмет обмена (иначе говоря, сообщение). Сам факт того, что обмен информацией состоялся, никоим образом не гарантирует того, что взаимодействие людей, участвующих в обмене информацией, было эффективным. Для лучшего понимания процесса обмена информацией, условий его эффективности, рассмотрим его элементы и этапы.

Как правило, выделяют четыре базовых элемента коммуникационного процесса:

1. Отправитель – лицо, которое генерирует идеи, или собирает информацию и передает ее.
2. Сообщение – собственно информация, которая закодирована с помощью символов.
3. Канал – средство передачи информации.
4. Получатель – лицо, для которого информация предназначена,  лицо, которое ее интерпретирует (10, с.150).