Автор работы: Пользователь скрыл имя, 27 Февраля 2013 в 09:09, курсовая работа
Кадровая служба (также HR, произносится эйч-ар, от англ. Human Resources — человеческие ресурсы) предприятия — совокупность специализированных подразделений в структуре предприятия (с занятыми в них должностными лицами — руководителями, специалистами, техническим персоналом), призванных управлять персоналом предприятия в рамках избранной кадровой политики.
Деятельность кадровой службы
Организация деятельности любого подразделения
должна начинаться с составления
положения об этом подразделении.
Положение о кадровой
службе должно состоять из следующих разделов:
- общие положения; задачи;
- структура;
- функции;
- взаимоотношения с другими подразделениями;
- права;
- обязанности;
- ответственность.
В разделе «Структура» указан порядок
разработки и утверждения структуры отдела,
его численный состав, конкретные направления
работы и закрепленные за ними подразделения
отдела.
Численный состав и структура кадровых
служб зависят в основном от масштабов
организации.
В зависимости от размеров
конкретной организации выделяются следующие
организационные формы осуществления
кадровой работы:
1) самостоятельное структурное подразделение
с непосредственным подчинением руководителю
организации или его заместителю;
2) выполнение функций кадровой службы
отдельным сотрудником организации;
3) выполнение функций кадровой службы
по совместительству с выполнением другой
работы.
Функциональные обязанности
кадровой службы заключаются в следующем:
- разработка планов комплектования кадров
в соответствии с программой развития
конкретной организации;
- оформление приема, перевода и увольнения
работников в соответствии с трудовым
законодательством Российской Федерации;
- учет личного состава;
- хранение и заполнение трудовых книжек,
ведение документации по делопроизводству;
- контроль исполнения руководителями
подразделений приказов и распоряжений
по работе с личным составом;
- изучение движения кадров, анализ текучести
кадров, разработка мероприятий по ее
устранению;
- анализ состава специалистов организации,
деловых качеств работников с целью их
рационального использования;
- создание условий для повышения образовательного
и квалификационного уровня специалистов;
- работа по созданию резерва на выдвижение;
- подготовка предложений по улучшению
расстановки и использованию работников;
- подготовка и систематизация материалов
для аттестационной комиссии;
- подготовка материалов для представления
работников к поощрению и награждению;
- принятие мер по трудоустройству высвобождаемых
работников;
- организация контроля состояния трудовой
дисциплины и правил внутреннего трудового
распорядка;
- ведение всей отчетности по кадровым
вопросам.
В ходе взаимодействия с другими подразделениями
организации, кадровая служба
получает от них заявки на прием рабочих
и специалистов, представления о поощрении,
графики отпусков и т.п.
Из кадровой службы в
подразделения направляются:
1) сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
2) копии приказов о приеме новых работников,
перемещении внутри организации, увольнении
работников;
3) копии приказов об утверждении (изменении)
Правил внутреннего трудового распорядка;
4) сведения, относящиеся к вопросам соблюдения
трудовой дисциплины.
От бухгалтерии кадровая служба
получает штатное расписание, расчеты
потребности в рабочей силе, справки о
заработной плате для оформления пенсий
по возрасту, по инвалидности, по случаю
потери кормильца и т.п.
В свою очередь, кадровая служба
представляет в бухгалтерию сведения
о списочной численности работников, прогулах,
текучести кадров, табель учета рабочего
времени, приказы о приеме, переводе и
увольнении, листы временной нетрудоспособности
для оплаты, сведения об очередных отпусках
работников и т.п.
Кадровая служба, как правило, наделена
следующими полномочиями:
- требовать от всех подразделений организации
представления необходимых для ее работы
материалов;
- принимать работников, организации по
вопросам перемещения и увольнения;
- взаимодействовать с другими организациями
по вопросу подбора кадров;
- требовать от других подразделений обязательного
выполнения тех указаний, которые предусмотрены
положением об отделе кадров.
Положение об отделе кадров устанавливает
ответственность начальника отдела кадров
за выполнение возложенных на отдел функций
и ответственность работников отдела,
которая устанавливается должностными
инструкциями.
Работник кадровой службы
Работник кадровой службы - это
лицо организации, это тот человек,
которого встречают первым, приходя
устраиваться на работу. Если претендент
видит, как серьезно подходит кадровик
к подбору персонала, то и отношение
к организации, к своим обязанностям,
к себе, к своей деятельности будет
у него более ответственное. И
наоборот, если претендента встретили
кое-как, в спешке куда-то посадили,
что-то дали заполнять, ничего не объяснив,
или заставили ждать, то и у
него складывается негативное мнение
о фирме, о серьезности намерений
руководства организации.
Кадровик должен точно знать требования,
предъявляемые к вакансии, зафиксированные
в должностной инструкции и которые хотел
бы видеть руководитель у будущего работника.
Нужно учитывать личные качества, необходимые
для вакантной должности, а также знать,
кто занимал освободившуюся должность,
почему уволился, что не устраивало бывшего
работника либо его руководителя.
Подбор кадров ведется из двух источников:
внутренних и внешних. Внутренний резерв
для заполнения вакансий - это продвижение
или передвижение сотрудников внутри
собственной фирмы. Хотя этот способ и
дешевле, здесь многое зависит от степени
соответствия того или иного работника
занимаемой должности, потенциальных
возможностей сотрудника при его перемещении
на другую работу.
При внешнем отборе для заполнения вакансий
размещаются объявления об открывшихся
вакансиях в различных формах: публикации
в газетах, журналах; объявления по радио
и телевидению; запросы в городские и районные
центры занятости населения; заказы в
рекрутинговые фирмы; информирование
руководителей партнерских фирм, сотрудников
своей фирмы и т. д. Этот путь достаточно
трудоемкий, приходится сталкиваться
с большим количеством претендентов, что
связано с затратами времени, средств,
аналитических и моральных усилий.
Агентства по трудоустройству своими
силами проводят предварительный отбор
профессионально подготовленных сотрудников,
составляют на них психологические характеристики,
так что кадровая служба
организации еще до очного знакомства
достаточно знает о претендентах, оставляя
за собой право выбора.
В последнее время знакомство с кандидатом
часто начинается заочно - по его резюме.
Резюме - это самохарактеристика, которая
отражает, кроме анкетных данных, цель
обращения, желаемые должность и условия
кандидата; опыт работы; дополнительную
информацию: знание языков, наличие водительских
прав, возможность ездить в командировки
и т. п.
Если по резюме кандидат подходит, ему
назначается встреча. После собеседования
претендент заполняет анкету, иногда проходит
профессиональное тестирование. При соответствии
профессиональных и личных качеств соискателя
назначается его встреча с непосредственным
руководителем для окончательного решения
вопроса о возможности приема кандидата
на вакантное место.
Формирование кадровой службы
Поскольку кадровая служба
призвана обеспечить человеческую составляющую
работы фирмы, что служит важной гарантией
эффективности деятельности организации,
то среди наиболее значимых ее задач можно
выделить:
• помощь фирме в достижении ее целей;
• эффективное использование мастерства
и возможностей работников;
• обеспечение фирмы высококвалифицированными
и заинтересованными служащими;
• стремление к наиболее полному удовлетворению
служащих своей работой, к их наиболее
полному самовыражению;
• развитие и поддержание на высоком уровне
качества жизни, которое делает желанной
работу в этой фирме;
• связь управления персоналом со всеми
служащими;
• помощь в сохранении хорошего морального
климата;
• управление движением к взаимной выгоде
индивидов, групп предприятий, общества.
Можно выделить две структуры управления
персоналом в организации.
Штабная структура — специалисты отделов
по управлению персоналом, занимающиеся
разработкой принципов работы с персоналом
организации, конкретных программ и организацией
кадровых мероприятий (менеджеры по персоналу).
Линейная структура — менеджеры-практики,
реализующие конкретные функции работы
с персоналом в ходе выполнения собственных
управленческих функций (линейные менеджеры).
Для того чтобы иметь возможность реализовать
различные направления кадровой работы
на уровне конкретных подразделений, структуры
управления персоналом создают разветвленную
и пронизывающую различные уровни организации
сеть.
Однако вновь создающейся организации
все это “великолепие” широкого многообразия
структур и подразделений пока недоступно.
Поэтому при проектировании
структуры управления персоналом в первую
очередь необходимо учитывать:
1. Уровень, на котором предполагается
реализовывать управление персоналом:
• либо это станет предметом заботы и
учета на высшем корпоративном уровне
и можно говорить о корпоративном управлении
персоналом;
• либо это будет вменено только в обязанность
среднему уровню, и тогда можно говорить
об организации работы с персоналом, которую
будет реализовывать руководитель кадрового
подразделения вместе с линейными менеджерами;
• либо в организации речь будет идти
об исполнительском уровне управления
персоналом, что, как правило, выражается
или в кадровой работе (документировании
трудовых отношений), или в решении отдельных
проблем (разрешении конфликтных ситуаций,
наборе персонала), и тогда можно говорить
об уровне исполнителей — сотрудников
кадровых подразделений (как правило,
отдела кадров в традиционном представлении).
2. Штат службы управления персоналом.
Даже в самых больших корпорациях непосредственно
в службах управления персоналом работает
не более 150 человек. В среднем один специалист
приходится на 200 занятых.
Более точно количество сотрудников Ч,
необходимых для выполнения работ по комплектованию
и учету кадров, можно рассчитать по следующей
формуле:
Ч=Т1 х К1 : Фп
где Т1 — суммарная трудоемкость работ,
рассчитанных по типовым нормам за год
(квартал);
К1 — численность персонала;
ФП — фонд оплаты труда.
Следует учитывать, что существуют еще
и национальные нормы расчета соотношения
числа сотрудников кадровых служб и персонала.
Так, в России на одного сотрудника кадровой
службы приходится 50 — 100 человек, в Германии
— 130 — 150, во Франции — 130, в США — 100, в
Японии — 40 человек.
3. Основные задачи, решаемые службой по
управлению персоналом. При характеристике
в целом содержания деятельности служб
по управлению персоналом выделяют следующие
основные задачи:
• решение штабных проблем (набор, отбор,
ориентация, оценка, дисциплина) — 33%,
• компенсации и пособия — 28,5%,
• обучение, повышение квалификации —
1%,
• трудовые отношения — 10%.
Структура кадровой службы
В небольших компаниях (до 100 человек)
достаточно двух сотрудников службы
персонала, в организациях средних
размеров (до 500 человек) целесообразно
создать кадровую службу персонала
из трех-четырех кадровых специалистов,
в более крупных компаниях (свыше
1500 человек) от семи до десяти сотрудников
службы персонала. Порядок организации
и функционирования кадрового органа
невозможно рассматривать в отрыве
от его организационной структуры
и численного состава. Последние
определяются исходя из содержания задач
кадровой работы, организационно-финансовых
возможностей предприятия, и регламентируются
штатным расписанием службы персонала,
которое утверждает директор предприятия.
Но, прежде всего, следует уяснить содержание
понятий «организационная структура»
и «численный состав».
Под организационной структурой отдела
кадров подразумеваются его основные
и вспомогательные подразделения (иные
внутренние структурные единицы). Как
правило, эти подразделения концентрируют
свою работу на самостоятельных направлениях
кадровой работы и тесно взаимодействуют
между собой в процессе повседневной деятельности.
Численный состав отдела кадров характеризуется
общим количеством работников данного
подразделения, а также количественным
соотношением их основных категорий —
руководителей, специалистов и исполнителей
(как в составе отдела кадров в целом, так
и в составе его внутренних структурных
единиц). Воз- Под внутренней структурной
единицей (в раде источников — «базовой
структурной единицей») следует понимать
мини-подразделение в составе основного
структурного подразделения (группа, сектор
и т. п.). Численность таких мини-подразделений
обычно не превышает 2—5 работников-специалистов,
один из которых по совместительству выполняет
также административные функции, являясь
для остальных работников непосредственным
начальником. Наличие мини-подразделений
в структуре кадрового органа наиболее
характерно для предприятий с численностью
персонала от 500 до 1000 человек.
Возглавляет кадровый орган предприятия
и руководит его работой начальник — как
правило, начальник отдела кадров (НОК).
Все сотрудники отдела кадров, включая
руководящий состав (заместителей и помощников
начальника), специалистов и исполнителей,
являются подчиненными должностными лицами
по отношению к начальнику, который, в
свою очередь, подчиняется непосредственно
руководителю предприятия (его первому
заместителю или его заместителю по персоналу).
Если отдел кадров насчитывает в своем
составе несколько подразделений, то каждое
из них, в свою очередь, возглавляется
начальником (кроме мини-подразделений).
В необходимых случаях в штат отдела кадров
могут вводиться должности заместителей
начальника (по общим вопросам, по важнейшим
направлениям кадровой работы), а также
должности помощников начальника. Выигрышным
управленческим ходом является совмещение
должностей начальников подразделений
отдела кадров с должностями заместителей
начальника отдела кадров — благодаря
этому экономятся средства, усиливается
материальная заинтересованность работников,
занимающих совмещенные должности.
Как правило, чаще всего отдел кадров представляет
собой структурное подразделение в составе
службы персонала.
Организационная структура отдела кадров
определяется, прежде всего, численностью
работников предприятия, а также характером
(объемом и сложностью) задач кадровой
работы.
Основные факторы, влияющие на выбор организационной
структуры кадрового органа предприятия,
представлены в таблице. С учетом изложенного
организационная структура отдела кадров
предприятия может быть построена в соответствии
с одним из трех типовых вариантов.
Управление персоналом кадровая служба
Кадровая служба – это служба, которая управляет
кадрами. Обеспечивает предприятие сотрудниками,
совершает привлечение, подбор и отбор
претендентов, занимается адаптацией,
аттестацией и оценкой, мотивацией персонала,
работающего на предприятии, иногда занимается
вопросами корпоративной культуры. В общем,
всем, что связано с вопросами управления
персоналом.
Можно выделить, что кадровые
службы бывают внутренние и внешние:
• Кадровая служба,
как отдел по работе с кадрами на большом
предприятии, существующая в штате этого
предприятия, как его отдел – это внутренняя кадровая служба (существующая
внутри предприятии).
• Кадровая служба,
как отдельная служба, занимающаяся работой
с кадрами вне какого-либо конкретного
предприятия, и работающая за деньги, выполняя
функции отдела персонала на нескольких
различных предприятиях – это внешняя кадровая служба (привлеченная
из вне предприятия).
Но в любом случае, кадровая служба
существует для достижения одних и тех
же целей, которые можно разделить на три
пункта (каждый из этих пунктов в кадровой
службе выполняют различные подразделы,
или различные специалисты):
1. Собственно управление персоналом. Целью
этого подраздела кадровой службы является
обеспечение предприятия персоналом в
нужных ему количествах и нужного ему
качества. А так же оценка и мотивация
персонала.
2. Кадровое делопроизводство или отдел
кадров. Целью этого подраздела кадровой
службы является обеспечение юридически
правильного оформления всей документации,
касательной персонала, а так же все отчетности
в государственные органы.
3. Корпоративная культура или отел ПР.
Целью этого подраздела кадровой службы
является создание внедрение и поддержание
положительной корпоративной культуры
и имиджа предприятия как работодателя.
Делопроизводство в кадровой службе
Кадровое делопроизводство - отрасль
деятельности, документирующая трудовые
отношения, фиксирующая информацию
о наличии и движении персонала,
в результате этого кадровые процедуры
приобретают документальное оформление.
Практически любой кадровый документ
имеет юридическую (коммерческую) ценность.
С помощью кадровых документов, используемых
в качестве письменных доказательств,
работодатель может доказать свою позицию
в суде. К примеру, организация для подтверждения
налоговых льгот на прибыль и налог на
имущество должна представить штатное
расписание, расчетные ведомости по зарплате,
приказы по кадрам, копии трудовых книжек,
табель учета рабочего времени и иные
документы.
В практике налоговыми инспекторами допускается,
что если в штатном расписании предусмотрена
должность юриста или маркетолога, то
расходы на оплату услуг сторонних юристов
или маркетологов учесть при налогообложении
организация уже не может. Однако арбитражная
практика подтверждает, что для учета
расходов при расчете на прибыль достаточно,
чтобы услуги были оказаны в рамках производственной
или коммерческой деятельности, направлены
на получение дохода и подтверждены документально
(ст.252 НК РФ).
Кроме того, подробно составленные должностные
инструкции, трудовые договоры и штатное
расписание как письменные средства доказательства
в судебном разбирательстве устанавливают
производственную необходимость расходов
организации на командировки и расходы
на подготовку и переподготовку кадров.
Документируя трудовые отношения, подавляющее
большинство кадровых документов содержит
очень важную информацию. Поэтому отношение
к работе с такими документами должно
быть чрезвычайно серьезным. О правильности
заполнения кадровых документов зависит
подтверждение определенных юридических
фактов, на основе которых возникают те
или иные права работника. Это может затруднить
получение права работника на досрочное
назначение трудовой пенсии, в частности
за работу с вредными и тяжелыми условиями
труда, однако любая ошибка или неточность
в наименовании должности может привести
к тому, что период работы на "вредной"
должности не зачтут в качестве льготного
и у работника не возникнет права на досрочную
трудовую пенсию.
Особое внимание следует уделить порядку
ведения трудовых книжек, которые в соответствии
со ст.66 ТК РФ являются основными документами
для расчета трудового и страхового стажа
работника.
В целом от документирования трудовых
отношений может зависеть обеспечение
социальных, пенсионных, и иных гарантий,
предоставленных российским законодательством
работникам.
Законы, постановления, инструкции и другие
документы, содержащие нормы трудового
права, необходимы для профессиональной
работы кадрового специалиста. Поэтому
первый шаг в создании службы персонала
— это формирование достаточной базы
нормативных документов.
Документы, которые ежедневно
должны быть под рукой у работника кадровой
службы, можно разделить на две самостоятельные
группы:
В первую группу входят законодательные
и подзаконные акты, содержащие нормы
трудового права и нормы охраны труда.
Эти документы обязательны для исполнения.
Ко второй группе относятся документы
методического характера по управленческому
труду и кадровому делопроизводству. Они
имеют рекомендательный характер. Документы
содержат рекомендации, как лучше оформлять
кадровые бумаги, как удобнее организовать
работу с ними. При этом кадровик вправе
самостоятельно решать, придерживаться
этих рекомендаций или же действовать
согласно корпоративным стандартам.
В блоке "Документы по трудовому праву
и охране труда" можно отметить пять
нормативных правовых актов:
Первый — Трудовой кодекс РФ. Это основной
закон, которым должен руководствоваться
в своей работе кадровый специалист любой
организации. Нормы ТК регулируют порядок
приема и увольнения сотрудников, организацию
их рабочего времени и времени отдыха,
условия выплаты заработной платы, предоставление
работникам различных льгот и компенсаций.
Второй — Федеральный закон РФ от 27 июля
2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных
технологиях и защите информации". На
основании этого закона строится вся работа
кадровой службы с персональными данными
сотрудников. Например, решается вопрос
о том, каким образом будет обрабатываться
и где будет храниться информация, полученная
от сотрудника при его поступлении на
работу.
Третий — Закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ
"О коммерческой тайне". Он устанавливает
перечень сведений, которые могут составлять
коммерческую тайну организации, список
сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру
ознакомления с секретными данными, а
также ответственность за распространение
конфиденциальной информации.
Четвертый — Закон РФ от 17 июля 1999 г. №
181-ФЗ "Об основах охраны труда в Российской
Федерации". Положения этого документа
позволяют грамотно построить в организации
систему охраны труда. А это очень важно.
Ведь здоровые и безопасные условия работы
— это одно из главных условий, которое
гарантирует работодатель, заключая трудовой
договор с сотрудниками. При выявлении
нарушения правил охраны труда и техники
безопасности трудовой инспектор привлекает
виновных должностных лиц к административной
ответственности.
Пятый — Закон РФ от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ
"О защите прав юридических лиц и индивидуальных
предпринимателей при проведении государственного
контроля (надзора)". Закон дает представление
о правах и обязанностях работодателя
при проведении в организации различных
инспекционных проверок. Например, в законе
говорится о документах, которые работодатель
вправе потребовать от проверяющего при
его появлении в организации, о праве представителя
компании лично присутствовать во время
проверки, о том, каким образом организация
может обжаловать неудовлетворительные
результаты инспекции.
Еще к одной группе нормативных актов,
необходимых в работе кадровой службы,
относятся материалы методического характера
по организации управленческого труда
и по работе с кадровыми документами.
Во-первых, это ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-
Например, стандарт диктует правила расположения
Государственного герба, эмблемы организации
и ее товарного знака. Устанавливает, в
каком случае в заголовке документа пишется
сокращенное наименование организации,
а в каком нет и из каких элементов состоит
регистрационный номер приказа. Стандарт
распространяется на все организационно-
Во-вторых, это Перечень типовых управленческих
документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения,
утвержденный Росархивом 6 октября 2000
г. Этот нормативный акт дает исчерпывающий
список внутренних документов, в зависимости
от юридической значимости, регулирует
порядок и сроки их хранения. Как долго
следует хранить, допустим, штатное расписание,
положение о премировании, табель учета
рабочего времени, должностные инструкции
и другие документы, кадровый работник
узнает именно из этого ведомственного
документа.
В-третьих, это унифицированные формы
первичной учетной документации по учету
труда и его оплаты. Формы приказов о приеме
на работу, об увольнении, о переводе, о
направлении в служебную командировку,
о поощрении, а также формы личной карточки
работников и некоторых других документов
входят в состав альбома, утвержденного
Постановлением Госкомстата РФ от 5 января
2004 г. № 1.
Причем, ведение этих унифицированных
форм согласно п.2 названного постановления
обязательно для всех организаций, осуществляющих
деятельность на территории РФ, независимо
от формы собственности.
В-четвертых, это постановление Правительства
РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. "О трудовых
книжках" и постановление Минтруда
России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении
Инструкции по заполнению трудовых книжек".
Эти документы понадобятся кадровику
при работе с трудовыми книжками сотрудников.
Рекомендации, которые содержатся в этих
документах, помогут сотруднику кадровой
службы правильно, без ошибок заполнить
трудовую книжку работника, при необходимости
внести в нее соответствующие изменения
или оформить вместо испорченного или
утраченного документа дубликат.
В-пятых, это межотраслевые укрупненные
нормативы времени на работы по комплектованию
и учету кадров и межотраслевые укрупненные
нормативы времени на работы по документационному
обеспечению управления, утвержденные
Постановлением Минтруда РФ от 25 ноября
1994 г.№72. Эти документы также можно включить
в перечень необходимых инструментов
кадровика. С их помощью можно рассчитать
численность сотрудников кадровой службы,
а также определить количество времени,
необходимого каждому из них для выполнения
своих трудовых обязанностей. Надо следовать
рекомендациям, содержащимся в нормативно-методических
документах, хотя они и не носят обязательного
характера. Дело в том, что в большинстве
случаев они упрощают работу с документами.
Кроме того, инспекция труда придает большое
значение этим инструкциям и в случае
их несоблюдения может оштрафовать организацию.
Важно знать, какие документы обязательны
для фирмы, какие становятся таковыми
лишь при определенных условиях, а какие
бумаги можно не составлять, так как они
носят рекомендательный характер. Это
позволит хорошо подготовиться к встрече
с трудовыми инспекторами.
Создавая документы, специалистам
кадровой службы необходимо руководствоваться
в своей деятельности следующим:
1. Вид внутренних документов, порядок
их разработки, утверждения и т.д. применяется
тот, который удобен для данной организации;
2. Вид внешних документов должен подчиняться
общим правилам придания данным документам
юридической силы;
3. Храниться документы в организации должны
с учетом требований архивной службы.