Этика и этикет менеджера

Специалисты, изучающие  организацию и распределение рабочего времени, советуют добавлять лишних 25% на тот срок, который, на ваш взгляд, требуется для выполнения данной работы. Вспомните закон Мерфи: все дела занимают больше времени, чем вам кажется, а все помехи, какие могут возникнуть, обязательно возникают. Так что выделяйте время с запасом на те трудности, что поддаются прогнозированию.

 

2. Не болтайте  лишнего!

 

Смысл этого  принципа в том, что вы обязаны  хранить секреты корпорации, учреждения или конкретной сделки так же бережно, как и тайны личного характера.

 

Никогда никому не пересказывайте того, что вам  приходится услышать от сослуживца, руководителя или подчиненного об их личной жизни.

 

3. Будьте любезны,  доброжелательны и приветливы! Ваши  клиенты, заказчики, покупатели, сослуживцы или подчиненные могут сколько угодно придираться к вам, это неважно: все равно вы обязаны вести себя с ними вежливо, приветливо и доброжелательно. Кому нравится работать с людьми брюзгливыми, подозрительными и капризными? Достичь вершины вам позволит только дружелюбное отношение к окружающим (что вовсе не означает дружить с каждым, с кем приходится общаться по долгу службы). Если все вокруг твердят, что вы умеете понравиться, значит, вы на верном, пути. Один из важных элементов воспитанности и доброжелательности — искусство сказать то, что нужно. Вам надо придерживаться того же принципа в своих поступках, а они отражаются в ваших речах.

 

4. Думайте о  других, а не только о себе!

 

Какое бы дело вы ни делали, потребность выяснить точку  зрения клиента или покупателя позволит вам выдвинуться практически в любой отрасли экономики — от промышленности и издательского дела до медицины и телекоммуникаций. Внимание к окружающим должно проявляться не только в отношении клиентов или покупателей, оно распространяется и на сослуживцев, начальство и подчиненных. Уважайте мнение других, старайтесь понять, почему у них сложилась та или иная точка зрения. Всегда прислушивайтесь к критике и советам коллег, начальства и подчиненных. Не начинайте сразу огрызаться, когда кто-то ставит под сомнение качество вашей работы; покажите, что цените соображения и опыт других людей. Уверенность в себе не должна мешать вам быть скромным.

 

5. Одевайтесь, как  положено!

 

Самый главный  принцип, о котором ни в коем случае не следует забывать, — прежде всего, вы должны стремиться вписаться в ваше окружение на службе, а внутри этого окружения — в контингент работников вашего уровня. Некоторые специалисты советуют одеваться на работу так, как вам хочется, а не "как положено", но этому совету лучше не следовать. На каких бы ролях ни находились вы в фирме сейчас, вам надо "вписаться", но при этом вы должны выглядеть самым лучшим образом, т. е. одеваться со вкусом, подбирать цветовую гамму к лицу, тщательно подбирать аксессуары: от туфель до галстуков.

 

6. Говорите и пишите правильно!

 

Что значит правильно  пользоваться устным и письменным словом? Это значит, что все произносимое, а равно написанное вами: будь то внутренние записки или любые  письма, отправляемые за пределы фирмы  кому бы то ни было, должны быть изложены хорошим языком, а все имена собственные должны быть переданы без ошибок. Следите за тем, чтобы никогда не употреблять бранных слов: может случиться, что разговор, на ваш взгляд, совершенно приватный, на горе вам невольно услышит человек, от мнения которого зависит вся ваша карьера.

 

Если по каким-либо причинам вы повторяете скверные слова, употребленные третьим лицом, —  в качестве цитаты или при разборе  какой-то ситуации, — не произносите  самого бранного слова. Существуют способы  указать, что в тексте опущено бранное слово, например, произносится термин "э к с п л е т и в".

 

4. Этическое  регулирование деятельности работников  кадровых служб, как и всякая  другая профессиональная этика,  возникает тогда, когда представители  данной профессии сталкиваются  с проблемами, которые невозможно разрешить никакими другими средствами, кроме средств морали: осознание противоречия между должным и сущим, свободный моральный выбор, императивные ценностные формы — идеалы, принципы и нормы.

 

5. Для рационального  построения кадрового менеджмента и взаимоотношений в организации менеджер по персоналу должен уметь разрешать этические дилеммы и выбирать наиболее эффективные и в то же время морально безупречные способы поведения. Для этого необходимо знать основные правила поведения в ситуации морального выбора, а также разбираться в тонкостях конкретных правил поведения в типичных производственных ситуациях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Культура управленческого  труда как фактор повышения эффективности управления.

 

 

Успех в работе любой  организации (рост уровня и качественных показателей производства, его конкурентоспособности в современных условиях) зависит не только от технических и технологических процессов производственной деятельности. Большая роль в этом отводится совершенствованию уровня руководства предприятия и управленческой деятельности.

 

       Управленческая  деятельность - это, прежде всего,  осмысленная деятельность, цель  которой поднять эффективность  организации производства. Отсюда  и высокая требовательность к  руководящему составу любого ранга, будь это директор, сельский бригадир, губернатор или министр, руководитель фирмы или дирижер симфонического оркестра. В их руках находится успех дела,  благополучие людей, от их профессиональной подготовки, творческой инициативы, от умения строить взаимоотношения с людьми в решающей степени зависит успех любого дела или провалы в работе.

 

       Новые  условия хозяйствования, повышение  образовательного  уровня и зрелости  менеджеров дали мощный толчок  развитию управленческой культуры. Управленческие  службы не только коренным образом изменили отношение  к управленческой культуре, но и заняли активную позицию в формировании, изменении и использовании ее как фактора повышения конкурентоспособности,  эффективности производства и управления организацией.

 

       Сам  термин "культура" (от лат. cultura) буквально означает воспитание, образование и развитие. В широком смысле, термин "управленческая культура" употребляется для характеристики организационно-технических условий и  традиций управления, профессионального и нравственного развития руководителя. В узком значении культура управленческого труда может трактоваться как служебная этика руководителя.  

 

       Осмысливая  изложенное, управленческую культуру  можно представить как совокупность  типичных для менеджера ценностей,  норм, точек зрения и идей, которые  сознательно формируют образец  его поведения.           

 

Специфика культуры управленческого  труда состоит в том, что в её основе лежат определенные нормы, которые должны строго соблюдаться менеджером:

 

а)  юридические нормы  управленческого труда, которые  отражены в государственно-правовых нормативных актах. Культура менеджера в этом смысле состоит в знании и выполнении юридических норм;   

 

б)  моральные нормы  - нормы, которые  регулируют   поведение руководителя  в такой  важной области, как нравственность и  мораль;                                                                                      в) организационные нормы - устанавливают структуру организации, состав и порядок деятельности функциональных подразделений и их руководителей; правила внутреннего распорядка  и другие нормы  организационного плана, принятые и используемые в любой организации;                                                                         г)  экономические нормы - регулируют экономическую деятельность организации.

 

         Имеются и другие виды норм (технические, эстетические и т.п.), которые определенным образом формируют управленческую культуру. В конечном итоге образуется совокупность элементов, аттестующая деятельность менеджера в рамках культуры управленческого труда.

 

       Культуру  управленческого труда принято подразделять на:

 

1.  Личную культуру  руководителя, включающую в себя:

 

-  уровень квалификации, этическое воспитание, личную гигиену  и внешний вид, форму обращения  к подчиненным;

 

-   рациональное  распределение рабочего времени.  Рациональная организация труда руководителя немыслима без четкого представления о том, что он делает, когда он это делает, сколько времени затрачивает на различные виды работ. Речь идет о строгом планировании личной работы по следующим направлениям:

 

а)  работа с документами. “Как правило, руководители перегружены работой с документами и из-за неупорядоченности маршрутов движения документов, длительной их обработки и плохо организованной доставки до 40 %  директивных, учётных и других документов могут доходить до исполнителей с опозданием или вообще не доходить”.  “Так руководители предприятий, документооборот которых составляет 20 – 30 тыс. единиц (и это далеко не самые крупные предприятия), подписывают ежегодно не менее 20 тыс. организационно – распорядительных документов, не считая договоров, отчётов, графиков, проектов. Просмотр документа и его подписание отнимают приблизительно полминуты. Таким образом, 20 – 25 дней в году руководители заняты исключительно подписанием документов”.

       Сократить число документов, следующих через кабинет руководителя, помогает бездокументное общение    (установление доверительных отношений между руководителями различных подразделений, развитие бездокументных средств обмена информацией); 

 

 

б) работа с кадрами  и  решение социально - экономических вопросов. “Примером эффективного решения данных вопросов могут послужить данные, изложенные в ежегодном рейтинге “Top 100” американского журнала “Fortune”: большинство компаний, попавших в рейтинг (82%), обеспечивают служащих бесплатными закусками в течение рабочего дня, многие позволяют своим работникам использовать собственный больничный для ухода за заболевшими детьми, многие предоставляют банковские услуги on-line, некоторые обеспечивают возможность прохождения медицинской проверки на рабочем месте, и большинство компаний дают различные пособия для неработающих членов семьи. Большая часть попавших в рейтинг компаний возмещают своим работникам экстренные затраты на ребенка, понесенные из-за деловых поездок или задержек на работе”;

 

в)  решение коммерческих вопросов;

 

г)  совещания, переговоры;

 

д)  непроизводительные затраты времени, не уточненное время. 

 

       Руководителю  в то же время следует иметь  в виду, что он должен учитывать  и планировать не только рабочее, но и свободное время (руководствуясь принципом “ кто не умеет отдыхать, тот не умеет работать”);

 

-    культуру содержания  рабочего места. Отдельные руководители  считают, что

 

 в процессе работы  необходимо, чтобы все находилось "под рукой",  и  с   этой целью на рабочий стол выкладывают всю имеющуюся документацию. Однако при таком подходе трудовой процесс сильно затрудняется: уменьшается рабочая площадь стола; трудно сосредоточиться на каком-либо одном деле;  ухудшаются санитарно-гигиенические условия; легко потерять нужные в данный момент документы и т.п.;

 

 

-  культуру проведения  массовых мероприятий. Речь идет, прежде всего, о культуре проведения  различного рода совещаний, переговоров  и бесед, на которые тратится  значительное количество рабочего  времени. “Так, например, у белорусских руководителей верхнего, среднего уровней управления эти потери составляют 25 – 43 % и 30 – 45 %  соответственно ” (2. с.78). Поэтому, для экономии времени и повышении результативности совещаний в любой организации руководителем должны использоваться такие правила их подготовки, как: чёткое определение темы совещания, разработка повестки дня, своевременное оповещение участников совещания, решение организационных вопросов ( вентиляция помещения, размещение участников ), решение всех вопросов только через председательствующего ( во избежание конфликтных ситуаций ) и др.;

 

-   культуру приема  посетителей. Она предполагает  соблюдение правил и требований  при приёме работников, как по  личным, так и по служебным  вопросам.

 

       Как  организовать прием посетителей? Некоторые руководители  считают, что двери их кабинетов открыты для посетителей в любое время, когда они на месте (принцип "открытых дверей"). Такой подход оправдывает себя, если руководители имеют в своем подчинении всего несколько человек.

 

       Другие  устанавливают для  приема  определенные дни и часы. Такая    практика наиболее распространена. Для небольших предприятий прием может осуществляться без предварительной записи;

 

-    культуру  в работе с письмами. Сюда входит  обязательная регистрация писем, определение сроков их рассмотрения, персональная ответственность руководителя за своевременное и правильное реагирование на них, обязательный ответ на каждое письмо.

-    культуру речи. “Около 80 % рабочего времени руководителя  связано с контактами с людьми”. Поэтому умение говорить (общаться) является важной составной частью культуры труда руководителя.

 

 

2. Организационную культуру,  к  числу процедур которой  можно отнести:      а)  подбор и расстановку кадров:

 

-  прежде  всего,  производится анализ предполагаемой работы, общие к ней требования и обязанности работника (в сфере гостеприимства, например: уборка номеров за единицу времени; минимальное, максимальное или среднее количество производимых продуктов), а также место работника и должностное ограничение в структуре организации (например, всё в той же сфере гостеприимства: ограничения на принятие чека, превышающего определённую сумму без согласования с высшим руководством и т. д.);

 

-   продолжением  процесса  подбора является спецификация кадров, то есть детализация требуемых признаков и качеств работников (квалификация, навыки, темперамент и т. д.);