Элементы организации и процессов управления

Содержание

I тема: Элементы организации и процессов управления 3

Вопрос №8: Среда прямого воздействия 3

II Тема Связующие процессы 8

Вопрос №4 Организационные коммуникации 8

III Тема: Функции управления 12

Вопрос: №8 Организационная  культура предприятия 12

IV Тема  Групповая динамика и руководство 18

Вопрос №4: Власть, влияние, лидер. 18

V Тема: Обеспечение эффективности деятельности организации 24

Вопрос №10.  Управление сбытом 24

Список использованной литературы 31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I тема: Элементы организации и процессов управления

Вопрос №8: Среда прямого воздействия

 

 Внешняя среда прямого  воздействия – это специфическая  внешняя среда конкретной организации. Она включает те элементы внешней  среды, с которыми организация взаимодействует  постоянно или на более или  менее регулярной основе.

Любая организация функционирует  в определенной специфической внешней  среде и, как следствие, сталкивается с рядом воздействий. Анализ среды  прямого воздействия включает рассмотрение отдельных ее элементов и их взаимодействия.

 К факторам прямого  воздействия относят те, которые  непосредственно влияют на операции  организации и испытывают на  себе прямое влияние операций  организации. 

Организацию и её окружение  можно представить в следующем  виде (см. рис.1). Кратко охарактеризуем внешнюю среду прямого воздействия на организацию.       

1. Поставщики. К этой категории внешней среды обычно относят:       

а) поставщиков материалов, энергии, оборудования и комплектующих, т. е. здесь проявляется зависимость  от цен, сроков, ритмичности, качества и т. д. Причем зависимость эта  в последнее время возрастает с углублением разделения труда  и развитием кооперации. Фирмы  все более ориентируются на преимущественное приобретение комплектующих элементов  у партнеров, а на самих фирмах выполняются лишь определенные операции, причем это характерно как для  производственных, так и для фирм, работающих в сфере услуг. Поэтому  можно говорить о возрастании  усиления их зависимости от поставщиков  и в дальнейшем. Вместе с тем  в отношениях между фирмами-покупателями и фирмами-поставщиками происходят изменения, базирующиеся на японской системе  субподряда, организации эффективной  системы поставок. При этом поставщикам  передаются дополнительные полномочия и ответственность как в области проектирования, так и области производства продукции, что позволяет говорить уже об управлении поставщиками;

Рис.1. Организация и её окружение       

б) поставщиков капитала и финансовых услуг, здесь проявляется  зависимость от объемов, условий  займов и взаиморасчетов, страховых  услуг и т.п. Обычно выделяют следующих  инвесторов: банки, страховые компании, прочие финансовые и нефинансовые компании, программы государственных учреждений по представлению займов, акционеры  и частные лица.       

Крупные компании стремятся  за счет высокого уровня прибыльности обеспечить себе финансовую независимость  и самим себе служить банками  и даже финансировать другие фирмы (иногда это выливается в создание собственных банков). Примером может  служить "Автовазбанк", учрежденный волжским автомобильным заводом, банк "Гермес", учрежденный ТНК "Гермес-Союз", и др. Средние же и мелкие фирмы зависят от внешних источников финансирования и вынуждены выплачивать высокие проценты по займам. Иногда колебания процентных ставок заставляют менять ориентацию деятельности фирмы. Так, например, в США, когда резко подскочил банковский процент, строительные фирмы (зависящие от заемного финансирования) были вынуждены со строительства индивидуальных домов переключиться на сооружение многоквартирных зданий;       

в) трудовые ресурсы - то есть зависимость фирмы от рынка, прежде всего квалифицированных кадров, требований по уровню заработной платы и т. п. Несмотря на свойственную рыночному хозяйству безработицу, существует постоянный дефицит высококвалифицированных кадров во всех областях. Дефицит специалистов и повышенные требования к уровню квалификации кадров заставляют компании либо заниматься поисками подобных кадров, либо вкладывать большие средства в их подготовку, в гарантию занятости, т. е. переходить от преимущественно краткосрочного найма к долгосрочному, в социальную защищенность.       

С фактором "трудовые ресурсы" тесно связаны и вопросы, возникающие  у организаций с профсоюзами, с их требованиями к уровню заработной платы, социальной защиты и условиям труда. Причем в различных странах  эти взаимоотношения проявляются  по-разному. Так, в США руководство  фирм традиционно конфликтовало  с профсоюзами, а в Японии они, как правило, успешно сотрудничают. В России в настоящее время  острие требований профсоюзов направлено в сторону правительства, однако по мере развития процессов приватизации следует ожидать их повышенного  внимания непосредственно к руководству  фирмы и организаций.       

2. Законы и государственные  органы. Каждая организация имеет конкретный правовой статус, что и определяет, как она может вести дела, какие имеет права и какие обязанности несет перед государством и местными органами управления. Как известно, государство в рыночной экономике оказывает на организации как косвенное влияние, прежде всего через налоговую систему, государственную собственность и бюджет, так и прямое - через законодательные акты. Так, например, высокие ставки налогов существенно ограничивают активность фирм, их инвестиционные возможности и толкают к сокрытию доходов. Наоборот, снижение ставок налогов способствует привлечению капитала, приводит к оживлению предпринимательской деятельности. И таким образом, с помощью налогов государство может осуществлять управление развитием нужных направлений в экономике.       

3. Потребители - это фактор на современном маркетинговом этапе развития менеджмента рассматривается как его основа. Потребители решают, сможет ли фирма возместить свои издержки, получить прибыль и, следовательно, получить свое развитие. Все многообразие внешних факторов находит отражение в потребителе и через него влияет на организацию, её цели и стратегию. Важное значение приобретают в современных условиях и различные ассоциации и объединения потребителей, оказывающих влияние не только на спрос, но и на имидж фирм. Необходимо учитывать факторы, влияющие на поведение потребителей, на их спрос. Более того, следует не только прогнозировать, но и оказывать влияние, "создавать" потребителя. Иногда трудно бывает идентифицировать потребителя, т. е. составить четкое представление о структуре потребностей, которые должны быть удовлетворены, особенно если речь идет о торговых структурах, которые получают все более широкое распространение. Производители промышленной продукции обычно имели дело с конечными её потребителями и производителями основных средств производства. Но сейчас они столкнулись с новой ситуацией. Так как их продукция по способу реализации приобретает характер предметов потребления, то дилеры (агенты и распространители) выходят на первый план в сфере реализации, как предметов потребления, так и промышленной продукции. Если в таком случае возникает необходимость в изучении структуры запросов новых потребителей, то этим, как правило, занимаются дилеры.       

4. Конкуренты. Во многих случаях не потребители, а конкуренты определяют, какой товар и по какой цене можно продавать. Более того, потеря, например, 10% доли рынка обычно влечет за собой снижение нормы прибыли на 5-8% .       

Недооценка конкурентов  и переоценка рынков приводят даже крупнейшие компании к значительным потерям и к кризисам. Наряду с  борьбой за рынки сбыта, возрастает конкурентная борьба за сырьевые рынки, трудовые ресурсы, капитал, право использования  научно-технических нововведений.       

Современное развитие науки  и техники в условиях НТР существенно  обострило конкурентную борьбу между  фирмами. Важнейшим условием процветания  фирмы является её постоянное совершенствование  и, прежде всего на базе современных  достижений науки и техники. Научное  открытие или принципиально новый  товар или услуга могут вознести фирму на вершину успеха.       

Вместе с тем необходимо отметить, что конкуренция иногда толкает фирмы и на создание между  ними соглашений различных типов  от раздела рынка до кооперации между  конкурентами.       

5. Собственники. Одно из главных влияний на организацию оказывает форма собственности и собственно её представители - собственники. Этот фактор, впрочем, как и другие, тесно переплетается с остальными, как внутренней среды, так и внешней среды организации. В условиях диффузии капитала, развития акционерного капитала формируется обширный слой собственников, оказывающих существенное влияние на развитие организаций.

 

II Тема: Связующие процессы

Вопрос №4: Организационные коммуникации

Процессы коммуникаций позволяют  руководителям эффективно выполнять  свою работу и принимать решения  о выборе лучшего курса действий для достижения поставленных целей.

Коммуникации – это  процесс обмена информацией и  передачи сведений между двумя людьми или в небольшой группе людей.

Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему  представления информации и передачи сведений большому количеству людей  внутри организации и отдельным  институтам и индивидуумам за пределами  организации.

Они служат необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получить всю необходимую  информацию, представляет информацию, необходимую для принятия решения.

Для четкости определения  коммуникации применяется ряд терминов:

семантика коммуникаций относится  к значению слов и символов;

синтаксис коммуникаций указывает  на взаимосвязи между символами;

прагматика коммуникаций связана с результативностью  и эффективностью при достижении  определенных целей.

Средства коммуникации:

• несловесные персональные;
• словесные устные;
• письменные персональные;
• письменные групповые внутри организации и за ее пределами.

Очень важно, чтобы руководитель правильно оценивал процесс расшифровки  и получения информации, а также  значение обратной связи (говорил на том же  языке, что и подчиненный). Специалисты считают, что наиболее важным фактором, нарушающим общность в коммуникациях между источником и получателем, являются те, которые происходят в координировании и расшифровке. Когда процессы кодирования и расшифровки становятся разнородными, то коммуникации разрушаются. М.Винер назвал эту проблему энтропией, т.е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению.

Направления коммуникаций:

 - используется для постановки задач, описания работ. Чем больше уровней она проходит, тем больше вероятность, что она будет искажена;

 - для обратной связи с целью проинформировать о результатах работы и текущих проблемах. Руководители используют данную информацию для анализа;

- позволяет сохранить время и скоординировать деятельность. В данном случае такое общение является формальным и обязательным, в другом - происходит спонтанно.

Элементы коммуникации:

• источник;
• кодирование - обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов;
• передача сигналов - форма, которую сигнал принимает;
• канал - механизм передачи (телефон, собрание, неформальная связь);
• расшифровка - прием (в зависимости от опыта и формы рекомендации);
• обратная связь - обеспечивает точность и достоверность информации.

Помехи и барьеры (шум): отвлечения; неправильная интерпретация; семантические проблемы; статусное  различие между руководителями и  подчиненными; ценностная оценка (слышит только то, что хочет услышать).

Типы коммуникаций:

• внутриличностная;
• межличностная;
• общественная коммуникация;
• внутренняя оперативная коммуникация (состоит из структурированной коммуникации в пределах организации);
• внешняя оперативная коммуникация;
• личностная коммуникация.

Коммуникационная сеть (рис. 2) – это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков.

Рис.2.Типы коммуникационных сетей: а - круг; б - цепь;  в - «У»;  г - колесо  

Руководитель должен знать, что:

• информация, не находящаяся в области опыта получателя воспринимается медленнее;
• в незнакомой ситуации, работник почти автоматически выбирает ту часть опыта, которая связана с этой ситуацией;
• коммуникации воспринимаются и оцениваются в свете нужд личности, области опыта работника;
• даже наиболее объективная информация включает субъективные представления;
• несоответствие кодирования и расшифровки вытекает из различий в области опыта источника и получателя;
• один только язык не может решить проблему несоответствия кодирования и расшифровки. Для обеспечения высокой эффективности коммуникации необходима обратная связь: она может быть косвенной или прямой.

Организационные факторы, влияющие на коммуникации:

• должностное положение;
• стиль управления. Руководитель влияет на направление и поток информации, т.е. он может установить правила и процедуры, согласно которым информация должна передаваться в определенном направлении и в определенной последовательности;
• разделение труда.