Информация и коммуникации в менеджменте

Курсовик по менеджменту 

Тема: «Информация и коммуникации в менеджменте»

ГУУ ИЗО «Финансовый менеджмент»

Весна 1999. Оценка 5.

Введение	2
1.1 Сущность менеджмента	4
1.2 Информационная технология	8
а) история офиса	8
б) эволюция офисной работы в ХХ веке	8
в) три «офисных века»	10
1.3 Процесс коммуникации и эффективность управления	10
2.1 Межуровневые коммуникации в организациях.	13
2.2 Коммуникации руководитель-подчиненный.	14
2.3 Коммуникации между руководителем и рабочей группой.	15
2.4 Неформальные коммуникации.	15
2.5 Коммуникационный процесс	16
а) зарождение идеи	18
б) кодирование и выбор канала	20
в) передача	20
г) обратная связь	20
д) шум	21
е) семантические барьеры	21
ж) невербальные преграды	22
з)  плохая обратная связь	23
и) неумение слушать	23
3.1 Приемы постановки вопросов	24
3.2 Как отвечать на телефонные звонки	25
3.3 Как правильно переадресовать звонок	25
3.4 Как принимать сообщения	25
Как позвонить по телефону Как усовершенствовать навыки общения по телефону	26 26
Сложные звонки Как составить деловое письмо            а) план письма Влияние индустриальной эпохи на  административных работников Перемены ближайшего будущего             а)  «дистанционная работа»             б) информационная технология  перегружает офис             в) позитивная сторона информационной  технологии Ответственность руководителя за налаживание коммуникации Что сообщать Основные принципы Вопросы, влияющие на работу человека Какой метод выбрать Менеджеры и инспекторы Представители Массовые методы Заключение Список использованной литературы	26 27 28 29   30 30 31 32 32   34 35 35 35 36 37 37 38 41

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Общеизвестно, что значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно  возрастает, что связано с изменениями  социально - экономического характера, появлением новейших достижений в области  техники и технологии, результатами научных исследований.

Научно-техническая революция выдвинула  информацию в качестве  важнейшего  фактора  производственного  процесса. Информационный процесс необходим  как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылки успешной организации самого процесса производства.

Информация   нужна   всем:   управляющим   структурам, коллективам предприятий, общественным организациям и т. д. Невозможно опираться  только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт. Необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы.

Информация выступает  сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних, в значительной степени, зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и отдельными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

Управление в полной мере использует полную, объективную и своевременную  информацию, собираемую, обрабатываемую,   и распространяемую с помощью  современных научных методов и технических средств. Сейчас это - объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Для  современных  условий  характерно  применение высокоэффективной   внутрифирменной   системы   информации, основанной на использовании  новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой  информации, объединенных в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи.

В современных условиях в крупных промышленных фирмах созданы  и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс  подготовки и понятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка данных;

обработка   информации;   обработка   знаний;   реализация интеллектуальной деятельности.

Внедрение ЭВМ в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой  возникновение и развитие новых  видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием ЭВМ, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме.

Данная работа посвящена информации  и коммуникациям — тому, в чем  каждый участвует ежедневно, но лишь немногие делают это достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако, как выяснится далее, коммуникации — эта сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов необходим  для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг — это пункт, в котором, если мы будем небрежны, и не будем думать о том, что делаем, — смысл может быть утрачен. Цель данной работы — ознакомить с природой и сложностями коммуникаций, с потенциальными ловушками  на пути к пониманию сути сообщений, а также с тем, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга.

 

 

 

 

 

 

 

РАЗДЕЛ 1.

Итак, тема проекта “Информация  и коммуникации в менеджменте”. Для того, чтобы  раскрыть суть данной проблемы необходимо достаточно ясно представлять себе:

 

• Сущность менеджмента

• Содержание понятия "менеджмент "

• Цели и задачи менеджмента

• Характерные черты и стадии менеджмента

• Менеджер и его функции

 

1.1 Сущность  менеджмента

 

Менеджмент - это самостоятельный  вид профессионально осуществляемой деятельности, направленной на достижение в рыночных условиях, намеченных целей  путем рационального использования  материальных и трудовых ресурсов с  применением принципов, функций и методов экономического механизма менеджмента.

Менеджмент - управление в условиях рынка, рыночной экономики означает:

• ориентацию фирмы на спрос и потребности рынка, на запросы конкретных потребителей и  организацию производства тех видов продукции, которые пользуются спросом и могут принести фирме намечаемую прибыль;

• постоянное стремление к повышению эффективности производства, к получению оптимальных результатов  с меньшими затратами;

• хозяйственную самостоятельность, обеспечивающую свободу принятия решений тем, кто несет ответственность за конечные результаты деятельности фирмы или ее подразделений;

• постоянную корректировку  целей и программ в зависимости  от состояния рынка;

• выявление конечного  результата деятельности фирмы или  ее хозяйственно-самостоятельных подразделений на рынке в процессе обмена;

• необходимость использования  современной информационной базы с  компьютерной техникой для многовариантных  расчетов при принятии обоснованных и оптимальных решений.

Термины "менеджмент" и "менеджер" прочно вошли в наш словарный обиход, заменив прежние "управление", "управленческая деятельность", "руководитель", "директор".

Термин "менеджмент" по сути, является аналогом термина "управление", его синонимом, однако не в полной мере. Термин "управление" намного шире, поскольку применяется к разным видам человеческой деятельности (например, управление автомобилем); к разным сферам деятельности (управление в неживой природе, в биологических системах, управление государством); к органам управления (подразделениям в государственных и общественных организациях, а также на предприятиях и в объединениях).

Термин "менеджмент" применяется лишь к управлению социально-экономическими процессами на уровне фирмы, действующей  в рыночных условиях, хотя в последнее время его стали применять в США и в отношении непредпринимательских организаций.

Термин "менеджмент" (management)" американского происхождения и не переводится на другой язык дословно. В англоязычных странах он употребляется довольно свободно и в различных значениях, но всегда применительно к управлению хозяйственной деятельностью, тогда как для других значений используются другие слова. Например, для обозначения управления в неживой природе употребляется термин "control"; для государственного или общественного управления -"government administration" или "public administration". Иногда к слову "management" добавляется слово "business" (business management), что подчеркивает его принадлежность к хозяйственной сфере деятельности.

Рассматривая суть понятия "менеджмент", важно уточнить некоторые входящие в его определение положения.

Менеджмент  как самостоятельный вид профессиональной деятельности предполагает, что менеджер независим от собственности на капитал фирмы, в которой он работает. Он может владеть акциями фирмы, а может и не иметь, их, работая по найму на должности менеджера. Труд менеджера - это производительный труд, возникающий в условиях комбинирования высокотехнологичного производства с высоким уровнем специализации работников. Обеспечивая связь и единство всего производственного процесса, менеджмент объединяет работников различных специальностей: инженеров, проектировщиков, маркетологов, экономистов, статистиков, психологов, плановиков, бухгалтеров и др., работающих под руководством менеджера, управляющего предприятием, производственным отделением или фирмой в целом.

Термин "менеджер" обозначает принадлежность конкретного лица к  профессиональной деятельности в качестве управляющего фирмы независимо от уровня управления, а также от профессиональной подготовки и практического опыта работы. Профессиональный менеджмент как самостоятельный вид деятельности предполагает наличие в качестве субъекта этой деятельности специалиста-менеджера и в качестве объекта - хозяйственную деятельность фирмы в целом или ее конкретную сферу (производство, сбыт, финансы, НИОКР и др.).

Возросшие требования к  управлению обусловлены увеличением  размеров предприятия, сложностью технологии, необходимостью владения управленческими  навыками. В современных условиях все решения по финансовым, организационным и экономическим вопросам подготавливаются и вырабатываются профессионалами в области организации управления, которые осуществляют также наблюдение и контроль за выполнением принятых решений.

Под хозяйственной  деятельностью в определении менеджмента понимается деятельность фирмы:

• в любой отрасли  экономики: промышленности, торговле, строительстве, транспорте, банковском деле, страховом деле и др.;

• в любой сфере  деятельности фирмы: НИОКР, производство, сбыт, финансы, если она направлена на получение прибыли как конечного результата или предпринимательского дохода в зависимости от конкретных целей деятельности фирмы.

Таким образом, "менеджмент" относится только к тем категориям фирм или предприятий, которые осуществляют свою деятельность в целях получения прибыли (предпринимательского дохода) независимо от характера такой деятельности. Менеджмент охватывает не только деятельность промышленных фирм, но также и банков, страховых обществ, туристических агентств, гостиниц, транспортных компаний и других хозяйственных единиц, выступающих на рынке как самостоятельные экономические субъекты.

Содержанием хозяйственной деятельности фирмы является обеспечение процесса производства всеми необходимыми ресурсами  и организация технологического цикла в целом: внедрение результатов НИОКР в производство; разработка и совершенствование технологии производства; обеспечение требуемого уровня качества продукции; осуществление коммерческих операций; проведение операций товародвижения; осуществление всех видов расчетов; обеспечение технического обслуживания продукции; материально-техническое снабжение процесса производства; обеспечение финансовыми ресурсами; обеспечение персоналом.

Хозяйственная деятельность фирмы требует такого стиля работы, в основе которого лежит постоянный поиск новых возможностей, умение привлекать и использовать для решения поставленных задач ресурсы из самых разнообразных источников, добиваясь повышения эффективности производства.