Информационные технологии в системе управления муниципальной собственностью

Рыночные формы хозяйствования, насыщения управленческой деятельности компьютерными и телекоммуникационными  средствами создали реальные условия  для внедрения в региональное управление распределенной обработки  данных на основе модели коллектива вычислителей. Такая модель была разработана и  предложена в начале 1960-х годов  в нашей стране и получила развитие за рубежом в 1980-е годы на основе вычислительных средств новых поколений.

Концепция информатизации при использовании  структурного моделирования объектов региона с отображением на модель коллектива вычислителей в виде единой распределенной системы автоматизиpoванныx рабочих мест (АРМ) исполнителей позволяет решать все типы простых и сложных задач регионального и муниципального управления при минимальных затратах на разработку методов решения задач, алгоритмов и программных средств. Создаваемые при этом информационная, техническая, программная и технологическая базы информатизации способны обеспечить потребности региона (города) в решении необходимых задач управления.

3.2 Понятие электронного офиса

Административная деятельность имеет  следующее характеристики:

1. содержание административной деятельности определяется задачами, решение которых обеспечивает управляемость социальными процессами;
2. административная деятельность осуществляется людьми, для которых она - основной вид деятельности;
3. административная деятельность осуществляется в конкретных пределах, обычно устанавливаемых местом нахождения управляющей системы;
4. административная деятельность осуществляется в конкретном временном интервале.

Весьма часто проблемы организации  административной деятельности ограничиваются вопросами разработки и осуществления  управленческих решений.

Однако, ввиду сложности управляющей  системы, ее относительно независимого существования, а также имманентно присущих любой системе специфических законов развития, сама управляющая система требует управления.

Административная деятельность, как  было указано выше, протекает в  определенных пространственных и временных топосах. Поэтому, естественно, что в разные периоды и в разных социумах она наполняется конкретно-историческим содержанием.

Например, к числу субъектов  административной деятельности относятся  такие разные структуры, как приказы  в Древней Руси, коллегии в Петровской России, ведомства и министерства в нашем обществе, а также деканаты на факультетах высших учебных заведений, заводоуправления на промышленных предприятиях, и т. д.

В настоящее все эти организации  обобщенно называются офисами.

Офисная деятельность характеризуется прежде всего используемыми информационными технологиями, а, следовательно, соответствующими средствами и методами преобразования информации. Если преобладающими информационными технологиями являются компьютерные (на основе электронных средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники), то говорят о реализации офисной деятельности в рамках электронного офиса. В условиях широкого использования возможностей глобальной информационной системы (сети) Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса — виртуального офиса, когда все необходимые функции информационного обслуживания управленческой деятельности и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах сети, а не сосредоточены в реальном офисе с соответствующими атрибутами (помещение, оборудование, персонал и т. п.).

3.3 Понятие и состав интегрированного  программного пакета

Интегрированные пакеты программ - по количеству наименований продуктов немногочисленная, но в вычислительном плане мощная и активно развивающаяся часть ПО.

Традиционные, или полносвязанные, интегрированные программные комплексы представляют собой многофункциональный автономный пакет, в котором в одно целое соединены функции и возможности различных специализированных (проблемно-ориентированных) пакетов, родственных в смысле технологии обработки данных на отдельном рабочем месте. Представителями таких программ являются пакеты Framework, Symphony, а также пакеты нового поколения Мicrosоft Works, Lotus Works.

В рамках интегрированного пакета обеспечивается связь между данными, однако при  этом сужаются возможности каждого  компонента по сравнению с аналогичным  специализированным пакетом.

В настоящее время активно реализуется  другой подход к интеграции программных  средств: объединение специализированных пакетов в рамках единой ресурсной  базы, обеспечение взаимодействия приложений (программ пакета) на уровне объектов и  единого упрощенного центра-переключателя  между приложениями. Интеграция в  этом случае носит объектно-связанный  характер.

Типичные и наиболее мощные пакеты данного типа: Borland Office fоrWindows, Lotus, SmartSute fоr Windows, Microsoft Office. В профессиональной редакции этих пакетов присутствуют четыре приложения: текстовый редактор, СУБД, табличный процессор, программы демонстрационной графики.

Особенностью нового типа интеграции пакетов является использование  общих ресурсов. Здесь можно выделить четыре основных вида совместного доступа  к ресурсам.

1. Пользование утилит, общих для всех программ комплекса.

Так, например, утилита проверки орфографии доступна из всех программ пакета.

2. Применение объектов, которые могут находиться в совместном использовании нескольких программ.

3. Реализация простого метода перехода (или запуска) из одного приложения к другому.

4. Реализация построенных на единых принципах средств автоматизации работы с приложением (макроязыка), что позволяет организовать комплексную обработку информации при минимальных затратах на программирование и обучение программированию на языке макроопределений.

Механизм динамической компоновки объектов дает возможность пользователю помещать информацию, созданную одной  прикладной программой, в документ, формируемый другой. Пользователь может редактировать информацию в новом документе средствами того продукта, с помощью которого этот объект был создан (при редактировании автоматически запускается соответствующее приложение). Запущенное приложение и программа обработки документа-контейнера выводят на экран гибридное меню для удобства работы специалиста. Кроме того, данный механизм позволяет переносить ОLЕ-объекты из окна одной прикладной программы в окно другой.

В этой технологии предусмотрена также  возможность общего использования  функциональных ресурсов программ: например, модуль построения графиков табличного процессора может быть использован  в текстовом редакторе. Недостатком  данной технологии является ограничение  формата графика размером одной  страницы.

OpenDoc представляет собой объектно-ориентированную систему, базирующуюся на открытых стандартах фирм - участников разработки. В качестве модели объекта используется распределенная модель системных объектов (DSOM - Distributed System Object Model), разработанная фирмой IВM для OS/2. Предполагается совместимость между OLE и OpenDoc.

3.4. Пример интегрированного офисного  пакета (Microsoft Office)

Microsoft Office — пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft дляоперационных систем Microsoft Windows и Apple Mac OS X. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а так же самими приложениями Microsoft Office. Поддерживает скрипты, написанные на VBA.

Microsoft Office поставляется в нескольких редакциях. Отличия редакций в составе пакета и цене. Наиболее полная из них содержит:

• Microsoft Office Word — текстовый процессор. Доступен под Windows и Apple Mac OS X. Позволяет подготавливать документы различной сложности. Поддерживает OLE, подключаемые модули сторонних разработчиков, шаблоны и многое другое. Основным форматом в последней версии является позиционируемый как открытый Microsoft Office Open XML, который представляет собой ZIP-архив, содержащий текст в виде XML, а так же всю необходимую графику. Наиболее распространенным остается двоичный формат файлов Microsoft Word 97—2000 с расширением .doc (расширение имени файла). Продукт занимает ведущее положение на рынке текстовых процессоров, и его форматы используются как стандарт в документообороте большинства предприятий. Word также доступен в некоторых редакциях Microsoft Works. Главные конкуренты — OpenOffice.org Writer, StarOffice Writer, Corel WordPerfect и Apple Pages (только на платформе Mac OS), а также, с некоторыми оговорками AbiWord (в тех случаях, когда его возможностей достаточно, а малый объём и скорость работы при невысоких требованиях к ресурсам более важны), Atlantis Word Processor и TextMaker,
• Microsoft Office Excel — табличный процессор. Поддерживает все необходимые функции для создания электронных таблиц любой сложности. Занимает ведущее положение на рынке. Последняя версия использует формат OOXML с расширением «.xlsx», более ранние версии использовали двоичный формат с расширением «.xls». Доступен под Windows и Apple Mac OS X. Главные конкуренты — OpenOffice.org Calc, StarOffice, Gnumeric и Corel Quattro Pro.
• Microsoft Office Outlook (не путать с Outlook Express) — персональный коммуникатор. В состав Outlook входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга. Поддерживается совместная сетевая работа. Главные конкуренты почтового клиента — Mozilla Thunderbird/SeaMonkey, Eudora Mail, The Bat!. Главные конкуренты диспетчера персональных данных — Mozilla, Lotus Organizer и Novell Evolution. Доступенпод Windows. Эквивалент для Apple Mac OS X — Microsoft Entourage.
• Microsoft Office PowerPoint — приложение для подготовки презентаций подMicrosoft Windows и Apple Mac OS X. Главные конкуренты — OpenOffice.org Impress, Corel WordPerfect и Apple Keynote.
• Microsoft Office Access — приложение для управления базами данных.
• Microsoft Office InfoPath — приложение сбора данных и управления ими — упрощает процесс сбора сведений.
• Microsoft Office Communicator — предназначен для организации всестороннего общения между людьми. Microsoft Office Communicator 2007 обеспечивает возможность общения посредством простого обмена мгновенными сообщениями, а также проведения голосовой и видеобеседы. Данное приложение является частью программного пакета Microsoft Office и тесно с ним интегрировано, что позволяет ему работать совместно с любой программой семейства Microsoft Office.
• Microsoft Office Publisher — приложение для подготовки публикаций.
• Microsoft Office Visio — приложение для работы с бизнес-диаграммами и техническими диаграммами — позволяет преобразовывать концепции и обычные бизнес-данные в диаграммы.
• Microsoft Office Project — управление проектами.
• Microsoft Query — просмотр и отбор информации из баз данных.
• Microsoft Office OneNote — приложение для записи заметок и управления ими.
• Microsoft Office Groove 2007 — приложение для поддержки совместной работы.
• Microsoft Office SharePoint Designer — инструмент для построения приложений на платформе Microsoft SharePoint и адаптации узлов SharePoint.
• Microsoft Office Picture Manager — работа с рисунками.
• Microsoft Office Diagnostics — диагностика и восстановление поврежденных приложений Microsoft Office.

Ранее в Microsoft Office входило приложение Microsoft FrontPage, однако Microsoft приняла решение исключить это приложение из Office и прекратить его разработку. В Microsoft Office 2007 программа FrontPage была заменена на Microsoft SharePoint Designer.

Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

Одной из наиболее распространенных функций современного персонального  компьютера является подготовка разнообразных  текстовых документов.

Различают две основные группы программ подготовки текстовых документов: текстовые  редакторы и текстовые процессоры. Текстовыми редакторами, в основном, называют программы, создающие текстовые  файлы без элементов форматирования (т. е. не позволяющие выделять части  текста различными шрифтами и гарнитурами). Редакторы такого ро-да незаменимы при создании текстов компьютерных программ.

Текстовые процессоры умеют форматировать  текст, вставлять в документ графику  и другие объекты, не относящиеся  к классическому понятию "текст". Следует отметить условность такого разделения - разнообразие программ для  обработки текста позволяет найти  редактор с любым набором функций.

Некоторые текстовые процессоры являются так называемыми WYSIWYG-редакторами. Название получено по первым буквам фразы What You See Is What You Get - то, что ты видишь, есть то, что ты получишь. Когда говорят, что это WYSIWYG-редактор, то гарантируют полное соответствие внешнего вида документа на экране компьютера и его печатной копии.

Среди современных текстовых процессоров  при подготовки документов самым популярным является Microsoft Word. Microsoft Word - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами ,как с русским ,так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий.

Помимо Microsoft Word, при подготовки документов удобно использовать приложения Microsoft: Microsoft Excel и Microsoft Binder. Первая программа удобна при создании различных табличных форм, а вторая программа - своего рода "степлер", она может собрать документы (файлы) в одну пошивку и работать с ней как с одним документом.

Обработка экономической  информации на основе табличных процессоров

Информационные технологии организации служат стратегическим целям бизнеса, используются для  управления деятельностью структур и объектов, финансовыми, информационными, материальными потоками, рабочими местами  и коллективами людей.

Спрос на информацию и информационные услуги в сфере экономики и  управления обеспечивает развитие, распространение  и все более эффективное использование  информационных технологий (ИТ). Создание современных технологий немыслимо  без использования разнообразных  технических средств и в первую очередь компьютеров.

Стратегические цели информационных технологий - обеспечить развитие бизнеса, его управляемость и качество, конкурентоспособность, снижение стоимости  выполнения бизнес-процессов.

Информационная  технология - это системно-организованная последовательность операций, выполняемых над информацией с использованием средств и методов автоматизации. Операциями являются элементарные действия над информацией. К типовым технологическим операциям относят: сбор и регистрацию информации, ее передачу, ввод, обработку, вывод, хранение, накопление, поиск, анализ, прогноз, принятие решений. Средства и методы автоматизации включают технику, программы, способы и подходы в организации информации, информационных систем и технологий, в обслуживании пользователей.

Технологии различаются  составом и последовательностью  операций, степенью их автоматизации (долей  машинного и ручного труда), надежностью  их выполнения. Надежность реализуется  качеством выполнения основных операций и наличием разнообразного их контроля. Кроме того, организация информационных технологий определяется рядом факторов и критериев. Главные из них: объемы информации, срочность и точность ее обработки, структурные и предметные особенности объекта, управления, соответствие временным регламентам взаимодействия производственных процессов и их элементов.

Для удобства проектирования и управления технологические операции объединяют в процедуры или этапы  обработки и преобразования, Т.е. в более укрупненные элементы технологического процесса. Например, процедура сбора и регистрации первичной информации включает ее доставку, сбор, передачу регистрацию на машинном носителе или бумаге, ввод в систему, контроль ввода. При этом должны быть обеспечены достоверность, полнота и своевременность процедуры. Особенность процедуры в ее низкой степени автоматизации, так как может присутствовать клавиатурный ввод, который отличается большими трудозатратами и ошибками.