Информационные процессы в управлении персоналом

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию 

ГОУ ВПО  «Уральский государственный экономический  университет»

Кафедра менеджмента

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Управление персоналом современной организации»

на тему «Информационные процессы в управлении персоналом»

 

	Студентка Валияхметова Екатерина Алексеевна Заочный факультет МЕН-09 «Менеджмент организации»
	Дата сдачи                5 сентября
	Подпись студента ___________________________
	ж
	Дата проверки _____________________________
	Подпись преподавателя _____________________   Екатеринбург 2013

 

Оглавление

1.Классификация информации. 3

2.Информационные потоки в управлении персоналом 11

3.Техническая база деятельности управленческого персонала. 14

4.Автоматизированная система управления персоналом. 23

Список литературы 32

 

 

1.Классификация  информации.

Классификация информации, как элемент инвентаризации и классификации активов, подлежащих защите - очень важный процесс. От него зависит, насколько адекватно удастся построить систему защиты. Неправильная классификация приведет к тому, что можно упустить из виду какие-то типы данных, которые останутся беззащитными, или затраты на защиту станут непомерными из-за необоснованного повышения категории защищаемой информации. Однако такой важный процесс как классификация информации до сих пор вызывает вопросы у многих сотрудников служб информационной безопасности.

Между материальными  объектами нашего мира и информацией  могут быть три вида отношений, благодаря  чему эти объекты можно подразделить на три класса. Класс А – это  объекты, являющиеся носителями информации. Класс Б – объекты, о которых  имеется или может быть создана  информация. Класс В – объекты, для создания которых требовалась  или требуется информация. Такая  классификация условна в том  смысле, что объекты из каждого  класса могут, вообще говоря, относиться (и, как правило, относятся) еще к  одному или двум другим классам. В  то же время эта классификация  в каждом данном отношении совершенно определенна. Действительно, никакая  информация не может существовать, не будучи зафиксирована в каком-либо из объектов класса А. Объекты класса Б являются первичными по отношению  к той информации, которая может  быть о них создана, но существуют независимо от какой бы то ни было информации. Объекты класса В являются вторичными по отношению к описывающей их информации и не могут возникать  без ее участия, – соответствующая  же информация в своем существовании  от них не зависит¹.

Связь объектов всех трех классов с информацией  можно рассматривать в трех аспектах: в аспекте первичности (о чем  уже шла речь), в аспекте количества и в аспекте качества или семантики.

Физические  особенности объектов класса А - носителей  информации – определяют то количество информации, которое может в них  содержаться, и ее бренность. Первое обстоятельство объясняет, почему для  измерения количества информации можно  использовать величины, характеризующие  именно те свойства таких объектов, которые допускают их использование  в качестве носителей информации. В качестве таковых могут выступать  любые физические объекты –формальных  ограничений здесь нет².

Связь с  информацией объектов класса Б издавна  анализируется той областью философии, которую называют «теорией познания». В самом общем виде эту связь  можно выразить так: объекты класса Б полностью и однозначно определяют количество и семантику той информации, которая может быть о них создана. Это утверждение, однако, внутренне  порочно: ведь мы знаем о разных объектах лишь то, что мы о них знаем, а  это и есть созданная о них  информация. Создаваемая о подобных объектах информация асимптотически стремится  к этому множеству. Приняв посылку  о неисчерпаемости познания и, что  равносильно этому, об относительности  всех истин, можно прийти к выводу, что о любом объекте может  быть создано бесконечное количество семантически определенной информации, что бессмысленно. Более эвристичной  выглядит посылка об исчерпаемости  познания любого объекта и, следовательно, о существовании абсолютных истин, – посылка, хорошо отражающая системный  подход к анализу объектов материального  мира. Полной информацией о том  или ином объекте можно называть такую информацию, располагая которой  можно этот объект воссоздать в принципе неограниченное число раз. Следовательно, полная информация и есть тот предел, к которому стремится как количественно, так и семантически информация, создаваемая об объектах класса Б. Алгоритмическое представление об информации, следовательно, предполагает исчерпаемость познания любого конкретного физического (или материального) объекта³.

Достаточно  сложна связь с информацией объектов класса В – так называемых искусственных  объектов, существование которых  определяется кодирующей их информацией. Утверждение, согласно которому сложность  строения и специфика таких объектов однозначно определяется количеством  и семантикой этой информации, будет  верным лишь отчасти, ибо большую  роль здесь должно играть то устройство, которое реализует информацию в  данный объект. Следовательно, такой  объект всегда и неизбежно структурой своей отображает несколько большую  по количеству и семантически более  богатую информацию, нежели та, которая  была использована для его создания – или, точнее, которая представляет собой алгоритм его построения. Это  позволяет высказывать утверждение, что объекты класса В определяются информацией лишь в той мере, в  какой они соответствуют цели, для которой их создают, – ибо  такие объекты, являющиеся искусственными, создаются всегда и только с какой  либо целью.

Классификация – это процесс соотнесения  тех или иных объектов по классам  в соответствии с определенными  признаками, которые и позволяют  определить сходство или различие объектов. Таким объектом может служить  документ, файл, видеосессия, голосовой  поток, запись в базе данных и даже абзац текста на Web-странице.

Существует  три основные схемы классификации:

1. Иерархическая. Исходное множество элементов нулевого уровня делится в зависимости от выбранного признака информации на классы.
2. Фасетная. Признаки классификации (фасеты) выбираются независимо друг от друга, а каждый фасет содержит совокупность однородных значений данного классификационного признака. Например, для фасета «конфиденциальность» значения могут быть «секретно», «публично», «конфиденциально». Именно эта система обычно применяется при классификации информации. К ее достоинствам можно отнести возможность использования большого числа классификационных признаков и возможность простой модификации системы.
3. Дескрипторная. В данной схеме выбираются ключевые слова (дескрипторы), описывающие определенную предметную область, на основании которых создается классификатор информации, эффективно используемый при поиске. В области безопасности эта система не прижилась⁴.

Иерархический метод устанавливает отношение  подчинения между различными группировками  информации. Последовательно детализируются качественные свойства объектов множеств: класс, подкласс, группа, подгруппа, вид  и т.д. Ступень классификации ─  этап классификации, результатом которого является совокупность классификационных  группировок⁵.

Классифицируемое  множество объектов по некоторому основанию  деления ─ отдельному признаку классификации  или их совокупности делится на подмножества.

При этом объединение подмножеств классификационных  группировок одного уровня иерархии дает исходное множество объектов, а пересечение классификационных  группировок одного уровня иерархии дает нулевое подмножество.

Основные  достоинства иерархической системы  классификации:

1. традиционность и естественность;
2. большая информационная емкость.

Недостатками  иерархической системы классификации  являются:

1. Невозможность внесения изменений в классификатор (добавление или удаление классификационных признаков, изменение последовательности их применения) после его создания.
2. Трудоемкий поиск информации по произвольному сочетанию признаков классификации⁶.

Фасетный  метод классификации предполагает, что исходное множество объектов разбивается на подмножества группировок  по независимым между собой признакам  классификации ─ фасетам)⁷.

Фасет ─  набор значений отдельного признака классификации, все фасеты взаимно  независимы.

Каждый  объект одновременно имеет классификационные  признаки из различных фасетов, а  классификационные группировки  создаются динамически путем  задания фасетной формулы ─ последовательности фасет и значений классификационных  признаков выбранных фасетов. Этот метод классификации наиболее эффективен для машинной обработки данных, при  использовании технологии БД и языков запросов высокого уровня. Главное  требование при заполнении фасета –  исключение возможности повторения одних и тех же значений классификационных  признаков в различных фасетах. Фасетная система позволяет при  группировке объектов выбирать классификационные  признаки независимо друг от друга, что  придает ей большую гибкость. К  преимуществам фасетной системы  относится практически не ограниченное добавление числа фасетов, расширения состава значения в отдельных  фасетах, группировки множества  по любому сочетанию и числу фасетов.

Дескрипторная классификация предполагает использования  специального дескрипторного языка. Для  кодирования показателей и документов по набору содержательных признаков  используется информационный язык дескрипторного типа, который характеризуется совокупностью терминов, дескрипторов или лексикой и набором отношений между терминами. Эти отношения могут быть двух типов:

1. постоянные логические отношения между терминами, вытекающие из отношений между отображаемыми объектами, которые называются парадигматическими отношениями;
2. переменные отношения между понятиями, возникающие в процессе построения конкретного высказывания, например, показателя, называемые синтагматическими отношениями⁸.

Парадигматические отношения между терминами отражают статику языка. К ним относятся, например, родовидовые отношения. При этом родовым называется термин или понятие, выражающее существенные признаки класса предметов, в состав которого входят предметы, являющиеся видами этого рода. Видовое понятие выражает существенные признаки подкласса предметов, являющегося видом какого-либо другого класса предметов и входящего в состав этого класса.

Синтагматические отношения составляют грамматику этого языка, т.е. правила построения высказываний из набора терминов или понятий. Такие отношения используются в динамике при вводе данных и формулировании запросов.

В зависимости от того, на каком  этапе фиксируются все возможные  выражения, языки делятся на предкоординированные и посткоординируемы.

Предкоординированными называются языки, в которых на стадии разработки выделяются все высказывания в терминах этих языков и тем самым заранее определяются постоянные отношения между терминами. Для посткоординируемых языков характерна предварительная фиксация лишь постоянных отношений. Все высказывания образуются при использовании лексики данного языка и его грамматики.

Языки предкоординированного  типа менее гибки при использовании, так как с их помощью можно  описывать только те выражения, которые  были заранее зафиксированы. Использование посткоординированных языков позволяет образовывать с их помощью значительно большее число высказываний.

Наиболее  типичным примером предкоординированных языков являются классификационные языки, основанные на использовании иерархической и фасетной систем классификации, преимущества и недостатки которых уже были рассмотрены в настоящей работе. К языкам классификационного типа можно отнести разрабатываемый ныне общесистемный классификатор технико-экономических показателей (ОКТЭП). Он содержит способ упорядоченного представления системы показателей и средства их взаимной увязки на основе многоаспектной классификации этих показателей, которая должна отражать наиболее существенные с точки зрения народного хозяйства методологические особенности их расчета, взаимосвязи показателей, наиболее важные признаки группировки показателей и их поиска в ЭИС⁹.

Общим недостатком  информационных языков классификационного типа является их слабая приспособленность  к новым, заранее не предусмотренным  условиям функционирования систем, возможность  составления запросов на этих языках регламентированного содержания. Эти  недостатки отсутствуют у языков посткоординированного типа, к которым  относятся дескрипторные языки, основанные на применении метода координатного  или ассоциативного индексирования.

Согласно  идее координатного индексирования предполагается, что содержание документов или показателей можно достаточно полно и точно отразить с помощью  списка ключевых слов ─ дескрипторов. Дескриптор ─ это термин естественного языка (слово или словосочетание ), используемый при описании документов или показателей, который имеет самостоятельный смысл и неделим без изменения своего значения.

Для того чтобы обеспечить точность и однозначность  поиска с помощью такого языка, необходимо предварительно определить все постоянные отношения между терминами: родовидовые, отношения синонимии, омонимии и  полисемии, а также ассоциативные  отношения. Характеристика родовидовых  отношений была дана выше. Особый вид  парадигматических отношений представляют отношения синонимии, омонимии и  полисемии, всегда присутствующие в  естественных языках.