Индивидуальное планирование рабочего времени секретаря

с помощью метода «Альпы» в ООО «ГК ПРОМОБОРУДОВАНИЕ»

3.1 Понятие о методе «Альпы»

 

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

Метод включает пять стадий планирования:

• составление списка заданий;
• оценка длительности выполнения заданий;
• резервирование времени (в соотношении 60:40). Обычный рабочий день длится 8 часов. 60% - это 5 часов. Именно в пределах этого времени вы должны планировать выполнить все дела.  
  Остальные – 40% , 3 часа, должны оставаться в резерве для неожиданных дел. А неожиданные дела, как правило, имеют место быть каждый день;
• принятие решений по приоритетам и перепоручению некоторых дел;
• контроль (учет несделанного).

Приведем основные доводы в пользу данного метода: лучший настрой на предстоящий рабочий день. Четкое представление о задачах дня. Преодоление забывчивости. Концентрация на наиболее существенном. Уменьшение объема «бумажной работы». Достижение целей дня.

Выделение более важных и менее важных дел. Принятие решений об установлении приоритетов и перепоручении.

Сокращение помех и нежелательных перерывов. Уменьшение стрессов и нервного напряжения. Ощущение успеха в конце рабочего дня. Повышение удовлетворенности и мотивации. Рост личных результатов [9].

Выигрыш во времени за счет методичной организации труда. При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% вашего времени. Для облегчения работы по планированию и распределению времени целесообразно пользоваться определенными техническими средствами.

Первая стадия – составление заданий. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:

• задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
• невыполненное накануне;
• добавившиеся дела;
• сроки, которые надо соблюсти;
• периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня», например:

В — визиты, совещания;

Д — делегирование дел;

К — контроль;

П — в процессе, в деле;

ПК — поездки, командировки;

ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка;

С — секретарь;

Т — телефонные разговоры;

Ч — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).

Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:

ПК — новое помещение для офиса;

В — Шишкин (компьютерная программа);

В — Иванов (экспертная оценка);

П — проект изучения рынка;

К — Сидоров (статистика сбыта);

ПР — Васильев (письмо);

Ч — специальный журнал для менеджеров;

Т — Кошкин (нехватка персонала);

Т — Сергей (вечерняя партия в бильярд).

Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:

• в первом приближении распределять их по приоритетности;
• подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные;
• перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).

После определения списка заданий на день Вам необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий, например:

Очевидно, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить абсолютно точно. Однако после накопления некоторого опыта Вы научитесь более точно планировать свое время. Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что Вам следует охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при этом запланированное время должно составить примерно 5 часов.

Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный Вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.

Четвертая стадия планирования: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению. Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов [10].

Для этого, во-первых, установите однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени, и сократите время на все дела до совершенно необходимого. Рассмотрите каждое действие с точки зрения возможности его перепоручения и рационализации.

И, наконец, на пятом этапе осуществляется контроль за выполнением своего плана дня и перенос несделанного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить, и не все телефонные разговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и то же дело Вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности: Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца или Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.

Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и расслабленностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день.

Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.

2. Разработка мероприятий по повышению эффективности использования рабочего времени

 

Работа по совершенствованию организации труда секретаря состоит из двух этапов. На первом этапе необходимо закрепить имеющиеся положительные аспекты распределения рабочего времени.

Для секретаря положительными признаются распределение времени по присутствию на оперативных совещаниях и в служебных командировках. При этом, нельзя не заметить, что положительные факторы достигнуты по причине их регламентирования руководством Организации и его структурой. Прочие статьи расходования рабочего времени необходимо корректировать. Для этого необходимо проработать внутренние установки:

• быть более собранным, исключить опоздания на работу и тем самым снизить незапланированные потери рабочего времени;
• рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;
• исключить вмешиваться в чужие проблемы и обязанности при невыполнении собственных;
• выйти с предложением по совершенствованию структуры внутрифирменного взаимодействия к руководству предприятием;
• добиться улучшения взаимодействия с другими сотрудниками и синхронизировать работу с партнерами;
• повысить самодисциплину.

 

Таблица 1 - План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени

Мероприятия по улучшению использования рабочего времени	Меры по улучшению не нужны, так как… (обоснование)	Меры по улучшению нужны	Реализация	Вид контроля
1. Планирование рабочего времени
Составление плана дня в письменной форме	Текущие дела выполняются по мере возникновения	Реализация с ближайшего рабочего дня	Реализация в течение 3 месяцев	Постоянный
Последовательное планирование рабочего дня	Текущие дела выполняются по мере возникновения	Реализация с ближайшего рабочего дня	Реализация в течение 3 месяцев	Ежедневный
Использование Outlook 2007	Текущие дела выполняются по мере возникновения	Реализация с ближайшего рабочего дня	Реализация в течение 3 месяцев	Проводить в конце каждого рабочего дня
Использование дневника времени	Текущие дела выполняются по мере возникновения	Реализация с ближайшего рабочего дня	Реализация в течение 3 месяцев	По мере выполнения
2. Факторы помех
2.1. Бумажная работа	Текущие дела выполняются по мере возникновения	Провести структуризацию необходимой работы. Снизить долю «текучки» и отказаться от незапланированной работы	Согласовать свои действия с коллегами и партнерами	По мере реализации
2.2. Посетители	Текущие дела выполняются по мере возникновения	Провести структуризацию необходимой работы. Снизить долю «текучки» и отказаться от незапланированной работы	Согласовать свои действия с коллегами и партнерами	Ежедневный
2.3. Телефон	Текущие дела выполняются по мере возникновения	Провести структуризацию необходимой работы Снизить долю «текучки» и отказаться от незапланированной работы	Согласовать свои действия с коллегами и партнерами	Ежедневный

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Изученная тема в процессе выполнения данной  курсовой работы может быть полезна секретарю, инспектору и вообще любому человеку, обеспокоенному нехваткой времени – как на работе, так и после нее.

В процессе выполнения работы мы достигли цели, а именно разработали рекомендации по планированию рабочего времени секретаря в ООО «ГК ПРОМОБОРУДОВАНИЕ».

В ходе изучения литературы мы решили задачи, а именно, рассмотрели принципы и правила организации планирования рабочего времени, ознакомились с Принципом Парето, Эйзенхауэра, АБВ-анализа и изучили планирование рабочего времени с помощью метода «Альпы».

Рассмотренные универсальные рекомендации по планированию рабочего времени, а так же рекомендации по планированию рабочего времени секретаря очень схожи. Сравнивая их, приходишь к выводу, что основными принципами являются:

1. Составление плана на  день;

2. Сортировка дел по  важности;

3. Фиксирование важной  информации, т.к. память – не самый верный друг;

4. Не заниматься одновременно  несколькими делами сразу;

5. Не доделав одно дела, не приниматься за другое.

Применяя эти рекомендации в работе и в жизни вообще можно значительно улучшить организацию работы, а, следовательно, повысить производительность труда.

Четкая организация работы поможет быстрее и лучше ориентироваться в делах, а, следовательно, повысить свою компетентность. Это неизбежно приведет к повышению не только авторитета у коллег, но и собственной самооценки. Мои жизненные наблюдения показывают, что человек с достаточно высокой самооценкой намного лучше и быстрее справляется с работой, чем человек с недостаточной самооценкой.

Применение данных рекомендаций в моей работе привело к более четкому и быстрому выполнению своих обязанностей, появлению нового стимула, а так же еще более благотворному отношению к моей профессии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Трудовой кодекс Российской Федерации.
2. Беляцкий Н.П. Управление персоналом: Учеб. пособие / Н.П. Беляцкий, С.Е. Велесько, П. Ройш. - 3-е изд., стереотип. - Мн.: Книжный Дом; Экоперспектива, 2005. - 352 с.
3. Бычин В.Б., Малинин С.В., Шубенкова Е.В. Организация и нормирование труда: Учебник для вузов/Под ред. Ю.Г. Одегова – М.: Издательство «Экзамен», 2003. – 48 с.
4. Веснин В.Р. Менеджмент: учеб.- 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. - 512 с
5. Егоршин А.П. Зайцев Б.К. Организация труда персонала: учебник. М.: ИНФРА-М, 2007. – 36 с. 
6. Зайверт Л. «Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время» М.: Интерэксперт, 2005.-15 с.
7. Ниссинен, И.Н. Время руководителя: эффективность использования / И.Н. Ниссинен. - М.: Мысль, 2007. - 412 с.
8. Резник С.А. Персональный менеджмент. М.: ИНФРА-М, 2004. - 622 с. 
9. Рогожин М. Экспресс-курс помощника руководителя компании. Питер, 2008. – 25 с.
10. Шейнов В.П. Секретарь: секреты профессии. - М.: ОСЬ-89,