Индивидуальное планирование рабочего времени секретаря

Закон 80/20 успешно применяла компания IBM. В начале 1960-х ее инженеры определили те 20% задач, которые использовались в 80% случаев работы с компьютерами. Был изменен алгоритм, и самые популярные вычисления стали совершаться гораздо проще, удобнее, а главное – быстрее. Это дало результат – ІВМ оставила конкурентов далеко позади.

Но оставим практику больших компаний, основанную на применении закона 80/20, в стороне и рассмотрим, чем он может быть полезен конкретному человеку. Без преувеличений, принцип Парето пригодится в жизни каждому, кто практикует тайм-менеджмент и задается вопросами повышения эффективности, как личной, так и своего дела. Говоря о составлении списка дел, мы писали, что лучше всего выделять не более 10 задач на день, из которых 2 – глобальные, требующие основного внимания. При пересчете в процентном соотношении становится ясно, что это условие является вариацией теории 80/20.

Если у вас несколько работ и видов дохода, не считая пассивного, сосредоточьтесь на не более чем двух из них. Это должны быть те, которые приносят вам максимальную прибыль. Старайтесь увеличить свои показатели продуктивности в них за счет избавления от других, малоэффективных занятий. Такой установки следует придерживаться и в собственном деле, уделяя внимание главным аспектам, делегируя второстепенные задачи.

Повысить работоспособность и в целом благоприятно повлиять на жизнь поможет развитие стрессоустойчивости. Психологи выяснили, что 20% стрессовых ситуаций становятся причиной 80% всех испытываемых тревог и беспокойств. Научитесь избегать их или, по крайней мере, минимизировать негативное влияние.

Принцип Эйзенхауэра.

Принцип Эйзенхауэра состоит в том, чтобы суметь правильно расставить приоритеты в работе. Все задачи, которые вам предстоит выполнить должны делиться на четыре группы:

• важные срочные;
• важные;
• срочные, но не столь важные;
• не важные и не срочные.

К первой группе относятся такие задачи, которые:

• нужно сделать немедленно, которые позволят вам избежать необратимых процессов;
• могут повлиять на ваше самочувствие;
• могут вас отбросить назад в достижение поставленной перед вами цели [3].

Ко второй группе относятся задачи, которые способны приблизить вас к намеченной цели, то есть самые полезные. Постарайтесь сосредоточиться при выполнении такого рода задач, поскольку они способны принести самую большую отдачу. К таким задачам можно отнести: соблюдение режима дня, правильное питание, здоровье, посещение спортзалов, изучение необходимой темы, которая может помочь в достижении цели.

К третьей группе относятся такие задачи, которые неспособны приблизить вас к достижению цели. Как правило, в этой группе находятся наиболее вредные задачи, которые могут выдавать себя за задачи, относящиеся к первой группе. Не стоит принимать срочные дела за важные. Нужно думать о целях. К ним могут относиться такие задачи как: телефонные звонки, действия, которые никак не связаны с вашими целями или оказание услуг, которые так же не имеют никого значения для ваших целей.

К четвертой группе принципа Эйзенхауэра относятся задачи, которые не приносят вам никакого результата, но они являются интересными и приятными. С данными задачами стоит поступать как можно жестче. Можно их вообще вычеркнуть из списка или уделить им время по принципу остатка.

АБВ-анализ.

Техника анализа АБВ исходит из имеющегося опыта, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел во всем их общем количестве остаются в целом неизменными. С помощью букв А, Б и В отдельные задачи подразделяются на три класса, а именно в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения профессиональных и личных целей (рис.2).

Анализ АБВ основывается на следующих трех закономерностях, подтвержденных опытом:

• важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65%;
• на важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20 % общего числа и также 20% значимости задач и дел руководителя;
• менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют, напротив, 65% общего числа задач, но имеют незначительную долю — порядка 15% в общей «стоимости» всех дел, которые должен выполнить менеджер.

Рис. 2 АБВ - анализ

 

Согласно выводам анализа АБВ рекомендуется за самые важные, т. е. приносящие наибольший результат, дела А браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта. На следующие по значимости задачи Б приходится также существенная часть совокупного результата, тогда как выполнение относительно большого числа, но менее важных задач в целом дает небольшой итог.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Краткая характеристика и планирование рабочего времени секретаря в ООО «ГК ПРОМОБОРУДОВАНИЕ»

 

2.1 Планирование и оптимальный  ритм работы

 в ООО «ГК ПРОМОБОРУДОВАНИЕ»

 

Общество с ограниченной ответственностью «ГК ПРОМОБОРУДОВАНИЕ» – один из лидеров в сфере поставок строительного и промышленного оборудования по Республике Башкортостан. Юридический адрес: 450022, г. Уфа, ул. Радищева, 117.

Данное предприятие является коммерческой организацией, имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчетный и иные банковские счета, фирменную символику, круглую печать, бланки со своим наименованием и все другие реквизиты юридического лица.

В своей деятельности оно руководствуется действующим законодательством Российской Федерации и уставом.

Основным направлением нашей работы является комплексное снабжение строительных объектов, промышленных предприятий, а также потребностей частных лиц в оборудовании для различных видов деятельности [11].

Комплексные решения, предоставляемые нашей компанией - это сопровождение клиента с момента выбора необходимого оборудования и в течение всего срока его эксплуатации.

Общество с ограниченной ответственностью «ГК ПРОМОБОРУДОВАНИЕ» специализируется не только на поставках промышленного оборудования, наши специалисты также занимаются монтажом, техническим обслуживанием и ремонтом бензиновых и дизельных электростанций, виброплит, вибротрамбовок, дизельных и электрических тепловых пушек, бетономешалок.

Наша компания является официальным дилером многих заводов-производителей, как отечественных, так и зарубежных предприятий.

Клиентская база компании ООО «ГК ПРОМОБОРУДОВАНИЕ» достаточно широка. Постоянными партнерами являются крупные нефтяные, промышленные предприятия и заводы Республики Башкортостан, также строительные компании и частные лица.

 

 В настоящее время организационная структура ООО "ГК ПРОМОБОРУДОВАНИЕ" выглядит следующим образом (рис. 3):

 

 

Рис. 3 Организационная структура ООО «ГК ПРОМОБОРУДОВАНИЕ»

 

На основе анализа ассортиментной политики компании можно сделать вывод, что ООО «ГК ПРОМОБОРУДОВАНИЕ» не специализируется на каком-либо ценовом сегменте, ее ценовые решения нацелены на массовый спрос. В ассортименте предприятия присутствуют как дорогое, так и дешевое оборудование. Кроме того, фирма предлагает для своих покупателей различные системы оплаты: наличный и безналичный расчет, а также гибкую систему скидок. 

Преимуществом нашей компании является офис в центре города, выезд менеджера к клиенту и на объект строительства, индивидуальный подход, свой сервис, доставка до объекта получателя, самовывоз с офиса, выставочные образцы продукции, представленные в офисе, свой склад, а также квалифицированный персонал. Фирма поддерживает постоянный покупательский спрос, так как строительство идет, дома строятся. Оборудование обновляется согласно спросу. Вся продукция представлена в каталогах, по которым покупатели могут заказать абсолютно любую понравившуюся модель.

В частности, от обеспеченности предприятия персоналом и эффективности его использования в ООО "ГКПРОМОБОРУДОВАНИЕ" зависят объем и своевременность выполнения всех работ, прибыль и ряд других экономических показателей. 

Особое внимание уделяется обеспеченности предприятия кадрами наиболее важных для реализации продукции - это менеджеры по продажам, прием звонков, оформление документов – секретарь, для снабжения продукции - менеджеры по снабжению, выполнению ремонта оборудованию - инженер. 

Планирование необходимо осуществлять на день, неделю, месяц, квартал, год. При планировании работы на день необходимо учитывать следующее. Нельзя начинать рабочий день «с места и в карьер». Секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив наиболее срочные и важные дела.

Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время дня. Например, обработка полученной корреспонденции в ООО «ГК ПРОМОБОРУДОВАНИЕ» приходится, как правило, на утро.

Необходимо свой день организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий.

Научно доказано, что продуктивность работы зависит от дня недели и от времени суток. При планировании работы секретаря наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий – с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 15 до 17 часов. После чего она неуклонно падает.

Рабочая неделя тоже имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. В этот день не стоит начинать важные дела. Не даром есть поговорка «Понедельник – день тяжелый»! Пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов, потом работоспособность постепенно снижается.

Вторник, среда и четверг являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела назначают на середину недели.

Профессия секретаря подразумевает сверхурочную работу. Большинство специалистов по менеджменту считают, что, если вам постоянно необходимо дополнительное время, то, как правило, это означает, что вы не смогли организовать свой день.

Лучше, если будет согласовано с руководителем ежедневное определенное время для подписания документов, приема им сотрудников учреждения. Это не только упорядочит работу руководителя, но и облегчит планирование рабочего для секретаря. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку предстоящих в другие дни мероприятий.

 

 

 

 

2. Примерная схема рабочего дня секретаря

в ООО «ГК ПРОМОБОРУДОВАНИЕ»

 

Первая половина дня.

1. Приход на работу  за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подборка в соответствии  с планом нужных документов  и дел.

3. Рассортировка и регистрация полученной корреспонденции.

4. Подготовка вариантов  возможных ответов или распределение  по исполнителям не сложных  документов.

5. Просмотр поступивших  обзоров, отчетов, ведомственных изданий, приглашений, а также сообщений  о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях.

6. Доложить руководителю  о полученной корреспонденции.

7. Уточнение вместе с  руководителем содержания намечаемых  мероприятий не текущий день  и на следующий.

8. Передача по телефону (или лично) указаний руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

9. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение  всего дня).

10. Подшивка исполненных  документов в дела.

11. Выполнение работ на  компьютере

12. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

Вторая половина дня.

13. Продолжение работы  с посетителями и на телефоне.

14. Сбор и подготовка  для подписи исполненных документов.

15. Уведомление руководителя  об исполненных документах.

16. Обработка и отправка исходящих документов адресатам.

17. Наметить мероприятия  на следующий день.

Конец рабочего дня.

18. Просмотр своего ежедневника  и информирование соответствующих  отделов о необходимости подготовки  к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).

19. Если руководитель остается  работать после окончания рабочего  дня – обеспечение его всей  необходимой информацией, материалами.

20. Приведение в порядок своего рабочего места [7].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Рекомендации по планированию  рабочего дня секретаря