Функция решения в методологии и организации процесса управления

Рутинные или повторяющиеся проблемы относятся к категории структурированных, а возможности и кризис - к неструктурированным. Соответственно для каждого типа проблем будут требоваться решения разного типа: для структурированных - программированные решения, для неструктурированных - непрограммированные.

Определение проблемы предполагает получение ответа на следующие вопросы:

1) что действительно происходит в организации? 2) каковы причины происходящего? 3) что за всем этим стоит?

Определение и последующее формулирование проблемы позволяет менеджеру ранжировать ее в ряду других проблем. В основу ранжирования проблемы могут быть положены следующие факторы:

последствия проблемы (капиталоемкость, эффективность, и т.п.)

воздействие на организацию (что произойдет в результате решения проблемы);

срочность проблемы и ограничения по времени;

степень использования способностей и времени руководителя;

внимание к проблеме (мотивированность и наличие способностей у участников);

жизненный цикл проблемы (может ли проблема решиться сама собой или в ходе решения других проблем).

Поиску альтернатив должен предшествовать этап определения критериев успешного решения. Это помогает избежать многих ошибок, проявляющихся позже.

 

 

 

 

 

 

2.2 Разработка и выбор альтернативы

 

Стадия выработки решения состоит из этапов разработки, оценки и выбора альтернатив. Как только определены факторы, ограничивающие решение, менеджер может начинать работу по поиску альтернатив или возможных направлений действия для решения проблемы. Многие из альтернативных решений легко обнаружить. Они обычно известны из предыдущего опыта, стандартны и легко вписываются в критериальные границы лучшего решения.

Важно понять, что творческая обстановка при поиске альтернатив создается руководителем.

Приводимые ниже шаги могут сделать поиск альтернатив более творческим:

мотивация на поиск;

предоставление большего количества информации, позволяющей всесторонне и глубже познать проблему;

свободное обсуждение и допущение любых идей по решению проблемы;

создание условий для озарения;

опробование идеи другими людьми на предмет ее соответствия установленным критериям.

Выбор альтернативы является своего рода вершиной в процессе принятия решения. Многие не любят этот этап, пытаются избежать его или переложить на другого, так как в ходе данного этапа принимающий решение вынужден брать на себя определенные обязательства по будущему курсу действий. Хороший анализ альтернатив позволяет резко сузить рамки выбора.

При выборе альтернативы могут использоваться три подхода: учет прошлого опыта; проведение эксперимента; исследование и анализ.

Привлечение прошлого опыта является, пожалуй, наиболее используемым подходом в выборе альтернативы. Опытные менеджеры не просто используют данный подход, но и испытывают сильную веру в него. Это лежит в основе утверждения о том, что чем выше уровень руководства, тем больше требуется опыта. В определенной степени опыт вырабатывает у руководителя умения и навыки принятия правильных решений.

Эксперимент как метод выбора альтернативы основан на том, что берется одна или несколько альтернатив и они апробируются на практике с целью определения того, что же может произойти. Эксперимент широко используется в науке. Существует достаточно веское мнение о необходимости широкого использования данного метода в управлении и, в частности, при принятии решений. Считается, что это чуть ли не единственный путь для менеджера добиться уверенности, что принимаемое решение правильно. Однако следует принять во внимание дороговизну техники экспериментирования. Возможно, это самый дорогостоящий метод.

Считается, что наиболее общим и, возможно, наиболее эффективным методом отбора альтернатив является проведение исследований и анализа. Этот метод предусматривает решение проблемы на основе поиска взаимосвязей между наиболее важными ее переменными, ограничениями и основами, которые рассматриваются по отношению к поставленным целям. В целом это "кабинетный" подход к принятию решения.

 

2.3 Организация, анализ и контроль выполнения решения

 

Завершающая стадия - это выполнение решения. Она состоит из организации выполнения решения, анализа и контроля выполнения. Наиболее распространенной ошибкой менеджеров является предположение, что если выбор в отношении решения сделан, то решение обязательно будет выполнено.

Выполнение решения - это устранение проблемы, его породившей, по отношению к которой было принято решение.

Организация выполнения решения предусматривает координацию усилий многих людей. Менеджер должен стремиться избегать потенциальных конфликтов, делать людей заинтересованными и мотивированными на реализацию решения, таким образом расставить людей, чтобы максимально использовать их способности.

Для этого, во-первых, необходимо составить план мероприятий, превращающих решение в реальность.

Следующий этап - это встраивание в решение механизма получения информации о ходе выполнения решения. Основой такого механизма должна стать система обнаружения ошибок и достижений в действиях по выполнению решения. Когда система такого отслеживания отклонений работает эффективно, тогда проблемы в выполнении решений могут быть предотвращены до того, как они проявятся.

Полученная в ходе отслеживания информация необходима для проведения корректировки действий. Отслеживание и обратная связь занимают в работе менеджера много времени. При этом информация из первоисточника всегда лучше, чем подготовленный кем-то отчет или данные из "вторых" рук. В первом случае замечается больше деталей и нюансов, делается более правильная оценка и достигается более верное восприятие потенциальных проблем и их решений. Принятие решения было рассмотрено выше как рациональный процесс, т.е. как серия стадий и этапов, через которые должен пройти менеджер от начала до конца, чтобы дойти до полного выполнения решения и устранения возникшей проблемы. Существует, при этом, ряд ограничений реального мира, препятствующих применению рациональной модели в процессе принятия решения. Такими препятствиями являются следующие:

часто менеджеры не знают, что проблема вообще существует, так как они либо перегружены, либо проблема хорошо скрыта от них;

не представляется возможным по техническим или экономическим причинам собрать всю относящуюся к проблеме информацию;

ограничения во времени вынуждают менеджеров принимать не лучшие решения;

во многих случаях рассматриваются не все альтернативы, а при их оценке и выборе мало учитываются так называемые качественные или неосязаемые факторы;

выполнение решения не всеми менеджерами связывается с самим решением.

 

Заключение

 

Таким образом, процесс управления организацией включает в себя следующие основные функции управления: планирование; организация; мотивация; контроль.

Важнейшие функции коммуникации и принятия решений являются связующими процессами в управлении.

Функции управления могут быть подразделены по двум основным признакам:

по содержанию процесса управления

по принадлежности к сферам или видам производственно - хозяйственной деятельности.

Выполняя указанные функции, руководитель постоянно принимает решения, связанные с организационной, производственной, финансовой деятельностью.

Алгоритм принятия управленческого решения (или решений) состоит из следующих стадий:

признание необходимости решения;

выработка решения;

выполнение решения.

На стадии признания необходимости решения происходит процесс восприятия и признания проблемы; четко формулируется проблема, определяются критерии успешного ее решения.

На стадии выработки решения происходит разработка альтернатив, их оценка и выбор преимущественной альтернативы.

На стадии выполнения решения организуется выполнение решения, анализируется и контролируется его выполнение; проверяется его результативность, и, при необходимости, осуществляется его корректировка.

 

Библиографический список

 

1. Ансофф И. Стратегическое управление \ Пер. с англ. - М., 1989.

2. Булгаков Ю.В. Стратегия хозяйственного управления. Хабаровск, 1994

3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. М: Гардарика, 1998

4. Галькович Р.С., Набоков В.И., Основы менеджмента М: Инфра-М, 1998

5. Зайцев Н.Л. Экономика промышленного предприятия - М: Инфра-М, 1996 г.

6. Карданская Н.Л. Принятие управленческого решения. М.: Юнити, 1999

Мескон М. И др. Основы менеджмента М. Дело, 1991

Фатхутдинов Ф. Система менеджмента М. Дело, 1995

9. Эванс Дж. М, Берман Б. Маркетинг М: Экономика, 1993

10. Экономика, организация и планирование промышленного производства. - 2 -е изд. \ Под ред. Н.А. Лисицина. Минск, - 1990.