Функционирование отдельных подсистем управления организацией

 

На построенной оперограмме  можно увидеть, что в отдел  поступает информация из 3-х других подразделений, поэтому, для снижения трудоемкости, можно перевести сотрудников из других отделов и перераспределить выполнение операций между ними более эффективно.

Из таблицы 2.5 видно, что  отдел кадров и отдел технического контроля выполняют схожие функции, возможно, было бы разумно произвести некоторые кадровые перестановки для рационализации процесса труда.

На основе выводов  из анализа состояния субъекта управления, определим цели совершенствования  целевой подсистемы управления развитием управления системы управления организации с помощью построения «дерева целей» (Рисунок 2.2).

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.2. -  «Дерево  целей»

 

Таким образом, можно  сделать вывод о том, что управление компанией ведется в целом вполне эффективно, однако отдельные направления в системе управления требуют некоторых доработок, в частности такие направления как:

• Повышение квалификации сотрудников компании;
• Повышение своевременности принятия управленческих решений.

2. 3. Направления совершенствования системы управления организацией

 

1. Цель разработки  оргпроекта.

Совершенствование функций  подсистемы управления развитием управления системы управления организации, с  целью повышения результативности процессов развития управления производства на предприятии.

2.    Основание для разработки оргпроекта.

Основанием могут служить  план организационного проекта, а также  приказы генерального директора  ООО «Диваны и кресла».

3.   Требования к  построению субъекта управления.

Важнейшим принципом  построения и развития подсистемы управления развитием управления является параллельность и оперативность.

4.   Перечень проектных  предложений.

- оптимизировать процессы  управления

- произвести изменения  в организационной структуре  предприятия

- рационализировать согласование  управленческих вопросов

5.   Нормативно-методическая  база проектирования.

Устав организации.

6.   Организация  разработки оргпроекта.

- срок разработки оргпроекта 3 месяца

- срок внедрения оргпроекта 6 месяцев

- источник финансирования  — фонд развития

7.  Краткое технико-экономическое обоснование проектных предложений.

- экономия затрат рабочего  времени

- повышение качества  выполнения функций подсистемы

- повышение показателей  деятельности предприятия

- увеличение прибыли  предприятия

Факторы, обеспечивающие достижение целей развития управления лежат в сфере ответственности управленческих служб и руководства высшего и среднего звена (внедрение новой прогрессивной технологии, механизация и автоматизация управленческих процессов, применение новых методов и технологий и т.п.), экономических и производственных (совершенствование организации труда и управления, улучшение использования основных фондов и т.п.) и ряда других служб.

Совершенствование организации  управления, в связи с этим, затронет деятельность ряда служб и должно включать наиболее полное определение состава задач, их ранжирование, распределение (или перераспределение) задач по исполнителям, разработка системы ответственности и координационных механизмов, обеспечение информацией, кадрами и техническое обеспечение решения задач, направленных именно на развитие управления.

Для начала я хотела бы рассмотреть работу 3 отделов предприятия, функции которых, по моему мнению, схожи.

1. Отдел по развитию

2. Отдел маркетинга

3. Департамент управления  персоналом

Возможно, развитие управления замедляется из-за недостаточной слаженности в работе этих отделов.

Функции двух экономистов  отдела маркетинга, скорее всего, могли бы выполнять экономисты в отделах, занимающихся развитием.

Несколько кадровиков, скорее всего, тоже не всегда работают слаженно.

Многие отделы, как  мы видели, выполняют схожие функции  по предоставлению информации для анализа  деятельности предприятия. Для решения  этой проблемы можно создать, к примеру,  отдел анализа управленческой деятельности.

Тогда сотрудники отделов непосредственно связанных с управлением смогут заниматься более срочной и нужной работой.

 

3. Проектная часть: Разработка и обоснование организационного проекта ООО «Диваны и кресла»

3.1. Разработка организационного проекта

Можно предложить следующее:

1. объединить отдел по развитию и отдел маркетинга. Оставить департамент по управлению кадрами, туда перевести инженера-экономиста из отдела по развитию.

2. Создать отдел анализа  управленческой деятельности, начальником  туда перевести начальника отдела  маркетинга, из того же отдела в новый перевести инженера по стандартизации и нанять 2-3 аналитиков.

В Таблице 3.1 представлено новое штатное расписание этих отделов:

Таблица 3.1.

Штатное расписание обновленных отделов

Отдел кадров
Начальник отдела	1
экономист	2
технолог	1
Менеджер по управлению персоналом	1
Итого	5
Отдел анализа управленческой деятельности
Начальник отдела	1
Специалисты по анализу управленческой деятельности	3
инженер по стандартизации	1
Итого	3

 

В рассматриваемом предприятии, кроме вышеперечисленных отделов, есть еще несколько подразделений, которые, скорее всего, выполняют одинаковую работу. К примеру:

Отдел научно-технической  информации и отдел ИТ департамент и отдел информационного обеспечения.

Эти отделы можно объединить и оставить только ИТ департамент с одним начальником. В этом случае информационная работа будет сосредоточена в одном отделе и будет проходить более слаженно.   Новое штатное расписание представлено в таблице 3.2.

Таблица 3.2.

Отдел научно-технической информации
Начальник отдела	1
технолог- программист	2
конструктор I категории	1
инженер по научно-технической информации	1
Итого	5

 

Развитие управления всего связано с финансовой стороной деятельности предприятия. В ООО  «Диваны и кресла» существует 4 отдела, связанных с финансово-экономической деятельностью:

Департамент логистики (261 человека)

Финансовый отдел (32 человека)

Центральная бухгалтерия (25 человек)

При согласовании документов, расходов на новые разработки, на необходимость  этих разработок, а также при текущих финансовых вопросах в ходе работы по усовершенствованию и развитию управления, наверняка между этими отделами возникают разногласия. Из-за этого замедляется деятельность подразделений, ответственных за анализ работы предприятия и новые разработки.

Конечно, на таком предприятии, как ООО «Диваны и кресла», вряд ли возможно сокращение или объединение  некоторых отделов/должностей, но можно  попробовать упразднить системы  согласования и утверждения финансовых вопросов.

Возможный социально-экономический эффект

Определение состава  задач, их ранжирование, распределение (или перераспределение) задач по исполнителям, разработка системы ответственности  будут способствовать повышению  качества работы предприятия.

Рассмотрим органиграмму распределения основных задач между отделами в таблице 3.3.

Таблица 3.3.

Задачи	Департамент продаж	Отдел по развитию	Отдел маркетинга	Департамент управления персоналом	Департамент логистики	Финансовый отдел
Внедрение новых разработанных  технологий		+
Анализ механизации и автоматизации управленческих процессов			+
Разработка проекта изменения  системы управления				+
Решение вопроса сокращения управленческих расходов					+
Согласование и утверждение  финансовых вопросов						+

 

В таблице показано, за каким отделом должна быть закреплена каждая задача, чтобы избежать возникновения «несостыковок» при согласовании одних и тех же вопросов в нескольких отделах.

3.2. Обоснование социально-экономической  эффективности проекта.

 

Оценка экономической  эффективности проектирования управленческой системы.

Коммерческая эффективность

Фi(t) = Пi(t) — Oi(t), где

Пi(t) — приток денежных средств

Oi(t) — отток денежных  средств

Поток реальных денег

Ф(t) = [П1(t) — O1(t)] + [П2(t) — O2(t)] = Ф1(t) + Ф2(t)

Бюджетная эффективность

Bt = Dt — Pt, где

Bt — бюджетный эффект

Dt — интегральный доход  бюджета

Pt — интегральный расход  бюджета

Народнохозяйственная  экономическая эффективность этражает эффективность проекта с точки  зрения интересов народного хозяйства  в целом, а также для участвующих  в осуществлении проекта регионов, отраслей организации.

При расчетах показателей  экономической эффективности народного  хозяйства, в состав результата проекта  включаются:

Конечные производственные результаты (выручка от реализации на внутреннем и внешнем рынках всей производственной продукции, выручка от продажи имущества, интеллектуальной собственности) создаваемых участниками в ходе осуществления проекта

Социальные и экологические  результаты

Прямые финансовые результаты, кредиты и займы иностранных  государств.

Не включают в расчет:

Затраты организации

Амортизационные отчисления

Все виды платежей российских организаций.

2. Оценка затрат, связанная  с совершенствованием системы  и технологии управления.

Единовременные затраты

 

Ку = Ку1 + Ку2 + Ку3 + Ку4, где

 

Ку1 — предпроизводственные затраты

Ку2 — капитальные  вложения в управление, связанные  с внедрением мероприятий

Ку3 — сопутствующие  капитальные вложения в производство, вызванные осуществлением мероприятий

Ку4 — сопутствующие  капитальные вложения при использовании продукции, произведенной после осуществления мероприятий.

Текущие затраты

 

Зу = З1 + З2 + З3 + З4 + З5 + З6 + З7 + З8 + З9 + З10 + З11, где

 

З1 — основная и дополнительная заработная плата

З2 — расходы на социальное страхование

З3 — расходы на командировки

З4 — расходы на служебные  разъезды

З5 — расходы на содержание легкового транспорта

З6 — канцелярские и  типографические расходы

З7 — почтово-телеграфные  и телефонные расходы

З8 — расходы на содержание и эксплуатацию зданий, помещений и инвентаря

З9 — расходы на содержание и эксплуатацию ЭВМ и оргтехники