Формирование проектных коллективов и управление ими

6.  Формирование  проектных коллективов и управление  ими

Аннотация

Раскрыты особенности  формирования и управления проектными коллективами для реализации инновационных  проектов, определении фазы реализации таких проектов. Определены  участники  проекта, чьи интересы связаны с  его реализацией. Рассмотрены вопросы  формирования проектного коллектива, выработаны требования к членам проектного коллектива и методы управления такими коллективами. Представлены структуры  проектных коллективов.

1. Участники проекта

Эффективное управление проектами зависит от квалификации специалистов, принимающих управленческие решения: руководителя проектом, команды проекта, подрядных организаций и др. Основным звеном в управлении проектами являются команды специалистов. Управление проектами - это работа группы людей, прикладывающих максимум усилий для достижения целей проекта. Чтобы обеспечить эффективную работу команды, необходимо ответить на следующие вопросы ¹:

• каковы требования к управляющему и членам команды?
• какие действия необходимо предпринять, чтобы сформировать эффективную команду?
• что способствует формированию квалифицированной команды?
• как организовать работу команды или даже нескольких команд?

Эти вопросы являются ключевыми для управления персоналом предприятия и эффективного управления проектами. Кроме того, возникают кадровые проблемы при укомплектовании команды, которые имеют двойственный характер. С одной стороны – общие проблемы управления персоналом, с другой – специфические проблемы управления персоналом в условиях разработки и реализации инновационных проектов.

 Решение этих  проблем не так очевидно, как  кажется на первый взгляд, особенно в российских условиях, несмотря на то, что обе ситуации имеют одну цель: согласование и координация деятельности участников проекта, направленной на получение прогнозируемых результатов.

Результаты выполненных  проектов являются следствием кропотливого труда людей и организаций, которые мечтали, изобрели, сконструировали и построили конечный продукт. Участниками проекта являются физические лица и предприятия, чьи интересы связаны с его реализацией.

Количество и  состав участников проекта могут  варьировать от единиц до нескольких десятков и даже сотен в зависимости от особенностей конкретного проекта. Чем сложнее и масштабнее проект, тем больше число участников. Примерный состав участников проекта показан на рис. 7.1.

Рис. 7.1. Участники проекта

Одним из основных действующих лиц при реализации проекта является заказчик. Это может быть как отдельный человек, так и  полномочный государственный орган, частное коммерческое предприятие или группа предприятий. Мотивы реализации проекта также могут быть самыми разными. Однако чаще всего реализация проекта зависит от заказчика и его способности профинансировать проект или привлечь инвестиции извне.

Когда у заказчика не хватает  собственных средств для финансирования проекта, он привлекает еще одного (или нескольких) участников проекта - инвесторов. Инвесторами могут быть предприятия всех форм собственности, органы, уполномоченные управлять государственным и муниципальным имуществом, иностранные предприятия и частные лица. Порядок взаиморасчетов между заказчиком и инвестором определяется отдельным договором. В ряде случаев инвестор сам выступает в роли заказчика и инициирует проект.

При возникновении  проблем с финансированием проекта  в краткосрочном периоде заказчик может прибегать к кредитным ресурсам банка или иного кредитно-финансового института. При реализации социальных, культурных, политических и других некоммерческих проектов возможно участие спонсора, который осуществляет полное или частичное финансирование на безвозмездной основе. Разработку проектно-сметной документации по проекту поручают проектно-конструкторской компании, которую называют проектировщиком. Ответственность за весь комплекс работ по проектированию обычно поручают одной компании - генеральному проектировщику. Компанию, выполняющую весь комплекс работ по реализации проекта, называют генеральным подрядчиком. Генеральный подрядчик может передать часть работ субподрядчику. Обычно на субподряд передают различные специализированные работы. Таким образом, можно охарактеризовать место и функции каждого участника проекта².

• Инициатор — автор главной идеи проекта, его предварительного обоснования и предложений по осуществлению проекта. Деловая инициатива по осуществлению проекта должна исходить от  обретенного проектом заказчика.
• Заказчик — главная сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и достижении его результатов, будущий владелец и пользователь результатов проекта. Заказчик определяет исходные требования и масштабы проекта, обеспечивает финансирование проекта за счет своих средств или средств привлекаемых инвесторов, заключает контракты с основными исполнителями проекта, осуществляет взаимодействие   с участниками проекта при его реализации. Если заказчиком является государственный орган управления, то он несет ответственность за проект в целом перед обществом и законом.
• Инвестор — сторона,  вкладывающая инвестиции в проект. Цель инвесторов — максимизация прибыли на свои инвестиции от реализации проекта. Если инвестор и заказчик не являются одним и тем же лицом, то в качестве инвесторов обычно выступают банки, инвестиционные фонды и другие организации. Инвесторы вступают в контрактные отношения с заказчиком, контролируют выполнение контрактов и осуществляют расчеты с другими сторонами по мере выполнения проекта. Инвесторы являются полноправными партнерами проекта и владельцами всего имущества, которое приобретается за счет их инвестиций, пока им не будут выплачены все средства по контракту с заказчиком или кредитному соглашению.
• Руководитель проекта (управляющий проектом) — юридическое лицо, которому заказчик и инвестор делегируют полномочия по руководству работами по осуществлению проекта: планированию, контролю и координации работ всех участников проекта. Состав функций и полномочий руководителя проекта определяются контрактом с заказчиком. Однако перед руководителем проекта и его командой обычно ставится задача всеобъемлющего руководства и координации работ на протяжении жизненного цикла проекта, до достижения определенных в проекте целей и результатов при соблюдении установленных сроков, бюджета и требований к качеству.
• Команда проекта — специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период осуществления проекта. Задача команды проекта — эффективное достижение целей проекта. Состав и функции команды проекта зависят от масштабов, сложности и других характеристик проекта, однако во всех случаях состав команды должен обеспечить высокий профессиональный уровень всех возложенных на нее обязанностей. Команда проекта формируется в зависимости от потребностей проекта, с учетом опыта и квалификации персонала, условий и организации выполнения проекта.
• Контрактор (генеральный контрактор) — сторона или участии проекта, вступающий в отношения с заказчиком и берущий на  ответственность за выполнение работ и услуг по контракту. В функции генконтрактора входят:

- заключение контракта с заказчиком (инвестором);

- отбор и заключение договоров с субконтракторами ;

- обеспечение  координации работ;

- принятие и оплата  работ соисполнителей.

 В качестве контрактора могут выступать генконтрактные, инжиниринговые, консалтинговые фирмы и профессиональные организации по управлению проектами, организация – разработчик проекта.

• Субконтрактор — вступает  в  договорные  отношения  с  контрактором или субконтрактором более высокого уровня. Несет ответственность за выполнение работ и услуг в соответствии с контрактом.
• Разработчик или проектировщик — юридическое лицо, выполняющее по контракту проектно-конструкторские работы в рамках проекта. Вступает в договорные отношения с генконтрактором проекта или непосредственно с заказчиком.
• Изготовитель техники -  юридическое лицо, чье предложение принято заказчиком. Несет ответственность за выполнение работ в соответствии с контрактом. Подбирает и заключает договоры с субподрядчиками  на выполнение отдельных работ и услуг. Обеспечивает технические, функциональные, энергетические и экологические характеристики, качество, надежность и долговечность изделия в соответствии с нормативными документами (технические условия, ГОСТ, сертификат качества). Главная цель — получение прибыли от реализации готовой продукции потребителям. Принимает участие на всех фазах жизненного цикла проекта и взаимодействует с основными участниками проекта. Во многих случаях является заказчиком и инвестором проекта.
• Поставщики — субконтракторы, осуществляющие разные виды поставок на контрактной основе: материалов, оборудования, транспортных средств и др.
• Испытательная организация — государственная или частная организация, имеющая лицензию или сертификат на право проведения испытаний сельскохозяйственной техники и право сертификации этой техники.
• Потребители конечной продукции — юридические и физические лица, являющиеся покупателями и пользователями конечной продукции, определяющие требования к производимой продукции и оказываемым услугам, формирующие спрос на них. За счет средств потребителей возмещаются затраты на проект и формируется прибыль всех 
  участников проекта.
• Другие участники проекта. На осуществление проекта оказывают влияние и другие стороны из окружения проекта, которые по существу также могут быть отнесены к участникам проекта, это:
• органы власти;
• владелец земельного участка, вовлеченный в проект;
• конкуренты основных участников проектов;
• общественные группы и население, чьи экономические и внеэкономические интересы затрагивает осуществление проекта;
• спонсоры проекта;
• различные  консалтинговые,  инжиниринговые,  юридические организации,  вовлеченные в  процесс осуществления  проекта и др.
2. Формирование проектного коллектива

Подбором проектного коллектива (команды) называется длительный этап кадрового процесса, связанный с формированием необходимых для выполнения проектных работ. Ему предшествует процесс планирования, на котором с учетом стратегии фирмы и прогнозируемых условий ее деятельности определяются потребности в кадрах. При этом учитываются как текущие потребности (вакансии), так и прогнозы потребности проектного коллектива в специалистах.

Планирование  команды для управления проектом в наибольшей степени связано с оперативными потребностями ввиду ограниченного времени его реализации. Для этого  определяется предметная область, временные и стоимостные границы мероприятия. На этой основе определяется занятость членов команды. При этом необходимо ответить на следующие вопросы:

• Когда?
• Сколько?
• Какой квалификации и профессии?
• На какой срок?
• На какие оклады необходимо нанимать работников?

Команда проекта  – это группа специалистов, работающих над реализацией проекта, представляющих интересы различных участников проекта  и подчиняющихся управляющему проектом.

Подготовка к  подбору членов проектного коллектива заключается в определении характера частных задач, которые должны решаться в процессе реализации проекта, что позволяет сформировать соответствующее представление об искомом кандидате. В качестве основы формируется описание должностных обязанностей (должностная инструкция); это же описание играет роль своеобразного эталона, с которым в процессе селекции сравниваются характеристики потенциальных кандидатов. После составления должностной инструкции можно составить профиль требований к работнику и к его квалификации, который значительно облегчает селекцию. Этот профиль используется для формирования прообраза специалиста, подбираемого на соответствующую должность в проектном коллективе. Пример оценки умений для руководителя проекта изображен на рис. 7.2.

После описания всех должностей можно приступить к  поиску работников, т.е. к их подбору. Выбор источников поиска и методов селекции членов проектного коллектива обусловливается многими факторами, среди которых можно выделить:

- специфику мероприятия, 

- технологию его реализации,

- степень сложности, 

- требования, определяемы  спецификой предметной области,

- необходимую  структуру проектного коллектива,